Матрицата на Айзенхауер - използвайте правилно времето

В нашия безумно бърз век времето изглежда не просто върви, а лети със скоростта на свръхзвуков самолет. В такъв цикъл от събития и дни, заредени с маса от дела и планове, често не можем да реализираме дори половината от планираното. И искам да уловя всичко. Как да използваме времето правилно, използвайки матрицата на Айзенхауер, ще разгледаме по-подробно.

Времето е всичко, което имаме. За по-добро или лошо, ние живеем живота си пряко зависи от това как и за какво прекарваме времето си. А тези, които искат да имат време да направят много по пътя си, като правило, се научават да управляват ефективно времето си. Управлението на времето (управление на времето) не е нищо повече от планиране. Именно това помага да спрете да се притеснявате, заради горчивото усещане, че времето е кратко, че тя силно липсва и поради това нищо не може да се направи.

Някога известният американски военен и политически деец Дуайт Дейвид Айзенхауер беше сериозно ангажиран с намирането на решение на проблема с ефективното планиране, той беше и президент на Съединените щати. И той успя да намери решение на този проблем, дори излезе със своя система за управление на времето.

Просто така се случи, че човешкият мозък по-лесно и по-добре възприема структурирана информация, тоест, въведена в някаква специфична система, разбита на рафтове. В същото време би било хубаво да се визуализират тези рафтове, да се направят визуални например, като се използват някакви схеми или диаграми.Именно този принцип на разпределение на случаите е в основата на матрицата на Айзенхауер, която е един от водещите методи в теорията за ефективно управление на времето.

Визуализацията на плана за действия и действия с помощта на матрицата е много проста. Начертайте квадрат на хартия, разделете го с две перпендикулярни линии на четири равни полета. Трябва да получите прозорец с решетка под формата на кръст. Тези полета ще разбият вашия случай на 4 групи, всяка от които ще зависи от знаци за важност / маловажност и неотложност / неотложност. Полетата, образувани от пресечната точка на линиите, се наричат ​​квадранти (математическо понятие) и се означават, както следва:

• квадрант А (важни и неотложни задачи);
• квадрант B (важни, но не спешни задачи);
• квадрант С (не важни, а спешни задачи);
• квадрант D (маловажни и неотложни задачи).

Матрицата на Айзенхауер има както предимства, така и недостатъци. Ще опишем и това, и друго, и ще започнем с предимствата.

• Въпреки името си „матрица“, което предполага нещо сложно, системата всъщност е много лесна за разбиране и се прилага без никакви затруднения.
• Случаите, целите и задачите са разделени само на 4 категории, това помага за по-доброто навигиране в тях.
• Разпределението на задачите според критериите за спешност и важност ви позволява да изтласкате неотложните и маловажни въпроси на заден план, като по този начин ви позволява да се придвижите към важния и спешния фронт. Така се анализират и филтрират случаите. Тези, за които изобщо не е необходимо да губят време, се елиминират.
• Основното предимство е, че матрицата ви позволява да направите разходите за време възможно най-ефикасни, което от своя страна дава възможност да направите всичко навреме.

Недостатъците на тази система също са налични.

• Матрицата е неефективна при дългосрочно планиране. Подходящ е за текущи дела или за близко бъдеще.
• Когато няма ежедневни цели, тогава няма нужда да се използва такава система.
• За да използвате матрицата ефективно, трябва бързо и точно да разпределите целите в групи. За да направите това, трябва да разберете на коя от тях може да бъде определена степента на „важни“ и кои цели не са много важни, които трябва да бъдат изпълнени спешно и кои са незадължителни. Такова обучение отнема време, тоест матрицата не „работи“ за вас веднага, но това е минус.
• И в резултат на предходния параграф може да има грешки с точността на присвояване на делата на определен статус.

Ние разглеждаме всеки квадрант на матрицата по-подробно.

Ако сте майстор в планирането, тогава квадрант А ще бъде празен. Ако в нея се появят нещата, това показва лошата ви организация. Позволявате образование в делата на румпела и блокажи. Причината за тази картина е като правило мързелът.

Или може да не давате приоритет правилно. Разбира се, понякога подобни ситуации са допустими, но когато това се наблюдава систематично, просто е необходимо да се работи върху личната самодисциплина. За да се избегне „уреждането“ на прищявката в квадрант А, е необходимо да се справите със задачите, въведени в останалите полета, своевременно.

Но все пак малък списък със задачи в квадрант А все още може да бъде въведен. Тя може да бъде:

• здравни проблеми;
• случаи, чието неизпълнение може да провокира появата на проблеми, да влоши качеството на живот, да застраши благосъстоянието на семейството и работата;
• случаи, неспазването на които значително ще усложни пътя към постигане на основните цели или ще доведе до тяхното разрушаване;
• изход от различни спешни и кризисни ситуации.

