תרבות לתקשורת עסקית

כישורי תקשורת עסקית נחוצים לקריירה מצליחה בכל תחום: הצלחה בתקשורת ארגונית תלויה במידה רבה במיומנויות של תקשורת יומיומית, אולם לתחום המקצועי יש את הפרטים האישיים שלה. תרבות התקשורת העסקית היא דרך לקיים אינטראקציה עם עמיתים, ממונים, כפופים ושותפים, כמו גם כללים מסוימים. חשוב מאוד לבנות תקשורת בהתאם למצב, יעדים ויעדים, כמו גם היכולת להסתגל במהירות למצבים משתנים.

תרבות תקשורתית היא מושג רחב יותר ממערכת פעולות דיבור. זה מורכב מרכיבים רבים. בתרבות התקשורת העסקית למראה חשיבות רבה: עליו להתאים לתחום הפעילות שלך ולמצב הספציפי.

בעבודה עם לקוחות יש בדרך כלל מדים, לעבודה במשרד - חליפה עסקית, אנשים במקצועות יצירתיים מתלבשים בצורה מסוימת, ומי שתפקידם תפקידים בכירים צריך להדגיש את מעמדם בבגדים ואביזרים. נראה כי המראה אינו קשור ישירות לתקשורת עסקית. עם זאת, הרושם הראשוני שאתה עושה הוא שקובע את יחסו של בן השיח כלפיך. אם הרושם הזה שלילי, תצטרך לבזבז הרבה אנרגיה בתהליך הדיאלוג על מנת לשקם את עצמך.

שפה לא מילולית חשובה לא פחות בתקשורת. התנוחות, המחוות וההתנהגויות שלך חשובות מאוד מבחינת הפסיכולוגיה. נסו לוודא כי הבעות פנים מאופקות למדי. הדברה חשובה מאוד, אך עליה להיות מתונה ולא אינטנסיבית מדי.

אם אתה מחויב לדיאלוג עם שותפים, עדיף לבחור תנוחה פתוחה.אתה יכול לנסות להסתגל בעדינות לתנוחתו של בן השיח. כדי להימנע מלהיתפס עם תוקפנות, קשר עין צריך לקחת מספר שניות בלבד. ישיבה ליד שולחן המשא ומתן אינה ישירות מול בן השיח, אלא קצת בצד.

חשיבות שווה היא מה שאתה אומר ואיך אתה אומר את זה. חשוב מאוד לקבל מידע אמין, להיות מסוגל לפעול על עובדות ולבנות נכון את תוכן הדיון.

חשוב לבחור מילים, אינטונציה, תנוחות ומחוות למצב מסוים, מכיוון שבמקרים שונים התנהגות שונה תתאים. ניתן לחלק את תרבות התקשורת העסקית, בהתאם למצב והיעדים הנרדפים, למספר סוגים:

• סוג חונך מרמז על פיתוח. אפשרות זו אופיינית לתהליך ההדרכה למתאמנים, לאירוע חינוכי ומדעי, להסבר על רגעי עבודה פרטניים כפופים, כמו גם לעבודת צוות עם עמיתים, אם אתה מומחה בתחום בו הם בקיאים פחות. לעתים קרובות מאוד, תקשורת כזו בנויה בצורה של מונולוג, עם זאת, בתקשורת עסקית מודרנית, הדיאלוג נחשב למועדף: אפילו בתהליך הלמידה, נסו לעסוק בבני שיח בדיון ולהקשיב לנקודות המבט שלהם.
• סוג מוטיבציה המטרה היא לעניין אדם בפרויקט, לשכנע אותו את מידת ההתאמה של תפקיד מסוים, לעזור לעובדים להאמין בעצמם ולהרגיש בטוחים יותר באיזה עסק חדש או פשוט קשה. להצלחה נסו להימנע מביטויים וקלישאות נפוצות. הדבר הטוב ביותר הוא להציב דוגמה אישית, לספר סיפור משלך ולהסביר במילים שלך מה בדיוק מושך אותך לפרויקט מסוים.
• סוג עימות התרבות התקשורתית מעוררת את בן השיח להתנגד אליך, לא להסכים עם נקודת המבט שלך. סוג זה כולל מספר טכניקות המשמשות במקרה של ניגוד אינטרסים. לרוב, מצב העימות אופייני למשא ומתן, כמו גם להגברת תשומת הלב בעבודה עם קהל פסיבי ואינרטיבי.
• סוג מידע הכי נייטרלי - במסגרתו תוכלו פשוט להעביר מידע כזה או אחר למאזין. נסה להימנע מבלבול סוג המידע עם אחרים. אם המטרה היא ליידע את בן השיח, אינך צריך לנסות ללמד אותו, להדביק בהתלהבות שלך או להיכנס לקונפליקט. יחד עם זאת, יש צורך שהמצגת תהיה מובנת - לשם כך נסה להסתגל לבן שיח ולהסביר הכל בעזרת דוגמאות ברורות לו.

