Résumé

Conseils d'écriture de résumé de secrétaire

Table des matières

Que fait un spécialiste?
La structure
Qu'est-ce qui n'a pas besoin d'être indiqué?
Comment rédiger une lettre de motivation?
Échantillons

Le secrétaire de l'entreprise se charge d'organiser le travail du collectif de travail et notamment du chef d'entreprise. Il s'agit d'un assistant du chef d'entreprise, donc des exigences assez strictes sont imposées aux candidats pour ce poste. Laissez-nous nous attarder plus en détail sur les questions de la préparation d'un CV réussi pour postuler à un poste de secrétaire.

Que fait un spécialiste?

Le travail de tout secrétaire nécessite la capacité de passer rapidement d'un type d'activité professionnelle à un autre. Cette personne accomplit une variété de tâches, mais toutes visent à assister la première personne de l'entreprise dans le travail, ainsi qu'à économiser son temps de travail et son temps personnel. Traditionnellement, les fonctions de ce spécialiste comprennent la paperasserie, le travail avec le téléphone, le PBX et l'équipement de bureau, la redistribution des appels, ainsi que l'organisation de réunions, voyages d'affaires et autres travaux.

Secrétaire à la réception Il est responsable de l'accueil initial des clients et des visiteurs, de la communication par téléphone, de la réception des fax, ainsi que du service d'assistance pour les négociations du responsable.
Fonctions administratives comprend l'organisation de l'interaction la plus efficace entre les employés de l'entreprise, le maintien de l'ordre dans l'espace de bureau, l'entretien du matériel de bureau, la fourniture au bureau de l'entreprise de tous les articles de papeterie et d'articles ménagers nécessaires.
Les tâches de l'assistant personnel du leader sont légèrement différentes. Ce spécialiste est toujours à jour avec les événements à venir.Il lui appartient de dresser un calendrier des réunions de travail du patron, de l'accomplissement de ses missions personnelles et de nombreuses autres tâches, qui sont généralement précisées individuellement dans chaque cas.
Greffier généralement attaché à un juge - cet officier participe aux audiences et effectue tous les travaux documentaires nécessaires. Le greffier s'occupe de l'archivage des documents, du transfert des documents au bureau, de la tenue d'un dossier de l'audience et de l'envoi des assignations à comparaître. Les exigences pour ce poste sont très élevées: le salarié doit avoir une formation juridique supérieure et au moins 2 ans d'expérience professionnelle.
Porte-parole supervise les problèmes de présentation de la marque, interagit avec les médias, compile une sélection d'actualités. L'assistant personnel accepte toute la correspondance, prépare tous les documents commerciaux pour la première personne de l'entreprise, recueille des informations, d'une manière ou d'une autre, liées à l'adoption de décisions importantes, et exécute également des commandes uniques du patron.

Les spécificités existent également dans les activités d'assistante notaire, de secrétaire-traductrice, ainsi que d'employée de l'unité scolaire.

La structure

Tout CV se compose de plusieurs blocs. Voici des recommandations sur ce qu'il faut indiquer dans chacune d'entre elles au futur secrétaire.

Responsabilités

Dans une version étendue, la liste des tâches de toute secrétaire est la suivante:

acceptation des lettres et candidatures reçues, leur redistribution, transfert aux personnes responsables;
réception de la documentation pour signature au chef;
répondre aux appels entrants et les renvoyer;
organisation des négociations commerciales du chef;
rédiger des appels, des lettres et d'autres documents à la demande du chef;
préparer les réunions et les réunions de travail, collecter le matériel nécessaire, informer tous les participants de l'événement du lieu et de l'heure de leur tenue, finaliser les procès-verbaux des réunions;
la prestation de services pour l'organisation d'une réunion des invités du chef;
contrôle de l'exécution par les salariés de l'entreprise des ordres de l'administration;
fournir à l’administration de l’entreprise la papeterie, le matériel de bureau et d’autres moyens nécessaires pour faciliter le bon fonctionnement du personnel;
accueil des visiteurs;
maintenir les archives de l'entreprise;
organisation de voyages d'affaires de la première personne de l'entreprise: achat de billets, ainsi que réservation de chambres d'hôtel;
exécution d'autres instructions.

Si vous postulez pour le poste de secrétaire-assistante, préparez-vous à ce que la liste des tâches inclue la vérification des documents, la préparation des revues analytiques, la collecte du matériel pour les rapports et les discours.