Ако все пак имате много точки в този квадрант, тогава се откажете от всички усилия, за да ги премахнете. И не забравяйте, че прилагането на определени елементи от списъка на важни и спешни може да бъде напълно пренасочено, делегирано на някой от пълномощници, не е необходимо да поемете цялата тежест на всички дела само върху себе си.Този подход ще помогне за бързо справяне с пълнотата на квадрант А.

Наблюденията показват, че хората, които предпочитат да решават проблеми от квадрант Б, стават най-успешни, придвижват се по кариерната стълбица по-бързо, имат финансов просперитет, нямат недостиг на време и живеят хармоничен, пълноценен живот. Неотложните задачи принадлежат към категорията на най-перспективните и приоритетни и ако човек им обърне основното си внимание, тогава всичко се развива както трябва.

Трябва да се има предвид, че липсата на неотложност в група В понякога води до забавяне на изпълнението на определените точки и те преминават към група А, където вече ще се нуждаят от бърза реакция. Ако решаваме важни, но не много спешни задачи постепенно и редовно, тогава този процес ще протече спокойно и ефективно. Необходимо е да се подходи отговорно към този вид бизнес, а липсата на неотложност дава възможност да се контролира напълно напредъкът по въпроса, да се приведат всички подробности до идеала, ясно да се обмислят всички стъпки, като по този начин се получава продуктивен резултат.

Матрицата на Айзенхауер преди всичко ви учи как да давате приоритет. Това означава, че най-важното в планирането е способността да се разграничават важни въпроси, които ви водят към големи цели от второстепенни. Задачите, които трябва да бъдат включени в група C, не са важни, по същество това са неща, които отвличат вниманието от основните цели, не допринасят за напредъка, а напротив, само възпрепятстват процеса на развитие. Често те ви пречат да се концентрирате върху постигането на важни цели и по този начин намалявате ефективността на миналото време.

Не трябва да бъркате спешни въпроси от поле С, които са маловажни, и спешни въпроси от поле А, които са просто изключително важни. Това по правило води до факта, че наистина важното ще остане на заден план. Ярък пример за подобна ситуация могат да бъдат срещи, наложени от някой отвън, от който не се нуждаете, или празни дълги разговори, ходене на партита и тържества, покани, които идват от хора, които не ви интересуват, някакви домакински дела, повреда на домакински уреди и други подобни. Да, това трябва да се направи спешно, но решението на тези задачи не е жизненоважна необходимост и тяхното неизпълнение не води до никакви проблеми.

Класовете от тази група не дават нищо, напротив, могат да навредят много. Те трябва да се опитат да бъдат отложени до по-късно и е по-добре да ги игнорирате напълно. Но врагът трябва да се знае от гледката - задължително е да се състави списък с такива „вредители” в поле D, защото това са самите дейности, които „изяждат” нашето време. Именно тези неща са толкова съблазнителни и привлекателни за много хора поради своята прямота и обещанието да дадат релакс и удоволствие, да прекарат време в сладкото блаженство.

Подобни характеристики на тези „случаи“ създават голямо изкушение да се справим с тях на първо място и нека, както се казва, целият свят да чака. Може да бъде изключително трудно да излезете от пул от такива псевдо-елементи, тъй като те наистина влачат човек. Но опитите за унищожаване на навика да се занимават с тях не бива да се изоставят.

Тези дейности включват:

• разговори за нищо, празни, безсмислени разговори (както по телефона, така и на живо);
• същото като разговорите от предишния параграф, кореспонденция в месинджъри, социални мрежи, всякакъв вид чатове;
• гледане на филми, сериали, телевизионни програми, които не носят семантично натоварване, отвличащи вниманието от сериозни проблеми и дела, предизвиквайки различни негативни емоции;
• компютърни и други (неразвиващи се) игри.

Почивката за тялото и душата е несъмнено необходима, но има много други полезни начини за нейното прилагане:

• четене на качествена литература;
• екскурзии до изложби, театри и музеи;
• Игри за развитие на интелигентност;
• класове в басейна, фитнес зала, туризъм на пързалки, полски екскурзии извън града, пътувания и др.

