Офис мениджър: кой е това и какво прави?

В съвременния бизнес нито една компания с офис не може да работи без работата на офис мениджър. Тази позиция включва администриране и управление на работния процес в офиса на организацията.

По същество мениджърът на офиса е онази информативна и водеща връзка, където всички работни моменти на компанията се сближават и се решават. Той взаимодейства между мениджъра и неговите подчинени, информира обикновените служители за документите, подписани от управителя, взаимодейства с клиентите на компанията, следи кореспонденцията, следи работата на фирмата и осигурява офиса на офис, следва директните инструкции на директора и неговите заместници.

Офис мениджър - служител, който осигурява на целия офис пълноценен работен процес. Описание на професията ще ви помогне да разберете по-добре същността на работата.

Според класификатора на работни професии и длъжности на служителите професията на офис мениджър и неговите задължения значително се различават от професията секретар. Офис мениджърът, на първо място, организаторът на офис пространството на компанията, управител и администратор в едно лице. Професията на секретар предполага неговото подчинение само на конкретно лице (директор, заместник-директори, висши мениджъри) и воденето на неговите дела.

Офис мениджърът контролира цялата текуща работа на офиса, главно работата на хартия. Проследява непрекъснато офис техникаосигурява служители на компанията канцеларски принадлежности, своевременно информира служителите за поръчките, инструкциите и съобщенията за офиса, издадени от ръководителя, получава входящи телефонни обаждания, ако е необходимо, съхранява календар на срещи и пътувания на директора. В този случай вакантното място се нарича „офис мениджър с функциите на секретар“.

Тъй като работата на ръководителя на офиса включва организационни, информационни и административни действия, неговите длъжностни задължения включват определени функционални задачи. Именно в това се крие заетостта и същността на дейността на офис мениджъра, която трябва:

• да подготвим офиса за новия работен ден: проверете работата на телефоните, компютрите и офис техниката, наличието на консумативи (хартия, пълнени касети с принтер);
• следи, следи чистотата в офис помещения, спазване на санитарните стандарти (правилно осветление, вентилация, температурни условия в помещенията), проверете работата на сплит системи;
• навременна покупка на офис консумативи и да ги осигуряват своевременно с офис работници;
• поръчайте питейна вода, перилни препарати, тоалетна хартия, салфетки;
• контролира текущия работен процес: подготвя необходимите документи, доклади, работни материали, необходими за пълноценната работа на офиса, решава други работни моменти и задачи;
• ежедневно наблюдавайте работата на водача и куриера;
• според указанията на мениджъра, офис мениджърът разпределя задълженията между служителите, поставя задачи за тях, представя на вниманието им необходимата работна информация, определя нивото на тяхната отговорност, анализира ефективността на резултата;
• изчисляване и оценка на месечните финансови разходи относно поддържането на офиса, следи за неговото изпълнение;
• пазете график броят на дните и часовете, отработени от всеки служител в рамките на календарния месец, навреме за прехвърляне на разписанието за отчитане на заплатите;
• следи за спазването на трудовата дисциплина: в случай на забавяне, ранно напускане на работа, отсъствия на служителите, информирайте ръководството на компанията, следете за нарушенията и неспазването на дрес-кода;
• организират срещи регистрирайте и подпомагайте посетителите при решаването на техните проблеми.

Основните компетенции на мениджъра на офиса включват подготовката и провеждането на преговори, срещи, срещи:

• той трябва да подготви всички необходими материали, осигуряват присъствие на мероприятия на всички заинтересовани страни, водят регистър на срещата;
• да кореспондирам с клиенти и партньори на компанията, правите пощенски материали;
• работа с входяща и изходяща офис кореспонденция, регистрирайте го, изпратете;
• оказват съдействие и помощ на служителите при разрешаване на конфликти и спорове;
• координира работата в офиса в края на работния ден проверете офис оборудване, осветление, сплит системи, климатици за тяхното изключване от захранването;
• в някои случаи ръководителят на офиса е отговорен за намирането и наемането на нови служители (поставя информация за необходимите свободни работни места в специални сайтове, разглежда резюмета, извършва предварителен подбор на кандидатите, провежда интервюта);
• информира потенциалните клиенти писмено или по телефона за цената на стоките и услугите според ценовата листа;
• съветва за местоположението на фирмените отдели, техните функции;
• поддържа клиентска база предприятие;
• Извършва задължения за поддръжка на сайта, реклама на стоки и услуги, поръчва сувенири, печат, разпространява информационни материали.

За да заеме длъжността ръководител на офиса, кандидатът трябва да притежава ключовите умения, необходими за извършване на тази работа, както и да има определени лични и професионални качества.

Личните качества на човека са биологичните и социалните компоненти, които съставляват неговата личност. Биологични компоненти човек получава от природата, своите родители и предци под формата на определен набор от гени. Социален компонент - Това е социалната среда, в която човек е израснал.

И двата компонента формират характер и личност, дарявайки индивида с определени качества, както добри, така и отрицателни. Сглобявайки всички черти на личността на човек, можете да получите обективен надежден психологически портрет.

Положителните качества на личността включват такива черти на характера като:

• честност;
• постоянство в постигането на целта;
• грижа;
• самодисциплина;
• отговорност и организация;
• трудолюбие, постоянство;
• вътрешно благородство;
• обективност;
• общителност, учтивост, приятелско отношение към хората;
• самообладание, решителност, внимателност, точност;
• липса на конфликт, способност за разрешаване на спорове между служителите, оптимизъм и позитив във всичко;
• бързина, бърза остроумие, полезност;
• активност, амбициозност.

