резюме

Резюме на секретаря Съвети за писане

съдържание

Какво прави специалист?
структура
Какво не е необходимо да се посочва?
Как да напиша мотивационно писмо?
проби

Секретарят на фирмата поема задачите по организиране на работата на трудовия колектив и по-специално на ръководителя на дружеството. Това е помощник на ръководителя на компанията, затова на кандидатите се налагат доста строги изисквания за тази свободна позиция. Нека се спрем по-подробно на въпросите за подготовката на успешна автобиография за кандидатстване за длъжност секретар.

Какво прави специалист?

Работата на всеки секретар изисква способността за бързо преминаване от един вид работна дейност към друг. Този човек изпълнява най-различни задачи, но всички те са насочени към подпомагане на първия човек в компанията в работата, както и спестяване на работното и личното му време. Традиционно работните функции на този специалист включват документи, работа с телефон, телефонна централа и офис техника, преразпределяне на обаждания, както и организиране на срещи, командировки и друга работа.

Секретар на рецепцията Той отговаря за първоначалния прием на клиенти и посетители, комуникация по телефона, получаване на факсове, както и сервизна поддръжка за преговори на ръководителя.
Административни задължения включва организация на най-ефективното взаимодействие между служителите на предприятието, поддържане на реда в офис пространството, поддържане на офис техника, осигуряване на офиса на компанията с всички необходими канцеларски материали и стоки за бита.
Задачите на личния асистент на лидера са малко по-различни. Този специалист винаги е в крак с предстоящите събития.На негово рамо е да състави график на работни срещи на шефа, изпълнение на личните му задачи и много други задачи, които обикновено се конкретизират индивидуално за всеки случай.
Съдебен служител обикновено се привързва към един съдия - този служител участва в съдебните заседания и извършва цялата необходима документална работа. Съдебният служител се занимава с архивиране на документи, прехвърляне на материали в канцеларията, водене на протокол от съдебното заседание, както и изпращане на призовки. Изискванията за тази длъжност са много високи: служителят трябва да има по-високо юридическо образование и поне 2 години професионален опит.
прессекретарят наблюдава проблемите на представянето на марката, взаимодейства с медиите, съставя селекция от актуални новини. Личният асистент приема цялата кореспонденция, подготвя всички бизнес документи за първо лице на компанията, събира информация по един или друг начин, свързана с приемането на важни решения, а също така изпълнява еднократни поръчки на шефа.

Спецификата има и в дейностите на нотариус помощник, секретар-преводач, както и служител на училищното звено.

структура

Всяко резюме се състои от няколко блока. По-долу са препоръки какво да посочите във всеки от тях на бъдещия секретар.

задължения

В разширена версия списъкът на задачите на всеки секретар е следният:

приемане на входящи писма и заявления, тяхното преразпределение, прехвърляне на отговорни лица;
получаване на документация за подпис на ръководителя;
отговаряне на входящи повиквания и пренасочване на тях;
организация на бизнес преговори на началника;
изготвяне на жалби, писма и други документи по искане на ръководителя;
подготовка на срещи и работни срещи, събиране на необходимите материали, уведомяване на всички участници в събитието за мястото и часа на провеждането им, финализиране на протоколите от срещите;
предоставяне на услуги за организиране на среща на гостите на ръководителя;
контрол върху изпълнението от страна на служителите на дружеството на заповедите на администрацията;
осигуряване на администрацията на компанията с необходимите канцеларски материали, офис техника и други средства за улесняване на безпроблемната работа на персонала;
приемане на посетители;
поддържане на архива на компанията;
Организиране на командировки на първото лице на компанията: закупуване на билети, както и резервации за хотелска стая
изпълнение на други инструкции.

Ако кандидатствате за длъжност помощник секретар, тогава бъдете готови, че списъкът на задълженията ще включва проверка на документи, подготовка на аналитични прегледи, събиране на материали за доклади и изказвания.

