Az üzleti levelezés etikettje és etikája

A jelenlegi üzleti realitás az, hogy a piaci helyzetük megerősítését célzó közép- és nagyvállalkozóknak csak 15% -a éri el a célt. Ez az oka annak, hogy az üzleti etikett relevanciája többször nő, mivel a szabványok be nem tartása többek között gyakran a hasznos üzleti kapcsolatok bomlásához vezet.

Az etika tág értelmezése alatt általános elvek halmazát értik, amelyek célja a társadalmi kapcsolatok szabályozása. Ennek megfelelően az üzleti kapcsolatok etikája figyelembe veszi az üzleti szférában elfogadott renddel és interakció stílusával kapcsolatos kérdéseket.

Az üzleti kapcsolatok etikai aspektusainak részletezése az üzleti etikett, ideértve például a tárgyalási eljárást, a vállalati magatartási szabályokat, az üzleti hagyományokat és rituálékat, az alárendeltség elemeit, a kommunikáció és írásmódját és stílusát, valamint a partnerekkel és üzleti munkatársakkal való kapcsolat helyességének kérdéseit.

Az etika és az etikett - mint szerves része - jelentősége abban rejlik, hogy a hosszú távú gyakorlat eredményeként kialakult szabályozási keret jelentősen leegyszerűsíti a kommunikációt, egyértelmű és elérhető környezetet teremt az üzleti szektorban, amely lehetővé teszi a célok helyes elérését és az idő jelentős megtakarítását.

Más szavakkal, egy speciális algoritmusról beszélünk az üzleti problémák megoldására, amely lehetővé teszi a kívánt üzleti célok ésszerű és konfliktus nélküli meghatározását és sikeres elérését. Az algoritmus tulajdonosi szintje lehetővé teszi közvetlen következtetések levonását az üzleti partner vagy ellenfél professzionális szintjéről az üzleti vitában.

Ebben az összefüggésben fontos a következő általános elvek betartása:

• pontosság mindenütt és mindenben;
• az információbiztonság betartása;
• hangos altruizmus;
• az üzleti környezetnek megfelelő kedvező imázs;
• kompetens beszélt és írásbeli nyelv;
• az üzleti beszédkultúra szabályainak betartása.

Az üzleti levelezés típusai változatosak, és bizonyos fokú konvencionális jelleggel két fő fajtára oszthatók:

• államközi - állami szervezetek, külföldi missziók és tisztviselők között (különféle feljegyzések, memorandumok és egyéb formák) - a diplomáciai kapcsolatok elemei;
• kereskedelmi - félig hivatalos státusú levelek, amelyeket az intézmények és szervezetek közötti üzleti kapcsolatok területén használnak.

A szolgálati levél írásának stílusa, a nyelvi és néhány hagyományos különbség ellenére, rendelkezik bizonyos általános alapokkal és a bevett gyakorlat által kidolgozott intézménycsoporttal. Például számos, a feladó és a címzett pozíciója által meghatározott protokollkövetelmény a kölcsönös tisztelet és helyesség kezdeti beállításain alapul. Ezért, függetlenül a dokumentum típusától, szerkezetileg feltétlenül a következő elemeket kell tartalmaznia:

• fellebbezés (a címzett hivatalos státusa);
• bók (a levél udvarias vége);
• aláírás;
• dátum (az üzenet írásának napja, hónapja, éve és helye);
• a feladó címe (vezetéknév, hivatalos státusz, cím a levél első oldalának tetején vagy alján található).

Ezen kívül számos, a betűkkel közvetlenül kapcsolatos rendelkezés létezik:

• az üzleti leveleket a fejléces papíron vagy a papírlapon csak elülső oldalukon helyezik el;
• a lapozás arab számokkal történik;
• az üzeneteket nyomtatott formában hajtják végre;
• törlés és javítás nem engedélyezett a dokumentum szövegében;
• a dokumentum be van hajtva;
• a levélre adott válasz várakozási ideje nem haladja meg a tíz napot.

