Az üzleti kommunikáció etikája és alapvető szabályai

Az üzleti kommunikáció az emberek közötti kommunikáció egyik módja a vállalkozói tevékenységek végzése vagy a munkavégzés során. Vagyis ez egy olyan típusú kommunikáció, amely egy termék előállítási folyamatához vagy bármely szolgáltatás nyújtásához kapcsolódik, és nem kapcsolódik az emberek közötti személyes vagy társadalmi kapcsolatokhoz.

A civilizált üzleti kommunikáció azon alapul, hogy a résztvevők betartanak bizonyos íratlan szabályokat és normákat, amelyek hozzájárulnak a felek által kitűzött célok eléréséhez és a közöttük fennálló jó üzleti kapcsolatok fenntartásához, amelyek szükségesek a további kölcsönösen előnyös interakcióhoz.

Az üzleti kapcsolatok és az egyéb kapcsolatok fő különbsége a szabályozás. Ez azt jelenti, hogy a kultúra hagyományai, az egyetemes erkölcsi alapelvek és a szakmai etika követelményei által meghatározott kapcsolatokban bizonyos határok vannak jelen.

Az üzleti kommunikáció etikája a közös etika egyik alkotóeleme, amely rendelkezik az utóbbi összes tulajdonságával. Általános értelemben ez a fogalom az erkölcsről, normáiról és szabályairól szóló ötletek portfóliójának tekinthető, amelyek az embereket irányítják egymás közötti kapcsolatokban a termelési tevékenység során.

Az üzleti etika fő alapelvei a következők:

• részesülhetnek az üzleti kapcsolatokban részt vevő résztvevők maximális számából;
• egyenlő hozzáférés biztosítása az üzleti kapcsolatok témájához a kapcsolat összes résztvevője számára.

Az üzleti kommunikációban az etikai normák és a vállalkozói tevékenység lényege közötti ellentmondás, amelyet az üzletemberek különféle módon oldnak meg, mindig nagyon akut. Mindenesetre ez a döntés az egyik fő álláspontra vonatkozik:

• A gyakorlati álláspont vagy az utilitarizmus elve lényege, hogy az etika és az üzleti élet nem összeegyeztethető fogalmak. A lényeg az, hogy bármilyen módon elérjék a maximális profitot. Az erkölcsről, a társadalmi felelősségvállalásról és az etikai normákról beszélve, a vállalkozók, akik betartják ezt a nézőpontot, megpróbálják elkerülni őket.
• Az erkölcsi kötelesség civilizált pozíciója vagy elve azon a tényen alapul, hogy az etika segítheti a profit maximalizálását, az üzleti kapcsolatok kibővítését vagy megerősítését, az egész társadalom viselkedésének etikai szabályait vezetheti be és erősítheti meg, amelyek csak hozzájárulhatnak az üzleti vállalkozások további jólétéhez.

Az üzleti etika manapság különböző területek ismereteit használja fel (etika, pszichológia, munka tudományos szervezése).

Az etikettnek számos fő feladata van:

• Bizonyos bevezetett magatartási előírások megléte és azok betartásának szükségessége egyszerűsíti a kommunikáció folyamatát mind a többi szervezettel, mind a munkacsoporton belül, mivel az általánosan elfogadott modellekkel való munka sokkal gyorsabb és könnyebb. Az üzleti etikett betartásával a kommunikáció résztvevői pontosan el tudják képzelni, mire számíthatnak egymástól.
• Az etikett segít fenntartani a normális kapcsolatokat a szervezet külső környezetének képviselőivel, valamint megteremti a munkakörnyezetet a csapatban.
• Támogatja a kommunikáció minden résztvevőjének erkölcsi kényelmét. Az emberi életben a mentális stabilitás gyakran fontosabb, mint a fizikai kényelem. A szakmai kapcsolatok szabályainak jelenléte hozzájárul az ember munkaelégedettségéhez.

