Etiqueta i ètica de la correspondència empresarial

La realitat empresarial actual és que només el 15% dels empresaris de mitjana i gran escala que busquen reforçar la seva posició al mercat assoleixen l'objectiu. És per aquesta raó que la rellevància de l’etiqueta empresarial augmenta diverses vegades, ja que l’incompliment de les seves normes, entre altres motius, sovint condueix a la ruptura de les relacions comercials útils.

En una àmplia interpretació de l’ètica, signifiquen un conjunt de principis generals dirigits a regular les relacions socials. Per tant, l'ètica de les relacions comercials considera qüestions relacionades amb l'ordre i l'estil d'interacció acceptats en l'àmbit empresarial.

Detallar els aspectes ètics d’una relació comercial és l’etiqueta empresarial, que inclou, per exemple, procediments de negociació, normes de conducta corporativa, tradicions i rituals empresarials, elements de subordinació, maneres i estils de comunicació i redacció, així com qüestions de correcció en el tracte amb socis comercials i col·legues.

La importància de l’ètica i l’etiqueta, com a component, rau en el fet que el marc regulador sorgit arran de la pràctica a llarg termini simplifica enormement la comunicació, creant un context comprensible i accessible al sector empresarial que pugui assolir els objectius correctament i estalviar temps significativament.

És a dir, estem parlant d’un algorisme especial per resoldre problemes empresarials que permeti establir i assolir amb èxit els objectius de negoci desitjats racionalment i sense conflictes. El nivell de propietat d’aquest algorisme permet treure conclusions directes sobre el grau de professionalitat d’un soci o opositor en un conflicte empresarial.

En aquest context, és important complir els principis generals següents:

• puntualitat a tot arreu i en tot;
• compliment de la seguretat de la informació;
• altruisme sonor;
• una imatge favorable adequada a l’entorn empresarial;
• llengua parlada i escrita competent;
• seguint les regles de la cultura del discurs empresarial.

Els tipus de correspondència empresarial són diversos i, amb un cert grau de convencionalitat, es poden dividir en dues varietats principals:

• interestatal - entre organitzacions estatals, missions estrangeres i funcionaris (diverses notes, notes i altres formes) - elements de les relacions diplomàtiques;
• comercial - cartes d'estatus semioficial utilitzades en l'àmbit de les relacions comercials entre institucions i organitzacions.

L’estil d’escriure una carta de servei, malgrat algunes diferències lingüístiques i algunes tradicionals, té una certa base general i un grup d’establiments desenvolupats per pràctiques establertes. Per exemple, diversos requisits de protocol, determinats per la posició de l’emissor i del destinatari, es basen en la configuració inicial del respecte i la correcció mutuos. Per tant, independentment del tipus de document, estructuralment, ha de contenir necessàriament els següents elements:

• apel·lació (estat oficial del destinatari);
• compliment (final educat de la lletra);
• signatura
• data (dia, mes, any i lloc d’escriptura del missatge);
• L’adreça del remitent (cognom, estat oficial, adreça es situen a la part superior o inferior de la 1a pàgina de la carta).

A més, hi ha diverses disposicions relacionades directament amb les cartes:

• les cartes comercials es troben en capçaleres o fulls de paper exclusivament en el seu frontal;
• la paginació es fa en números àrabs;
• els missatges s’executen en còpia impresa;
• no es permeten esborres i correccions al cos del document;
• el document es plega cap a dins;
• el temps d’espera per respondre a una carta no és superior a deu dies.

Un missatge empresarial hauria de tenir una orientació explícita i incloure una pregunta i tot el significat del text hauria d’estar totalment i completament subordinat al seu contingut, ja sigui una proposta de transacció, una sol·licitud comercial o simplement informació rellevant.

La classificació dels missatges comercials és diversa i depèn de la seva orientació funcional. Per exemple, les lletres són:

• informant;
• reminiscència de;
• invitacions
• revisions d'informació;
• comandes;
• acompanyant;
• altres tipus.

En correspondència comercial, els més típics són:

• consultes;
• suggeriments;
• comandes;
• queixes;
• cartes de garantia.

Com a una de les formes de comunicació empresarial, en el sentit estricte de la paraula, les lletres es divideixen en dos tipus - oficial i privada-oficial.

Per empreses, incloure la correspondència, que s’organitza entre organitzacions i institucions. Una carta oficial-privada és un missatge que una persona privada envia a una institució o, per contra, una institució, a una persona privada.

Hi ha diverses normes de correspondència empresarial.

• La carta hauria d’estimular l’aparició d’interès empresarial en el destinatari, de manera clara i basada en evidències convincents per mostrar els beneficis de les societats i la inadequació de la ruptura de col·laboracions. El text hauria d’incentivar, motivant la cooperació.
• La manifestació d’emocions personals excessives en una carta de negocis no és la millor manera de demostrar el vostre cas i resoldre un problema.
• Per evitar la sobrecàrrega i l’obstrucció del text de la carta, s’ha d’evitar qualsevol comparació figurativa, metàfores, al·legories i hiperboles.
• Per a una presentació clara i concisa del tema, és millor utilitzar frases senzilles, evitant detalls i detalls excessius. La idea principal del missatge s'ha de recolzar en arguments exclusivament rellevants, que se solen col·locar en els fitxers adjunts a la lletra (diagrames, gràfics, dades digitals).
• El text ha de destacar els paràgrafs, cadascun dels quals, representant un pensament independent, comença amb una nova línia.

