סוגי שיחות עסקיות

עליכם לדעת לנהל שיחה עסקית. זה צריך להיות תמציתי ואינפורמטיבי. במהלך שיחה עסקית, נבחנים בדרך כלל סוגיות כמו שיתוף פעולה נוסף, תעסוקה ומגוון רחב של עסקאות.

ראשית כל, שיחה עסקית היא קשר בעל פה בין זוג אנשים שמתכוונים להתקשר, לחזק או לסיים קשר עסקי. שנית, זה כרוך בתקשורת מילולית בין בני שיח שיש להם סמכות לפתור בעיות עבודה, בעיות עסקיות. שלישית, באמצעות שיחה, התוצאה מושגת הכי מהר.

שיחה עסקית היא סוג של תקשורת מילולית, ובשונה משיטות תקשורת אחרות, כמו פגישה, התכתבויות עסקיות, שיחות טלפון, יש כמה יתרונות:

• שיחה עסקית מאפשרת לך להתמקד בבני השיח או בקבוצת אנשים שמשתתפים בה, מה שאומר שהיא מכוונת אישית.
• תקשורת ישירה מתרחשת בסביבה נוחה לשני הצדדים, זה מוביל לחיפוש מהיר יותר אחר פתרונות לבעיות.
• כמו כן, האווירה הלא מלחיצה יוצרת תנאים נוחים יותר ליצירת קשרים אישיים חזקים, אשר בתהליך העבודה מוביל לתקשורת קלה יותר בין הצדדים.
• הזדמנות טובה לגישה גמישה יותר לנושא השיקול.
• צמצום משך הזמן, מכיוון שהבן שיח מגיב להצהרות באופן מיידי, הדבר תורם להשגת היעדים במהירות.
• הרבה יותר קל לשכנע את האדם שאתה צודק ואת ההצדקה לתפקיד המבוקש, מה שיוביל לאימוץ הצעה טובה יותר עבורך.
• רמת המסוגלות של המנהיג גדלה בהתמדה בגלל התחשבות בהערות והערכות שנעשו מצד שני.

המשימות שמתבצעות על ידי ניהול שיחה הן מגוונות מאוד.

שיחה עסקית כוללת מספר פונקציות החשובות ביותר למשא ומתן. אלה כוללים:

• עובדים באותו תחום יכולים לדון מייד בסוגיות דחופות ולמצוא פיתרון להן;
• בהיותם באותו החדר, השותפים עורכים חיפוש משותף אחר פתרונות, ונחשבים גם רעיונות שונים לנוע לעבר המטרה;
• הסתברות גבוהה לסיום עסקאות הרווחיות לעסק;
• תיאום של אירועים עסקיים מתמשכים מתקיים, מה שמוביל לבקרת איכות של המשימות שבוצעו;
• קל לשמור על קשרים עסקיים ברמה מתאימה במהלך שיחה ולא במהלך התכתבויות;
• עובדים מעוררים על ידי רעיונות מניעים להשתתף באופן פעיל בעסקים.

ניתן לקיים ראיונות עסקיים בשלושה מצבים שונים: שכירת עובד חדש, פיטורים או שיחה, דבר מאלף בקשר להפרות משמעתיות.

ראיון עבודה מתקיים במתכונת שאלה-תשובה, שדומה יותר לעריכת ראיון. העיקר לקבל מידע אמין על העובד הנכנס על מנת לזהות את התכונות המקצועיות שלו.

המשימות העיקריות של השיחה בעת ההעסקה:

• גלה את הסיבה שאדם מחפש עבודה;
• לקבוע את יכולתו בתחום העבודה הנדרש;
• לחשוף את נקודות החוזק והחולשה שלו, את תכונות הדמות הראשית, אולי, בעיקר את המזג;
• ללמוד על ההישגים שעובד השיג בעבר;
• לשאול איזה משכורת הוא מצפה;
• לקבוע אילו הוראות הוא מצפה מממונים עליו;
• קבע אילו הממונים טובים ויעילים עבורו.

השיחה במהלך פיטוריו של עובד מהעבודה מחולקת לשני סוגים: פיטורים כרצונו ותחת לחץ (בקשר לצמצום הצוות וכדומה).