Az üzleti etikett alapelvei azon a tényen alapulnak, hogy a döntés meghozatalakor azt kell megtenni, hogy a cselekvési korlátokat összekapcsolják a kommunikáció más résztvevőinek erkölcsi értékeivel, és összehangolhatók legyenek érdekeikkel. Ugyanakkor a koordinációnak erkölcsileg indokolt célkitűzéssel kell rendelkeznie, amelynek elérése érdekében csak etikai szempontból releváns eszközöket szabad használni.

Számos alapelv létezik:

• Interperszonális. Minden kommunikáció, beleértve az üzletet is, az emberek között zajlik, személyes tulajdonságaik alapján. És annak ellenére, hogy a köztük zajló kommunikáció szakmai irányultságú, az interperszonális kapcsolatoknak továbbra is lesz hatása az interakció folyamatára.
• Folytonosság. Ennek az elvnek az a lényege, hogy folyamatos kapcsolatot kezdeményez a kommunikációs résztvevők között, ha egymás látóterében vannak. Annak alapján, hogy az emberek mind verbális, mind nem verbális eszközöket kommunikálnak, állandóan megosztanak egymással bizonyos információkat, amelyekhez a kommunikációban minden résztvevő megadja a saját jelentését, és következtetéseket von le.
• Céltudatosság. Bármely interakciónak van egy meghatározott célja vagy több célja. Ezek azonban explicit és implicit is lehetnek. A közönséggel való beszéd során a beszélő kifejezett célja, hogy bizonyos anyagokat továbbadjon a közönség számára, és implicit módon - például, hogy megmutassa a közönségnek figyelemre méltó intelligenciáját és ékesszólását.
• Többdimenziós. Ez az elv azt feltételezi, hogy az üzleti kapcsolatokban nemcsak információcsere, hanem a felek közötti kapcsolatok szabályozása is történik. Vagyis a szakmai interakció során a résztvevők egymásnak sugározzák érzelmi hozzáállásukat, amely üzleti kapcsolataik szabályozójaként működik.

A fenti célok és az üzleti kapcsolatok etikai alapelvei alapján meg lehet fogalmazni a szakmai etikai szabályokat, amelyek ugyanolyan szükségesek a megfeleléshez, mint a csoportban dolgozó rendes alkalmazottak, vagy a vállalkozás vezetője vagy tulajdonosai.

Ezek a szakma vagy vállalkozás sikerének egyik kulcsfontosságú eszközei:

• Pontosság és pontosság. A szakmai vagy kereskedelmi kapcsolat tagjaként soha nem szabad késleltetnie a munkát, a találkozót vagy az üzleti találkozót. Valójában az olyan személyek iránti tisztelet és bizalom mértéke, akik állandóan várakoznak, és más emberek időt töltenek ugyan, gyorsan csökken. Mások részéről ez a minőség azt jelzi, hogy képtelen alkalmazkodni a modern élet ritmusához, a bizonytalansághoz. Fontos az is, hogy felbecsüljük mások idejét, és ne engedjük el őket felesleges beszélgetésekbe engedélyük nélkül.
• Hatékony munkaterület-szervezés. A munkahely eleven módon mondhat el tulajdonosáról. Nyilvánvaló, hogy ha rendben van, ugyanez mondható el az ember gondolatairól. Ezenkívül jelentősen megtakarítja a munkaidőt. Valójában sok időbe telhet, amíg a papírokkal eltakarta a szükséges dokumentumot az asztalon.
• Udvarias kommunikáció és mások iránti tisztelet. Az üzleti kapcsolatokban fontos tiszteletben tartani és megpróbálni megérteni a beszélgetőpartnert, képesnek kell lennie arra, hogy a helyére álljon, és a szemére nézzen. A sértések és megalázások a szakmai szférában elfogadhatatlanok, valamint a sikító, „erős” kifejezések és az durvaság. Nemcsak saját érdekeinek megfelelően kell tudnia cselekedni. Ugyanakkor nem szabad túlzott altruizmust mutatni. Az ilyen típusú viselkedés túlzott lágyságot jelezhet.