Зад тази черта на личността стои психологическото и емоционалното възпитание на човек, неговата наследственост и социалната среда, в която той е израснал.

Отрицателните качества на личността включват:

• липса на монтаж, небрежност;
• депресивен поглед върху живота, липса на оптимизъм;
• невъзможност за събиране на мисли във времето и последователно решаване на поставените задачи;
• агресивен характер;
• склонност към клюки и интриги.

Бизнес качествата на човек са способността му да изпълнява определени трудови задачи и функции.

По бизнес качества можете да прецените колко ефективно кандидатът ще може да организира работния си процес, колко добре ще изпълнява своите работни задължения. За да управлява успешно офиса, кандидатът трябва да притежава освен знания и умения и определени бизнес качества, които включват:

• образование, ниво на умения;
• трудов стаж;
• бързо учене, адаптиране към новите условия;
• взискателност към себе си и към другите;
• способност за работа в многозадачни условия, едновременно решаване на няколко въпроса наведнъж;
• аналитично мислене, способността да се мисли гъвкаво и нетрадиционно, да се правят правилни изводи, да се обобщава;
• бизнес хватка;
• лидерски качества;
• желание за работа извънредно;
• ораторство, дипломация и убеждаване;
• умения за бизнес комуникация.

Професионалните качества на човек са комбинация от лични и бизнес качества, плюс всички умения, които той успя да придобие през цялата си кариера. В своята професионална дейност ръководителят на офиса трябва:

• имат определени знания умения в управление на офиса;
• професионално приложете вашите знания и умения на практика;
• да може да работи с документи познават принципите на организацията на работния процес, правилата за формиране на архива;
• бъдете уверен потребител на компютъра и друга офис техника;
• познайте добре процеса на работа, работа с входяща и изходяща поща, познаване на правилата за нейната регистрация, незабавно довеждане на решенията на ръководителя в структурните звена, следене на сроковете служителите на компанията да изпълняват документите, написани от тях, да изпраща изходяща кореспонденция по пощата или куриер;
• притежават административни умения;
• Умейте да пишете бързо познават принципите и правилата за подготовка на определени документи (заповеди, инструкции, инструкции, постановления);
• бързо управлявайте полезни знания (аварийни контакти, електричество, водопровод, услуги за доставка на обяд);
• знаят чужди езици (не винаги), въпреки че в някои компании познаването на определен чужд език е основното условие за кандидата и в този случай ръководителят на офиса трябва да владее свободно говорене, четене и писане на чужд език;
• умее да говори и пише правилно, изразявайте мислите си на добър литературен език;
• собствен умения за бизнес етикет.

Нито едно висше учебно заведение не преподава професията офис мениджър. Можете да получите обучение и да получите диплома или сертификат за професионално обучение в бюджетни или частни центрове за обучение, колежи.

В големите компании по правило искат да видят специалист на тази позиция само с висше образование, т.е. Малките предприятия могат да наемат служител със средно или средно специализирано образование.

Основното, на което всеки работодател обръща внимание, е трудов опит в тази позиция, ниво на компютърни умения, познаване на офис техника и способност за работа върху нея, познаване на основите на документи и архивиране, владеене на чужди езици.

За да съставите правилно резюме и да получите заветна позиция, трябва подробно, но честно посочете цялата информация за себе си: лични, професионални, бизнес качества, трудов опит на подобна позиция, ниво на образование.

Нивото на очакваната заплата ще изясни на работодателя какво може да предложи и за какво кандидатства кандидатът.

Не давайте невярна информация за трудов стаж, образование - Всичко това може лесно да се провери, в този случай свободното място за кандидата ще стане недостъпно, те просто ще му откажат.

Наличието на снимка е положителен момент за кандидата, т.е. работодателят трябва да знае чието резюме обмисля. Офис мениджърът е лицето на компанията и не е безразлично работодателят кой ще я представлява.

Не забравяйте да посочите нивото на вашето образование, често работодателят за тази позиция отнема специалист с висше икономическо, юридическо, психологическо или филологично образование.

Такава информация ще бъде полезна за работодателя.

Когато съставяте резюме, спазвайте неговата структура:

• лична информация - име, възраст, контакти;
• персонален - разделът се счита за незадължителен за изпълнение, но е по-добре да го попълните;
• основни умения - посочете какви офис програми имате, избройте всички курсове за продължаващо обучение, семинари, обучения, други допълнителни обучения, които сте завършили;
• трудов стаж - избройте всичките си практики, стажове, завършени проекти, доброволчески програми, в хронологичен ред посочете предприятията, в които сте работили преди, образование и обучение (отразявайте всички образователни програми и области, които сте завършили);
• препоръки - в този раздел посочете имената и контактите на хората, които може да ви препоръчат на нов работодател, за да отговорят положително на вас.

Ако кандидат за работа без опит е кандидатствал за длъжността мениджър на офис, тогава е по-добре изобщо да не се отразява този раздел. Няма нужда да показвате на работодателя липса на знания и умения. В този случай е по-добре да опишете вашите лични и бизнес качества, какъв вид образование имате основно и допълнително (семинари, обучения).

Като трудов опит може да се посочи индустриалната практика, стажантите, уменията за организиране на конкретни събития, участие в олимпиади, конференции, състезания и различни тестове. Ако имате постижения и успехи, които са пряко свързани с бъдещата ви работа, не забравяйте да напишете тази информация в резюме.