Az üzleti üzenetnek kifejezetten célzottan kell összpontosítania, és egy kérdést kell tartalmaznia, és a szöveg teljes jelentésének teljesen és teljesen alá kell támaszkodnia annak tartalmához, legyen szó akár tranzakciós ajánlatról, akár üzleti megkeresésről vagy egyszerűen releváns információról.

Az üzleti üzenetek osztályozása változatos, és függ azok funkcionálisan célzott orientációjától. Például a betűk:

• bejelenti;
• emlékeztet;
• meghívók;
• információ áttekintés;
• hajlam;
• támogatása;
• egyéb típusok.

A kereskedelmi levelezésben a legjellemzőbbek:

• kérdéseit;
• hez;
• foglaltságot;
• panasz;
• garancialevelek.

Az üzleti kommunikáció egyik formájaként a szó szoros értelmében a betűket 2 típusra osztják - üzleti és magántisztviselőkre.

Vállalkozásként magában foglalja a levelezést, amely szervezetek és intézmények között folyik. A magán-hivatalos levél olyan üzenet, amelyet egy magánszemély, vagy fordítva: intézmény küld magánszemélynek.

Számos üzleti levelezési szabály létezik.

• A levélnek egyértelműen és meggyőző bizonyítékok alapján kell ösztönöznie a vállalkozás iránti érdeklődés megjelenését a kedvezményezettnél, amely megmutatja a partnerségek előnyeit és a partnerségek megszakításának alkalmatlanságát. A szövegnek ösztönzőnek és ösztönzőnek kell lennie az együttműködésre.
• A túlzott személyes érzelmek üzleti levélben történő megnyilvánulása nem a legjobb módszer az eset bizonyítására és a probléma megoldására.
• A levél szövegének túlterhelésének és eltömődésének elkerülése érdekében kerülni kell minden ábrás összehasonlítást, metaforákat, allegóriákat és hiperbolákat.
• A téma világos és tömör bemutatásához jobb, ha egyszerű mondatokat használ, elkerülve a részleteket és a túlzott részletességet. Az üzenet fő gondolatát kizárólag releváns érvekkel kell alátámasztani, amelyeket általában a levél mellékleteiben (diagramok, grafikonok, digitális adatok) helyeznek.
• A szövegnek bekezdéseket kell kiemelnie, amelyek mindegyike, független gondolatot képviselve, egy új sorral kezdődik.

• Az üzleti írásbeli üzenetben nem szabad leíró mellékneveket, szükségtelen magyarázatokat és részleteket használni. Az írás végén tanácsos ellenőrizni a dokumentumot, és szüntesse meg azokat a mondatokat, amelyek nem tartalmaznak releváns szemantikai tartalmat.
• Az írástudás a szöveg alapvető eleme. A helyesírási és egyéb hibák jelenléte az üzenetben elfogadhatatlan.
• A levél tárgyát meg kell adni. A dokumentumokban szereplő témának röviden és tömören kell tükröződnie, ez időt takarít meg az olvasás során, és pozitívan jellemzi a feladót. Ha a levelet e-mailben küldik, és különösen fontos információkat tartalmaz, akkor azt fel kell szerelni egy speciális „zászlóval”, amely elérhető az elektronikus szolgáltatásban.
• A szöveg jó olvashatóságát az Arial vagy a Times New Roman betűtípusok biztosítják, átlagos betűmérettel. Speciális igény esetén kiemelhetjük a legfontosabb ötleteket dőlt vagy félkövér betűkkel.

• A szövegben célszerű feliratokat (3-4) használni, amelyek könnyebben megértik a szöveget.
• A felsorolásokat, a listákat és a listákat jobb speciális jelölőkkel összeállítani.
• A vállalati identitás sablonja (séma) kiválóan jelzi az üzleti kommunikáció hatékonyságát és objektivitását. Különösen megfelelő vállalati szempontból, mert lehetővé teszi, hogy kedvező fényben kiemelkedjen és megfeleljen a megállapított hivatalosságnak.

Az üzleti üzenet felépítése jellemző. Hagyományosan a következőket tartalmazza:

• bevezetése;
• a fő rész;
• Végül.