מרבית הנושאים החשובים הקשורים לפעילות מקצועית, החליטו לפתור בתהליך של תקשורת אישית. עבור אנשים חברותיים ופתוחים שיודעים להציג נכון כל מידע (דרך מחוות, הבעות פנים ואינטונציה), זה יותר מיתרון ומינוס. בתקשורת עסקית אישית, תוכן הדיון אינו ממלא תפקיד מפתח, העיקר ליצור קשר ולציין נכון את עמדתך.

תקשורת אישית יכולה להיות מורכבת ממונולוגים ארוכים למדי, או להפך, מביטויים קצרים פחות או יותר. ובזה, ובמקרה אחר, חשוב מאוד לא רק לציין את המידע, כאילו אתה כותב סיכום, אלא להעביר אותו לבן שיח ספציפי, להסתגל אליו. לפני המשא ומתן, רשום את נקודות המפתח שאתה רוצה לדון בהן, אך לעולם לא תשנן את הדיבור - יש צורך לשנות את אופיו של הנרטיב, הרצף, הדוגמאות (תלוי בתגובת הקהל).

באותו אופן אתה צריך לעבוד עם אינטונציה ומחוות. אם אתה מאבד את תשומת ליבו של בן השיח, הפוך את הנאום לרגש יותר. אם אתה מרגיש עימות לא רצוי עם בן זוג, נסה להעתיק את תנוחותיו ומחוותיו של האדם.חשוב מאוד לא להתנהג מאופק מדי, אחרת הצגת המידע תהיה משעממת, ותתן רושם של אדם חסר ביטחון.

במהלך שיחה אישית, לעתים קרובות יש לקבל באופן ספונטני החלטות קשות. אם תהליך המשא ומתן לא מתייחס לנושאים שציפיתם, חשוב מאוד להישאר רגועים. השתדלו לא להגיב לבעיות בהתרגשות יתר, הגיבו תמיד ברוגע. אם אינך יכול לקבוע מייד איזו החלטה לקבל, אתה תמיד יכול לקחת קצת זמן לחשוב ולשקול את כל היתרונות והחסרונות בסביבה רגועה.

נושאים רבים מטופלים כעת בטלפון. בדרך כלל אלה הבהרות לא משמעותיות לגבי כל היבט מידע או ארגוני: לדוגמה, בעת ביצוע שיחת טלפון, עמיתים לרוב מציינים שמות ומספרים מדויקים, מתקיימים פגישות, נותנים או מקבלים משימות. שיחות טלפון ארוכות מתקיימות בדרך כלל רק כאשר אין הזדמנות להיפגש באופן אישי. יתר על כן, שיחות וידיאו שיש להן פירוט משלהן משמשות יותר ויותר לתקשורת מלאה יותר.