• El missatge escrit de l'empresa no hauria d'utilitzar adjectius descriptius, aclariments i detalls innecessaris. Al final de l'escriptura, és recomanable revisar el document i eliminar frases que no portin contingut semàntic rellevant.
• L’alfabetització és un element bàsic del text. La presència d’errors i altres correccions al missatge és inacceptable.
• Cal indicar el tema de la carta. El tema dels documents s’ha de reflectir breument i succintament, cosa que estalvia temps en llegir i caracteritza positivament l’emissor. Si la carta s’envia per correu electrònic i conté informació especialment important, ha d’anar equipada amb una “bandera” especial disponible al servei electrònic.
• Una bona llegibilitat del text proporciona els tipus de lletra Arial o Times New Roman amb una mida mitjana de tipus de lletra. Si hi ha una necessitat especial, és possible ressaltar les idees clau en cursiva o negreta.

• Al text, és útil utilitzar subtítols (3-4), que proporcionen una comprensió més fàcil del text.
• Enumeracions, llistes i llistes és millor elaborar mitjançant marcadors especials.
• La plantilla (esquema) d’identitat corporativa és un excel·lent indicador d’eficàcia i objectivitat en la comunicació empresarial. És especialment adequat en l’aspecte corporatiu, ja que permet destacar destacat i complir amb l’oficialitat establerta.

L’estructura del missatge empresarial és típica. Tradicionalment, conté:

• introducció;
• la part principal;
• conclusió.

La introducció resumeix el propòsit de la carta. La part principal descriu l’essència del tema. En conclusió, és desitjable resumir el contingut de la part principal, per exemple, en forma de conclusions. No són desitjables "inscripcions" i diversos tipus de notes a peu de pàgina.

En conclusió, les frases semblants a les manipulacions són inapropiades, com ara: "Espero una associació beneficiosa mútuament", etc. És millor acomiadar-se en una carta de negocis amb frases senzilles: "Salutacions", "Salutacions cordials", etc.

A la part inferior del missatge s’indica: F. I. O., estat oficial, nom de l’empresa, signatura. També s’indiquen números de contacte.

Les taules i gràfics s’adjunten com a fitxer separat (paquet), cosa que indica això al final de la lletra. Si hi ha un grup d’adjunts, el seu inventari es dóna amb els noms.

Podeu utilitzar l’abreviatura i les abreviatures especials només si esteu segurs que el destinatari les entendrà.

Per oferir al text un rigor lògic i una major coherència en el vocabulari empresarial, s'utilitzen els torns de parla següents com a aglutinadors:

• per aquest motiu;
• en funció de l’anterior;
• en virtut d'això;
• d’acord amb les dades;
• en base a això;
• considerant;
• i d’altres.

A l'espai virtual, la interacció comercial, que representa la comunicació en miniatura, és específica i no menys requereix el compliment dels estàndards relatius a l'etiqueta. El treball competent amb una lletra, d’acord amb la pràctica, implica les notes següents sobre volum, llenguatge, estructura i format.

• La fórmula del tema ha de correspondre absolutament exactament al tema indicat al text. Això permet ajustar el lector ràpidament a l’esperit de negoci desitjat.
• El volum òptim d’un document enviat per correu electrònic s’adapta a una “pantalla”, amb un màxim de text: un full en format A4.
• La mida òptima de les inversions no és superior a 3 Mb.
• Es recomana que els fitxers enviats s’empaquetin en arxius de codificació Zip o Rar estàndard. Altres sovint es bloquegen durant l'enviament.
• Els hiperenllaços han de ser estàndards (blau, subratllat a continuació).
• La resposta al destinatari ha de situar-se a sobre, al començament de la carta, i no a sota. D’aquesta manera s’elimina la necessitat que el soci de la correspondència es desplaci amb redundància i força pel text anterior.

• Cal utilitzar el llenguatge d’escriptura més comprensible per a la parella. La qüestió de la conveniència d’utilitzar professionalitat, vocabulari intern, expressions d’argot i sigles (especialment en correspondència externa) en un missatge es decideix per separat, segons el context i les qualitats dels socis de la correspondència.
• És important informar el soci sobre la recepció del seu missatge: això és un signe de bon gust i una part de l'etiqueta comercial, mostrant respecte per ell.
• La resposta ha de ser la més ràpida possible. Si per algun motiu no és possible respondre ràpidament, s'ha de notificar al soci la recepció de la seva carta i indicar el moment de resposta. Una pausa ètica i còmoda abans de donar una resposta és de 48 hores després de rebre el missatge. Passat aquest temps, la persona sol creure que el missatge es perd o s'ignora. Una pausa excessiva en la correspondència sovint s’associa amb el risc de perdre un soci i s’interpreta als negocis com una violació dels estàndards ètics.
• Al final del missatge s’han de col·locar les dades de contacte que s’indiquen en totes les lletres, sense excepció, independentment de l’ordre de distribució.
• Durant l'enviament, és important prestar especial atenció als problemes de privacitat.

Per obtenir més informació sobre l’etiqueta de correspondència comercial, vegeu el vídeo següent.