דקיקות לפסיכולוגיה של תקשורת עסקית

תקשורת עסקית שונה באופן מהותי משיחות בנושאים יומיומיים. הדקויות של הפסיכולוגיה של שיחה מסוג זה מחייבות היווצרות נימוסים על מנת לסיים שיתוף פעולה מועיל הדדית.

תקשורת עסקית היא יצירת תהליך מורכב רב שלבי של יצירת מערכות יחסים בין בני שיח הקשורים לאינטרסים מקצועיים משותפים. מאפיין מאפיין הוא התנהגות קפדנית בגבולות קבועים, מוגבלת על ידי נימוס הביצועים עם פיתול לסובלנות הלאומית.

התנהגות מכניעה שתי קטגוריות - רשימת תקנות והוראות. האחרונים מייצגים את יחס העובדים למשרה גבוהה יותר, ואילו נורמות הן ההיבטים הפסיכולוגיים של האינטראקציה בין עובדים בעלי מעמד שווה במערכת סולם הקריירה.

עם זאת, שתי הקבוצות כפופות לדרישות הכלליות של שיתוף פעולה מנומס. תחומי עניין אישיים, עוינות ומצב רוח שלילי לא אמורים להשפיע על מהלך העבודה.

תרבות האינטראקציה התקשורתית היא בכמה שלבים עיקריים, המאפשרים קשרים נוספים בין שותפים עסקיים:

• ברכה מנומסת על מנת להראות לבן השיח מיקום ידידותי. אנשים צריכים לסמוך אחד על השני במיזם משותף;
• הכרות פירושה יצירת קשר לייצוג חזותי זה של זה;
• מיקוד לנושא ספציפי;
• דיון ביעד או בפתרון של נושא חריף;
• תוצאת השיחה.

הכרת כללי התקשורת העסקית מאפשרת לאדם לטפס במהירות בסולם הקריירה, ולהגדיל את הסטטוס והחשיבות בחברה. בתהליך השיפור, האדם מהווה מסוים סגנון התנהגות, אשר ברוב המקרים תלוי בסוג הפעילות:

1. הומניסטי. גישה זו צוברת פופולריות רבה יותר ויותר, מכיוון שהיא כוללת מתן תמיכה וחיפוש משותף אחר פיתרון לבעיה. עובד נתפס כאדם בעל תכונות אינדיבידואליות, תוך התחשבות ברגשותיו ובאופי שלו;
2. מניפולטיבי. המנהל או העמית משתמש בן השיח ככלי להשגת יעדים ספציפיים. לדוגמא, בקרה קפדנית אישית על ביצוע משימות היא מניפולציה של בן זוג אחד על חבר אחר;
3. סגנון טקסישלא כמו זו ההומניסטית, מרמז על יצירת המעמד הדרוש בחברה. איכויות עסקיות ואישיות נמחקות על רקע "מסכה" מסוימת, שתכונותיה נקבעו מראש. זהו תפקיד יומיומי עבור כל עובד, שנוצר באופן אינדיבידואלי.

הכרת מדיניות התקשורת מאפשרת ליצור קשרים עסקיים, מכיוון שתקשורת עסקית היא חלק בלתי נפרד מניהול תהליכים ארגוניים. בעלי, מנהלים ועובדים צריכים להעביר ביעילות את מחשבותיהם ורעיונותיהם לאנשים אחרים העובדים בחברה ומחוצה לה.

סוג זה של תקשורת בעבודה הוא העברת מידע מילולי. תקשורת מילולית יכולה ללבוש צורה של פגישות, שיחות פנים אל פנים, שיחות טלפון, ועידת וידיאו. זהו הסוג הטוב ביותר של תקשורת עסקית, מכיוון שהוא מאפשר לבני שיח להעריך זה את זה ויזואלית.

תקשורת לא מילולית מיוצגת על ידי הערות עסקיות, מכתבים רשמיים, מסמכים והודעות שונות. על מנת לשלוח אותה הודעה למספר אנשים, יש חשיבות מעשית לתקשורת לא מילולית. זה יכול לעזור בהעברת הוראות טכניות ולהדגים תרשימים, גרפים שצריך לראות לעבודה.

תקשורת לא מילולית במהלך מפגש אישי מתבטאת במחוות, תנוחות והבעות פנים שונות. ההתנהגות נושאת מידע נוסף עבור בן השיח ועוזרת לו להסיק את המסקנות המתאימות.