умения

Един успешен кандидат за длъжност секретар трябва да притежава следните умения, които могат да бъдат посочени в автобиографията:

водене на отчетност;
провеждане на телефонни разговори;
среща и първоначална консултация с клиенти;
офис поддръжка;
обработка на кореспонденция;
организиране на събития и бизнес срещи;
управление на времето на главата;
познаване на офис техника и програми за офис компютър.

Какви конкретни умения са приоритетни, зависи от сферата на дейност на компанията, Например, ако е необходим секретар в медицински център, тогава е малко вероятно да са необходими задълбочени познания по документи и управление на документи, едва ли ще ви е необходима способността да съставите документи за виза. Тази позиция изисква умение за комуникация с клиентите, познаване на основите на медицинските дела, умение за комуникация по телефона в големи количества.

постиженията

Професионалните постижения са важни за всеки работодател; сред най-важните обикновено се разграничават следните точки:

оптимизация на управлението на документи на компанията;
създаване на оптимален работен климат в офиса;
организация на система за взаимодействие между звена;
Поддръжка при пътуване
координация на куриерските и почистващи услуги.

Професионални и лични качества

Компетентният секретар трябва да притежава такива важни качества като:

отвореност за комуникация;
отговорност и ориентация към резултатите;
активна житейска позиция;
способност за изпълнение на задължения в многозадачност;
способността за бързо преминаване от една дейност към друга;
липсата на каквито и да било лоши навици;
устойчивост на стрес;
точност и скрупульозност;
желанието да завърши започнатото докрай;
благоприличие;
способност за работа с лична информация;
компетентен говорим и писмен език;
добро познаване на бизнес етикета;
способност за действие в екип.

Трудов стаж

Ако вече сте работили като секретар, тогава няма да ви е трудно да опишете работния си опит. Ще бъде много по-трудно за онези кандидати, които за първи път търсят работа по тази специалност. Независимо от това, липсата на опит не е причина да се разстройвате, винаги можете да подчертаете ключовите си умения, които притежавате.

Например, можете да посочите:

владеене на английски и испански език;
притежаване на всички основни офисни програми;
познаване на офис техника;
Сляпо въвеждане с 10 пръста (300 знака в минута).

Винаги трябва да подчертавате козовете си - това ще позволи на работодателя да види в какво сте силен и да се заинтересува от вашата кандидатура.

образуване

За да кандидатствате за длъжност секретар-референт в уважавана компания, трябва да имате висше образование. Често обаче се изисква ефективно изпълнение на задълженията допълнителни курсове и обучения по деловодство, архивиране, както и обучение за работа с офис техника, В малките офиси секретарите често допълнително изпълняват задълженията на младши адвокат или поддържат счетоводни записи. В този случай, съответно, ще ви трябва юридическо или икономическо образование.

При кандидатстване за длъжността секретар-администратор и служител на рецепцията наличието на висше образование не е основно.

Какво не е необходимо да се посочва?

Нека се спрем малко повече на това, което не е необходимо да бъде посочено в автобиографията.

Хобита и хобита, Не трябва да рисувате подробно как обичате да отглеждате цветя / плетете / бродирате, в случай че бъдещата ви дейност не е свързана с това.
Цялата налична работа. Мнозина започват кариерата си с позиции като продавач, портиер или чистач. Ако работите повече от 10 години, ще бъде напълно достатъчно да се спрете на 2-3 места в подобна специалност.
Секретарят трябва да има приятен външен вид, затова е желателно да прикачите снимка към автобиографията. Тук обаче не се допуска сексуален произход - ограничете се до строга снимка „за документи“. Изображенията в бански костюм или ресторант може да не са правилно обработени.

Как да напиша мотивационно писмо?

Мотивационно писмо не се изисква, но въпреки това прави благоприятно впечатление на потенциалния работодател. Не е необходимо да се повтаря всичко, което е написано в самата автобиография. Тук трябва да идентифицирате интереса си към свободното място и накратко да подчертаете наличието на основни умения и уменияда ви помогне при професионални задължения.

В края на писмото благодарете за проявения интерес и изразете искрена надежда за отговор.