טיפים לכתיבת סיכום המזכיר

מזכיר החברה לוקח על עצמו את המשימות של ארגון עבודת קולקטיב העבודה ובעיקר את ראש החברה. זהו עוזר של ראש החברה, ולכן מוטלות דרישות די מחמירות על המועמדים לתפקיד זה. נסקור ביתר פירוט בנושאי הכנת קורות חיים מוצלחים להגשת מועמדות לתפקיד מזכיר.

עבודתו של כל מזכירה דורשת את היכולת לעבור במהירות מסוג אחד של פעילויות עבודה לסוג אחר. אדם זה מבצע מגוון משימות, אך כולן מכוונות לסייע לאדם הראשון בחברה בעבודה, כמו גם לחסוך את זמנו בעבודה ובאיש. באופן מסורתי, פונקציות העבודה של מומחה זה כוללות ניירת, עבודה עם מכשירי טלפון, PBX ומשרדים, הפצה מחדש של שיחות, כמו גם ארגון פגישות, נסיעות עסקיות ועוד עבודות אחרות.

• מזכירה בקבלה הוא אחראי על קבלת פנים ראשונית של לקוחות ומבקרים, תקשורת טלפונית, קבלת פקסים, כמו גם תמיכה בשירותים למשא ומתן של ראש.
• חובות ניהול כולל ארגון האינטראקציה היעילה ביותר בין עובדי המפעל, שמירה על הסדר בחלל המשרדים, תחזוקת ציוד משרדי, אספקת משרד החומרים לכל ציוד הכתיבה והמוצרים הנחוצים.
• המשימות של העוזרת האישית למנהיג שונות במקצת. מומחה זה תמיד מעודכן באירועים הקרובים.על כתפיו לערוך לוח זמנים של פגישות עבודה של הבוס, מילוי המטלות האישיות שלו ומשימות רבות אחרות, המפורטות בדרך כלל באופן פרטני בכל מקרה ומקרה.
• פקיד בית משפט בדרך כלל מצורף לשופט אחד - קצין זה משתתף בדיוני בית המשפט ומבצע את כל העבודות התיעודיות הנחוצות. פקיד בית המשפט עוסק בארכיון מסמכים, העברת חומרים למשרד, ניהול תיעוד של מושב בית המשפט וכן בהעברת זימונים. הדרישות לתפקיד זה מאוד גבוהות: על העובד להיות בעל השכלה משפטית גבוהה ולפחות שנתיים של ניסיון מקצועי.
• דוברת מפקח על נושאי מצגות המותג, מקיים אינטראקציה עם התקשורת, אוצר מבחר של חדשות עדכניות. העוזר האישי מקבל את כל ההתכתבויות, מכין את כל המסמכים העסקיים לגוף הראשון של החברה, אוסף מידע בדרך זו או אחרת שקשורה לאימוץ החלטות חשובות, וכן מבצע הוראות חד פעמיות של הבוס.

כל קורות חיים מורכבים מכמה בלוקים. להלן המלצות על מה לציין בכל אחת מהן למזכירה העתידית.

בגרסה מורחבת, רשימת משימות התפקיד של כל מזכירה הינה כדלקמן:

• קבלת מכתבים ויישומים נכנסים, חלוקה מחדש, העברה לאנשים אחראיים;
• קבלת תיעוד לחתימה לראש;
• מענה לשיחות נכנסות והעברתם;
• ארגון משא ומתן עסקי של המפקח;
• עריכת ערעורים, מכתבים ומסמכים אחרים לבקשת ראש;
• הכנת ישיבות ופגישות עבודה, איסוף החומרים הדרושים, הודעה לכל משתתפי האירוע על מקום וזמן קיוםם, סיום פרוטוקול הישיבות;
• מתן שירותים לארגון מפגש אורחי ראש;
• פיקוח על ביצוע עובדי החברה בהוראות המינהל;
• מתן לממשל החברה את המכשירים הנדרשים, ציוד משרדי ואמצעים אחרים להקל על תפעול הצוות של העובדים;
• קבלת מבקרים;
• שמירה על ארכיב החברה;
• ארגון נסיעות עסקיות של האדם הראשון של החברה: רכישת כרטיסים, כמו גם הזמנות לחדרי מלון
• ביצוע הוראות אחרות.

מועמד מצליח לתפקיד מזכיר חייב להיות בעל הכישורים הבאים, אותם ניתן לציין בקורות החיים:

• ניירת;
• ניהול שיחות טלפון;
• פגישה וייעוץ ראשוני של לקוחות;
• תמיכה במשרד;
• עיבוד התכתבויות;
• ארגון אירועים ומפגשים עסקיים;
• ניהול זמן של הראש;
• ידע בציוד משרדי ותוכנות מחשב למחשב.

אילו כישורים ספציפיים נמצאים בעדיפות תלויה בתחום הפעילות של החברה. לדוגמה, אם מזכירה נדרשת במרכז רפואי, סביר להניח שלא יהיה צורך בידע מעמיק בניירת ובניהול מסמכים, כמעט ולא תזדקק ליכולת לגבש מסמכים לוויזה. עמדה זו דורשת יכולת לתקשר עם לקוחות, הכרת יסודות העניינים הרפואיים, יכולת לתקשר בטלפון בכמויות גדולות.

