Az üzleti kommunikáció pszichológiájának finomságai

Az üzleti kommunikáció alapvetően különbözik a mindennapi témájú beszélgetésektől. Az ilyen típusú beszélgetés pszichológiájának finomságai etikett kialakítását teszik szükségessé a kölcsönösen előnyös együttműködés megkötése érdekében.

Az üzleti kommunikáció olyan összetett többlépcsős folyamat létrehozása, amelyben a közös szakmai érdekekkel összekapcsolt partnerek közötti kapcsolatok létesülnek. Jellemzője a szigorú viselkedés a meghatározott határokon belül, amelyet az előadási etikett korlátoz, és a nemzeti tolerancia csavarja.

Az etikett két kategóriát enged el - a szabályok és utasítások listáját. Ez utóbbi képviseli a munkavállalók magasabb pozícióhoz való hozzáállását, míg a normák az egyenlő helyzetű alkalmazottak közötti kölcsönhatás pszichológiai aspektusai a karrier létrán.

Ugyanakkor mindkét csoportra az udvarias együttműködés általános követelményei vonatkoznak. A személyes érdekek, az ellenség és a negatív hangulat nem befolyásolhatják a munka menetét.

A kommunikációs interakció kultúrája: több fő szakaszban, amelyek további kapcsolatokat írnak elő az üzleti partnerek között:

• Egy udvarias üdvözlet annak érdekében, hogy barátságos helyszínt mutasson a beszélgetőpartnernek. Az embereknek bízniuk kell egymásban egy közös vállalkozásban;
• A megismerés azt jelenti, hogy kapcsolatot létesítsünk egymás vizuális ábrázolására;
• Célzás egy adott témára;
• Cél megvitatása vagy egy akut kérdés megoldása;
• A beszélgetés kimenetele.

Az üzleti kommunikáció szabályainak ismerete lehetővé teszi az ember számára, hogy gyorsan felmászjon a karrier-létrán, növelve a társadalmi státust és jelentőségét. A fejlesztés során az egyén bizonyos formákat alkot viselkedési stílus, amely a legtöbb esetben a tevékenység típusától függ:

1. humanisztikus. Ez a megközelítés egyre népszerűbbé válik, mivel támogatást nyújt és a probléma megoldásának közös keresését foglalja magában. Az alkalmazottat egyéni tulajdonságokkal rendelkező személynek tekintik, figyelembe véve érzelmeit és karakterét;
2. Manipulatív. A menedzser vagy munkatárs a beszélgetőpartnert eszközként használja konkrét célok elérésére. Például a feladatok végrehajtásának személyes szigorú ellenőrzése az egyik partner manipulálása a másikkal;
3. Rituális stílusa humanista státusztól eltérően a szükséges státus megteremtését jelenti a társadalomban. Az üzleti és a személyes tulajdonságokat egy bizonyos „maszk” hátterében törlik, amelynek jellemzőit előre meghatározták. Ez minden alkalmazott számára egyénileg kialakított napi szerep.

A kommunikációs politika ismerete lehetővé teszi az üzleti kapcsolatok létesítését, mivel az üzleti kommunikáció szerves része a szervezeti folyamatok irányításának. A tulajdonosok, a vezetők és az alkalmazottak hatékonyan átadhatják gondolataikat és ötleteiket a társaságban és azon kívül dolgozó más embereknek.

A munka során alkalmazott ilyen típusú kommunikáció az információ verbális továbbítása. A szóbeli kommunikáció lehet találkozók, személyes beszélgetések, telefonbeszélgetések és videokonferenciák formájában. Ez az üzleti kommunikáció legjobb típusa, mivel lehetővé teszi a partnerek számára, hogy vizuálisan értékeljék egymást.

A nem verbális kommunikációt üzleti jegyzetek, hivatalos levelek, dokumentumok és különféle bejelentések képviselik. Annak érdekében, hogy ugyanazt az üzenetet több embernek el lehessen küldeni, a nem verbális kommunikáció gyakorlati jelentőséggel bír. Segíthet a műszaki utasítások átadásában, és bemutathatja azokat a rajzokat, grafikonokat, amelyeket meg kell nézni a munkához.

A személyes találkozó során a nem verbális kommunikációt különféle gesztusok, pózok és arckifejezések fejezik ki. A viselkedés további információkat tartalmaz a beszélgetőpartner számára, és segít neki a megfelelő következtetések levonásában.

