Les subtileses de la comunicació telefònica empresarial

L’art de la comunicació empresarial és un aspecte important de negociar i durant molts anys no perd la seva rellevància. La intensitat de les comunicacions empresarials per telèfon va augmentant d’any en any. I amb el desenvolupament de les comunicacions mòbils s'està convertint en una de les principals formes de comunicació. Per fer coneixements telefònics, és important conèixer les complexitats i les regles de la comunicació empresarial.

La telefonia al món modern té un paper important, ja que, amb ella, ens comuniquem amb la família, els amics, els companys, els companys de direcció i els negocis.

Així doncs, durant una conversa amb un determinat cercle de persones, una persona utilitza el mètode adequat de comunicació i, per exemple, mai no farà un diàleg amb el seu cap, com amb un amic proper. En aquesta situació s’utilitza un tipus de comunicació més formal.

Els empleats que realitzen enquestes sociològiques a la població, reben trucades de clients o negocien per telèfon també han de fer servir l’etiqueta comercial. Sovint, les trucades telefòniques amb èxit es converteixen en la clau d’una bona relació comercial. I fins i tot la imatge de l’empresa pot dependre completament de la capacitat dels empleats de dur a terme diàlegs competents per telèfon.

Actualment, la majoria de trucades es fan mitjançant dispositius mòbils. Amb aquesta eina de comunicació, heu de seguir algunes regles.

• Apagueu sempre el telèfon o configureu-lo al mode vibració en una reunió comercial amb un client, en una sala de cinema, en un seminari.
• Un dispositiu mòbil és més susceptible de sonar que un telèfon fix. Per tant, en una situació en què, mentre estiguis en un lloc públic, és necessari dur a terme una conversa personal sense interferències exteriors, simplement pots parlar tranquil·lament i l'interlocutor et farà sentir.

• No poseu una trucada forta al telèfon. Pot espantar els altres.
• Intenteu parlar breument. En presència de tercers, la conversa no hauria de durar més de 30 segons, en cas contrari, hi ha el risc de mirar impol·lut davant d’una persona. Si hi ha bons motius per a una conversa telefònica, per exemple, la malaltia d’un familiar o una transacció important, haureu de notificar-los als presents sobre la situació.
• Eviteu les converses per telèfon durant un dinar d’empresa. Si heu de respondre urgentment a la trucada, heu de deixar la taula i parlar en un lloc menys concorregut.

Els estàndards ètics en comunicació telefònica són importants per a un funcionament eficaç de l'empresa La cultura de les converses telefòniques és un tipus especial de comunicació empresarial. Conèixer les regles de l’etiqueta ajudarà a enfortir les relacions comercials i augmentarà la rendibilitat de l’organització.

• Cal saludar la persona amb qui es mantindrà la conversa telefònica. Les més adequades per a això són frases relacionades amb l'hora del dia ("Bon dia", "Bona tarda" o "Bona nit").
• Durant una conversa telefònica oficial, és important supervisar la vostra entonació. Per no allunyar l'interlocutor, cal parlar amb cortesia i tranquil·litat, evitant emocions innecessàries.

• Després de la salutació, es recomana que us presenteu i poseu el vostre nom, posició i organització.
• Si truqueu a una persona, sempre heu d’aclarir si és convenient que parli en aquest moment.
• Segons les normes ètiques, heu de recollir el telèfon després de la segona o tercera trucada.
• Durant la conversa, no fumeu, no mengeu menjar ni begudes.
• Si el subscriptor que truca està interessat en un altre empleat de l'organització, s'ha de redirigir la conversa a ell o habilitar la funció d'espera.
• En una situació en què heu comès un error amb el número, sense demanar massa preguntes, demaneu disculpes a l’interlocutor i de seguida s’acomiaden.
• No truqueu mai a primera hora del matí, durant la pausa o per acabar la jornada laboral.
• El secretari o l’assistent pot realitzar o respondre trucades en lloc del gerent.

• Només podeu trucar a un soci o client a un número personal sempre que ell mateix us hagi donat els seus contactes. Però els caps de setmana i festius, aquestes trucades estan prohibides.
• Hi ha vegades que una conversa s’interromp per una mala comunicació. En aquesta situació, el que va trucar primer hauria de trucar.
• No arrossegueu la conversa. Una llarga conversa pot provocar l'interlocutor i causar indignació. Si la comunicació es va retardar, però el propòsit de la conversa no es va aconseguir, llavors podeu tornar a trucar al client l'endemà o organitzar una reunió personal.
• Després de finalitzar la conversa, es recomana agrair a l’interlocutor i acomiadar-lo educadament, després de preguntar-li si té alguna pregunta. Aquesta acció senzilla completarà la conversa i fomentarà la col·laboració.