• A helyzetnek megfelelő megjelenés. Mindig emlékezni kell arra, hogy a megjelenés az üzleti kommunikáció fontos eleme. A képen a legfontosabb dolog nem a drága tulajdonságok jelenléte, hanem a tisztaság és a pontosság. Ha egy irodában egy bizonyos ruházatstílust fogadnak el, akkor jobb, ha azt betartja, hogy ne vezetje negatív attitűdjét veled szemben a vezetés és a kollégák sem.
• Munkahelyi hangulat. Ha egy alkalmazott összpontosít az eredményre, akkor ez mind karrierjét, mind a vállalat teljesítményét pozitívan befolyásolja. A „hüvelyen keresztüli” hozzáállás soha nem hiteles. Ilyen alkalmazottakkal a társaság alig reméli céljainak elérését.
• Nyugodt gesztikuláció. Ne felejtsd el a személyes teret. Az üzleti etikett nem fogadja el a tapintható kapcsolatokat a kommunikáció résztvevői között. A csókok és érzelmek elfogadhatatlanok. Az egyetlen dolog, ami történhet, egy kézfogás. Érdemes minimalizálni a különféle gesztusokat és arckifejezéseket is, mivel ezekkel könnyen meghatározhatja az alulértékelődést vagy a bizonytalanságot. A hátot egyenesen kell tartani, a tekintetnek szilárdnak kell lennie, és a mozgások tiszták.

• Szabályok mindenkinek. Az üzleti etikett mindenkinek azonos, mind a férfiak, mind a nők számára. Az üzleti nő kezet is kezet vehet a beszélgetőpartnerével. Ugyanakkor nem tud flörtölni, egyértelmű pillantásokat vetni és csalni.Az üzleti kapcsolat résztvevőjének jellegzetességeit nem szabad nyilvánosan hozzáférhetővé tenni. A szigor és a visszafogás a fő szabályok, amelyeket be kell tartani a munkakörnyezetben.
• Hierarchia megfelelőség. Az üzleti kommunikációban nem a nemi tulajdonságok kerülnek előtérbe, hanem a hierarchia elve. Vagyis a munkavállaló státusát az határozza meg, hogy az ő karrier-létrán helyezkedik-e el. Az alárendeltség betartása az üzleti kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya.
• Csapatkapcsolatok. Hatékony csapat nélkül lehetetlen a vállalat által kitűzött célok elérése. A jó csapat a tagok közötti megfelelő interakcióra épül (egyenlő kapcsolatok, „háziállatok” és „áldozatok” hiánya, a személyes kapcsolatok elfogadhatatlansága).

• titoktartási. A munkavállalóknak képesnek kell lenniük arra, hogy bizalmas információkat, hivatalos titkokat őrizjenek, ne terjesszenek a vállalati helyzetről, figyeljék a személyes adatok védelmét.
• Üzleti hang betűkkel.. A társaság nevében küldött levelezés során, vagy bármilyen dokumentumra adott válaszként, be kell tartani az üzleti levelezés szabályait.

Hagyományos társadalomban az üzleti etikett értékeivel és normáival összefüggésben a szervezetben Az emberi viselkedésnek többféle típusa van:

• „Fegyelmezett” - egy hűséges szervezet alkalmazottja, aki teljes mértékben elfogadja az abban alkalmazott magatartási normákat, és úgy viselkedik, hogy ne hozzon létre összeférhetetlenséget (saját és a társaság számára).
• „Görcsök” - olyan alkalmazott, aki a társaságban általánosan elfogadott szabványok szerint viselkedik, de nem fogadja el annak értékeit. Annak ellenére, hogy egy ilyen alkalmazott követi a szabályokat, nem hívható hűségesnek és hűségesnek a társaság iránt. Szélsőséges körülmények között cselekedhet, amely ellentétes a vállalat értékeivel.
• „Eredeti” - az alkalmazott típusa, aki megosztja a vállalat értékét, de az abban meghatározott magatartási normák számára elfogadhatatlanok. Ebben a tekintetben egy ilyen személynek konfliktusai lehetnek a vezetéssel és a kollégákkal. Egy ilyen alkalmazott sikeres alkalmazkodása csak akkor lehetséges, ha a vállalat kivételként lehetővé teszi számára, hogy ne kövesse az általános szabályokat.
• "Rebel" - olyan alkalmazott, akinek idegennek vannak a szervezet által létrehozott értékek és alapelvek. A figyelmeztetések ellenére akadályokat tör és folyamatosan konfliktusba lép a többiekkel a hierarchia minden szintjén. Azokat a mintákat, amelyeket be kell tartaniuk, negatívan látják. Ennek oka lehet a vonakodás megérteni a vállalati standardok és értékek fontosságát, valamint az ehhez szükséges készségek hiánya.

A kommunikáció jellemzői - a szakmai felelősség vagy az üzleti igény miatt - attól függnek, hogy a vezetői hierarchia milyen szintjén vagy mely szintjei között fordul elő. Vegye figyelembe az egyes interakció típusait külön.

Az alárendelt és a vezetõ közötti kommunikációban az etikai szabályok fõ tartalma az alábbiakra csökken: néhány kulcsfontosságú pont:

• A beosztott viselkedésének hozzá kell járulnia a kényelmes pszichológiai légkör fenntartásához a csapatban, és abban kell segítenie főnökét.
• Egy beosztott kísérlete a főnök vezetésére a hierarchikus alapelv megsértésének és tiszteletlenségének megnyilvánulása. A beosztottnak joga van a fejének véleményét fejteni, de a helyes formában és álláspontját figyelembe véve.
• A vezetéssel való kommunikáció során kategorikus hang nem megengedett.
• A fej fejére történő fellebbezés elfogadhatatlannak tekinthető.

A viszonykategória jellemzőit fentről lefelé vertikálisan a szabály határozza meg: beosztottjaival olyan kapcsolatokat kell építenie, ahogyan szeretné, ha a vezetővel való kapcsolatok kinéznének.

Az ügyvezetőnek:

• törekszenek egy összetartó csapat létrehozására, amely közös célok elérésére törekszik;
• megismerheti a szakmai tevékenység során felmerült nehézségek okait;
• felhívni a beosztottak figyelmét a vezetői utasításokra, amelyeket nem teljesítettek;
• értékelje beosztottja érdemeit;
• bízz beosztottaidban;
• ismeri el hibáit;
• bánjon minden alkalmazottal egyenlően.

A fej nem:

• bírálja a munkavállaló személyazonosságát;
• észrevételeket tehet más beosztottakkal;
• mutassa be az alkalmazottaknak, hogy a vezető nem a helyzet tulajdonosa.

Az etikett szabályainak lényege a kapcsolatok horizontális irányát illetően az empátia elvének való megfelelés, vagyis az, hogy képviseljük magát a kolléga szerepében.

Íme néhány példa az alkalmazott etikettszabályokra a munkavállaló-alkalmazott szinten:

• hívja nevében kollégákat, mert a barátság megteremtésének útja a személy nevére vezet;
• mosolyogni és barátságos hozzáállást mutatni kollégáival szemben;
• próbáljon meghallgatni kollégáit, nem csak önmagát;
• minden munkavállalót személynek tekint;
• bánjunk a kollégákkal a lehető legszemélyesebben;
• próbálja megosztani a felelősséget közös feladatok elvégzésekor;
• Ne tegyen lehetetlen ígéreteket.

A következő videóból többet megtudhat a legfontosabb üzleti kommunikációs készségekről.