הישגים מקצועיים חשובים עבור כל מעסיק; בין החשובים ביותר נבדלים בדרך כלל הנקודות הבאות:

• אופטימיזציה לניהול מסמכים של החברה;
• יצירת אקלים עבודה אופטימלי במשרד;
• ארגון מערכת האינטראקציה של יחידות;
• תמיכה בנסיעות
• תיאום שירותי שליחויות וניקיון.

מזכירה מוסמכת צריכה להיות בעלת תכונות חשובות כמו:

• פתיחות לתקשורת;
• נטיית אחריות ותוצאה;
• עמדת חיים פעילה;
• יכולת מילוי תפקידים בריבוי משימות;
• היכולת לעבור במהירות מפעילות לפעילות אחרת;
• היעדר הרגלים רעים;
• התנגדות ללחץ;
• דיוק ושקיפות;
• הרצון להשלים את מה שהתחיל עד הסוף;
• הגינות;
• יכולת לעבוד עם מידע אישי;
• שפה מדוברת וכתובה מוכשרת;
• ידע טוב בתחום הנימוסים העסקיים;
• יכולת לפעול בצוות.

אם כבר עבדת כמזכירה אז לא יהיה לך קשה לתאר את ניסיון העבודה שלך. זה יהיה הרבה יותר קשה עבור אותם מועמדים המחפשים עבודה במומחיות זו לראשונה. עם זאת, חוסר הניסיון אינו סיבה להתרגז, אתה תמיד יכול להדגיש את כישורי המפתח שלך.

לדוגמה, אתה יכול לציין:

• שוטפות באנגלית ובספרדית;
• החזקה של כל תוכניות המשרד הבסיסיות;
• ידע בציוד משרדי;
• הקלדת עיוור בן 10 אצבעות (300 תווים לדקה).

על מנת להגיש מועמדות לתפקיד מזכיר-רפרנט בחברה מכובדת, אתה צריך השכלה גבוהה. עם זאת, ביצוע יעיל של תפקידים מחייב לעתים קרובות קורסים והדרכות נוספות בעבודה פקידותית, ארכיב, וכן הכשרה בעבודה עם ציוד משרדי. במשרדים קטנים לעתים קרובות מזכירות ממלאות את תפקידו של עורך דין זוטר או מנהלות רישומי חשבונאות. במקרה זה, בהתאמה, תזדקק לחינוך משפטי או כלכלי.

בואו להתעכב קצת יותר על מה שלא צריך להיות מצוין בקורות החיים.

• תחביבים ותחביבים. אסור לצבוע בפירוט כיצד תרצו לגדל פרחים / לסרוג / לרקום למקרה שפעילותכם העתידית לא תהיה קשורה לכך.
• כל ניסיון בעבודה זמין. רבים מתחילים את הקריירה שלהם בתפקידים כמו איש מכירות, שרת או מנקה. אם אתה עובד יותר מעשר שנים, די יהיה בכך כדי לעצור ב- 2-3 מקומות במומחיות דומה.
• המזכירה חייבת להיות בעלת מראה נעים, ולכן רצוי לצרף תמונה לקורות החיים. עם זאת, שום רקע מיני אינו מותר כאן - הגבל את עצמך לצילום קפדני "למסמכים". תמונות בבגד ים או במסעדה עלולות שלא להיות מעובדות כראוי.

אין צורך במכתב עטיפה, אך בכל זאת עושה רושם חיובי על המעסיק הפוטנציאלי. אין צורך לחזור על כל מה שכתוב בקורות החיים עצמם. כאן אתה צריך לזהות את העניין שלך בחופש ולהדגיש בקצרה נוכחות של כישורים ויכולות בסיסייםכדי לעזור לך עם חובות מקצועיות.

בסוף המכתב, תודה על התעניינותך והביע תקווה כנה לתגובה.

לסיכום, אנו מציגים תבנית קורות חיים מוכנה לתפקיד המזכירה.

איבנובה אולגה איבנובנה

ד .: 10.01.1985

מקום מגורים: רוסטוב

אספסוף הטלפון: +7 (***) **-**-***

דואר אלקטרוני: ***@***. **

מטרה: תפקיד המזכיר האישי של הראש

חינוך

מכון רוסטוב לכלכלה

סגל חברתי וכלכלי

לפני הספירה "חינוך מקצועי", סמינר "יסודות ענייני מזכירות"

ניסיון בעבודה

01.2013 - בית המסחר JSC הנוכחי

תפקיד: מזכירה

חובות:

• תכנון לוח זמנים של מנהל;
• ניירת;
• שמירה על חיי משרד ללא הפרעה.

09.2008 - 12.2012, OJSC "מרכז רפואי פלוס"

תפקיד: מנהל קבלה

חובות:

• קבלת והפצת שיחות טלפון;
• לעבוד עם התכתבויות;
• מפגש מבקרים;
• ייעוץ ראשוני של לקוחות.

כישורים:

• ניסיון בשמירת רשומות;
• ידע בתוכנות מחשב משרדיות;
• דיבור מוכשר;
• היכרות עם ציוד משרדי.