Az üzleti telefonos kommunikáció finomságai

Az üzleti kommunikáció művészete a tárgyalások fontos szempontja, és sok éven át nem veszíti jelentőségét. A telefonos üzleti kommunikáció intenzitása évről évre növekszik. A mobil kommunikáció fejlődésével pedig a kommunikáció egyik fő módjává válik. A telefonos készségek elsajátításához fontos, hogy ismerjük az üzleti kommunikáció bonyolultságait és szabályait.

A telefon a modern világban fontos szerepet játszik, mivel vele kommunikálunk családjával, barátaival, kollégáival, vezetésével és üzleti partnereinkkel.

Tehát egy ember körével folytatott beszélgetés során az ember a megfelelő kommunikációs módszert használja, és például soha nem folytat párbeszédet főnökével, mint egy közeli barátjával. Ebben a helyzetben formálisabb típusú kommunikációt alkalmaznak.

Azoknak a munkavállalóknak, akik szociológiai felméréseket végeznek, az ügyfelek hívásait fogadják, vagy telefonos tárgyalásokat folytatnak, az üzleti etikett is kötelező. A sikeres telefonhívások gyakran a jó üzleti kapcsolat kulcsaivá válnak. És még a vállalat imázsától is teljesen függhet az alkalmazottak képessége, hogy kompetens párbeszédet folytassanak telefonon.

Jelenleg a legtöbb hívás mobil eszközökön történik. E kommunikációs eszköz használatával néhány szabályt be kell tartania.

• Mindig kapcsolja ki a telefont, vagy állítsa rezgés üzemmódba egy ügyféllel folytatott üzleti találkozón, filmszínházban, szemináriumon.
• A mobilkészülék jobban érzékeny a hangra, mint a vezetékes telefon. Ezért egy olyan helyzetben, amikor nyilvános helyen tartózkodás esetén személyes beszélgetést kell folytatni külső beavatkozás nélkül, csak csendesen beszélhet, és a beszélgetőpartner határozottan meghallja Önt.

• Ne kezdjen hangos hívást a telefonra. Megijeszteni másoktól.
• Próbálj röviden beszélni. Harmadik felek jelenlétében a beszélgetés nem lehet hosszabb, mint 30 másodperc, különben fennáll annak a veszélye, hogy egy ember előtt udvariatlannak tűnik. Ha jó okai vannak a telefonbeszélgetésnek, például egy rokon betegsége vagy jelentős tranzakció, akkor értesítenie kell a jelenlévőket a helyzetről.
• Kerülje a telefonos beszélgetéseket üzleti ebéd közben. Ha sürgõsen meg kell válaszolni a hívást, akkor hagyja el az asztalt, és kevésbé zsúfolt helyen beszéljen.

A telefonos kommunikáció etikai normái fontosak a hatékony vállalati működéshez. A telefonbeszélgetések kultúrája az üzleti kommunikáció különleges fajtája. Az etikett szabályainak ismerete elősegíti az üzleti kapcsolatok erősítését és növeli a szervezet jövedelmezőségét.

• Üdvözölnünk kell azt a személyt, akivel a telefonos beszélgetés lesz. Ennek legmegfelelőbbek a napszakhoz kapcsolódó kifejezések („Jó reggelt”, „Jó napot” vagy „Jó estét”).
• A hivatalos telefonbeszélgetés során fontos, hogy figyelje saját intonációját. Annak elkerülése érdekében, hogy elmozdítsa a beszélgetőt, udvariasan és nyugodtan kell beszélnie, elkerülve a felesleges érzelmeket.

• Az üdvözlés után ajánlott bemutatkozni, megadni a nevét, beosztását és szervezetét.
• Ha egy személyt hív, mindig tisztáznia kell, hogy ebben a pillanatban kényelmes-e beszélgetni.
• Az etikai normák szerint a második vagy harmadik hívás után fel kell vennie a telefont.
• A beszélgetés során tilos a dohányzás, enni vagy inni.
• Ha a hívó előfizetőt egy másik szervezet alkalmazottja érdekli, akkor a beszélgetést átirányítani kell neki, vagy engedélyeznie kell a készenléti funkciót.
• Olyan helyzetben, amikor hibát követett el a számmal kapcsolatban, anélkül, hogy túl sok kérdést feltenne, elnézést kell kérnie a beszélgetőpartnertől, és azonnal elbúcsúzni kell.
• Soha ne hívjon korán reggel, ebédszünet alatt vagy a munkanap vége előtt.
• A titkár vagy asszisztens hívást kezdeményezhet vagy fogadhat a menedzser helyett.

• Partnerre vagy ügyfélre csak személyes számmal hívhat, feltéve, hogy ő maga adta meg kapcsolatait. Hétvégén és ünnepnapokon az ilyen hívások tilos.
• Vannak idők, amikor a beszélgetés megszakad a rossz kommunikáció miatt. Ebben a helyzetben az, aki először hívott, hívjon vissza.
• Ne húzza ki a beszélgetést. A hosszú beszélgetés elviszi a beszélgetőtársat, és felháborodást okozhat. Ha késik a kommunikáció, de a beszélgetés célja nem valósult meg, akkor másnap visszahívhatja az ügyfelet, vagy személyes találkozót rendezhet.
• A beszélgetés befejezése után ajánlott megköszönni a beszélgetőpartnert és udvariasan elbúcsúzni vele, miután megkérdezte, van-e kérdése. Ez az egyszerű művelet befejezi a beszélgetést és ösztönzi a további együttműködést.

