הדקויות של תקשורת טלפונית עסקית

אומנות התקשורת העסקית היא היבט חשוב במשא ומתן ובמשך שנים רבות אינה מאבדת מהרלוונטיות שלה. עוצמת התקשורת העסקית בטלפון עולה משנה לשנה. ועם התפתחות התקשורת הסלולרית הופכת לאחת הדרכים העיקריות לתקשורת. כדי ליצור מיומנויות טלפוניות, חשוב לדעת את המורכבויות וכללי התקשורת העסקית.

הטלפון בעולם המודרני ממלא תפקיד חשוב, מכיוון שאיתו אנו מתקשרים עם משפחה, חברים, קולגות, הנהלה ושותפים עסקיים.

לכן, במהלך שיחה עם מעגל מסוים של אנשים, אדם משתמש בשיטת התקשורת המתאימה, למשל, לעולם לא ינהל דיאלוג עם הבוס שלו, כמו עם חבר קרוב. במצב זה משתמשים בסוג פורמלי יותר של תקשורת.

עובדים שעורכים סקרים סוציולוגיים באוכלוסייה, מקבלים שיחות מלקוחות או מנהלים משא ומתן בטלפון צריכים גם להשתמש בנימוסים עסקיים. לעתים קרובות שיחות טלפון מצליחות הופכות למפתח לקשר עסקי טוב. ואפילו דימוי החברה יכול להיות תלוי לחלוטין ביכולתם של העובדים לנהל דיאלוגים מוכשרים בטלפון.

נכון לעכשיו, רוב השיחות מתבצעות באמצעות מכשירים ניידים. באמצעות כלי תקשורת זה עליך לפעול על פי כללים.

• כבה תמיד את הטלפון או כונן אותו למצב רטט בפגישה עסקית עם לקוח, בבית קולנוע, בסמינר.
• מכשיר נייד רגיש יותר לקול מאשר טלפון קווי. לכן, במצב שבו, במקום ציבורי, יש צורך לנהל שיחה אישית ללא הפרעה חיצונית, אתה יכול פשוט לדבר בשקט, והבן שיח בהחלט ישמע אותך.

• אל תתקשר בטלפון. זה יכול להפחיד אחרים.
• נסה לדבר בקצרה. בנוכחות צדדים שלישיים, השיחה לא צריכה להימשך יותר מ -30 שניות, אחרת קיים סיכון להיראות חסרי נימוס מול אדם. אם יש סיבות טובות לשיחה טלפונית, למשל, מחלת קרוב משפחה או עסקה גדולה, עליכם ליידע את הנוכחים על המצב.
• הימנע משיחות טלפון במהלך ארוחת צהריים עסקית. אם יש צורך דחוף לענות לשיחה, עליכם לצאת מהשולחן ולדבר במקום פחות צפוף.

תקנים אתיים בתקשורת טלפונית חשובים לפעילות אפקטיבית של החברה. תרבות השיחות הטלפוניות היא סוג מיוחד של תקשורת עסקית. הכרת כללי הנימוס תעזור לחזק קשרים עסקיים ולהגדיל את הרווחיות של הארגון.

• יש לברך את האדם איתו תהיה שיחת הטלפון. המתאימים ביותר לכך הם ביטויים הקשורים לשעה ביום ("בוקר טוב", "אחר צהריים טובים" או "ערב טוב").
• במהלך שיחה טלפונית רשמית, חשוב לפקח על האינטונציה שלך. כדי לא לדחוק את בן השיח, עליכם לדבר בנימוס וברוגע, להימנע מרגשות מיותרים.

• לאחר הברכה, מומלץ להציג את עצמך ולמסור את שמך, עמדתך וארגוןך.
• אם אתה מתקשר לאדם, עליך תמיד להבהיר אם זה נוח לו לדבר כרגע.
• על פי אמות מידה אתיות, עליכם לאסוף את הטלפון לאחר השיחה השנייה או השלישית.
• במהלך השיחה, אל תעשן, אכל אוכל או שתייה.
• אם המנוי המתקשר מעוניין בעובד אחר בארגון, יש להפנות אליו את השיחה או לאפשר את פונקציית המתנה.
• במצב בו טעיתם את המספר, עליכם, מבלי לשאול יותר מדי שאלות, להתנצל בפני בן השיח ולהיפרד מייד.
• לעולם אל תתקשר מוקדם בבוקר, בהפסקת הצהריים או לפני סיום יום העבודה.
• המזכירה או העוזרת יכולה לבצע או לענות לשיחות במקום המנהל.

• אתה יכול להתקשר רק לשותף או לקוח במספר אישי, בתנאי שהוא עצמו נתן לך את אנשי הקשר שלו. אך בסופי שבוע ובחגים אסור לבצע שיחות כאלה.
• יש מקרים בהם שיחה מופרעת בגלל תקשורת לקויה. במצב זה, מי שהתקשר ראשון צריך להתקשר שוב.
• אל תגרור את השיחה. שיחה ארוכה יכולה לשעמם את בן השיח ולגרום לתרעומת. אם התקשורת התעכבה, אך מטרת השיחה לא הושגה, אתה יכול להתקשר שוב ללקוח למחרת או לקבוע פגישה אישית.
• לאחר סיום השיחה, מומלץ להודות לבן השיח ולהיפרד ממנו בנימוס, לאחר ששאל אם יש לו שאלות. פעולה פשוטה זו תשלים את השיחה ותעודד שיתוף פעולה נוסף.

