มารยาทและจริยธรรมของการโต้ตอบทางธุรกิจ

ความเป็นจริงทางธุรกิจในปัจจุบันคือมีเพียง 15% ของผู้ประกอบการขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องการเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งทางการตลาดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ด้วยเหตุนี้ความเกี่ยวข้องของมารยาททางธุรกิจจึงเพิ่มขึ้นหลายครั้งเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานเหนือเหตุผลอื่น ๆ มักนำไปสู่การแยกแยะความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นประโยชน์

ในการตีความจริยธรรมอย่างกว้าง ๆ พวกเขาหมายถึงชุดหลักการทั่วไปที่มุ่งควบคุมความสัมพันธ์ทางสังคม ดังนั้นจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจจะพิจารณาประเด็นที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งที่ยอมรับและรูปแบบการมีปฏิสัมพันธ์ในแวดวงธุรกิจ

รายละเอียดด้านจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือมารยาททางธุรกิจซึ่งรวมถึงขั้นตอนการเจรจากฎการดำเนินธุรกิจประเพณีและพิธีกรรมทางธุรกิจองค์ประกอบของการอยู่ใต้บังคับบัญชามารยาทและรูปแบบการสื่อสารและการเขียนรวมถึงประเด็นความถูกต้องในการติดต่อกับคู่ค้าและเพื่อนร่วมงาน

ความสำคัญของจริยธรรมและจรรยาบรรณซึ่งเป็นส่วนสำคัญอยู่ที่กรอบการกำกับดูแลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติระยะยาวทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นอย่างมากสร้างบริบทที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ในภาคธุรกิจที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างถูกต้องและประหยัดเวลาอย่างมาก

กล่าวอีกนัยหนึ่งเรากำลังพูดถึงอัลกอริทึมพิเศษสำหรับการแก้ปัญหาทางธุรกิจที่ทำให้สามารถกำหนดและประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ต้องการอย่างมีเหตุผลและไม่มีข้อขัดแย้ง ระดับความเป็นเจ้าของของอัลกอริทึมนี้ช่วยให้คุณสามารถสรุปโดยตรงเกี่ยวกับระดับความเป็นมืออาชีพของพันธมิตรทางธุรกิจหรือคู่แข่งในข้อพิพาททางธุรกิจ

ในบริบทนี้มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะยึดมั่นในหลักการทั่วไปต่อไปนี้:

• ตรงต่อเวลาทุกที่และทุกสิ่ง;
• การปฏิบัติตามความปลอดภัยของข้อมูล
• เห็นแก่ผู้อื่นเสียง;
• ภาพลักษณ์ที่ดีเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• ภาษาพูดและเขียนที่มีความสามารถ
• ปฏิบัติตามกฎของวัฒนธรรมการพูดเชิงธุรกิจ

ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจมีความหลากหลายและด้วยระดับหนึ่งของการประชุมพวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก:

• ระหว่างรัฐ - ระหว่างองค์กรของรัฐ, ภารกิจต่างประเทศและเจ้าหน้าที่ (บันทึกต่าง ๆ , บันทึกและรูปแบบอื่น ๆ ) - องค์ประกอบของความสัมพันธ์ทางการทูต;
• เชิงพาณิชย์ - จดหมายแสดงสถานะกึ่งทางการที่ใช้ในด้านความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างสถาบันและองค์กร

รูปแบบของการเขียนจดหมายบริการแม้ว่าภาษาและความแตกต่างแบบดั้งเดิมมีพื้นฐานทั่วไปบางอย่างและกลุ่มของสถานประกอบการพัฒนาโดยการปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้น ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดจำนวนโพรโทคอลที่กำหนดโดยตำแหน่งของผู้ส่งและผู้รับจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการเคารพซึ่งกันและกันและความถูกต้อง ดังนั้นไม่ว่าชนิดเอกสารจะมีโครงสร้างแบบใดมันจะต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้