A technológia az üzleti kommunikáció új formáit nyitotta meg. Az e-mail, a webes konferenciák, a közösségi hálózatok lehetővé teszik, hogy üzleti kommunikációt folytatjon egyszerre több emberrel. A vállalatok hivatalos honlapjai csökkentik a fogyasztóval folytatott kommunikáció szintjét, miközben egyidejűleg demonstrálják a vállalat erős tulajdonságait és jellemzőit.

Az üzleti kapcsolat kialakításában azonban fontos a közvetlen kommunikáció, amely elősegíti a szemkontaktust és a beszélgető vizuális ábrázolását. Fontos, hogy mindkét fél ugyanabban az időben és a térben legyen, mivel a résztvevőknek jó benyomást kell kelteniük. A személyes jelenlét erősen befolyásolhatja az üzleti kommunikáció teljes folyamatát.

A helyzettől függően a közvetlen kapcsolat nem mindig lehetséges. Pontosan, mivel a kérdés több személlyel folytatott megbeszélése akadályt teremt az információcsere előtt. Ezért az üzleti kommunikáció az interakció más formáját öltheti:

• Üzleti levelezés. A megrendelések, levelek és megrendelések a közlés közvetett formája. A kommunikáció írásbeli formájára van szükség a szervezeten belüli és a jogi személyek közötti konfliktusok vagy akut helyzetek megoldásához;
• Sajtótájékoztató magában foglalja a nyilvánosság tájékoztatását a sürgetõ kérdések megvitatására a tisztviselõk és a média képviselõinek tartott találkozón keresztül;
• Találkozó. Ezt közvetlenül a szervezeten belül hajtják végre, azzal a céllal, hogy meghatározzák és megoldják a problémát az alkalmazottak között. A vezetőnek meg kell vitatnia a munkatevékenységeket egyidejűleg több alkalmazottal.

A szakmai tevékenység során különböző helyzetek merülnek fel, amelyek magukban foglalják az üzleti kommunikáció formáit. Néhányat nem lehet konfliktus nélkül megoldani, mások toleráns megközelítést igényelnek. A folyamatot akadályozzák az egyének érzelmi kitörései, hogy megvédjék saját álláspontjukat.

A személyes tulajdonságok jelenléte kiegészíti az üzleti kommunikáció meghatározását. Az egymással kölcsönhatásba lépő felek betartják a bevett etikettet, amely a nemzeti és a szakmai jellemzőktől függően alakul ki. A pszichológia, a nyelvi viselkedés és a résztvevőknek az állami berendezésről alkotott felfogása szintén jelentős hatással van a beszélgetés lefolyására.

A beszélgetés alapjául szolgáló stratégiát helyesen kell megválasztani. E célból javasoljuk, hogy először vegye figyelembe a beszélgetőpartner jellemzőit:

• a temperamentum típusa és az érzelmek kifejezése;
• nyelvi jellemzők;
• nemzeti szokások;
• szakmai szféra;
• pozíció a társaságban;
• tolerancia és hozzáállás más nemzetiségű emberekkel szemben.

Az etika az üzleti kommunikáció filozófiájában fontos szerepet játszik, és manapság sürgető kérdés. Szinte minden ember naponta végez kereskedelmi tranzakciót. Ezen túlmenően az élet jelentős része a részvétel és a szakmai tevékenységre való felkészülés része.

Az átfogó etikai megfelelési programok részeként számos vállalat belső politikát dolgozott ki, amely foglalkozik a munkavállalók kulturális viselkedésével. A politikát a kultúra általános szabályainak tiszteletben tartására irányuló egyszerű felhívásokban és egy részletesebb kódexben hajtják végre.

Ez utóbbi konkrét magatartási követelményeket tartalmaz, amelyek kifejezik a vállalat munkavállalói elvárásait. A belpolitika ezen felül az ajánlások listája az üzleti élet során felmerülő néhány általános probléma kezelésére.

Az üzleti etika alapját két terület képezi: pragmatizmus és előírások. Az első elv a több ember előnyeinek maximalizálása. A költségek összegét az üzleti kapcsolatok és megállapodások összesített előnyeivel kell ellensúlyozni.

Az erkölcsi előírások az az egyén által hozott döntéseknek nem szabad függniük a társadalom által diktált következményektől és szabályoktól. Például a szervezetnek nem szabad hazudnia a fogyasztó számára a nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatban.

Az üzleti etikett ismerete releváns, tekintettel arra a tényre, amely segít a beszélgetés résztvevőjénél kedvezőbb helyzetbe kerülni. A beszélgetőpartnereknek azonban figyelembe kell venniük egymás érdekeit, és céljaik megvitatásakor kölcsönös előnyökre kell támaszkodniuk. Ugyanakkor meg kell védenie az álláspontot egy egyértelműen meghatározott beszédgel, helyesen megfogalmazva gondolatait. A pozitív eredmény elérése mindkét fél kölcsönös megértésétől és együttműködésétől függ.

