תקשורת בסגנון עסקי חשובה כיום לנציגי התמחויות, שכן הצלחה בקריירה תלויה במידה רבה בתקשורת אפקטיבית. סגנון עסקי שונה לפעמים באופן משמעותי מתקשורת בין-אישית רגילה, ויתרה מכך, בארגונים שונים ובתחומים שונים ניתן להיתקל בתכונות תקשורת משלך המקובלות במעגל זה. עם זאת, הכללים הכלליים של הנימוסים העסקיים זהים לכולם.
הפרטים של תקשורת עסקית
בעבודה כל התקשורת מצטמצמת לפיתרון בעיות מסוימות - זה מה שמבדיל שיחה עסקית מכל סוג אחר. אנשי קשר בעבודה הם סטנדרטיים ביותר, כך שיש מעט הזדמנות ליצירתיות בתקשורת כזו. עם זאת אפילו במסגרת הדוקה אפשר וצריך להראות את האינדיבידואליות שלהם - זה יעזור למצוא במהירות קשר עם אנשים חדשים, לנצח על מתנגדים ולהשיג ביעילות יעדים. חשוב לקחת בחשבון את התכונות הספציפיות הטמונות בהתנהגות הדיבור הארגונית.
תקשורת עסקית היא אנכית ואופקית. האפשרות הראשונה כוללת תקשורת בין הבוס לכפוף - לרוב מדובר באופציה רשמית-עסקית, המחייבת כפיפות. תקשורת אופקית כוללת קשר עם עמיתים: ניתן לגשת לשיחות כאלה בצורה יצירתית יותר, לרוב הן דורשות עמידה בפחות חוקים.
תקשורת עסקית יכולה להתקיים בתוך החברה או לכלול תקשורת עם לקוחות, שותפים או משקיעים פוטנציאליים. לתקשורת כזו יהיו פרטים משלה. בפרט בבניית אנשי קשר חיצוניים, עליכם להיזהר מאוד ולהסתגל לבני השיח. כאשר אדם יכול להבין את המניעים של בני זוג בתהליך התקשורת, הוא יכול לפעול באומץ לב יותר, למשל, להשתמש במיומנות במניפולציה או להכניס אלמנטים של תקשורת בין אישית לשיחה.
בשיחה עסקית חשוב לקחת בחשבון את הפרטים של הפעילות המקצועית. אם אדם עובד בבנק או במשרד עורכי דין, הסטנדרטים המקובלים של אינטראקציה עם עמיתים ובוסים יהיו קפדניים ורשמיים ככל האפשר. אם הוא עובד בתחום האמנות או בתעשיית הבידור, אז חשיבות לגמישות הסגנון - זה צריך להיות עסקי, אבל לא רשמי מדי. יתכן ויהיה צורך בשימוש נכון בסלנג ובז'רגון המקצועי.
אם בארגונים עם חוקים נוקשים נדרשת רק הקפדה על הוראות, הרי שכללים חופשיים יותר לתקשורת עסקית, חשוב במיוחד להיות מסוגלים למצוא גישה לכל אדם.
סגנונות תקשורת עסקית
אי אפשר לתאר בבירור את תהליך התקשורת ולסווג את כל המצבים התקשורתיים, ולתת להם תיאור ברור. בתקשורת עסקית, גם אם זה מוסדר בקפדנות, כל משתתף בדיאלוג מביא משהו משלו. הדקויות של תקשורת כזו תלויים באישיותו של הדובר, במזגו, בחוויה, ביעדים וביעדים שלו. מצבי עבודה מורכבים גם הם, ובמסגרת המשא ומתן בלבד מטופלים בו זמנית מספר סוגיות. עם זאת, ניתן לחלק את התקשורת העסקית על תנאי לשלושה סגנונות:
- מניפולטיבי. סגנון מרמז שהדובר מציב את נושא הדיאלוג ומקבל החלטות באופן חד צדדי במהלך הדיון. למעשה הדובר משתמש בבן זוגו בכדי להשיג יעדים מסוימים בתהליך הדיאלוג, קובע את היקף השיחה ומוביל לתשובות. תקשורת כזו אופיינית, ראשית כל, לתהליך ההדרכה הארגונית. בנוסף, ניתן להשתמש בסגנון המניפולטיבי להפעלת שליטה. לבסוף, בתהליך המשא ומתן זה סגנון זה שמאפשר לך לשכנע בהתמדה את היריב שלך.