• การอุทธรณ์ (สถานะอย่างเป็นทางการของผู้รับ);
• คำชม (ตอนจบที่สุภาพของตัวอักษร);
• ลายเซ็น;
• วันที่ (วันเดือนปีและสถานที่ที่เขียนข้อความ)
• ที่อยู่ของผู้ส่ง (นามสกุล, สถานะทางการ, ที่อยู่จะอยู่ที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้า 1 ของจดหมาย)

นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดจำนวนมากที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตัวอักษร:

• จดหมายธุรกิจถูกกำหนดไว้ที่หัวจดหมายหรือแผ่นกระดาษโดยเฉพาะด้านหน้า
• การแบ่งหน้าจะทำในเลขอารบิค;
• ข้อความถูกดำเนินการในสำเนา
• การลบและการแก้ไขไม่ได้รับอนุญาตในเนื้อหาของเอกสาร;
• เอกสารถูกพับเข้าด้านใน
• เวลารอการตอบกลับจดหมายไม่เกินสิบวัน

ข้อความทางธุรกิจควรมีการวางแนวเป้าหมายที่ชัดเจนและมีคำถามหนึ่งข้อและความหมายทั้งหมดของข้อความควรจะสมบูรณ์กว่าเนื้อหาของมันไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอสำหรับธุรกรรมคำขอเชิงพาณิชย์หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

การจำแนกประเภทของข้อความธุรกิจมีความหลากหลายและขึ้นอยู่กับทิศทางการวางเป้าหมาย ตัวอย่างเช่นตัวอักษร:

• ประกาศ;
• เตือนความทรงจำของ;
• คำเชิญ;
• ความคิดเห็นข้อมูล;
• จำหน่าย;
• สนับสนุน;
• ประเภทอื่น ๆ

ในการติดต่อเชิงพาณิชย์โดยทั่วไปคือ:

• คำสั่ง;
• นำเสนอ;
• จอง;
• ร้องเรียน;
• จดหมายค้ำประกัน

ในฐานะที่เป็นหนึ่งในรูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจในแง่ที่เข้มงวดของคำตัวอักษรแบ่งออกเป็น 2 ประเภท - ธุรกิจและส่วนตัวอย่างเป็นทางการ

ตามธุรกิจรวมถึงการติดต่อทางจดหมายซึ่งดำเนินการระหว่างองค์กรและสถาบันต่างๆ จดหมายส่วนตัวที่เป็นทางการคือข้อความที่ถูกส่งไปยังสถาบันโดยบุคคลเอกชนหรือในทางกลับกันโดยสถาบัน - ไปยังบุคคลส่วนตัว

มีกฎการติดต่อทางธุรกิจจำนวนหนึ่ง

• จดหมายควรกระตุ้นการเกิดขึ้นของผลประโยชน์ทางธุรกิจในผู้รับอย่างชัดเจนและอยู่บนพื้นฐานของหลักฐานที่น่าเชื่อถือเพื่อแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการเป็นหุ้นส่วนและความไม่เหมาะสมของการทำลายพันธมิตร ข้อความควรเป็นแรงจูงใจจูงใจให้ความร่วมมือ
• การแสดงออกของอารมณ์ส่วนบุคคลที่มากเกินไปในจดหมายธุรกิจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการพิสูจน์กรณีของคุณและแก้ปัญหา
• เพื่อหลีกเลี่ยงการบรรทุกมากเกินไปและการอุดตันของข้อความของตัวอักษรหนึ่งควรหลีกเลี่ยงการเปรียบเทียบอุปมาอุปมัยอุปมาอุปมัยเปรียบเทียบและไฮเปอร์โบลา
• สำหรับการนำเสนอหัวข้อที่ชัดเจนและรัดกุมควรใช้ประโยคอย่างง่ายหลีกเลี่ยงรายการและรายละเอียดที่มากเกินไป แนวคิดหลักของข้อความควรได้รับการสนับสนุนโดยการขัดแย้งที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะซึ่งมักจะอยู่ในสิ่งที่แนบมากับตัวอักษร (ไดอะแกรมกราฟข้อมูลดิจิตอล)
• ข้อความควรเน้นย่อหน้าซึ่งแต่ละอันแทนความคิดอิสระเริ่มต้นด้วยบรรทัดใหม่