A bevezetés összefoglalja a levél célját. A fő rész a kérdés lényegét írja le. Összegzésképpen kívánatos a fő rész tartalmát összefoglalni, például következtetések formájában. Nem kívánatos a "levélírás" és a különféle lábjegyzetek.

Összegezve, a manipulációkhoz hasonló kifejezések nem megfelelőek, például: „Remélem egy kölcsönösen előnyös partnerséget” és így tovább. Sokkal jobb búcsút mondani egy üzleti levélben, egyszerű mondatokkal: „Üdvözlet”, „Üdvözlet” és így tovább.

Az üzenet alján fel van tüntetve: F. I. O., hivatalos státus, cégnév, aláírás. A kapcsolattartó számok is szerepelnek.

A táblázatokat és grafikonokat külön fájlként (csomagként) csatolják, jelezve ezt a levél végén. Ha létezik mellékletek csoportja, akkor a leltárt a nevekkel adják meg.

A rövidítést és a speciális rövidítéseket csak akkor használhatja, ha biztos abban, hogy a címzett megérti őket.

Annak érdekében, hogy a szöveg nagyobb logikai szigorúságot és következetességet biztosítson az üzleti szókincsben, kötőanyagként a következő beszédfordulásokat használjuk:

• ezért;
• a fentiek alapján;
• ennek alapján;
• az adatokkal összhangban;
• ennek alapján;
• figyelembe véve;
• és mások.

A virtuális térben a miniatűr kommunikációt képviselő üzleti interakció specifikus, és nem utolsósorban megköveteli a vonatkozó etikett előírásainak betartását. A levélkel végzett, a gyakorlatnak megfelelő kompetens munka a kötetre, nyelvre, felépítésre és formátumra vonatkozó alábbi megjegyzésekkel jár.

• A témaképletnek pontosan pontosan meg kell egyeznie a szövegben szereplő témával. Ez lehetővé teszi az olvasó gyors beállítását a kívánt üzleti szellemhez.
• Az e-mailben elküldött dokumentum optimális kötete illeszkedik az „egy képernyőre”, maximális szövegmennyiséggel - egy lap A4-es formátumban.
• A beruházások optimális mérete legfeljebb 3 MB.
• Ajánlott, hogy az elküldött fájlokat „csomagolják” a standard Zip vagy Rar kódoló archívumokba. Mások gyakran blokkolódnak a szállítás során.
• A hiperhivatkozásoknak szabványnak kell lenniük (kék, alul aláhúzva).
• A címzettnek adott választ a levél fölé, a levél elejére, és nem alatta kell elhelyezni. Ez kiküszöböli annak szükségességét, hogy a levelezőpartner redundánsan és erőteljesen görgesse az előző szöveget.

• Használnia kell a partner számára leginkább érthető írási nyelvet. A professzionalizmus, a belső szókincs, a szleng kifejezések és rövidítések (különösen a külső levelezésben) egy üzenetben történő felhasználásának kérdését külön-külön dönti el, a levelező partnerek kontextusától és tulajdonságaitól függően.
• Fontos, hogy tájékoztassuk a partnert az üzenet kézhezvételéről - ez a jó ízlés jele és az üzleti etikett része, tiszteletet mutatva vele.
• A válasznak a lehető leggyorsabbnak kell lennie. Ha valamilyen okból nem lehetséges gyorsan reagálni, értesíteni kell a partnerét a levél kézhezvételéről, és jeleznie kell a válaszadás időpontját. Egy etikus és kényelmes szünet a válaszadás előtt 48 óra az üzenet kézhezvétele után. Ezen idő elteltével a személy általában úgy gondolja, hogy az üzenet elveszett vagy figyelmen kívül hagyott. A felesleges levélszünet gyakran társa elvesztésének kockázatával jár, és az üzleti életben az etikai normák megsértéseként értelmezik.
• Az üzenet végére el kell helyezni a kapcsolattartási adatokat, amelyeket minden levélben feltüntetnek, kivétel nélkül, a terjesztés sorrendjétől függetlenül.
• A szállítás során fontos különös figyelmet fordítani a magánélet védelmére.

Az üzleti levelezési etikettről további információt a következő videóban talál.