- טקסי סגנון התקשורת משמש לשמירה על דימוי מסוים. סגנון זה הוא בדרך כלל הכי מוסדר. הטקסים שלהם יכולים להיות בתוך אותה חברה, לצמוח, וגם זהים לכל אנשי העסקים. סגנון זה כולל תקשורת יומיומית בין הממונים והכפופים להם, דיון בסוגיות ארגוניות ושמירת קשרים עסקיים עם שותפים.
- הומניסטי סגנון מרמז על אינטרס הדדי של המשתתפים במצב התקשורתי בגורם המשותף. זה מרמז על עזרה הדדית, עזרה ותמיכה שאנשים מעניקים זה לזה. איכויותיהם האישיות של בני זוג אינן מוערכות מתוך עמדות של טוב או רע, אלא נלקחות בחשבון. סגנון זה רלוונטי לפתרון בעיות עבודה עדכניות בקרב עמיתים עם התמחות שונות.
התמקדו בתקשורת עסקית
לכל סגנון של תקשורת עסקית יכול להיות מיקוד משלו. על ידי אוריינטציה של תקשורת מובן הקשר של אדם אחד לאחר, אשר מבוסס על הדרישות של מצב מסוים, מערכת האמונות והניסיון של הדובר, וזה בא לידי ביטוי בבחירת כלי התקשורת. כיוונים שונים עשויים להיות מתאימים או לא הולמים במצבים תקשורתיים שונים.
אם אדם רוצה לבנות דיאלוג בונה, אז חשוב מאוד להיות מסוגל לתקשר עם מיקוד אחר - זה תלוי ביעדים ובהתנהגות של בן השיח:
- התמקדות בדיאלוג - זהו מיקוד בכבוד הדדי, בשיתוף פעולה ובדיאלוג שווה. זה מאפיין את הסגנון ההומניסטי של תקשורת עסקית: פתיחות, חופש ביטוי וניסיון להבין אחד את השני יכולים להפוך לבסיס לשיתוף פעולה ופיתוח מוצלח על בסיס שווה.
- מיקוד סמכותי בא לידי ביטוי בדומיננטיות הברורה של אחד השותפים בתקשורת. אפשרות זו עשויה להתאים לסגנון מניפולטיבי.
לעיתים משתמשים באוריינטציה סמכותית גם בסגנון פולחני: דיאלוגים בין הבוס לכפופים בדרגה גבוהה של סטריאוטיפים.
- נטייה מניפולטיבית - זהו הרצון להפיק תועלת משל עצמם מהמצב התקשורתי. האופייני ביותר לסגנון מניפולטיבי. עם זאת, הסיטואציות בסגנון זה יכולות להיות שונות מאוד: אימונים כוללים מניפולציה ישירה, ומשא ומתן קשה פירושו מניפולציה נסתרת. שני מצבים אלה דורשים מיומנויות תקשורת שונות.
- אוריינטציה אלטרוצנטרית - זוהי ההתמצאות כלפי בן השיח בתהליך התקשורת, הרצון להבין אותו ולספק את צרכיו. אוריינטציה זו עובדת היטב בתהליך התקשורת עם משקיעים, שותפים ולקוחות. יחד עם זאת ניתן לצפות בו בהומניסטית, ולעיתים גם בסגנון פולחני.
