Samenvatting

Secretaris Samenvatting Schrijftips

Inhoud

Wat doet een specialist?
Structuur
Wat hoeft niet aangegeven te worden?
Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?
Monsters

De bedrijfssecretaris neemt de taken op zich van het organiseren van het werk van het arbeidscollectief en in het bijzonder het hoofd van het bedrijf. Dit is een assistent van het hoofd van het bedrijf, daarom worden er voor deze vacature vrij hoge eisen gesteld aan kandidaten. Laten we dieper ingaan op de kwestie van het opstellen van een succesvol cv voor het solliciteren naar een functie als secretaris.

Wat doet een specialist?

Het werk van elke secretaris vereist de mogelijkheid om snel van het ene type werk naar het andere over te schakelen. Deze persoon voert verschillende taken uit, maar ze zijn allemaal gericht op het helpen van de eerste persoon in het bedrijf bij het werk, en op het besparen van zijn werk- en persoonlijke tijd. Traditioneel omvatten de functies van deze specialist papierwerk, werken met de telefoon, PBX en kantoorapparatuur, het herverdelen van oproepen, evenals organisatie van vergaderingen, zakenreizen en ander werk.

Secretaris bij de receptie Hij is verantwoordelijk voor de eerste ontvangst van klanten en bezoekers, communicatie per telefoon, het ontvangen van faxen en serviceondersteuning voor de onderhandelingen van het hoofd.
Administratieve taken omvat de organisatie van de meest effectieve interactie tussen de werknemers van de onderneming, het handhaven van de orde in de kantoorruimte, het onderhoud van kantoorapparatuur, het voorzien van alle benodigde kantoorbenodigdheden en huishoudelijke artikelen in het kantoor van het bedrijf.
De taken van de persoonlijke assistent van de leider zijn iets anders. Deze specialist is altijd op de hoogte van aankomende evenementen.Het ligt op zijn schouders om een schema op te stellen van werkvergaderingen van de baas, vervulling van zijn persoonlijke opdrachten en vele andere taken, die meestal afzonderlijk afzonderlijk worden gespecificeerd.
Griffier meestal verbonden aan één rechter - deze officier neemt deel aan rechtszittingen en verricht alle noodzakelijke documentaire werkzaamheden. De griffier houdt zich bezig met het archiveren van documenten, het overbrengen van materiaal naar het kantoor, het bijhouden van de zitting en het verzenden van dagvaardingen. De vereisten voor deze functie zijn zeer hoog: de werknemer moet een hogere juridische opleiding hebben en minimaal 2 jaar beroepservaring.
Woordvoerder houdt toezicht op kwesties van merkpresentatie, communiceert met de media, stelt een selectie van actueel nieuws samen. De persoonlijke assistent accepteert alle correspondentie, bereidt alle zakelijke documenten voor de eerste persoon van het bedrijf voor, verzamelt op de een of andere manier informatie met betrekking tot het nemen van belangrijke beslissingen en voert ook eenmalige opdrachten van de baas uit.

De bijzonderheden zijn ook aanwezig in de activiteiten van de notaris-assistent, secretaris-vertaler en een medewerker van de schooleenheid.

Structuur

Elk cv bestaat uit verschillende blokken. Hieronder vindt u aanbevelingen over wat u in elk ervan aan de toekomstige secretaris moet aangeven.

Verantwoordelijkheden

In een uitgebreide versie is de lijst met taken van elke secretaris als volgt:

aanvaarding van inkomende brieven en aanvragen, hun herverdeling, overdracht aan verantwoordelijke personen;
ontvangst van documentatie voor ondertekening door het hoofd;
inkomende oproepen beantwoorden en doorsturen;
organisatie van zakelijke onderhandelingen van de chef;
op verzoek van het hoofd beroepen, brieven en andere documenten opstellen;
het voorbereiden van vergaderingen en werkvergaderingen, het verzamelen van het benodigde materiaal, het informeren van alle deelnemers aan het evenement over de plaats en het tijdstip van hun vergadering, het afronden van de notulen van de vergaderingen;
het verlenen van diensten voor het organiseren van een bijeenkomst van gasten van het hoofd;
controle over de uitvoering door medewerkers van het bedrijf van de opdrachten van de administratie;
de administratie van het bedrijf voorzien van de nodige kantoorbenodigdheden, kantoorapparatuur en andere middelen om de goede werking van het personeel te vergemakkelijken;
ontvangst van bezoekers;
het archief van het bedrijf bijhouden;
Organisatie van zakenreizen van de eerste persoon van het bedrijf: aankoop van kaartjes, evenals hotelkamerreserveringen
uitvoering van andere instructies.

Als u solliciteert naar de functie van secretaris-assistent, wees er dan op voorbereid dat de takenlijst verificatie van documenten, voorbereiding van analytische beoordelingen, verzamelen van materiaal voor rapporten en toespraken omvat.

