รายละเอียดปลีกย่อยของการสื่อสารทางโทรศัพท์ธุรกิจ

ศิลปะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการเจรจาต่อรองและเป็นเวลาหลายปีที่จะไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง ความเข้มของการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์เพิ่มขึ้นทุกปี และด้วยการพัฒนาการสื่อสารเคลื่อนที่ได้กลายเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารหลัก เพื่อให้มีทักษะการใช้โทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบความซับซ้อนและกฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ

โทรศัพท์ในโลกสมัยใหม่มีบทบาทสำคัญเพราะเราสื่อสารกับครอบครัวเพื่อนเพื่อนร่วมงานผู้บริหารและพันธมิตรทางธุรกิจ

ดังนั้นในระหว่างการสนทนากับกลุ่มคนบางกลุ่มคนใช้วิธีการสื่อสารที่เหมาะสมและตัวอย่างเช่นจะไม่พูดคุยกับหัวหน้าของเขาเช่นเดียวกับเพื่อนสนิท ในสถานการณ์เช่นนี้มีการใช้การสื่อสารประเภทที่เป็นทางการมากขึ้น

พนักงานที่ดำเนินการสำรวจทางสังคมวิทยาของประชากรรับสายจากลูกค้าหรือเจรจาทางโทรศัพท์ควรใช้มารยาททางธุรกิจ บ่อยครั้งที่การโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จกลายเป็นกุญแจสำคัญในความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี และแม้กระทั่งภาพลักษณ์ของ บริษัท ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของพนักงานในการดำเนินการเจรจาทางโทรศัพท์

ปัจจุบันการโทรส่วนใหญ่ทำผ่านอุปกรณ์มือถือ เมื่อใช้เครื่องมือสื่อสารนี้คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ

• ปิดโทรศัพท์หรือตั้งค่าเป็นโหมดการสั่นสะเทือนที่การประชุมทางธุรกิจกับลูกค้าในโรงภาพยนตร์ในการสัมมนา
• อุปกรณ์มือถือมีความไวต่อเสียงมากกว่าโทรศัพท์บ้าน ดังนั้นในสถานการณ์ที่อยู่ในสถานที่สาธารณะจำเป็นต้องทำการสนทนาส่วนตัวโดยไม่มีการรบกวนจากภายนอกคุณสามารถพูดอย่างเงียบ ๆ และคู่สนทนาจะได้ยินเสียงคุณ

• อย่าวางสายโทรศัพท์ดัง ๆ มันสามารถทำให้ผู้อื่นแตกตื่น
• ลองพูดสั้น ๆ ในการปรากฏตัวของบุคคลที่สามการสนทนาไม่ควรนานกว่า 30 วินาทีมิฉะนั้นมีความเสี่ยงที่จะดูไม่สุภาพต่อหน้าบุคคล หากมีเหตุผลที่ดีสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ตัวอย่างเช่นความเจ็บป่วยของญาติหรือธุรกรรมที่สำคัญคุณควรแจ้งให้ผู้ที่อยู่ในสถานการณ์นั้นทราบ
• หลีกเลี่ยงการสนทนาทางโทรศัพท์ในช่วงอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ หากมีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะรับสายคุณควรออกจากโต๊ะและพูดคุยในสถานที่ที่มีคนน้อย

มาตรฐานจริยธรรมในการสื่อสารทางโทรศัพท์มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของ บริษัท อย่างมีประสิทธิภาพ วัฒนธรรมการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นการสื่อสารทางธุรกิจชนิดพิเศษ การรู้จักกฎของมารยาทจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจและเพิ่มผลกำไรขององค์กร

• จำเป็นต้องทักทายผู้ที่จะสนทนาทางโทรศัพท์ เหมาะที่สุดสำหรับวลีนี้คือวลีที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาของวัน ("อรุณสวัสดิ์", "สวัสดีตอนบ่าย" หรือ "สวัสดีตอนเย็น")
• ในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบกระแสเสียงของคุณเอง เพื่อที่จะไม่ผลักดันคู่สนทนาคุณต้องพูดอย่างสุภาพและใจเย็นหลีกเลี่ยงอารมณ์ที่ไม่จำเป็น