• ข้อความที่เขียนทางธุรกิจไม่ควรใช้คำคุณศัพท์เชิงพรรณนาการชี้แจงที่ไม่จำเป็นและรายละเอียด ในตอนท้ายของการเขียนขอแนะนำให้ตรวจสอบเอกสารและกำจัดวลีที่ไม่ได้มีเนื้อหาความหมายที่เกี่ยวข้อง
• การรู้หนังสือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของข้อความ การสะกดคำและข้อผิดพลาดอื่น ๆ ในข้อความไม่สามารถยอมรับได้
• จำเป็นต้องมีการระบุหัวข้อของจดหมาย หัวข้อในเอกสารควรสะท้อนให้เห็นในเวลาสั้น ๆ และสั้นกระชับซึ่งช่วยประหยัดเวลาเมื่ออ่านและแสดงลักษณะของผู้ส่งในเชิงบวก หากจดหมายถูกส่งทางอีเมลและมีข้อมูลที่สำคัญเป็นพิเศษควรติดตั้ง "ธง" พิเศษที่มีอยู่ในบริการอิเล็กทรอนิกส์
• สามารถอ่านข้อความได้ดีจากแบบอักษร Arial หรือ Times New Roman ขนาดตัวอักษรเฉลี่ย หากมีความต้องการพิเศษเป็นไปได้ที่จะเน้นแนวคิดหลักเป็นตัวเอียงหรือตัวหนา

• ในข้อความมีประโยชน์ในการใช้คำบรรยาย (3-4) ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น
• การแจกแจงลิสต์และลิสต์จะดีกว่าเมื่อใช้เครื่องหมายพิเศษ
• แม่แบบเอกลักษณ์องค์กร (ชุดรูปแบบ) เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและความเที่ยงธรรมที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารทางธุรกิจ มันเหมาะสมอย่างยิ่งในด้านองค์กรเพราะช่วยให้คุณโดดเด่นในแง่ดีและปฏิบัติตามระเบียบที่กำหนดไว้

โครงสร้างของข้อความธุรกิจเป็นเรื่องปกติ ตามเนื้อผ้าประกอบด้วย:

• แนะนำ;
• ส่วนหลัก;
• ในที่สุด

การแนะนำเบื้องต้นสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมาย ส่วนหลักอธิบายถึงเนื้อหาของปัญหา โดยสรุปเป็นที่พึงปรารถนาที่จะสรุปเนื้อหาของส่วนหลักเช่นในรูปแบบของข้อสรุป "Postscripts" และเชิงอรรถต่าง ๆ ไม่เป็นที่พึงปรารถนา

โดยสรุปวลีที่คล้ายกันในรูปแบบของการจัดการไม่เหมาะสมเช่น“ ฉันหวังว่าจะได้รับประโยชน์ร่วมกัน” เป็นการดีที่จะกล่าวคำอำลาในจดหมายธุรกิจด้วยวลีง่ายๆ - "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" และอื่น ๆ

ที่ด้านล่างของข้อความจะถูกระบุ: F. I. O. สถานะอย่างเป็นทางการ, ชื่อ บริษัท , ลายเซ็นต์จะถูกใส่เข้าไป ระบุหมายเลขติดต่อด้วย

ตารางและกราฟถูกแนบเป็นไฟล์แยกต่างหาก (แพ็คเกจ) ซึ่งบ่งบอกสิ่งนี้ในตอนท้ายของตัวอักษร หากมีกลุ่มสิ่งที่แนบมาจะมีการกำหนดคลังโฆษณาของตนพร้อมชื่อ

คุณสามารถใช้ตัวย่อและตัวย่อพิเศษเฉพาะในกรณีที่คุณแน่ใจว่าผู้รับจะเข้าใจ

เพื่อให้ข้อความมีความเข้มงวดมากขึ้นทางตรรกะและความสม่ำเสมอในคำศัพท์ทางธุรกิจการใช้คำพูดต่อไปนี้จะใช้เป็นตัวประสาน:

• ด้วยเหตุนี้
• ขึ้นอยู่กับที่กล่าวมา;
• โดยอาศัยอำนาจตามนี้;
• ตามข้อมูล;
• ตามนี้
• คำนึงถึง;
• และอื่น ๆ

ในพื้นที่เสมือนการมีปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจซึ่งเป็นตัวแทนของการสื่อสารในรูปแบบเฉพาะเจาะจงนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามมาตรฐานมารยาทที่เกี่ยวข้อง งานที่มีความสามารถด้วยตัวอักษรตามแบบฝึกหัดเกี่ยวข้องกับหมายเหตุต่อไปนี้เกี่ยวกับปริมาณภาษาโครงสร้างและรูปแบบ

• สูตรของชุดรูปแบบต้องสอดคล้องกับหัวเรื่องที่ระบุในข้อความ สิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับผู้อ่านได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการของธุรกิจ
• ปริมาณที่เหมาะสมของเอกสารที่ส่งทางอีเมลนั้นพอดีกับ“ หน้าจอเดียว” ที่มีจำนวนข้อความสูงสุด - หนึ่งแผ่นในรูปแบบ A4
• ขนาดการลงทุนที่เหมาะสมที่สุดไม่เกิน 3 Mb
• ขอแนะนำให้ไฟล์ที่ส่งเป็น "บรรจุ" ลงในไฟล์เก็บถาวรการเข้ารหัส Zip หรือ Rar อื่น ๆ มักถูกบล็อกระหว่างการขนส่ง
• ไฮเปอร์ลิงก์ต้องเป็นมาตรฐาน (สีน้ำเงิน, ขีดเส้นใต้ด้านล่าง)
• คำตอบของผู้รับควรอยู่เหนือต้นจดหมายและไม่ด้านล่าง สิ่งนี้ไม่จำเป็นสำหรับคู่ค้าด้านการติดต่อเพื่อเลื่อนดูข้อความก่อนหน้าอย่างซ้ำซ้อน

• มีความจำเป็นต้องใช้ภาษาการเขียนที่เป็นที่เข้าใจมากที่สุดสำหรับคู่ค้า คำถามเกี่ยวกับความเหมาะสมของการใช้ความเป็นมืออาชีพศัพท์ภายในสำนวนสแลงและตัวย่อ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อจากภายนอก) ในข้อความจะถูกตัดสินใจแยกต่างหากขึ้นอยู่กับบริบทและคุณภาพของพันธมิตรการติดต่อ
• สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้คู่ค้าทราบเกี่ยวกับการรับข้อความของเขา - นี่เป็นสัญญาณบ่งบอกถึงรสนิยมที่ดีและเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจแสดงความเคารพต่อเขา
• คำตอบควรเป็นอย่างรวดเร็วที่สุด หากด้วยเหตุผลบางอย่างมันเป็นไปไม่ได้ที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็วหุ้นส่วนควรได้รับแจ้งการรับจดหมายของเขาและระบุเวลาของการตอบสนอง การหยุดชั่วคราวอย่างมีจริยธรรมและสะดวกสบายก่อนที่จะให้คำตอบคือ 48 ชั่วโมงหลังจากได้รับข้อความ หลังจากเวลานี้บุคคลมักจะเชื่อว่าข้อความจะสูญหายหรือถูกละเว้น การหยุดการติดต่อทางจดหมายที่มากเกินไปมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงในการสูญเสียคู่ครองและถูกตีความในทางธุรกิจว่าเป็นการละเมิดมาตรฐานทางจริยธรรม
• ในตอนท้ายของข้อความควรจะวางรายละเอียดการติดต่อที่ระบุไว้ในตัวอักษรทั้งหมดโดยไม่มีข้อยกเว้นโดยไม่คำนึงถึงลำดับของการกระจาย
• ในระหว่างการขนส่งสิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาความเป็นส่วนตัว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทการติดต่อทางธุรกิจดูวิดีโอถัดไป