לשיחת טלפון מוצלחת, המשפיעת על רגעי העבודה, יש לקחת בחשבון את הניואנסים הבאים:

• אם אתה מתקשר למישהו, חשוב לשאול אם האדם מרגיש בנוח לדבר עכשיו. התקשרות לאחר שעות עבודה ברוב התאגידים אינה מתקבלת על פי נימוסים (אלא אם כן היה הסכם נפרד).
• קחו בחשבון שתיתכן הפרעה בתקשורת - או רעש חיצוני עלול להפריע לשיחה. בשיחה טלפונית חשוב לדבר בצורה ברורה ולא מהר מדי.
• בנו את הדיבור כך שיהיה ספציפי ככל האפשר וייתפס בדיוק כפי שהתכוונת. בתהליך של תקשורת אישית, הבעות פנים ומחוות ממלאות תפקיד חשוב מאוד - זה מאפשר לך להבין טוב יותר את רמזי השיח, מעמד המעטה ומניעים נסתרים. כשמדברים בטלפון נשללת מההזדמנות הזו.
• נסה לדון בסוגיות הכרוכות בטלפון בקצרה ככל האפשר. למשא ומתן מורכב או לדיונים מעוררי מחלוקת, לעתים נדירות שיחות טלפון מתאימות, ולכן חשוב לציין רק את החשובות ביותר. הפרטים נדונים בצורה הטובה ביותר באופן אישי או באמצעות וידאו.

כעת מתחילים להשתמש בשיחות וידאו בתרבות ארגונית מודרנית יותר ויותר. ראשית, הם עוזרים לשמור על קשר עם שותפים ממדינות שונות ולנהל משא ומתן בצורה יעילה ככל האפשר. שנית, אנשים רבים עובדים כעת מרחוק מהבית, ושיחות וידאו מקלות על פיתרון של בעיות.

אם אתם מנהלים שיחות עסקיות כאלה, חשוב לשים לב לדברים הבאים:

• המראה שלך יעבור דרך ארוכה. גם אם אתם בבית, נסו להתלבש בצורה עניינית.
• מצא מקום בבית בו הרקע יהיה פחות או יותר ניטרלי. אם ברקע יש מטבח, טלוויזיה עובדת או משחק ילדים, זה יכול להפריע לפיתרון בעיות עסקיות.
• רבים משתמשים כיום באוזניות, אך כדאי לזכור: הם מאפשרים לך לשמוע את האדם האחר טוב יותר, אך אינם מבטיחים כי האדם האחר יכול לשמוע אותך היטב אם אתה מדבר דרך הרעש. אם אתה פותר בעיות ארגוניות מהבית, בקש ממשפחתך להיות שקטה או סתם לשבת בחדר נפרד.
• מול המצלמה, חשוב במיוחד לשלוט על המחוות והבעות הפנים שלך. לעיתים קרובות מתרחשות בעיות תקשורת, התמונה עשויה להיטען באטיות, ותשומת לב יכולה להיות מוקדשת לכל הבעות הפנים הלא מוצלחות.
• אם אתם דנים בנושאים רציניים הדורשים הערות או תיעוד לנגד עיניכם, הכינו את כל זה מראש (לפני השיחה) והעבירו את החומרים הדרושים לבני שיחה.

נושאים רבים בארגונים מטופלים כעת בהתכתבות. אחד היתרונות של תקשורת עסקית כזו הוא מבנה המידע.אם בתהליך של תקשורת חיה לא תוכלו לשים לב לנקודות מסוימות החשובות עבור בן השיח (או סתם לשכוח את המידע הדרוש), בצורה מוקלטת ניתן יהיה לקחת בחשבון את כל הניואנסים.

אם אתה מדבר הרבה עם קולגות ושותפי התכתבות, חשוב מאוד להיות מסוגל לכתוב נכון. עורכי טקסט לא תמיד מתקנים שגיאות דקדוק בצורה נכונה, לכן אל תסתמכו עליהן לחלוטין - אם אינכם בטוחים באיות המילה, בדקו את עצמכם במילון. יש להיזהר בעת שליחת הודעות טקסט מטלפונים וטאבלטים - בעזרת פונקציית הקלט האוטומטי, ניתן להחליף את מילותיך באחרות, וההודעה פשוט תתברר כחסרת משמעות.

רבים רואים התכתבויות עסקיות כמשימה פשוטה יותר מאשר לנהל משא ומתן בחיים האמיתיים - אכן, תמיד יש זמן לחשוב על מסר, ובתהליך של דיאלוג אמיתי עליכם להגיב באופן ספונטני. עם זאת, המינוס הוא שאתה לא מקבל תגובה ספונטנית מהבן שיחה, וזהו היבט פסיכולוגי חשוב.

קרא עוד על תרבות התקשורת העסקית.