Gondosan fel kell készülnie a telefonbeszélgetésre, és végre kell hajtania egy sor konkrét műveletet. Nézzük meg részletesebben a fő pontokat.

• A beszélgetőpartnert csak egyértelmű beszélgetési terv kidolgozása után lehet felhívni. A kisebb részletek kizárása érdekében készíthet grafikus vagy vázlatos vázlatokat.
• Írja le azokat a fontos kérdéseket, amelyekre a tárgyalási folyamat során meg kell emlékeznie.
• Készítsen el olyan dokumentumokat, amelyekre szükség lehet a kommunikáció során (levelezés, jelentések, szerződések).

• Kérdezzen előre a beszélgetőpartnertől, hogy mennyi ideig tartson-e hívást.
• A kapott információk rögzítéséhez készítsen notebookot vagy naplót.
• Tudja meg a beszélgetésben részt vevő emberek általános listáját, névvel és név szerint vegye fel velük a kapcsolatot.
• Mielőtt egy számot tárcsázna, próbáljon pozitív hangulatot beállítani, akkor az érzelmi állapotának természetesen a beszélgetőpartner helyét kell okoznia.
• Telefonbeszélgetés során vegye figyelembe a kommunikáció biztonságát az irodában, mivel az értékes információk a versenytársak kezébe kerülhetnek.

Vannak olyan pontok is, amelyeket ki kell zárni és nem szabad megengedni a közelgő telefonbeszélgetés során.

• Nem kell üzleti ügyeket megbeszélni egy ismeretlen vagy alkalmi személlyel. Jobb, ha egyeztessen.
• Nem ajánlott döntést megkövetelni olyan személytől, aki nem rendelkezik erre felhatalmazással, vagy aki másként gondolja. Telefonon hozzájárulást adhat, bár ellenzi ezt a döntést.
• Nem érdemes megtenni a kéréseit, ha nem biztos abban, hogy a beszélt személy egyetért veled és segíteni akar.

A telefon szerepe az üzleti kommunikációban kettős. Nagyon gyakran elvonja a nap folyamán elvégzett sürgős feladatokat, de ugyanakkor felgyorsítja sok feladat megoldását. Ezért kell megtanulni a telefonbeszélgetések alapelveit, amelyek hozzájárulnak a hatékonyabb felhasználáshoz.

Nagyon fontos, hogy üzleti kommunikációs technikával rendelkezzünk azoknak az alkalmazottaknak, akiknek a munkája a potenciális ügyfelekkel folytatott telefonbeszélgetések során specifikus. Számos vállalat az első szavaktól kezdve megpróbálja kapcsolatba lépni a hívóval, hogy valódi vevővé váljon.

A cégek különböző módon versenyeznek az ügyfelek vonzása érdekében. A szolgáltatások népszerűsítésének fontos szakasza a telefonos értékesítés, ezért a vezetőknek helyesen és tapintatosan kell párbeszédet folytatniuk az ügyfelekkel, különben a nyereséges szerződések a versenytársak felé kerülnek.

Az alábbi tippek segítenek az üzleti telefonbeszélgetés sikerében.

• Javasoljuk, hogy hívjon az a személy, aki bármilyen hasznos szolgáltatást nyújtott Önnek. A hálaszavak nagyon fontosak a jövőbeni együttműködés szempontjából.
• Beszélgetés közben mindig mosolyogjon. Az előfizető minden bizonnyal érzékeli a mosolyát és az optimizmust.
• A tárgyalási folyamat során próbálja megjósolni a beszélgetőpartner gondolatainak menetét.
• Soha ne használjon zavargást vagy beszélgetési szókincset. Ez ellentétes a kommunikációs kultúrával.
• Használjon kifejezéseket és kifejezéseket, amelyeket a hívó fél ért.
• Ne takarja le a kézibeszélőt, miközben párhuzamosan beszél valakivel. Így nyilvánvalóvá válik a beszélgetőpartner tiszteletlensége.
• Magyarázza el pozícióját magabiztosan és pontosan, mert a pontosság a királyok udvariassága.

• A tárgyalások fontosak a gyors lefolytatáshoz, a feltett kérdésekre késéssel és zavaros javaslatok megválaszolása nélkül. A szünet csak akkor igazolható, ha a szakember a tárgyalásokhoz szükséges dokumentációt keresi. Ha a szünet meghosszabbodik, akkor a személynek minden joga megszakad a kommunikáció.
• Telefonos, valós vagy virtuális kommunikáció pillanataiban rendkívül udvariasnak kell lennie. Az emelt hangon történő kiabálás és beszélgetés az etika megsértésének minősül.
• Mondjon el búcsút a beszélgetőpartnerről, mivel a beszélgetés ügyes befejezése nem kevésbé jelentős, mint a párbeszéd fő része. Engedélyezheti a másik személyt, hogy tegye le elsőként. Ez barátságos hullámban fejezi be a beszélgetést.

Természetesen a sikeres telefonos kommunikációhoz jó diktálással kell rendelkeznie.Használja a következő videó tanulságait, hogy a beszéd kifejező és élvezetes legyen.