Тънкости на психологията на бизнес комуникацията

Бизнес комуникацията е коренно различна от разговорите по ежедневни теми. Тънкостите на психологията на този тип разговори изискват формиране на етикет, за да се сключи взаимоизгодно сътрудничество.

Бизнес комуникацията е създаването на сложен многоетапен процес на създаване на взаимоотношения между събеседници, които са свързани с общи професионални интереси. Характерна особеност е стриктното поведение в установените граници, ограничено от етикета на изпълнението с обрат на националната толерантност.

Етикетът подчинява на две категории - списък с разпоредби и инструкции. Последните представляват отношението на служителите към по-висока позиция, докато нормите са психологическите аспекти на взаимодействието между служителите с еднакво положение в системата на кариерната стълбица.

И двете групи обаче са предмет на общите изисквания за учтиво сътрудничество. Личните интереси, враждебността и отрицателното настроение не трябва да влияят върху хода на работата.

Културата на комуникативното взаимодействие е в няколко основни етапа, които осигуряват по-нататъшни отношения между бизнес партньорите:

• Вежлив поздрав, за да покаже на събеседника приятелско местоположение. Хората трябва да се доверяват един на друг в съвместно предприятие;
• Запознаване означава установяване на контакт за визуално представяне един на друг;
• Насочване към конкретна тема;
• Обсъждане на цел или решаване на остър въпрос;
• Резултатът от разговора.

Познаването на правилата на бизнес комуникацията позволява на човек бързо да се изкачи по кариерната стълбица, повишавайки статута и значението си в обществото. В процеса на усъвършенстване индивидът формира определено стил на поведение, който в повечето случаи зависи от вида дейност:

1. хуманистичен, Този подход набира все по-голяма популярност, тъй като включва предоставяне на подкрепа и съвместно търсене на решение на проблема. Служителят се възприема като човек с индивидуални качества, като се вземат предвид неговите емоции и характер;
2. Манипулационни. Мениджърът или колегата използва събеседника като инструмент за постигане на конкретни цели. Например, личният строг контрол върху изпълнението на задачите е манипулирането на един партньор над друг;
3. Ритуален стилза разлика от хуманистичния предполага създаването на необходимия статус в обществото. Деловите и личните качества се заличават на фона на определена „маска”, характеристиките на която са предварително зададени. Това е ежедневна роля за всеки служител, формирана индивидуално.

Познаването на комуникационната политика ви позволява да установите бизнес контакти, тъй като бизнес комуникацията е неразделна част от управлението на организационните процеси. Собствениците, мениджърите и служителите трябва ефективно да прехвърлят своите мисли и идеи на други хора, работещи във фирмата и извън нея.

Този тип комуникация в работата е вербално предаване на информация. Вербалната комуникация може да бъде под формата на срещи, разговори лице в лице, телефонни разговори и видеоконференции. Това е най-добрият тип бизнес комуникация, тъй като позволява на събеседниците визуално да се оценяват взаимно.

Невербалната комуникация е представена от служебни бележки, официални писма, документи и различни съобщения. За да се изпрати едно и също съобщение до няколко души, невербалната комуникация е от практическо значение. Може да помогне при прехвърлянето на технически инструкции и да демонстрира диаграми, графики, които трябва да се разглеждат за работа.

Невербалната комуникация по време на лична среща се изразява в различни жестове, пози и изражения на лицето. Поведението носи допълнителна информация за събеседника и му помага да направи съответните изводи.

Технологиите отвориха нови форми на бизнес комуникация. Електронна поща, уеб конференции, социални мрежи ви позволяват да осъществявате бизнес комуникация с няколко души едновременно. Официалните уебсайтове на компании намаляват нивото на комуникация с потребителя, като едновременно демонстрират силните качества и характеристики на компанията.

За установяването на бизнес отношения обаче е важна директната комуникация, която помага да се установи контакт с очите и да се създаде визуално представяне на събеседника. Важно е двете страни да са в едно и също време и пространство, тъй като участниците трябва да направят добро впечатление. Личното присъствие може да окаже силно влияние върху целия процес на бизнес комуникация.

Директният контакт не винаги е възможен в зависимост от ситуацията. Точно така, като дискусия с няколко души създава пречка за обмена на информация. Следователно, бизнес комуникацията приема различна форма на взаимодействие:

• Бизнес кореспонденция, Поръчки, писма и заповеди са непряка форма на комуникация. Писмена форма на комуникация е необходима за разрешаване на конфликти или остри ситуации както в организацията, така и между юридическите лица;
• Пресконференция включва информиране на обществеността за обсъждане на належащи въпроси чрез среща на длъжностни лица с представители на медиите;
• Среща. Провежда се директно в рамките на организацията с цел установяване и решаване на проблема между служителите. Мениджърът трябва да обсъжда работните дейности с няколко служители едновременно.

В хода на професионалната дейност възникват различни ситуации, които обхващат форми на бизнес комуникация. Някои не могат да бъдат решени без конфликт, други изискват толерантен подход. Процесът е възпрепятстван от емоционални изблици на хора, защитаващи собствената си гледна точка.

Наличието на лични характеристики допълва определението за бизнес комуникация. Взаимодействащите страни спазват установения етикет, който се развива в зависимост от националните и професионални особености. Психологията, езиковото поведение и възприятията на участниците за държавния апарат също оказват значително влияние върху хода на разговора.