Ако не можете да премахнете напълно вредните професии от група D от живота си, тогава трябва поне да се опитате да ги забавите, обърнете им внимание само когато нещата от групи А и Б. са завършени. Но се опитайте да намалите количеството време, прекарано в „празни“ дейности ,

Има голяма вероятност да се причисли въпросът към неподходяща група. Това е основният проблем в изграждането на йерархия на нашите приоритети. За да улесните справянето с него, трябва да се научите как да отговаряте на два въпроса с помощта на две думи - „да“ или „не“. Например: „Ще ми помогне ли изпълнението на този случай да се доближа до основната си цел?“ Отговорът „да“ означава важността на случая, а отговорът „не“ е маловажен.

"Ако сега не реша този проблем, ще загуби ли своята актуалност утре?" Отговорът „да“ означава неотложността на въпроса, а отговорът „не“ - не спешността. След като определите категорията за всеки урок по този начин, първо направете неща от група А, а след това от група Б.

Най-доброто време за съставяне на матрица е началото на нов ден. Помислете внимателно пред какви задачи се сблъсквате в близко бъдеще и ги запишете под формата на редовен списък. След това тествайте всеки от тях, като използвате горните въпроси и ги поставете в полетата според отговорите. Не забравяйте да споменете и най-малките и незначителни случаи, които просто ни отнемат времето напразно.

Общият брой задачи, които сами определяте. Като разделите случаите на съответните категории, можете да запишете в тетрадка или да създадете редовен удобен списък в телефонния органайзер, тъй като спешността и значимостта намаляват, така че първите в списъка са случаите от група А, вторите от B, третите от C и от D изобщо не е нужно да пишете Не забравяйте, че задачите от групи А и В са предмет на делегиране на роднини, приятели, колеги или подчинени. Но група В - това са нещата, които е важно да правят сами.

Матрицата на Айзенхауер може да се използва от всички, които се нуждаят от нея. Добре е, защото ще бъде еднакво полезно за всички, независимо от възрастта и социалния статус: ръководителите на организации и предприятия, обикновените работници и офис работниците, и домакините, и учениците, и децата, които учат в училищата.

Нека да разгледаме пример как могат да изглеждат ежедневните записи в системата на Айзенхауер.

Група от неотложни и важни въпроси:

• карам колата до сервиза за ремонт, тъй като имам нужда от нея за работа;
• представя тримесечен отчет;
• справяне с проблем с кредитна карта.

Група неотложни, но важни въпроси:

• да разработи нова тема и да очертае основните насоки на нов проект;
• откажете пушенето;
• научете английски;
• купете членство в салона.

Група спешни, но не важни въпроси:

• отидете на юбилея на Сан Санич от правния отдел;
• поздравявам всички в социалните мрежи за първия ден на пролетта.

Група от неотложни и маловажни дела:

• почистете килера;
• направете неща на мецанина;
• гледайте сериала;
• играйте с папагал.

Матрицата на Айзенхауер може да се сравни със система за пречистване, филтър, който ви позволява да се отървете от ненужните неща. В началото може да се наложи да го компилирате ежедневно, но с натрупването на опит ще започнете да усещате на ниво интуиция какъв бизнес принадлежи към коя категория. И веднага щом подобна система за управление на времето се овладее и научите как да я използвате ефективно, както и правилно разпределите случаите според квадрантите, веднага ще почувствате прилив на свобода.Ще започнете да имате време да правите всичко навреме и в същото време да не бързате, животът ви ще се върне към нормалното си състояние, внезапно ще бъдат постигнати цели, които изглеждат непостижими. И ще ви бъде гарантирано наличието на отлично състояние и висок дух, енергия и енергичност.

Дисциплината е основата на успеха. Със сигурност сте обърнали внимание на такива хора, на които им липсват такива качества, те са в непрекъснат вихър от безкрайни „дела“, през цялото време те правят нещо празно, безсмислено, но според техните твърдения, невъзможно важно. И гледката на тези хора е постоянно уморена, изтощена, загубена, нещастна. Винаги са раздразнени, суетни и неспокойни.

Ако не искате да бъдете такива и не искате да събуждате у хората само съчувствие и съжаление, тогава трябва да действате на принципа на обратното. Ако всичко се случи така за тях и искате обратните резултати, тогава трябва да действате по обратните начини. А именно: да приведете в ред дисциплината, овладете методите на самоорганизация, спазвайте ясни планове, графици и режими, ясно разбирайте кога и какво да правите и най-важното, защо всичко това, каква е целта. И матрицата на Айзенхауер ще бъде чудесен помощник за вас по тези въпроси.

Всъщност не за нищо основателят й, чието име носи, успя да изгради такава главозамайваща кариера и да се превърне в един от най-известните и обичани от президентите на американския народ, както и много успешна военна фигура. И всичко това въпреки факта, че този велик човек е роден в бедно семейство. Можете спокойно да вземете пример от такива хора и да използвате измислените от тях инструменти.