Üzleti kommunikációs kultúra

Az üzleti kommunikációs készségek minden területen szükségesek a sikeres karrierhez: a vállalati kommunikáció sikere nagymértékben függ a mindennapi kommunikáció készségétől, azonban a szakmai szférának megvannak a sajátosságai. Az üzleti kommunikáció kultúrája a kollégákkal, feletteseivel, beosztottaival és partnereivel való kapcsolattartás, valamint bizonyos szabályok betartásának egyik módja. Nagyon fontos a kommunikáció kiépítése a helyzettől, a céloktól és a céloktól függően, valamint a változó helyzetekhez való gyors alkalmazkodás képessége.

A kommunikatív kultúra szélesebb fogalom, mint a beszédtevékenységek halmaza. Sok összetevőből áll. Az üzleti kommunikáció kultúrájában a megjelenés nagy jelentőséggel bír: ennek meg kell felelnie a tevékenységi körének és a konkrét helyzetnek.

Az ügyfelekkel való munkavégzéshez általában egységes, az irodában történő munkához - üzleti öltöny, a kreatív szakmában dolgozók bizonyos módon öltözködnek, és azoknak, akik vezető pozíciókat töltenek be, ruháikkal és kiegészítőikkel kell hangsúlyozniuk státuszukat. Úgy tűnik, hogy a megjelenés nem közvetlenül kapcsolódik az üzleti kommunikációhoz. Ugyanakkor ez az első benyomás határozza meg a beszélgetőpartner hozzáállását. Ha ez a benyomás negatív, akkor sok energiát kell költenie a párbeszéd folyamatában, hogy rehabilitálhassa magát.

A nem verbális nyelv ugyanolyan fontos a kommunikációban. A testtartásod, gesztusod és viselkedésed nagyon fontos a pszichológia szempontjából. Próbálja meg ellenőrizni, hogy az arckifejezések meglehetősen visszafogottak-e. A háziasítás nagyon fontos, de mérsékeltnek és nem túl intenzívnek kell lennie.

Ha elkötelezett a partner párbeszéd mellett, akkor jobb választani egy nyitott pózot.Megpróbálhatja finoman alkalmazkodni a beszélgetőpartner pózához. Annak elkerülése érdekében, hogy agresszióval érzékeljék, a szemkontaktusnak csak néhány másodpercig kell tartania. A tárgyalóasztalnál ülés nem közvetlenül a beszélgetőpartnerrel szemben áll, hanem egy kicsit az oldalán.

Ugyanilyen fontos az, amit mondasz, és hogy mondod. Nagyon fontos, hogy megbízható információk álljanak rendelkezésre, képesek legyenek tényekre reagálni és helyesen felépíteni a vita tartalmát.

Fontos, hogy a szavakat, intonációt, pózokat és gesztusokat válasszuk egy adott helyzethez, mert különféle esetekben eltérő viselkedés lesz megfelelő. Az üzleti kommunikáció kultúrája, a helyzettől és a kitűzött céloktól függően, több típusra osztható:

• A mentor típusa szerkesztést jelent. Ez a lehetőség jellemző a gyakornokok képzési folyamataira, oktatási és tudományos rendezvényekre, az alárendelt egyéni munkamódszerek magyarázatára, valamint a kollégákkal folytatott csapatmunkára, ha szakértő vagy olyan területen, ahol kevésbé jártasak. Nagyon gyakran az ilyen kommunikáció monológ formájában épül, azonban a modern üzleti kommunikációban a párbeszédet részesítik előnyben: még a tanulási folyamatban is próbálj meg bevonni a beszélgetőpartnereket a beszélgetésbe, és hallgassa meg véleményüket.
• Motivációs típus A cél az, hogy érdeklődjön egy személy egy projekt iránt, meggyőzze őt egy adott munka megfelelőségéről, segítse a munkavállalókat abban, hogy magukban higgyenek, és magabiztosabban érezzék magukat valami új vagy egyszerűen nehéz üzletben. A siker érdekében próbáljon elkerülni a gyakori mondatokat és klipet. A legjobb dolog, ha személyes példát mutat, elmondja a saját történetét, és saját szavaival elmagyarázza, mi pontosan vonzza téged egy adott projekthez.
• Konfrontációs típus A kommunikatív kultúra provokálja a beszélgetőt, hogy tiltakozzon ön ellen, hogy nem ért egyet az Ön álláspontjával. Ez a típus magában foglal számos technikát, amelyeket összeférhetetlenség esetén alkalmaznak. Leggyakrabban a konfrontáció helyzete a tárgyalásokra jellemző, valamint a passzív, közömbös közönséggel való munka fokozása érdekében.
• Információ típusa a semlegesebb - ennek keretében egyszerűen továbbíthatja ezt vagy azt az információt a hallgatónak. Próbálja meg elkerülni az információtípusok megtévesztését másokkal. Ha a cél az, hogy tájékoztassa a beszélgetőpartnert, akkor nem kell megpróbálnia őt tanítani, megfertőznie lelkesedését vagy konfliktusba kerülnie. Ugyanakkor szükséges, hogy a prezentáció érthető legyen - ehhez próbáljon alkalmazkodni a beszélgetőpartnerhez, és mindent elmagyarázjon a számára érthető példákkal.