Vaardigheden

Een succesvolle kandidaat voor de functie van secretaris moet over de volgende vaardigheden beschikken, die in het cv kunnen worden vermeld:

papierwerk;
telefoongesprekken voeren;
ontmoeting en eerste consult van klanten;
kantoorondersteuning;
correspondentie verwerking;
organisatie van evenementen en zakelijke bijeenkomsten;
tijdmanagement van het hoofd;
kennis van kantoorapparatuur en pc-programma's op kantoor.

Welke specifieke vaardigheden prioriteit hebben, hangt af van het werkterrein van het bedrijf. Als er bijvoorbeeld een secretaresse nodig is in een medisch centrum, dan is het onwaarschijnlijk dat een grondige kennis van papierwerk en documentbeheer nodig is, en u zult nauwelijks de mogelijkheid nodig hebben om documenten op te stellen voor een visum. Deze functie vereist het vermogen om met klanten te communiceren, kennis van de basis van medische aangelegenheden, het vermogen om in grote hoeveelheden aan de telefoon te communiceren.

Prestaties

Professionele prestaties zijn belangrijk voor elke werkgever; van de meest significante worden meestal de volgende punten onderscheiden:

optimalisatie van documentbeheer van het bedrijf;
het creëren van een optimaal werkklimaat op kantoor;
organisatie van een systeem van interactie tussen eenheden;
Reisondersteuning
coördinatie van koeriers- en schoonmaakdiensten.

Professionele en persoonlijke kwaliteiten

Een competente secretaris moet beschikken over belangrijke eigenschappen als:

openheid voor communicatie;
verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid;
actieve levenshouding;
vermogen om taken uit te voeren in multitasking;
de mogelijkheid om snel van de ene activiteit naar de andere over te schakelen;
de afwezigheid van slechte gewoonten;
stressbestendigheid;
nauwkeurigheid en nauwgezetheid;
de wens om te voltooien wat tot het einde was begonnen;
fatsoen;
vermogen om met persoonlijke informatie te werken;
bekwame gesproken en geschreven taal;
goede kennis van zakelijke etiquette;
vermogen om in een team te handelen.

Werkervaring

Als je al als secretaresse hebt gewerkt, zal het voor jou niet moeilijk zijn om je werkervaring te beschrijven. Het zal veel moeilijker zijn voor aanvragers die voor het eerst werk zoeken in deze specialiteit. Desalniettemin is het gebrek aan ervaring geen reden om van streek te zijn, je kunt altijd je belangrijkste vaardigheden die je bezit benadrukken.

U kunt bijvoorbeeld specificeren:

vloeiend Engels en Spaans;
bezit van alle basis office-programma's;
kennis van kantoorapparatuur;
Blind typen met 10 vingers (300 tekens per minuut).

Je moet altijd je troeven uitlichten - hierdoor kan de werkgever zien waar je sterk in bent en geïnteresseerd raken in je kandidatuur.

Onderwijs

Om te solliciteren naar de functie van secretaris-referent in een respectabel bedrijf, moet je een hogere opleiding hebben. Een effectieve taakuitvoering vereist echter vaak aanvullende cursussen en trainingen in administratief werk, archivering, evenals training in het werken met kantoorapparatuur. In kleine kantoren vervullen secretarissen vaak ook de taken van een junior advocaat of houden ze een boekhouding bij. In dit geval heeft u respectievelijk een juridische of economische opleiding nodig.

Bij het solliciteren naar de functie van secretaris-administrateur en medewerker bij de receptie is de aanwezigheid van hoger onderwijs niet fundamenteel.

Wat hoeft niet aangegeven te worden?

Laten we wat meer stilstaan bij wat niet in het cv hoeft te worden vermeld.

Hobby's en hobby's. Je moet niet in detail schilderen hoe je bloemen wilt kweken / breien / borduren als je toekomstige activiteit hier niets mee te maken heeft.
Alle beschikbare werkervaring. Velen beginnen hun carrière met functies zoals een verkoper, conciërge of schoonmaker. Als je al meer dan 10 jaar werkt, is het voldoende om te stoppen op 2-3 plaatsen in een vergelijkbare specialiteit.
De secretaris moet er prettig uitzien, daarom is het raadzaam om een foto bij het cv te voegen. Hier is echter geen seksuele achtergrond toegestaan - beperk je tot een strikte foto "voor documenten". Afbeeldingen in een zwempak of restaurant worden mogelijk niet correct verwerkt.

Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?

Een sollicitatiebrief is niet verplicht, maar maakt wel een gunstige indruk op de potentiële werkgever. Het is niet nodig om alles wat in het cv staat te herhalen. Hier moet u uw interesse in de vacature identificeren en in het kort de aanwezigheid van basisvaardigheden en competenties benadrukkenom u te helpen met professionele taken.

Dank aan het einde van de brief voor uw interesse en spreek oprechte hoop uit op een reactie.