נימוס ואתיקה של התכתבות עסקית

המציאות העסקית הנוכחית היא שרק 15% מהיזמים הבינוניים והגדולים המבקשים לחזק את מצב השוק שלהם משיגים את המטרה. מסיבה זו הרלוונטיות של נימוסים עסקיים גדלה פי כמה, מכיוון שאי עמידה בתקנים שלה, בין היתר, גורמת לעתים קרובות להתמוטטות של קשרים עסקיים מועילים.

בפרשנות רחבה של אתיקה הם מתכוונים לקבוצה של עקרונות כלליים שמטרתם להסדיר יחסים חברתיים. בהתאם, האתיקה של יחסים עסקיים שוקלת סוגיות הקשורות לסדר המקובל וסגנון האינטראקציה בתחום העסקי.

פירוט ההיבטים האתיים של קשרי עסקים הוא נימוס עסקי, הכולל, למשל, הליך משא ומתן, כללי התנהלות תאגידית, מסורות וריטואלים עסקיים, אלמנטים של כפיפות, נימוסים וסגנונות של תקשורת וכתיבה, וכן סוגיות של נכונות בהתמודדות עם שותפים ועמיתים עסקיים.

חשיבות האתיקה והנימוס, כחלק אינטגראלי שלה, נעוצה בעובדה שהמסגרת הרגולטורית שהתעוררה כתוצאה מתרגול לטווח הארוך מפשטת מאוד את התקשורת, ויוצרת הקשר ברור ונגיש במגזר העסקי המאפשרת להשיג בצורה נכונה יעדים ולחסוך זמן משמעותית.

במילים אחרות, מדובר על אלגוריתם מיוחד לפיתרון בעיות עסקיות המאפשר להגדיר ולהשיג בהצלחה את המטרות העסקיות הרציונליות וללא קונפליקט. רמת הבעלות על אלגוריתם זה מאפשרת להסיק מסקנות ישירות לגבי מידת המקצועיות של שותף עסקי או מתנגד בסכסוך עסקי.

בהקשר זה, חשוב לדבוק בעקרונות הכלליים הבאים:

• דייקנות בכל מקום ובכל דבר;
• עמידה באבטחת מידע;
• אלטרואיזם קול;
• דימוי חיובי המתאים לסביבה העסקית;
• שפה מדוברת וכתובה מוכשרת;
• בהתאם לכללי תרבות הדיבור העסקית.

סוגי ההתכתבויות העסקיות הם מגוונים ועם מידה מסוימת של קונבנציונליות ניתן לחלק אותם לשני זנים עיקריים:

• בין עירוני - בין ארגוני מדינה, משלחות חוץ ופקידים (הערות שונות, מזכרים וצורות אחרות) - גורמים של יחסים דיפלומטיים;
• מסחרי - מכתבים בעלי מעמד רשמי למחצה המשמשים בתחום היחסים העסקיים בין מוסדות וארגונים.

לסגנון כתיבת מכתב שירות, למרות הבדלים לשוניים וכמה מסורתיים, יש בסיס כללי מסוים וקבוצה של מפעלים שפותחו על ידי פרקטיקה מבוססת. לדוגמה, מספר דרישות פרוטוקול, שנקבעות על פי מיקום השולח והנמען, מבוססות על ההגדרות הראשוניות לכבוד הדדי ולתקינות. לכן, ללא קשר לסוג המסמך, באופן מבני, עליו בהכרח להכיל את האלמנטים הבאים:

• ערעור (מעמד רשמי של הנמען);
• מחמאה (סיום מנומס של המכתב);
• חתימה
• תאריך (יום, חודש, שנה ומקום כתיבת ההודעה);
• כתובת השולח (שם משפחה, סטטוס רשמי, כתובת ממוקמים בראש או בתחתית העמוד הראשון של המכתב).

בנוסף, ישנם מספר הוראות הקשורות ישירות למכתבים:

• מכתבים עסקיים מוגדרים על ראשי מכתבים או על גיליונות נייר אך ורק בצד הקדמי שלהם;
• עימוד נעשה בספרות ערבית;
• ההודעות מבוצעות בעותק קשיח;
• מחיקות ותיקונים אסורים בגוף המסמך;
• המסמך מקופל פנימה;
• זמן ההמתנה לתגובה למכתב הוא לא יותר מעשרה ימים.