עליך להתכונן בזהירות לשיחה טלפונית ולבצע סדרה של פעולות ספציפיות. הבה נבחן את הנקודות העיקריות ביתר פירוט.

• שיחת השיחה היא רק לאחר שנערכה תוכנית שיחה ברורה. על מנת לא לכלול פרטים מינוריים, תוכלו לעשות רישומים גרפיים או סכמטיים.
• רשמו את השאלות החשובות שעליכם לזכור לשאול בתהליך המשא ומתן.
• הכן מסמכים שעשויים להידרש בתהליך התקשורת (התכתבויות, דוחות, חוזים).

• בקש מראש את בן שיחתך למשך זמן נוח לביצוע שיחה.
• כדי לרשום את המידע שהתקבל, הכינו מחברת או יומן.
• גלה את הרשימה הכללית של האנשים שישתתפו בשיחה, כדי ליצור איתם קשר לפי שם ופטרונימיקה.
• לפני החיוג למספר, נסה לכוון מצב רוח חיובי, אז מצבך הרגשי, כמובן, אמור לגרום למיקום של בן השיח.
• בעת שיחת טלפון, יש לקחת בחשבון את אבטחת התקשורת במשרד מכיוון שמידע חשוב יכול ליפול לידיהם של המתחרים.

יש גם נקודות שכדאי להחריג ולא להתיר בשיחת הטלפון הקרובה.

• אין צורך לדון בעניינים עסקיים עם אדם לא מוכר או מזדמן. עדיף לקבוע פגישה.
• לא מומלץ לדרוש החלטה מאדם שאינו בעל הסמכות לעשות זאת או שחושב אחרת. בטלפון הוא יכול לתת הסכמה, אם כי יהיה מתנגד להחלטה זו.
• לא כדאי להשמיע את בקשותיכם אם אינכם בטוחים כי האדם איתו אתם מדברים מסכים אתכם ורוצה לעזור.

תפקיד הטלפון בתקשורת עסקית הוא כפול. לעתים קרובות מאוד הוא מסיח את הדעת ממשימות דחופות שבוצעו במהלך היום, אך יחד עם זאת מזרז את הפיתרון של משימות רבות. לכן יש ללמוד את עקרונות שיחות הטלפון, התורמות לשימוש היעיל יותר שלה.

חשוב מאוד שתהיה טכניקת תקשורת עסקית לעובדים שעבודתם ספציפית בשיחות טלפון עם לקוחות פוטנציאליים. חברות רבות מנסות מהמילים הראשונות ליצור קשר עם המתקשר כדי להפוך אותו לקוח אמיתי.

חברות מתחרות באמצעות דרכים שונות כדי למשוך לקוחות. שלב חשוב בקידום השירותים הוא מכירות טלפוניות, ולכן על המנהלים לנהל דיאלוגים בצורה נכונה וטקטית עם לקוחות, אחרת חוזים רווחיים יועברו למתחרים.

העצות שלהלן יעזרו לך להצליח בשיחת הטלפון העסקית שלך.

• מומלץ לבצע שיחות לאדם שסיפק לך שירות שימושי כלשהו. מילות הכרת תודה חשובות מאוד לשיתוף פעולה עתידי.
• חייכו תמיד בזמן ניהול שיחה. המנוי בוודאי ירגיש בחיוך ובאופטימיות שלך.
• בתהליך המשא ומתן נסה לחזות את מהלך המחשבות של בן השיח.
• לעולם אל תשתמש בגסות או באוצר מילים. זה מנוגד לתרבות התקשורת.
• השתמש בביטויים ומונחים שהמתקשר מבין.
• אל תכסו את המכשיר בזמן שיחה במקביל עם מישהו. לפיכך, חוסר הכבוד כלפי בן השיח מתבטא.
• הסבירו את עמדתכם בביטחון ודיוק, מכיוון שדיוק הוא הנימוס של מלכים.

• משא ומתן חשוב לנהל במהירות, לענות על השאלות שנשאלו ללא עיכובים והצעות מבלבלות. ניתן להצדיק הפסקה רק אם המומחה מחפש תיעוד הדרוש למשא ומתן. אם ההשהיה מתארכת, לאדם יש את כל הזכויות להפריע לתקשורת.
• ברגעים של תקשורת טלפונית, אמיתית או וירטואלית, עליכם להיות מנומסים ביותר. צעקות ודיבורים בקול מורם נחשבים כהפרה של האתיקה.
• להיפרד נכון מהבן שיח, מכיוון שהסיום המיומן של השיחה הוא לא פחות משמעותי מהחלק העיקרי של הדיאלוג. אתה יכול לאפשר לאדם האחר לנתק קודם. זה יסיים את השיחה בגל ידידותי.

כמובן שתקשורת מוצלחת בטלפון צריכה להיות לך דיקציה טובה.השתמש בשיעורים מהסרטון הבא כדי להפוך את הדיבור שלך לביטוי ואת הקול שלך למהנה.