Haureu de preparar-vos amb cura per a una conversa telefònica i realitzar una sèrie d’accions específiques. Analitzem els detalls principals amb més detall.

• Trucar a l’interlocutor només es produeix un pla de conversa clar. Per excloure detalls menors, podeu fer esbossos gràfics o esquemàtics.
• Anoteu les preguntes importants que haureu de recordar per fer-vos en el procés de negociació.
• Prepareu documents que puguin ser necessaris en el procés de comunicació (correspondència, informes, contractes).

• Pregunteu al vostre interlocutor amb antelació un termini convenient per fer una trucada.
• Per enregistrar la informació rebuda, prepareu un quadern o un diari.
• Esbrineu la llista general de persones que participaran en la conversa, per contactar-hi per nom i patronímic.
• Abans de marcar un número, intenteu sintonitzar l'estat d'ànim positiu, i, per descomptat, el vostre estat emocional hauria de situar l'interlocutor.
• En fer una conversa telefònica, considereu la seguretat de les comunicacions a l’oficina, ja que una informació valuosa pot recaure en mans dels competidors.

També hi ha punts que han de ser exclosos i no autoritzats en la pròxima conversa telefònica.

• No és necessari que es tracti temes comercials amb una persona que no sigui familiar o casual. És millor demanar cita prèvia.
• No es recomana exigir una decisió d’una persona que no tingui l’autoritat per fer-ho o que pensi el contrari. Per telèfon pot donar el seu consentiment, tot i que serà un opositor a aquesta decisió.
• No val la pena comunicar les vostres sol·licituds si no esteu segurs que la persona amb qui parleu estigui d’acord amb vosaltres i vulgui ajudar-vos.

El paper del telèfon en la comunicació empresarial és doble. Molt sovint es distreu de les tasques urgents realitzades durant el dia, però al mateix temps accelera la solució de moltes tasques. Per això, cal conèixer els principis de les converses telefòniques, que contribueixen al seu ús més eficient.

És molt important tenir una tècnica de comunicació empresarial per als empleats que treballin específicament en les converses telefòniques amb clients potencials. Moltes empreses intenten des de les primeres paraules establir contacte amb la persona que truca per convertir-lo en un client real.

Les empreses competeixen utilitzant diferents maneres d’atraure clients. Una etapa important en la promoció dels serveis és la venda de telèfon i, per tant, els directius han de dur a terme diàlegs correctament i amb tacte amb els clients, en cas contrari, els contractes rendibles aniran a la competència.

Els següents consells us ajudaran a tenir èxit en la conversa per telèfon de negocis.

• Es recomana fer trucades a la persona que us ha proporcionat qualsevol servei útil. Les paraules d’agraïment són molt importants per a la futura cooperació.
• Sempre somriu mentre realitzes una conversa. El subscriptor sens dubte sentirà el seu somriure i optimisme.
• En el procés de negociació, intenteu predir el curs dels pensaments de l’interlocutor.
• No utilitzeu mai profanitat ni vocabulari col·loquial. Això és contrari a la cultura de la comunicació.
• Utilitzeu expressions i termes que la persona que truca entén.
• No cobriu el telèfon mentre parles en paral·lel amb algú. Així, es manifesta el menyspreu cap a l’interlocutor.
• Expliqueu la vostra posició amb confiança i precisió, perquè la precisió és la cortesia dels reis.

• Les negociacions són importants per dur a terme ràpidament, responent a les preguntes formulades sense retards i propostes confuses. Una pausa només es pot justificar si l’especialista busca la documentació necessària per a les negociacions. Si la pausa es perllonga, la persona té tot el dret a interrompre la comunicació.
• En moments de comunicació telefònica, real o virtual, heu de ser extremadament educats. El crit i la veu en veu alta es considera una violació de l’ètica.
• Digues adéu a l'interlocutor correctament, ja que la finalització hàbil de la conversa no és menys important que la part principal del diàleg. Pots habilitar l’altra persona primer. Això acabarà la conversa en una onada amable.

Per descomptat, per a una comunicació amb èxit al telèfon, cal que tingueu una bona dicció.Utilitzeu les lliçons del vídeo següent per fer que la vostra veu sigui expressiva i la vostra veu sigui agradable.