Ръководител на поръчки: отговорности и изисквания за работа

В съвременното общество управленската професия е доста популярна и търсена, но не всички напълно разбират същността на този вид дейност. Освен това мнозина имат някаква обща представа за тази работа и малко хора знаят, че управленската професия е разделена на много отделни отрасли. Например HR мениджърите се специализират в подбора на квалифициран персонал, а мениджърите на събития основават своята дейност на организиране на различни събития. Съществува и индустрия от специалисти по обществени поръчки, чиято дейност коренно се различава от работата на други представители на тази професия.

Нека разгледаме по-подробно същността на дейностите на ръководителя на поръчките, основните отговорности за работата, изискванията и други важни нюанси, свързани с тази професия.

Мениджърът на обществените поръчки е доста важна връзка в персонала на всяка компания, особено когато става дума за търговско предприятие. а именно задълженията на този специалист включват търсене на най-изгодните оферти за търговия, комуникация с доставчици, закупуване на цялата необходима и подготовка на съответната документация.

В някои особено големи компании дори се създава специален отдел за тези цели, чиито служители имат определени, обмислени задачи, така че работата им да бъде по-съгласувана и премерена, тъй като в целия процес участва повече от един човек, съответно няма бързане, рискът от объркване е сведен до минимум. Например, практиката за разпределение на служителите по отдели е типична за организации, ангажирани с обществени поръчки. Това могат да бъдат селскостопански продукти с различни спектри, както и различни сортове и видове култури. В някои случаи мениджърът може дори да се нуждае от помощник, на когото може да възложи някои отговорности за закупуването на зърно и други продукти.

Много често отделите за обществени поръчки могат да бъдат структурирани, както следва:

• главният мениджър заема ръководна позиция в отдела и по-голямата част от отговорностите, съответно, лежи на него, което го прави отговорен за работата на целия отдел;
• мениджърът има няколко асистенти, които опростяват работата му, които могат да помогнат в намирането на изгодни оферти и организирането на срещи с доставчици.

Както във всяка друга област на дейност, професията на ръководител на обществени поръчки има своите предимства, но не може да направи без недостатъци.

Безспорните предимства включват следното:

• постоянно проучване на пазара на доставки, което в една или друга степен допринася за по-интензивно развитие на професионалните умения;
• поради огромния брой контакти с производители на различни стоки и представители на продаващи фирми, можете да получите добър кръг от познати, които могат да бъдат полезни в по-късен живот;
• в някои случаи е възможно закупуване на стоки от чуждестранно производство, които не могат да бъдат избрани от разстояние, тъй като е необходимо лично да се провери качеството на продукта; ето защо специалистите в тази област се снабдяват с редовни чуждестранни командировки, в които може да се намери време и за личен отдих;
• нивото на заплатите винаги ще зависи лично от вашите умения и професионализъм, така че можете да сте сигурни, че наистина висококачествената работа винаги ще бъде оценена.

Сред недостатъците най-често се забелязват следните:

• много висока степен на отговорност, която се носи от специалиста - функционирането на компанията като цяло зависи от мениджъра по закупуване, тъй като качеството на стоките и рентабилността на сделката ще се отрази пряко върху финансовото състояние на предприятието;
• при липса на необходимите материали и суровини от обичайните доставчици, специалистът ще трябва спешно да търси нови, да договаря и изготвя нови договорни условия;
• е необходимо правилно да се изчисли количеството стоки и суровини, които ще бъдат закупени, тъй като недостигът може да доведе до проблеми в производството, а излишъкът може да доведе до проблеми във финансовия план.

Работните отговорности на ръководителя на обществените поръчки, както и функциите, които този специалист изпълнява, са много разнообразни, въпреки че могат да се сведат до едно нещо - поръчка.

Нека разгледаме по-подробно какво точно прави този професионалист:

• както беше посочено по-горе, основната отговорност е осигуряване на предприятието с всичко необходимо за функционирането му;
• всеки служител по поръчката трябва да знаят как да поддържат добри бизнес отношения със съществуващите доставчицикак да намерите нови изгодни оферти;
• изготвяне на приложения в текущото време, което ще посочва бъдещи поръчки - една от основните задачи;
• процесите на доставка трябва да бъдат внимателно наблюдавани, особено когато става въпрос за сътрудничество с нови доставчици, следователно отговорностите на мениджъра включват и проследяване на доставките;
• в допълнение, специалист трябва постоянно да наблюдава пазара на доставките, в търсене на нови доставчици, както и проследяване на промените в асортимента на стари;
• в съответствие с нивото на продажбите, които могат да се увеличат или намалят, също е необходимо да се направят корекции на количеството закупен материалтака че да няма ситуация с неговия недостиг или излишък;
• Много е важно да следите новите оферти от редовни доставчици., тъй като в такива случаи е възможно да се постигне споразумение за по-благоприятни условия на сделката;
• в случай на закупуване на всякакви категорични суровини, например за производство на храни или в ресторант, необходимо е да се провери качеството на стоките, както и сроковете на годност;
• и разбира се необходимо решавайте финансовите проблеми навремеза да се избегнат дълговете към доставчиците.