Compétences

Un candidat retenu pour le poste de secrétaire doit avoir les compétences suivantes, qui peuvent être indiquées dans le curriculum vitae:

paperasse;
mener des conversations téléphoniques;
réunion et consultation initiale des clients;
soutien de bureau;
traitement de la correspondance;
organisation d'événements et de réunions d'affaires;
gestion du temps de la tête;
connaître l'équipement de bureau et les programmes d'ordinateur de bureau.

Les compétences spécifiques prioritaires dépendent du domaine d'activité de l'entreprise. Par exemple, si une secrétaire est requise dans un centre médical, une connaissance approfondie du travail de bureau et de la gestion des documents ne sera probablement pas nécessaire, il est peu probable que vous ayez besoin de pouvoir rédiger des documents pour un visa. Ce poste nécessite la capacité de communiquer avec les clients, la connaissance des bases des affaires médicales, la capacité de communiquer en grande quantité par téléphone.

Réalisations

Les réalisations professionnelles sont importantes pour tout employeur; parmi les plus importantes, les points suivants sont généralement distingués:

optimisation de la gestion documentaire de l'entreprise;
créer un climat de travail optimal dans le bureau;
organisation d'un système d'interaction entre unités;
Assistance voyage
coordination des services de messagerie et de nettoyage.

Qualités professionnelles et personnelles

Un secrétaire compétent doit posséder des qualités importantes telles que:

ouverture à la communication;
responsabilité et orientation vers les résultats;
position de vie active;
capacité d'effectuer des tâches en multitâche;
la capacité de passer rapidement d'une activité à une autre;
l'absence de mauvaises habitudes;
résistance au stress;
précision et scrupule;
le désir d'achever ce qui a été commencé jusqu'à la fin;
décence;
capacité à travailler avec des informations personnelles;
langue parlée et écrite compétente;
bonne connaissance de l'étiquette commerciale;
capacité à agir en équipe.

Expérience professionnelle

Si vous avez déjà travaillé comme secrétaire, il ne vous sera pas difficile de décrire votre expérience de travail. Ce sera beaucoup plus difficile pour les candidats qui cherchent du travail dans cette spécialité pour la première fois. Néanmoins, le manque d'expérience n'est pas une raison de s'énerver, vous pouvez toujours mettre en avant vos compétences clés que vous possédez.

Par exemple, vous pouvez spécifier:

maîtrise de l'anglais et de l'espagnol;
possession de tous les programmes de bureau de base;
connaissance de l'équipement de bureau;
Saisie aveugle à 10 doigts (300 caractères par minute).

Vous devez toujours mettre en évidence vos atouts - cela permettra à l'employeur de voir en quoi vous êtes fort et de vous intéresser à votre candidature.

L'éducation

Pour postuler au poste de secrétaire référent dans une entreprise respectable, vous devez avoir une formation supérieure. Cependant, l'exercice efficace des fonctions nécessite souvent cours et formations supplémentaires sur le travail de bureau, l'archivage, ainsi qu'une formation sur l'utilisation du matériel de bureau. Dans les petits bureaux, les secrétaires exercent souvent en outre les fonctions d'un avocat débutant ou tiennent des registres comptables. Dans ce cas, respectivement, vous aurez besoin d'une éducation juridique ou économique.

Lors de la candidature au poste de secrétaire-administrateur et employé à la réception, la présence de l'enseignement supérieur n'est pas fondamentale.

Qu'est-ce qui n'a pas besoin d'être indiqué?

Arrêtons-nous un peu plus sur ce qui n'a pas besoin d'être indiqué dans le CV.

Loisirs et hobbies. Vous ne devez pas peindre en détail comment vous aimez faire pousser des fleurs / tricoter / broder au cas où votre activité future ne serait pas liée à cela.
Toute l'expérience de travail disponible. Beaucoup commencent leur carrière avec des postes tels que vendeur, concierge ou nettoyeur. Si vous travaillez depuis plus de 10 ans, il suffira de vous arrêter à 2-3 endroits dans une spécialité similaire.
Le secrétaire doit avoir une apparence agréable, il est donc conseillé de joindre une photo au CV. Cependant, aucune origine sexuelle n'est autorisée ici - limitez-vous à une photo stricte «pour les documents». Les images d'un maillot de bain ou d'un restaurant peuvent ne pas être correctement traitées.

Comment rédiger une lettre de motivation?

Une lettre de motivation n'est pas requise, mais fait néanmoins bonne impression sur l'employeur potentiel. Il n'est pas nécessaire de répéter tout ce qui est écrit dans le CV lui-même. Ici, vous devez identifier votre intérêt pour le poste vacant et souligner brièvement la présence d'aptitudes et de compétences de basepour vous aider dans vos tâches professionnelles.

À la fin de la lettre, merci de votre intérêt et exprimez votre sincère espoir de réponse.