Резюме на Office Manager: Структура и указания за попълване

Успешната кариера започва с компетентно възобновяване на писането и впечатлението, което ще направи. Затова е важно този документ да събуди интереса на работодателя. Правилната автобиография може да представи потенциалния служител като най-подходящия специалист за открита позиция. Това важи особено за младите хора, които тепърва започват работа, които трябва да могат да структурират своя дори минимален трудов стаж в резюме.

Мнозина определят служебните отговорности на офис мениджър и секретар. Има някои прилики: получаване на входящи обаждания и кореспонденция, пишене, организиране на срещи и изпълнение на всички инструкции на ръководството. Задълженията на мениджъра на офиса са насочени към осигуряване на живота на офиса. Те могат да бъдат много по-широки с възлагането на допълнителни компетенции на секретаря или помощник-ръководителя.

Резюмето трябва да има ясна структура и прост език за представяне. Общоприетата форма на този писмен документ са раздели с информация, поставена в определена последователност:

• желана позиция;
• фамилия, име и отче;
• информация за контакт;
• цел на резюмето;
• професионални компетенции, подходящи длъжности, за които кандидатства кандидатът;
• образование (начално и средно);
• трудов стаж;
• лични качества;
• допълнителни данни;
• препоръки.

Още на етапа на автобиографията кандидатът ще може да се докаже добре, като го е издал в съответствие с всички правила на бизнес документ.

Ако използвате правилно принципите на дизайна, тогава читателят ще формира положително възприятие:

• заглавието "Обобщение" не е написано;
• обем - не повече от 2 страници A4;
• текстът се разделя на кратки, лесни за четене абзаци;
• препоръчва се използването на шрифтове Times New Roman или Arial с размер на основния текст - 12 размер, заглавия - 20 размер, субтитри - 14 размер;
• всички преводи се извършват от списъка;
• Можете да акцентирате върху информацията, като я подчертавате с удебелени или с по-големи букви (от 14 до 16 размера на шрифта);
• текстът не трябва да бъде погрешен;
• информацията трябва да бъде обобщена.

Принципите за писане на автобиография са еднакви за всички публикации.

• В секцията „Желана позиция“ трябва да е ясно посочено името на свободното място. В случай, че няма информация за свободни длъжности, трябва накратко да опишете обхвата на вашия професионален интерес, например „IT специалист“. Ако нямате трудов стаж, трябва да посочите „стажант / асистент“ и обхвата на работа, например маркетинг, финанси, ИТ.
• Следните са лични данни: фамилия, име и отче. Препоръчва се да се поставят в центъра или от лявата страна. Често работодателите отправят искания към явяването на кандидатите и са помолени да изпратят автобиография със снимка. Ако е необходимо, най-успешният бизнес кадър трябва да бъде поставен в резюмето.
• В параграф "Информация за контакт" отразете телефона, имейл адреса, след което посочете датата на раждане и очакванията за заплата. Трябва наистина да оцените уменията си, така че желаната заплата да бъде оправдана. Ако фирмата има клонове, е необходимо да посочите готовност за преместване и командировки.
• Следващият блок е целта. Можете просто да напишете: „Получете позицията офис-мениджър“.
• Education. Списък на учебните заведения, като се започне от последната, с дати на приемане и завършване. Информацията за специалността и университета (университет, колеж) трябва да съответства на тази, предписана в дипломата. Курсове, обучения, стажове е по-добре да пишете тези, които са свързани с позицията, за която служителят претендира.
• Трудов стаж, Необходимо е да опишете своята трудова дейност, така че работодателят да обърне внимание на този кандидат. Последното място на работа е посочено първо. Стига 5 организации. Описанието на предишния опит трябва да бъде конкретно, периодите на работа трябва да бъдат посочени до най-близкия месец, пълното име на компанията с краткото й описание, заеманата длъжност и функционалните отговорности. При правилното съставяне на този раздел трябва да се акцентира върху предишни работни места, които са възможно най-близо до желаната позиция. Това ще увеличи стойността на служителя, ако преди това е работил като помощник секретар, адвокат, оператор на кол център.
• постиженията, Трябва да се опишат конкретни постижения на предишни работни места и да бъдат изброени всички налични стимулиращи мерки, получени от предишното ръководство.
• Професионални умения. Работодателите избират интелигентен и активен служител, който знае как да гарантира, че всички неща се правят ясно навреме и служителите смятат, че има човек, който се грижи за детайлите в офиса на домакинството. Освен това те търсят човек с високо ниво на съпричастност, който сам знае как да вижда проблеми и да намери решение за тях. Затова си струва да посочите само онези умения, които са подходящи за предложеното свободно място.

Работни задачи:

• управление;
• приложение;
• икономическа подкрепа;
• контролира;
• отчети.

Общи задачи:

• грижа за офиса и служителите;
• поща и работен поток;
• среща с изпълнители и партньори;
• поръчка на вода, храна, мебели, оборудване.