מסר עסקי צריך להיות בעל מיקוד תכליתי מפורש ולהכיל שאלה אחת, וכל המשמעות של הטקסט צריכה להיות כפופה לחלוטין לתכניו, בין אם מדובר בהצעה לעסקה, בקשה מסחרית או סתם מידע רלוונטי.

סיווג ההודעות העסקיות הוא מגוון ותלוי בהתמצאותם הממוקדת בתפקוד. לדוגמה, אותיות הן:

• ליידע;
• מזכיר;
• הזמנות
• ביקורות מידע;
• הזמנות;
• מלווה;
• סוגים אחרים.

בהתכתבויות מסחריות, האופייניות ביותר הן:

• פניות;
• הצעות;
• הזמנות;
• תלונות;
• מכתבי ערבות.

כאחת מצורות התקשורת העסקית, במובן הקפדני של המילה, אותיות מחולקות לשני סוגים - עסקיים ופרטיים-רשמיים.

לפי עסק כלול התכתבויות, הפועלות בין ארגונים ומוסדות. מכתב פרטי-רשמי הוא הודעה שנשלחת למוסד על ידי אדם פרטי, או להפך, על ידי מוסד - לאדם פרטי.

ישנם מספר כללי התכתבויות עסקיות.

• המכתב אמור לעודד את הופעת העניין העסקי אצל המקבל, באופן ברור ועל בסיס ראיות משכנעות להראות את היתרונות של שותפויות ואת חוסר ההתאמה של שבירת שותפויות. הטקסט צריך להיות תמריץ, מניע לשיתוף פעולה.
• ביטוי של רגשות אישיים מוגזמים במכתב עסקי אינו הדרך הטובה ביותר להוכיח את המקרה שלך ולפתור בעיה.
• כדי להימנע מעומס יתר וסתימת טקסט המכתב, יש להימנע מכל השוואה פיגורטיבית, מטאפורות, אלגוריות והיפרבולות.
• להצגה ברורה ותמציתית של הנושא, עדיף להשתמש במשפטים פשוטים, הימנעות מפרטים ופרטים מוגזמים. הרעיון המרכזי של ההודעה צריך להיות נתמך על ידי טיעונים רלוונטיים באופן בלעדי, אשר בדרך כלל מונחים בקבצים המצורפים למכתב (תרשימים, גרפים, נתונים דיגיטליים).
• הטקסט צריך להדגיש פסקאות, שכל אחת מהן, המייצגת מחשבה עצמאית, מתחילה בשורה חדשה.

• ההודעה הכתובה העסקית לא צריכה להשתמש בשמות תואר, הבהרות ופרטים מיותרים. בסיום הכתיבה רצוי לבדוק את המסמך ולבטל ביטויים שאינם נושאים תוכן סמנטי רלוונטי.
• אוריינות היא מרכיב בסיסי בטקסט. הימצאות שגיאות כתיב ושגיאות אחרות בהודעה אינה מקובלת.
• יש לציין את נושא המכתב. הנושא במסמכים צריך להשתקף בקצרה ותמציתיות, זה חוסך זמן בקריאה ומאפיין את השולח באופן חיובי. אם המכתב נשלח בדואר אלקטרוני ומכיל מידע חשוב במיוחד, עליו להיות מצויד ב" דגל "מיוחד הקיים בשירות האלקטרוני.
• קריאות טובה של הטקסט מסופקת על ידי גופנים Arial או Times New Roman בגודל גופן ממוצע. אם יש צורך מיוחד, ניתן להדגיש רעיונות מרכזיים נטוי או מודגש.

• בטקסט כדאי להשתמש בכתוביות (3-4) המספקות הבנה קלה יותר של הטקסט.
• עדיף לערוך ספירות, רשימות ורשימות בעזרת סמנים מיוחדים.
• תבנית זהות ארגונית (סכמה) היא אינדיקטור מצוין ליעילות ואובייקטיביות בתקשורת עסקית. זה מתאים במיוחד בהיבט התאגידי, מכיוון שהוא מאפשר להתבלט באור חיובי ולציית לרשויות שנקבעו.

מבנה ההודעה העסקית אופייני. באופן מסורתי, הוא מכיל:

• מבוא;
• החלק העיקרי;
• מסקנה.