הטכנולוגיה פתחה צורות חדשות של תקשורת עסקית. דואר אלקטרוני, ועידות רשת, רשתות חברתיות מאפשרות לך לנהל תקשורת עסקית עם מספר אנשים בו זמנית. אתרים רשמיים של חברות מפחיתים את רמת התקשורת עם הצרכן, ובמקביל מדגימים את האיכויות והתכונות החזקות של החברה.

עם זאת, בביסוס קשר עסקי, יש חשיבות לתקשורת ישירה, המסייעת ליצור קשר עין וליצור ייצוג חזותי של בן השיח. חשוב ששני הצדדים יהיו באותו הזמן ובמרחב, כפי שהמשתתפים צריכים לעשות רושם טוב. נוכחות אישית יכולה להשפיע מאוד על כל תהליך התקשורת העסקית.

לא תמיד ניתן ליצור קשר ישיר בהתאם למצב. בדיוק, כאשר דיון בנושא עם כמה אנשים יוצר מחסום להחלפת מידע. לפיכך, תקשורת עסקית נוקטת צורה שונה של אינטראקציה:

• התכתבויות עסקיות. הזמנות, מכתבים והוראות הן סוג של תקשורת עקיפה. יש צורך בצורת תקשורת בכתב כדי לפתור סכסוכים או מצבים חריפים הן בארגון והן בין ישויות משפטיות;
• מסיבת עיתונאים כרוך בהודעת הציבור לדון בסוגיות דחופות באמצעות פגישת גורמים עם נציגי התקשורת;
• מפגש. זה מתבצע ישירות בתוך הארגון במטרה לקבוע ולפתור את הבעיה בין העובדים. המנהל צריך לדון בפעילויות עבודה עם מספר עובדים בו זמנית.

במהלך הפעילות המקצועית מתעוררים מצבים שונים המקיפים צורות של תקשורת עסקית. חלקם לא יכולים להיפתר ללא קונפליקט, ואחרים דורשים גישה סובלנית. התהליך מפריע להתפרצויות רגשיות של אנשים המגנים על נקודת מבטם האישית.

נוכחותם של מאפיינים אישיים משלימה את ההגדרה של תקשורת עסקית. הגורמים המקיימים אינטראקציה עומדים בהתאמה למקובל, המתפתח בהתאם לתכונות הלאומיות והמקצועיות. פסיכולוגיה, התנהגות לשונית ותפיסת המשתתפים לגבי מכשיר המדינה משפיעים גם הם על מהלך השיחה.

יש לבחור נכון את האסטרטגיה העומדת בבסיס השיחה. למטרה זו, מומלץ קודם כל לקחת בחשבון את התכונות של בן השיח:

• סוג של מזג וביטוי רגשות;
• תכונות שפה;
• מכס לאומי;
• תחום מקצועי;
• משרה בחברה;
• סובלנות ויחס לאנשים בני לאום שונה.

האתיקה בפילוסופיה של תקשורת עסקית ממלאת תפקיד חשוב בהיותה נושא דחוף כיום. כמעט כל אדם מבצע כל יום עסקה מסחרית. יתרה מזאת, חלק משמעותי מהחיים שייך להשתתפות והכנה לפעילות מקצועית.

כחלק מתוכניות ציות אתיות מקיפות, חברות רבות פיתחו מדיניות פנימית העוסקת בהתנהגות תרבותית של עובדים. המדיניות מיושמת הן בשיחות פשוטות לקיום כללי התרבות הכלליות, והן בקוד מפורט יותר.

האחרון מכיל דרישות התנהגות ספציפיות המבטאות את ציפיות החברה מהעובדים. כמו כן, מדיניות פנים היא רשימת המלצות לטיפול בכמה בעיות שכיחות המתעוררות במהלך ניהול עסקים.

שני תחומים משמשים כבסיס לאתיקה עסקית: פרגמטיזם ומרשמים. העיקרון הראשון הוא למקסם את היתרונות של יותר אנשים. יש לקזז את סכום ההוצאות מכלל היתרונות של קשרים והסכמים עסקיים.

המרשם המוסרי הוא זה החלטות שהתקבלו על ידי אדם אינן צריכות להיות תלויות בתוצאות ובכללים המוכתבים על ידי החברה. לדוגמא, לארגון לא צריך להיות שקר לצרכן לגבי השירותים הניתנים.

הכרת הנימוסים העסקיים היא רלוונטית לאור העובדה המסייעת למשתתף בשיחה לנקוט עמדה יתרון יותר. עם זאת, על השיח לקחת בחשבון את האינטרסים של זה ולבנות על תועלות הדדיות כאשר הם דנים ביעדיהם. יחד עם זאת, יש צורך להגן על העמדה בנאום מוגדר בבירור, תוך ניסוח נכון של מחשבותיכם. השגת תוצאה חיובית תלויה בהבנה הדדית ובשיתוף פעולה של שני הצדדים.