• หลังคำทักทายขอแนะนำให้คุณแนะนำตัวเองและให้ชื่อตำแหน่งและองค์กรของคุณ
• หากคุณโทรหาคนอื่นคุณควรชี้แจงเสมอว่าสะดวกที่จะพูดคุยกับเขาในขณะนั้นหรือไม่
• ตามมาตรฐานทางจริยธรรมคุณต้องรับโทรศัพท์หลังจากการโทรครั้งที่สองหรือครั้งที่สาม
• ระหว่างการสนทนาอย่าสูบบุหรี่กินอาหารหรือเครื่องดื่ม
• หากสมาชิกผู้โทรมีความสนใจในพนักงานคนอื่นขององค์กรการสนทนาจะต้องถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังเขาหรือเปิดใช้งานฟังก์ชั่นสแตนด์บาย
• ในสถานการณ์ที่คุณทำผิดกับตัวเลขคุณต้องโดยไม่ต้องถามคำถามมากเกินไปขอโทษผู้สนทนาคู่สนทนาและกล่าวคำอำลาทันที
• อย่าโทรมาตอนเช้าตรู่ในช่วงพักเที่ยงหรือก่อนสิ้นสุดวันทำงาน
• เลขานุการหรือผู้ช่วยสามารถโทรออกหรือรับสายแทนผู้จัดการ

• คุณสามารถโทรหาคู่ค้าหรือลูกค้าได้เฉพาะหมายเลขส่วนตัวเท่านั้นโดยที่เขาได้ให้รายชื่อแก่เขา แต่ในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดสายดังกล่าวเป็นสิ่งต้องห้าม
• มีบางครั้งที่การสนทนาถูกขัดจังหวะเนื่องจากการสื่อสารไม่ดี ในสถานการณ์นี้ผู้ที่โทรมาก่อนควรโทรกลับ
• อย่าลากบทสนทนาออก การสนทนาที่ยาวนานสามารถทำให้คู่สนทนานั้นเบื่อและทำให้เกิดความขุ่นเคือง หากการสื่อสารล่าช้า แต่ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ของการสนทนาคุณสามารถโทรหาลูกค้าได้ในวันถัดไปหรือจัดการประชุมส่วนตัว
• หลังจากสิ้นสุดการสนทนาขอแนะนำให้ขอบคุณคู่สนทนาและกล่าวคำอำลากับเขาอย่างสุภาพหลังจากถามว่าเขามีคำถามหรือไม่ การกระทำที่เรียบง่ายนี้จะทำให้การสนทนาเสร็จสมบูรณ์และกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันเพิ่มเติม

คุณควรเตรียมความพร้อมสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์และทำการกระทำที่เฉพาะเจาะจง ลองพิจารณาประเด็นหลักโดยละเอียดเพิ่มเติม

• การโทรหาคู่สนทนานั้นก็ต่อเมื่อมีการวางแผนการสนทนาที่ชัดเจนแล้วเท่านั้น เพื่อแยกรายละเอียดเล็กน้อยคุณสามารถสร้างภาพร่างกราฟิกหรือแผนผัง
• เขียนคำถามที่สำคัญที่คุณจะต้องจำไว้เพื่อถามในกระบวนการเจรจาต่อรอง
• จัดเตรียมเอกสารที่อาจจำเป็นในกระบวนการติดต่อสื่อสาร (จดหมายโต้ตอบรายงานสัญญา)

• ถามคู่สนทนาของคุณล่วงหน้าเพื่อเวลาที่สะดวกในการโทร
• ในการบันทึกข้อมูลที่ได้รับให้เตรียมสมุดบันทึกหรือไดอารี่
• ค้นหารายชื่อคนทั่วไปที่จะเข้าร่วมการสนทนาเพื่อติดต่อพวกเขาด้วยชื่อและนามสกุล
• ก่อนที่จะโทรไปยังหมายเลขลองปรับอารมณ์ให้เป็นบวกแล้วแน่นอนว่าสถานะทางอารมณ์ของคุณควรทำให้คู่สนทนาอยู่ด้วยกัน
• เมื่อทำการสนทนาทางโทรศัพท์ให้พิจารณาความปลอดภัยของการสื่อสารในสำนักงานเพราะข้อมูลที่มีค่าสามารถตกอยู่ในมือของคู่แข่งได้