Основни знания и умения на офис мениджъра:

• опит в организирането на срещи;
• Притежаване на бизнес етикет.

Успешен кандидат може да установи всички процеси в офиса и да контролира работата на помощните звена. Този специалист често е длъжен да проследява рождените дни на служителите, да организира фирмени празници, да организира поздрави, да закупи подаръци, букети и сувенири.

За себе си. Това е изброяване на лични черти на характера, които ще помогнат за изпълнение на задачите на съответната позиция: организационни наклонности, съвестност, точност, независимост, търпение и гъвкавост.

Задължителни изисквания за офис мениджър:

• здрав разум;
• компютърна грамотност;
• компетентна реч;
• дейност по решаване на възникващи проблеми.

Устойчивост на стрес, безконфликтност, добра памет и организация са добре дошли., Ефективните мениджъри на офиси се отличават и с наличието на определени лични качества: проактивност, отлични комуникационни умения и добра воля. При липса на трудов опит трябва да се обърне внимание на трудолюбието, старанието, обучението и лесната адаптация в екипа. Въпреки това, повече от 6 символни черти не трябва да бъдат включени в описанието.

В секцията „Допълнителна информация“ можете да включите любимите си дейности, както и факта, че знаете как да управлявате автомобил. И последният раздел - „Препоръки“ - представяне на характеристиките и контактите на бившите ръководители.

В допълнение към резюмето се изпраща мотивационно писмо. Понякога самите работодатели, публикувайки свободни работни места в уебсайтове за заетост, изискват прикрепяне на мотивационно писмо в отговор. В съдържанието му е необходимо да се говори за вашите очаквания от бъдещо сътрудничество. Това дава шанс да бъдете поканени за интервю. Ето пример за мотивационно писмо.

„Изпращам автобиография, за да ме считат за офис мениджър. Ще се радвам да работя в стабилна, голяма и реномирана компания. Сигурен съм, че именно в Mobile TeleSystems ще успея да реализирам своя потенциал.

Към днешна дата имам опит като секретар на ръководителя, специалист по HR администрация. Надявам се, че отговорността и вниманието към детайлите на документите, разработени в предишни дежурни пунктове, ще ме направят вашият ефективен служител.

Бих искал да получа покана за интервю и да разкажа по-подробно за моя професионален опит, както и да отговоря на всички въпроси.

С уважение, F.I.

Примерно CV за офис мениджър

Албина Кравцова

Дата на раждане: 30.09.1995

Цел: запълване на свободна позиция на ръководител на офис

Желан доход: от 45 хиляди рубли

График: пълен работен ден

Готов за командировки, готов за преместване.

Информация за контакт:

адрес на жилището:

телефон:

Е-мейл:

Образование:

• PenzGTU, Пенза (2013–2017). Професионално обучение по отрасли. Профил "Икономика и управление".
• PenzGTU, Пенза (2013–2014). Професионално обучение по програма "Счетоводител".
• PSU (2010–2013). Управление и компютърни науки в техническите системи.
• GOU „Пензенско строително-комунално училище“ (2005–2008). Компютърен оператор.

Професионален опит

Информация за трудовата дейност:

12. 2015 – 11. 2019

Старши специалист по поддръжка, Единна информационна система

• Получаване, регистрация и обработка на входящи информационни искания и обжалвания по електронна поща.
• Претенции и съвети.
• Събиране и анализ на информация за решаване на проблемите на потребителите на сайта.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Оператор на кол център на Единната информационна система.

• Получавайте входящи повиквания, регистрирайте обаждания.
• Консултиране на потребителите на сайта.

LLC Global. ru »

01. 2010 – 04. 2013

Офис мениджър

• Организация на работа и поддържане на живота на офиса, съхраняване на човешки записи, работа с бизнес документи, поща и интернет банкиране.

LLC Infotex

10. 2008 – 12. 2009

HR специалист

• Поддържане на работния процес на персонала.

TC Fortuna

01. 2007 – 09. 2008

Акаунт мениджър

• Регистрация на абонатната документация, консултация с абонати, продажба и активиране на SIM карти.

NSS CJSC

Основни знания и умения:

• умения за работа с партньорски организации;
• компютърни, офис техника и софтуерни умения;
• умения за работа с документи, отчитане;
• отлични познания за работа в офиса;
• организация, внимание към детайла.

Допълнителна информация:

• чужди езици: английски (основно ниво);
• ниво на компютърни умения: уверен потребител;
• компютърни програми: Photoshop, MS Office;
• семейно положение, информация за деца: не женени, без деца;
• хобита, хобита: живопис, творческа фотография, пътуване, психология.

Лични качества:

• устойчив на стрес, имам опит в разрешаването на различни ситуации;
• способни да учат.

Цели и житейски планове:

• работа в модерна компания с възможност за по-нататъшно развитие на лични и професионални качества за кариерно израстване;
• получавам допълнителен опит, който ще ми позволи да развивам нови умения, да разширя отговорностите си и по този начин да стана най-ефективният служител.

Препоръки са достъпни при поискване.