כשאתה מנהל את סוג השיחה הראשון, עליך:

1. זהה את הסיבה האמיתית לפיטורי העובד.
2. קבע ממה הניע אותו, מה גרם להחלטה כזו (אולי חוסר שביעות רצון מתהליך הייצור או חוסר תשומת הלב מצד המנהל, טינה כלפי עמיתים).
3. גלה מה לא התאים לו בעבודה ולהיפך. השלב השלישי הוא האינפורמטיבי ביותר.

הצורך בשיחה כזו טמון במשימתם העיקרית של הבוסים - לדאוג לתיקון טעויות בפעילות הניהולית, ולפקח על כך בכל רמות ייצור.

שיחה עם עובד שצריך לפטר נקראת בספרות זרה מיוחדת "שיחת פרידה". זה מתנהל אחרת:

1. שיחה לעולם אינה מתוכננת לפני סופי שבוע או חגים, מכיוון שהיא יכולה להרוס את מצב הרוח ולהשפיע לא רק על העובד עצמו, אלא גם על משפחתו ואהוביו.
2. השיחה אינה מתקיימת במקום העבודה של העובד, כמו גם בחצרים שבהם עובדים מספר רב של אנשים, זה נושא בנטל רגשי גדול על הכפוף, מה שעלול להביא לתוצאות מסוימות.
3. השיחה נמשכת 20 דקות, מכיוון שהעובד ששמע את החדשות השליליות לא מכוון רגשית להקשיב לדברים שנאמר לו ולחשוב על עובדות שונות שהמנהל מנסה להעביר, נכנס לתפקיד.
4. הממונים חייבים להיות מדויקים בהצגתם ונכונים, אחרת יתכן והעובד יהיה בספק לגבי תקפות המילים שנאמרות, מה שיוביל למחלוקות וערעורים על החלטות. אנשים רגשיים במיוחד יכולים לבכות ממש במקום.

בפרקטיקה זרה קיימת "תוכנית שיקום" מיוחדת למפוטרים. בפועל הרשויות מחפשות מושבים פנויים במפעל אחר כך שהעובד, מיואש מכוחו האישי, לא מוותר. ישנה גם דעה כי תכנית זו מועילה לשמירה על רמת הסמכות של הפוטרים בעיני עמיתים ומשק בית.

בתורו, שיחות משמעת מתרחשות במקרה של הפרת כללים כלשהם. הם דורשים הערכה ביקורתית של עבודת העובד על ידי הרשויות. לכן שיחה כזו דורשת:

1. המנהל מחויב להשיג את כל המידע הדרוש אודות העובד ותפקידו על מנת להימנע ממצבים שגויים. פרופיל העובד צריך להיות מדויק ומקיף ככל האפשר.
2. יש לקבל מידע לסירוגין, מכיוון ששיחה שנבנית כראוי מובילה להבנה טובה יותר של הבעיה מצד הכפיפות.
3. יש כלל יחיד: אינך יכול לבקר את זהות העבריין, תשומת לב מוקדשת רק למשימה שהושלמה באופן שגוי. הגדרה זו צריכה תמיד לחול.

כלי מרכזי הוא היכולת לשאול שאלות. עליך תמיד לדבוק במערכת הכללים הבסיסית לתקשורת דיבור יעילה:

• יש צורך ליצור קשר נכון וברור עם בן השיח המסופק לך בכדי להשיג תוצאה טובה, ולהקטין את הזמן לתקשורת מיותרת.
• יש לקחת בחשבון איזה סוג של עבודה הוא מבצע, לקבוע את סמכויות העבודה שלו, לשאול את שאלת גבולות תחום העבודה על מנת לדעת על מה האחראי עליו העובד.
• ניסיון חיי וניסיון עבודה, כמו גם תחומי העניין שלו מחוץ לתחום העבודה, תמיד יש לקחת בחשבון את תהליך החשיבה שלו. כל אדם הוא אינדיבידואלי, כלומר כל אחד זקוק לגישה שלהם. שיטת ביטויי הקלישאה אינה מתאימה כאן, אתה תמיד צריך לחשוב.
• יש לכבד את העובד, לא לשים לב לפגמי הדיבור האפשריים שלו או לפגמים חיצוניים.
• המטרה העיקרית של שיחה עסקית היא תהליך העברת מידע, עליו להיות מסודר בצורה ברורה על פי התוכנית, אל תפחדו להעלות את רעיונותיכם, להפריך את טיעוני בן השיח, לבחור את הטיעון הנכון, לנסח במדויק את דבריכם ולא לשפוך מים. קח בחשבון: החלטה באה תמיד אחר דיון.