Az üzleti kommunikáció területe a mindennapi élet szinte minden területét érinti. Az ilyen kiterjedt interakció nem kivétel a személyközi kommunikáció listáján, amely a folyamatok kiigazítását igényli.

Az üzleti tárgyalási folyamatok az alapelveken alapulnak:

• Az üzleti kommunikáció nemcsak a konkrét kérdések megvitatását érinti, hanem a beszélgetőpartnerek személyes kapcsolatát is. Így minden kapcsolat nem zajlik interperszonális összecsapások nélkül;
• Mindenki verbális és nem verbális gesztusokkal kezdeményezi a beszélgetés folyamatosságát. Az ilyen üzeneteknek köszönhetően a beszélgető fél következtetéseket von le és modellezi a jelenlegi helyzetet;
• Céltudatosság. Minden kommunikációs cselekvésnek konkrét célja van: üzleti kapcsolat felépítése vagy egy közös probléma megoldása. Ezzel együtt rejtett feladatok is vannak. Például egy probléma leírásával a találkozó lényegének bemutatása érdekében az előadó képes tudattalanul bemutatni a közönségnek erudíciót és ékesszólást;
• A többdimenziós dimenzió nemcsak az információcsere során zajlik a társalgók között, hanem a kapcsolatok megfelelő szabályozásán is. A beszélgetés a személyes adatok fordítása és az üzleti partnerek közötti koordináció. Ugyanakkor az egyének között érzelmi háttér is megnyilvánul. Például az egyik beszélgetőpartner képes kifejezni erőfölényét partnerével szemben.

A magatartási szabályok diktálják a beszélgetés hangját. Bármilyen rossz gesztus és gondatlan szó megzavarhatja a többmillió dolláros üzletet, míg a barátságos helyszín hozzájárul a jövedelmező szerződés megkötéséhez. Fontos, hogy ismerjük az alapvető normák listáját az üzleti kommunikáció pozitív kimenetele érdekében.

Fenn kell tartani az optimális beszélgetési ütemet és pszichológiai technikákat kell használni. A lassú beszélgetés elvonja a beszélgetőt a fő információcserétől. A gyors beszédnek köszönhetően, éppen ellenkezőleg, szinte lehetetlen továbbítani a szükséges információkat a hallgatónak. A hosszú és rövid üzenetek felváltásával pozitív eredményt érhet el.

Az információs javaslatokkal túlterhelt kisebb és könnyen emészthető részekre kell osztani. Nem szabad azonban csak olyan rövid részeket használni, amelyek nem adják meg a megfelelő benyomást.

Kép létrehozásakor javasolt számos olyan szabvány betartása, amelyek növelik a siker százalékát:

1. A beszélgetés kezdete nem terheli az üzleti javaslatokat. A beszélgetőpartner agresszív támadásokként fogadhatja el őket, amelyek rendkívül ellenségesen reagálnak a beszélgetésre;
2. A helyesen feltett kérdések segítik a beszélgetőt a szükséges gondolkodáshoz és a feszült beszélgetés enyhítéséhez;
3. Nem szabad nyíltan kifejezni a saját álláspontját. Ha ezt nem lehet elkerülni, akkor a gondolatot szubjektív véleményként kell leplezni, amelyet óvatosan és zavartan fejeznek ki;
4. Az üzleti kommunikációhoz etikett szükséges. A kulturális normák határainak túllépése negatívan befolyásolja a kommunikáció folyamatát;
5. Nem ajánlott a kész megoldások kifejezése.A független következtetések ösztönzése hozzájárul a beszélgetőpartner elhelyezkedéséhez és az interperszonális kapcsolatok kedvező eredményéhez.

A gondolatok világosan megfogalmazott képessége és a helyesen választott stratégia növelheti a cél elérésének esélyét. Ugyanakkor a résztvevőknek teljesíteniük kell saját szerepüket a kölcsönösen előnyös együttműködés keretében. A beszélgetőpartnereknek figyelembe kell venniük egymás érdekeit, és be kell tartaniuk a bevezetett kulturális normákat.

Az üzleti kommunikáció során ne hagyja el a professzionális teret. A mindennapi életben a beszélgetőpartner lehet vezető és középszintű alkalmazott is. Mindkét résztvevő megfigyelte a szakmai tevékenység szerepét. A munka során fontos az együttműködés és az aktív interakció.

A legfontosabb üzleti kommunikációs készségekről a következő videóban olvashat.