המבוא מסכם את מטרת המכתב. החלק העיקרי מתאר את מהות הגיליון. לסיכום, רצוי לתמצת את תוכן החלק העיקרי, למשל, בצורה של מסקנות. "תרשימי פוסט" וסוגים שונים של הערות שוליים אינם רצויים.

לסיכום, ביטויים הדומים בצורתם למניפולציות אינם ראויים, כגון: "אני מקווה לשותפות מועילה הדדית" וכן הלאה. עדיף להיפרד במכתב עסקי עם ביטויים פשוטים - "בברכה", "בברכה," וכן הלאה.

בתחתית ההודעה מצוין: F. I. O., סטטוס רשמי, שם חברה, חתימה מונחת. מסומנים אנשי קשר גם כן.

טבלאות ותרשימים מצורפים כקובץ נפרד (חבילה) המציין זאת בסוף המכתב. אם יש קבוצה של קבצים מצורפים, המלאי שלהם מוגדר עם השמות.

אתה יכול להשתמש בקיצור ובקיצורים המיוחדים רק אם אתה בטוח שהמקבל יבין אותם.

כדי להעניק לטקסט הקפדנות והעקביות הלוגית באוצר המילים העסקי, פניות הדיבור שלהלן משמשות כקלסרים:

• מסיבה זו;
• בהתבסס על האמור לעיל;
• מכוח זה;
• בהתאם לנתונים;
• בהתבסס על זה;
• שוקל;
• ואחרים.

במרחב הווירטואלי, אינטראקציה עסקית, המייצגת תקשורת בזעיר אנפין, היא ספציפית, ולא פחות מכך דורשת עמידה בסטנדרטים הרלוונטיים של נימוסים. עבודה מוסמכת עם מכתב, בהתאם לנוהג, כוללת את ההערות הבאות לגבי נפח, שפה, מבנה ומתכונת.

• הנוסחה הנושאית חייבת להתאים באופן מדויק לנושא המצוין בטקסט. זה מאפשר לך להתאים במהירות את הקורא לרוח העסקית הרצויה.
• הנפח האופטימלי של מסמך שנשלח בדואר אלקטרוני מתאים ל"מסך אחד ", עם כמות טקסט מקסימלית - גיליון אחד בפורמט A4.
• הגודל האופטימלי של ההשקעות הוא לא יותר מ- 3 מגה בייט.
• מומלץ כי הקבצים שנשלחו יהיו "ארוזים" בארכיוני קידוד Zip או Rar רגילים. אחרים חסומים לרוב במהלך המשלוח.
• על היפר-קישורים להיות סטנדרטיים (כחול, מודגש בהמשך).
• את התשובה לנמען יש להציב למעלה, בתחילת המכתב ולא מתחת. זה מבטל את הצורך של שותף ההתכתבויות לגלול בצורה מיותרת ובעוצמה בטקסט הקודם.

• יש צורך להשתמש בשפת הכתיבה המובנת ביותר לבן הזוג. שאלת כדאיות השימוש במקצועיות, אוצר מילים פנימי, ביטויי סלנג וקיצורים (במיוחד בהתכתבויות חיצוניות) בהודעה, מוכרעת בנפרד, תלוי בהקשר ובאיכויות של שותפי ההתכתבויות.
• חשוב ליידע את בן הזוג על קבלת ההודעה שלו - זהו סימן לטעם טוב וחלק מהנימוס העסקי, תוך הצגת כבוד אליו.
• התשובה צריכה להיות כמה שיותר מהירה. אם מסיבה כלשהי לא ניתן להגיב במהירות, יש ליידע את בן הזוג על קבלת המכתב שלו ולציין את זמן התגובה. הפסקה אתית ונוחה לפני מתן תשובה היא 48 שעות לאחר קבלת ההודעה. לאחר זמן זה האדם בדרך כלל מאמין שההודעה הולכת לאיבוד או מתעלמת ממנה. הפסקה מוגזמת בתכתובת קשורה לרוב לסיכון לאבד בן זוג ומתפרש בעסקים כהפרה של סטנדרטים אתיים.
• בסוף ההודעה יש להציב פרטי קשר המצויינים בכל האותיות, ללא יוצא מן הכלל, ללא קשר לסדר ההפצה.
• במהלך המשלוח חשוב לשים לב במיוחד לנושאי פרטיות.

למידע נוסף על נימוס התכתבויות עסקיות, עיינו בסרטון הבא.