Стратегията, която стои в основата на разговора, трябва да бъде избрана правилно. За целта се препоръчва първо да се вземат предвид характеристиките на събеседника:

• тип темперамент и изразяване на емоции;
• езикови характеристики;
• национални обичаи;
• професионална сфера;
• позиция във фирмата;
• толерантност и отношение към хора от различна националност.

Етиката във философията на бизнес комуникацията играе важна роля и днес е спешен въпрос. Почти всеки човек прави търговска сделка всеки ден. Освен това значителна част от живота принадлежи на участието и подготовката за професионална дейност.

Като част от цялостните програми за спазване на етичното спазване, много компании са разработили вътрешни политики, насочени към културното поведение на служителите. Политиката се прилага както в обикновени призиви за спазване на общите правила на културата, така и в по-подробен код.

Последното съдържа специфични поведенчески изисквания, които изразяват очакванията на компанията към служителите. Също така, вътрешната политика е списък с препоръки за справяне с някои често срещани проблеми, които възникват по време на извършване на бизнес.

Две области служат като основа на бизнес етиката: прагматизъм и предписания. Първият принцип е да се увеличат максимално ползите на повече хора. Размерът на разходите трябва да се компенсира от общата полза от бизнес контактите и споразуменията.

Моралното предписание е това решенията, взети от даден индивид, не трябва да зависят от последиците и правилата, диктувани от обществото. Например организацията не трябва да лъже потребителя относно предоставяните услуги.

Познаването на бизнес етикета е уместно с оглед на факта, който помага на участника в разговора да заеме по-изгодна позиция. Събеседниците обаче трябва да вземат предвид взаимните си интереси и да надграждат взаимните ползи, когато обсъждат целите си. В същото време е необходимо да защитавате позицията с ясно дефинирана реч, като правилно формулирате мислите си. Постигането на положителен резултат зависи от взаимното разбиране и сътрудничество на двете страни.

Полето на бизнес комуникацията засяга почти всички области от ежедневието. Такова обширно взаимодействие не е изключение от списъка на междуличностните комуникации, които изискват коригиране на процесите.

Ходът на процесите на бизнес преговори се основава на основните принципи:

• Деловата комуникация засяга не само обсъждането на конкретни въпроси, но и личните отношения на събеседниците. По този начин всеки контакт не е без междуличностни сблъсъци;
• Всеки човек инициира приемствеността на разговора чрез вербални и невербални жестове. Благодарение на такива съобщения събеседникът прави заключения и моделира настоящата ситуация;
• Целесъобразността. Всеки комуникативен акт има конкретна цел: установяване на бизнес контакт или решаване на общ проблем. Заедно с него има и скрити задачи. Например, описвайки проблем, за да предаде същността на срещата, ораторът е в състояние несъзнателно да демонстрира пред публиката ерудиция и красноречие;
• Многомерността се основава не само на циркулацията на информацията между събеседниците, но и на съответната регулация на взаимоотношенията. Разговорът е превод на лични данни и координация между бизнес партньорите. В същото време има проявление на емоционален фон между индивидите. Например един от събеседниците е в състояние да изрази господстващо положение спрямо партньора си.

Правилата на поведение диктуват тона на разговора. Всеки грешен жест и небрежна дума могат да нарушат многомилионна сделка, докато приятелското местоположение ще помогне да се сключи изгоден договор. Важно е да знаете списъка с основни норми за положителен резултат от бизнес комуникацията.

Необходимо е да се поддържа оптимален темп на разговор и да се използват психологически техники. Бавният разговор отвлича събеседника от основния обмен на информация. Благодарение на бързата реч, напротив, почти невъзможно е да предадете необходимата информация на слушателя. Чрез редуване на дълги и кратки съобщения можете да постигнете положителен резултат.

Претоварените с информационни предложения трябва да бъдат разделени на по-малки, лесно смилаеми. Не бива обаче да използвате само кратки пасажи, които не създават правилното впечатление.

Когато създавате изображение, се препоръчва да се спазват няколко стандарта, които увеличават процента на успех:

1. Началото на разговора не трябва да натоварва бизнес предложенията. Събеседникът може да ги приеме като агресивни атаки, които веднага ще реагират с изключителна враждебност на разговора;
2. Правилно зададените въпроси ще ви помогнат да насочите събеседника към необходимата мисъл и да разредите напрегнатия разговор;
3. Човек не трябва открито да изразява собствената си гледна точка. Ако това не може да бъде избегнато, тогава е необходимо да се прикрие мисълта като субективно мнение, изразено нежно и ненатрапчиво;
4. Бизнес комуникацията изисква етикет. Излизането извън границите на културните норми се отразява негативно върху хода на комуникацията;
5. Не се препоръчва да изразявате готови решения.Насърчаването на независими заключения допринася за местоположението на събеседника и благоприятен изход от междуличностния контакт.

Способността за ясно изразяване на мислите и правилно избраната стратегия могат да увеличат шансовете за постигане на цел. В същото време участниците трябва да изпълняват собствените си роли в рамките на взаимоизгодното сътрудничество. Събеседниците трябва да се съобразяват взаимно с интересите и да спазват установените културни норми.

При провеждане на бизнес комуникация не трябва да оставяте професионалното пространство. В ежедневието събеседникът може да бъде както лидер, така и служител на средно ниво. И двамата участници наблюдават ролята на професионалната дейност. В работата са важни сътрудничеството и активното взаимодействие.

За повече информация относно най-важните умения за бизнес комуникация вижте следващото видео.