• אם אתה שואף להבין טוב יותר את אופי הבעיה, אתה יכול להימנע משיחות ארוכות ומיותרות "סביב ומסביב", זה יעזור לך להשפיע על אדם או קבוצת אנשים שמעורבים בשיחה העסקית ביתר שאת.
• ההצגה והניסוח הנכונים של הבעיה יובילו אתכם להערכות שיכולות לעורר את בן השיח להביע את יחסו לבעיה, או להניע אותו למצוא פתרונות, לשחרר אותו ולהביא אותו להצגת רעיון. הסיווג צריך להיות ברור.
• הארגון הנכון של הדיאלוג שלום לך להבנה טובה יותר של היריב שלך, יעזור להימנע מקיפויים או מצבים שיכולים להכעיס, לעצבן, לעצבן. זה יעזור לשמור על האווירה הטובה ביותר של השיחה ולהשאיר רושם טוב אחרי.

ברור כי הכללים להכנה לשיחה יכולים להשתנות, ואף אחד מהם לא יכול להיקרא ללא דופי. הכל תלוי במצב. עם זאת, יהיה כדאי לציין את אפשרויות ההדרכה הבאות:

• ראשית, זה כולל הכנת תוכנית ראיונות;
• לאחר מכן איסוף החומר שהושג ועיבודו על מנת להגביר את המסוגלות בנושא המוביל;
• תמיד יש לך את הזכות לערוך את המידע הזמין, ועל כך הומצאו שיחות עסקיות.

בחירת המקום המתאים לשיחה יכולה בהחלט להשפיע על תוצאות הראיון. ישנן מספר גישות המשתנות בהתאם למצב. אדם שאינו עובד בחברתך עשוי להיות מוזמן לראיון מחוץ לבניין המשרדים.

דוגמא נוספת: פגישה במשרדו של המראיין, המכונה בדרך כלל חדר מיוחד. עליו להיות מצויד בכל הדרוש. הסביבה הסובבת אותך ואת בן שיחתך צריכה להיות נוחה ככל האפשר, הגורם העיקרי הוא השלום.

נתק את כל הטלפונים. הזהירו קולגות, מזכירה לגבי הפגישה הקרובה, מכיוון שאנשים זרים, שיחות טלפון נוספות פשוט מעצבנים, זה יכול להפריע להשגת המשימות, רק להפריע לתהליך.

ישנם כמה כללי "ברירת מחדל" שיכולים להבחין באופן בלתי מורגש, אך משפיעים באופן משמעותי על התוצאה של שיחה עסקית. טכניקות יישומיות מובילות לרוב לתוצאה חיובית. יש צורך ליישם את המודלים הבסיסיים להתנהגות של בני זוג במהלך שיחה. העקרונות המבניים של תקשורת עסקית יעזרו גם לכם לעלות בסולם הקריירה.

אין הכרח להיפגש עם עובדים במקום העבודה. ניתן לייעד את מקום המפגש כמסעדה, ובית קפה, ומועדון ואפילו בית. המטרה שאליה רודפים היא הנוחות. זה הנוחות שעוזרת להשיג תוצאה טובה יותר. אבל אתה לא יכול להיסחף יותר מדי אם המצב נראה יותר כמו "אינטימי", זה יכול להוביל לתוצאה הפוכה.

הזמן בו החלטתם לנהל שיחה עסקית הוא נקודה חשובה מאוד. רק במחשבה על פריט זה, עליכם לקבוע פגישה. זה יעזור לך ולשחק "בהישג יד" אם תרצה להעביר את היוזמה לצדך, כמובן, והמצב עצמו בדרך זו יהיה קל יותר לשליטה.