תחום התקשורת העסקית משפיע כמעט על כל התחומים בחיי היומיום. אינטראקציה כה רחבה אינה יוצאת דופן מרשימת התקשורת הבין אישית, המחייבת התאמת תהליכים.

מהלך תהליכי המשא ומתן העסקי מבוסס על העקרונות הבסיסיים:

• תקשורת עסקית משפיעה לא רק על הדיון בסוגיות ספציפיות, אלא גם על הקשר האישי של השיחה. לפיכך, כל קשר אינו ללא עימותים בין אישיים;
• כל אדם יוזם את המשכיות השיחה באמצעות מחוות מילוליות ולא מילוליות. הודות להודעות מסוג זה, השיח מסיק מסקנות ומודל את המצב הקיים;
• תכליתיות. לכל מעשה תקשורתי יש מטרה ספציפית: ליצור קשר עסקי או לפתור בעיה שכיחה. יחד עם זאת, יש גם משימות סמויות. לדוגמא, תיאור בעיה בכדי להעביר את מהות הפגישה, הדובר מסוגל להפגין ללא ידיעה בפני הקהל סלידה ורהיטות;
• רב מימדיות מבוססות לא רק על מחזור המידע בין בני שיח, אלא גם על ויסות היחסים המקביל. שיחה היא תרגום של נתונים אישיים ותיאום בין שותפים עסקיים. יחד עם זאת, יש ביטוי של רקע רגשי בין יחידים. לדוגמא, אחד השיחים מסוגל לבטא עמדה דומיננטית יחסית לבן זוגו.

כללי התנהגות מכתיבים את טון השיחה. כל מחווה שגויה ומילה רשלנית עלולים לשבש את העסקה בהיקף מיליוני דולרים, בעוד מיקום ידידותי יסייע לכריתת חוזה רווחי. חשוב להכיר את רשימת הנורמות הבסיסיות לתוצאה חיובית של תקשורת עסקית.

יש צורך לשמור על קצב שיחה מיטבי ולהשתמש בטכניקות פסיכולוגיות. שיחה איטית מסיחה את דעתו של בן השיח מהחלפת המידע העיקרית. בזכות הדיבור המהיר, להפך, כמעט בלתי אפשרי להעביר למאזין את המידע הדרוש. על ידי חילופי מסרים ארוכים וקצרים אתה יכול להשיג תוצאה חיובית.

יש להעמיס על הצעות מידע שיש לחלק לקטן וקל לעיכול. עם זאת, אסור להשתמש רק בקטעים קצרים שאינם מייצרים את הרושם הראוי.

בעת יצירת תמונה, מומלץ להקפיד על מספר תקנים המגדילים את אחוזי ההצלחה:

1. תחילת השיחה לא צריכה להכביד על הצעות עסקיות. בן השיח יכול לקבל אותם כהתקפות אגרסיביות, שיגיבו מייד בעוינות קיצונית לשיחה;
2. שאלות שנשאלו בצורה נכונה יעזרו להדריך את בן השיח למחשבה הנחוצה ולדלל את השיחה המתוחה;
3. אסור להביע באופן גלוי את נקודת המבט של עצמו. אם לא ניתן להימנע מכך, יש צורך להסוות את המחשבה כדעה סובייקטיבית המובעת בעדינות ובלתי פולשנית;
4. תקשורת עסקית דורשת נימוסים. חריגה מגבולות הנורמות התרבותיות משפיעה לרעה על מהלך התקשורת;
5. לא מומלץ לבטא פתרונות מוכנים.עידוד מסקנות עצמאיות תורם למיקום בן השיח ולתוצאה חיובית של קשר בין אישי.

היכולת לפרוט מחשבות בצורה ברורה ואסטרטגיה שנבחרה נכון יכולים להגדיל את הסיכוי להשיג מטרה. במקביל, על המשתתפים למלא את תפקידיהם במסגרת שיתוף פעולה מועיל הדדית. בני שיח חייבים לקחת בחשבון זה את האינטרסים של זה ולעמוד בנורמות תרבותיות מבוססות.

בעת ניהול תקשורת עסקית אסור להשאיר את המרחב המקצועי. בחיי היומיום, השיח יכול להיות גם מנהיג וגם עובד ברמה הבינונית. שני המשתתפים מתבוננים בתפקיד הפעילות המקצועית. בעבודה חשובים שיתוף פעולה ואינטראקציה פעילה.

למידע נוסף על כישורי התקשורת העסקית החשובים ביותר, עיינו בסרטון הבא.