- אוריינטציה קונפורמלית - זהו מיקוד בהגשה בתהליך התקשורת, סירוב להתנגדות, תקשורת תגובית. זה יהיה מתאים במצבים מסוימים במסגרת הסגנון הטקסי, וגישה זו מאפיינת גם תקשורת בסגנון מניפולטיבי, כאשר אחד מבני הזוג שולט בתקשורת, והשני מותאם. לדוגמא, זה קורה במהלך האימונים.
- אוריינטציה אדישה לרוב מאפיין תקשורת פולחנית. ממהות הבעיות המועלות בתקשורת מתעלמים במקרה זה, הדיאלוג הוא סטריאוטיפי לחלוטין. אוריינטציה דומה עשויה להתאים במסגרת סגנון מניפולטיבי. לדוגמא, בתהליך משא ומתן, תקשורת אדישה היא אחד מדפוסי ההתנהגות העיקריים.
מבחינת הסגנון ההומניסטי, נטייה זו אינה מקובלת.
היסודות של תקשורת עסקית חכמה
כעת ישנם אימונים רבים בנושא תקשורת עסקית, בהם מוצגות דוגמאות לדיאלוגים וניתוחן המפורט. עם זאת, עדיף ללמוד מתרגול בתהליך של תקשורת אמיתית בז'אנרים שונים של תקשורת עסקית. הז'אנרים כוללים משא ומתן, ראיונות, פגישות, שיחות עסקיות, שיחות טלפון. מצבים תקשורתיים בצומת תקשורת עסקית ובינאישית שייכים לז'אנר הרגשי-יצירתי.
על מנת לבחור נכון את הסגנונות והמיקוד של התקשורת העסקית, עליכם לשים לב למספר ניואנסים חשובים:
- בתרבות העסק המודרנית לא נהוג לעשות שימוש לרעה בסגנון המניפולטיבי בתקשורת: לעיתים קרובות זה לא מתאים. נכון לעכשיו, אפילו בהכשרת צוותים ומתמחים חדשים, נעשה שימוש לרוב בסגנון ההומניסטי - יש להקשיב לו התלמיד, לנהל דיאלוג שווה, להמשיך מתכונותיו האישיות ולתת חופש ביטוי, במידת האפשר. בתהליך המשא ומתן, סגנון מניפולטיבי עשוי להיות מתאים, אך בשום פנים ואופן לא תמיד. ניתן לשקול הצלחה אם ניתן לפתור את הבעיה באמצעות הסגנון ההומניסטי כך שכל הצדדים יהיו מרוצים מהתוצאה.
- אי אפשר להזניח תקשורת טקסית. כל אדם מדבר בסגנון דומה לעתים קרובות יותר ממה שהוא חושב. אפילו שיחות בשיחה עם עמיתים קשורות באופן ספציפי לסגנון הטקסי. זה מאפשר לך לשמור על יחסים טובים ואווירה ידידותית בצוות, גם אם יש קונפליקטים.
בנוסף, במסגרת הסגנון הטקסי נוצרים ומתוחזקים קשרים עסקיים לרוב.
- הסגנון ההומניסטי הוא הפרודוקטיבי ביותר לפיתרון בעיות מסוימות במסגרת צוות אחד. עם זאת, בתקשורת בסגנון זה, תרומתם השווה של כל המשתתפים בדיאלוג, פעילותם וענייןם, חשובה מאוד. אם מישהו מתחיל לתקשר בכיוון מניפולטיבי, קונפורמי או אדיש, קשה יותר לשמור על מצב תקשורתי במסגרת סגנון הומניסטי.
- לא כל מצבי העבודה הם סטנדרטיים לחלוטין.. כדי ליצור דיאלוג פרודוקטיבי, לעיתים קרובות חשוב מאוד להיפתח בפני בן השיח, מכיוון שמדובר באלמנטים של תקשורת אישית במסגרת העסק העוזרים לעיתים קרובות ליצור קשר, לגבור על אדם ולהשיג יעדים.
תוכלו ללמוד עוד על סגנונות התקשורת העסקית מהסרטון הבא.