לאחר שהחלטתם על מקום וזמן, עליכם להציב לעצמכם יעדים מסוימים שאותם אתם עומדים להשיג או רוצים להשיג, ואז לפתח אסטרטגיה שתמלאו בעקבותיה ואז לנסח את מבנה השיחה. חשוב לקחת בחשבון גם את מיקום המשתתפים. הטכנולוגיה העיקרית - עליכם להסתכל ישירות על בן השיח ובאותה רמה.

עובדות התורמות להצלחת שיחה עסקית. ראשית כל זה צריך לכלול מקצועיות, אחרי הכל, דווקא מיומנות בתחום הנבחר וחזון ברור של הבעיה יעזור לכם לסלוח ולהתמודד עם משימות מהר יותר ולהשיג את המטרה הנחוצה.

• התמקדות מתמדת בתוצאה תהיה היתרון שלך, רק רצון ישיר למטרה יוביל להישגתה, שום דבר לא ישתנה אם תמשיך לשכב על הספה.
• הקצב, עליכם לתאר בבירור את המשימות והיעדים בכדי לעקוב אחר התוכנית בצורה ברורה.
• רוויה של הנמקה תתן רושם שאתה האדם המעוניין ביותר ותקבל את "הפשטידות".
• אך אל לנו לשכוח מהיקף העברת המידע, אם כי מעט הומור יהיה עדיין מתאים.
• אתה לא צריך לפחד אם השיחה לא עוברת מייד בצורה חלקה, לעתים קרובות הסיבה לכישלון טמונה לא רק בך, אלא גם במצב הרוח של בן שיחו.
• הדרך בה אתה מציג מידע חשובה מאוד. בחר תמיד את המילים הנכונות. הטענות חייבות להיות תקפות. מצב רוח טוב. ביטחון מורגש בקול.

• יש להימנע ממחלוקות ומתח מיותר בשיחה. ראשית, הערך בנחת את המצב, נסה לכוון את השיחה לכיוון הנכון בעזרת הבהרת שאלות. אסור להפגין ספק עצמי או חוסר אונים בשם המטרה - לשכנע או לשכנע את בן השיח.
• פסקי דין קטגוריים בלתי מרוסנים יהרסו את מהות השיחה, אל תשכחו מכך. לעתים קרובות אנשים לא יכולים להסכים, מכיוון ש"כמה אנשים - כל כך הרבה דעות. " חפש פשרה, זו תמיד הייתה הדרך הטובה ביותר לפתור בעיות ובעיות מצטיינות.
• אם אתה צריך לענות על ההתנגדויות שהועלו, נסה תחילה להרוויח זמן ולתת לאדם שאתה מדבר לענות על שאלותיך שלך, ואולי להפריך אותן.
• לשם כך, דחייה עקיפה של הבעיה, האזנה לכמה התנגדויות מתאימה, בכדי לתפוס את הנקודה, יש צורך להמשיך לדבר בנימה רגועה, ויש לרכך את הניסוח אם התשובה לא תמתין;
• דעות קדומות והערכות אישיות לא יעזרו לך;

• אין למהר למסקנה כיוון שיש הבדל בין עובדה לדעה;
• במקרים בהם בן השיח מנסה "לעצבן" אותך באדישות חיה ומנסה להתווכח, עליך לנקוט בעמדת ה"המתנה "ולחכות עד שהוא ייפסק;
• אל תשכח: ההחלטה צריכה תמיד לעקוב אחר הדיון, אחרת, השיח עשוי לבקר אותך, או להסכים עם כל מה שלא מביא לתוצאה טובה.

מבנה שיחה מובנה כראוי הוא העוזר הנאמן שלך. לשם כך עליכם להתכונן לשיחה מראש, לקבוע את מקום ושעת הפגישה, להכין את הקשר הנכון עם השיח, לנסח נכון את הצהרת הבעיה, לבחור את הטיעון הנכון או להפריך את טיעוני השיח, לנתח פתרונות חלופיים, לבחור את הפיתרון הטוב ביותר, לתקן את ההסכם, נכון להיפרד.

בסיום השיחה, עליך לנתח את טקטיקות התקשורת שלך, כמו גם את תוצאת השיחה.

העסקת עובדים מצריכה מאמץ, ידע וניסיון מסוים מהמנהל. על המורכבויות של ניהול שיחה עסקית בראיון, ראה להלן.