Търсещите работа, които искат да свържат своята дейност с тази професия, трябва да знаят, че има определени изисквания, които се отнасят не само за професионалните стандарти, но и за личните качества. Без комбинация от всички изисквания и определено ниво на компетентност е невъзможно да станете истински професионалист в своята област.

Разбира се, човек, заемащ подобна позиция, трябва да бъде много изключителен и да има активна, уверена житейска позиция. Това е необходимо за търсене на изгодни търговски оферти, отговарящи на нуждите на компанията. В допълнение, солидното вътрешно „ядро“ ще помогне за компетентното взаимодействие с конкурентите и ще води здравословно съперничество. Ще бъде много по-лесно самоуверените хора, които също притежават качества като общителност, позитивност и общителност да преговарят и да намерят общ език с преки партньори, Мениджърът за обществени поръчки с аналитично мислене може лесно да реши дори и най-сложните задачи, ако не е в полза на компанията си, то поне не в ущърб на нея.

Отговорността и точността ще ви помогнат във взаимодействието с началниците и партньорите, защото именно тези качества ще ви помогнат да изглеждате по-професионално в очите на другите. Бързото обучение, решителността, както и високото ниво на работоспособност са качествата, които ще ви помогнат да се развиете в професионалната сфера и да постигнете по-бърз кариерен растеж.

Има и много други лични характеристики, които професионалният агент за закупуване трябва да притежава. Но в този случай се представят основните качества, без които е невъзможно да станете надежден специалист в своята област.

Що се отнася до знанията и професионалните умения, тук всичко е малко по-сложно. Факт е, че някои лични качества могат да бъдат отменени, ако специалистът владее професионални умения, но работодателят просто не може да затвори очи за отсъствието на дори някои от тях, дори ако сте собственик на много атрактивни лични характеристики.

Специалистът трябва да притежава следните знания и умения:

• на първо място, професионалният стандарт определя необходимостта от висше образование по мениджмънтблагодарение на които ще знаете всички тънкости на работата, дори на теория, ако няма практически опит;
• невъзможно е да се направи без определено ниво на обучение по въпроси за провеждане на бизнес преговори; особено ценени са служителите, завършили курсове за обучение в тази област, където всички тънкости и важни нюанси на процеса се изучават подробно;
• в някои случаи може да е необходимо да се работи с много голям обем от различна информация, следователно един истински професионалист трябва да бъде добре запознат с материала и да може бързо да превключва вниманието от една задача на друга;
• освен това трябва да имат знания в областта на логистиката, както и да имат определено ниво на познания в областта на гражданските и търговските правни системи;
• добре дошъл познания в областта на ценообразуването, уверено използване на персонален компютър и опит в областта на продажбите.

Безспорно всеки специалист трябва да има специализирано образование в своята област, което му позволява, поне на теория, да добие представа за позицията, която ще заема в бъдеще. Но често много хора смятат, че за работа в сектора на обществените поръчки е достатъчно да има само диплома, потвърждаваща квалификацията в областта на мениджмънта. Това мнение е погрешно, тъй като е необходимо да има по-тесни, специализирани знания за тази област. Дори ако имате висше образование по мениджмънт, определено трябва да преминете курс за преквалификация или да вземете курс за продължаващо обучение по управление на поръчките и отделно да се запознаете с обществените поръчки, които са коренно различни от търговските дейности на частните предприятия.

Освен това много работодатели са привърженици на редовното обучение на своите служители, насочено към подобряване на уменията и актуализиране на знанията, съответстващо на промяна в ситуацията на пазара и в икономиката на страната. Трябва да сме подготвени за факта, че след получаване на тази длъжност във всяка компания, абсолютно всеки формат и мащаб, първоначално ще започнете кариерата си с платен стаж, след успешното завършване на който вече можете да се считате за пълноценен мениджър за покупки, В бъдеще, така че служителите да не губят мотивация за работа, шефът трябва да заинтересува специалисти, предоставяйки им възможности за кариера. Например в големите компании, където има цели отдели за закупуване, можете да започнете кариерата си с младши специалист, след това да получите повишение в среден или старши професионалист и постепенно да стигнете до позицията на ръководител на отдел.

За да могат всички кандидати да ви обърнат внимание, е необходимо да съставите компетентно резюме, в което ще бъдете представени в най-благоприятната за работодателя светлина.

Помислете за следните основни правила за създаване на резюме:

• не разтягайте историята за себе си и своите постижения върху няколко страници; информацията трябва да бъде кратка и ясна;
• Категорично е забранено да се представя погрешно, по отношение на обучението и трудовия ви опит, тъй като ще трябва да потвърдите тази информация с документ с диплома за образование или трудова документация;
• дизайнът трябва да бъде цялостен, затова се препоръчва да се използват същите техники, за да се подчертаят всички важни детайли, както и един-единствен шрифт;
• с цел предварително получаване на благоприятно разположение на работодателя, препоръчва се да прикачите снимката си към автобиографията; най-добре, ако това е професионален кадър, където сте представени по доста стилен, но сдържан начин;
• резюмето трябва да е чисто по отношение на пунктуацията и правописа, а също така да има определен фокус - препоръчително е първоначално да посочите позицията и нивото на възнаграждение, към което се стремите;
• лични постиженияПолучените на предишни работни места също са добре дошли.