นอกจากนี้ยังมีคะแนนที่ควรแยกออกและไม่อนุญาตในการสนทนาทางโทรศัพท์ที่กำลังจะมีขึ้น

• ไม่จำเป็นต้องพูดคุยเรื่องธุรกิจกับคนที่ไม่คุ้นเคยหรือไม่เป็นทางการ มันจะดีกว่าที่จะทำการนัดหมาย
• ไม่แนะนำให้ต้องการการตัดสินใจจากบุคคลที่ไม่มีอำนาจในการทำเช่นนี้หรือผู้ที่คิดเป็นอย่างอื่น ในโทรศัพท์เขาสามารถให้ความยินยอมแม้ว่าเขาจะเป็นคู่ต่อสู้ของการตัดสินใจครั้งนี้
• หากคุณไม่แน่ใจว่าบุคคลที่คุณกำลังพูดคุยเห็นด้วยเห็นด้วยกับคุณและต้องการความช่วยเหลือ

บทบาทของโทรศัพท์ในการสื่อสารทางธุรกิจมีสองเท่า บ่อยครั้งที่เขาหันเหความสนใจจากงานเร่งด่วนที่ดำเนินการในระหว่างวัน แต่ในเวลาเดียวกันก็เร่งแก้ไขปัญหาของงานหลายอย่าง นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องเรียนรู้หลักการของการสนทนาทางโทรศัพท์ซึ่งช่วยให้การใช้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มันสำคัญมากที่จะมีเทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจสำหรับพนักงานที่ทำงานเฉพาะในการสนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้าที่มีศักยภาพ หลาย บริษัท ลองใช้คำแรกเพื่อติดต่อกับผู้โทรเพื่อทำให้เขาเป็นลูกค้าจริง

บริษัท แข่งขันกันโดยใช้วิธีการต่าง ๆ เพื่อดึงดูดลูกค้า ขั้นตอนสำคัญในการส่งเสริมการขายคือการขายทางโทรศัพท์ดังนั้นผู้จัดการจะต้องดำเนินการเจรจากับลูกค้าอย่างถูกต้องและมีชั้นเชิงมิฉะนั้นสัญญาที่ทำกำไรจะไปถึงคู่แข่ง

เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการสนทนาทางโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ

• ขอแนะนำให้โทรไปยังผู้ที่ให้บริการที่มีประโยชน์ใด ๆ แก่คุณ คำพูดขอบคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความร่วมมือในอนาคต
• ยิ้มเสมอในขณะทำการสนทนา ผู้ใช้บริการจะรู้สึกถึงรอยยิ้มและการมองโลกในแง่ดีอย่างแน่นอน
• ในขั้นตอนการเจรจาต่อรองพยายามคาดการณ์แนวทางความคิดของคู่สนทนา
• อย่าใช้คำหยาบคายหรือคำศัพท์ที่เป็นภาษาพูด ตรงข้ามกับวัฒนธรรมการสื่อสาร
• ใช้นิพจน์และข้อกำหนดที่ผู้โทรเข้าใจ
• อย่าปิดบังโทรศัพท์ขณะพูดคุยกับบุคคลอื่น ดังนั้นการไม่แสดงความเคารพต่อคู่สนทนาจึงเป็นที่ประจักษ์
• อธิบายตำแหน่งของคุณอย่างมั่นใจและแม่นยำเพราะความแม่นยำคือความสุภาพของกษัตริย์

• การเจรจาเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วตอบคำถามที่ถามโดยไม่ล่าช้าและทำให้เกิดข้อสับสน การหยุดชั่วคราวสามารถให้เหตุผลได้หากผู้เชี่ยวชาญกำลังมองหาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการเจรจา หากหยุดชั่วคราวนานขึ้นบุคคลนั้นมีสิทธิ์ทุกอย่างที่จะขัดขวางการสื่อสาร
• ในช่วงเวลาของโทรศัพท์การสื่อสารที่แท้จริงหรือเสมือนคุณต้องสุภาพอย่างยิ่ง การตะโกนและพูดด้วยน้ำเสียงที่ถือเป็นการละเมิดจริยธรรม
• บอกลาคู่สนทนาอย่างถูกต้องเนื่องจากความสมบูรณ์ของการสนทนาไม่สำคัญน้อยกว่าส่วนหลักของบทสนทนา คุณสามารถเปิดใช้งานให้บุคคลอื่นวางสายก่อน นี่จะเป็นการสิ้นสุดการสนทนาด้วยคลื่นที่เป็นมิตร

แน่นอนสำหรับการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จบนโทรศัพท์คุณต้องมีพจน์ที่ดีใช้บทเรียนจากวิดีโอถัดไปเพื่อทำให้การพูดของคุณแสดงออกและเสียงของคุณสนุก