A szakmai tevékenységekkel kapcsolatos fontos kérdések nagy részét a személyes kommunikáció során oldották meg. A társaságú és nyitott emberek számára, akik tudják, hogyan kell bármilyen információt helyesen bemutatni (gesztusok, arckifejezések és intonáció révén), ez inkább plusz, mint mínusz. A személyes üzleti kommunikációban a beszélgetés tartalma nem játszik kulcsszerepet, a lényeg az, hogy kapcsolatot létesítsenek és helyesen álljanak ki álláspontjáról.

A személyes kommunikáció meglehetősen hosszú monológokból áll, vagy éppen ellenkezőleg, többé-kevésbé rövid mondatokból állhat. Ebben az esetben, és egy másik esetben, nagyon fontos, hogy ne csak az információkat nyújtsa be, mintha összefoglalót írna, hanem továbbítja azokat egy adott beszélgetőpartnernek, hozzáigazítva. A tárgyalások előtt írja le a megvitatni kívánt fő pontokat, de soha ne memorizálja a beszédet - meg kell változtatni a narratívum jellegét, sorozatát, példáit (a közönség reakciójától függően).

Ugyanígy kell intonálással és gesztusokkal dolgozni. Ha elveszíti a beszélgetőpartner figyelmét, érzelmesebbé tegye a beszédet. Ha nem kívánt konfrontációt érez partnerével, próbálja meg lemásolni a személy testtartásait és gesztusait.Nagyon fontos, hogy ne viselkedjen túl visszafogottan, ellenkező esetben az információk bemutatása unalmas lesz, és bizonytalan személy benyomását kelti belőle.

A személyes beszélgetés során gyakran spontán módon kell meghoznia a nehéz döntéseket. Ha a tárgyalási folyamat nem foglalkozik a várt témákkal, nagyon fontos, hogy nyugodt maradjon. Ne válaszoljon a túlzott izgalommal kapcsolatos problémákra, mindig nyugodtan reagáljon. Ha nem tudja azonnal meghatározni, hogy mely döntést hozza, akkor mindig eltarthat egy ideig, hogy elgondolkozzon és mérlegelje az összes előnyt és hátrányt egy nyugodt környezetben.

Sok kérdéssel most telefonon foglalkoznak. Általában ezek az információk vagy a szervezeti szempontok jelentéktelen tisztázása: például telefonhíváskor a kollégák gyakran megnevezik a neveket és a pontos számokat, találkozókat kezdenek, feladatokat adnak vagy fogadnak. A hosszú telefonhívásokra általában csak akkor kerül sor, ha nincs lehetőség személyes találkozásra. Ezenkívül a saját specifikációjú videohívásokat egyre inkább a teljes kommunikációhoz használják.

A sikeres telefonbeszélgetéshez, amely befolyásolja a munka pillanatait, figyelembe kell venni a következő árnyalatokat:

• Ha telefonál valakit, fontos megkérdezni, hogy a személynek most kényelmes-e beszélgetnie. A legtöbb társaság órák után történő hívást etikett szerint nem fogadnak el (kivéve, ha külön megállapodás történt).
• Ne feledje, hogy zavarhat a kommunikáció - vagy idegen zaj akadályozhatja a beszélgetést. A telefonbeszélgetés során fontos, hogy egyértelműen és nem túl gyorsan beszéljen.
• Építsd meg a beszédet úgy, hogy a lehető legpontosabb legyen, és pontosan úgy érzékelje, ahogy tervezi. A személyes kommunikáció során az arckifejezések és a gesztusok nagyon fontos szerepet játszanak - ez lehetővé teszi, hogy jobban megértsük a beszélgetőpartner tippeit, alulértékeltetését és rejtett motívumait. Amikor telefonon beszél, megfosztják ezt a lehetőséget.
• Próbálja meg a lehető legrövidebb időn belül telefonon megvitatni a szükséges kérdéseket. Komplex tárgyalásokhoz vagy vitatott vitákhoz a telefonbeszélgetés ritkán megfelelő, ezért fontos, hogy csak a legfontosabbat mondjuk ki. A részleteket a legjobb személyesen vagy videó segítségével megvitatni.

A videohívásokat a modern vállalati kultúrában egyre inkább használják. Először is segítenek fenntartani a kapcsolatot a különböző országok partnereivel, és a lehető leghatékonyabban tudnak tárgyalni. Másodszor, sok ember most távolról dolgozik otthonról, és a videohívások megkönnyítik a problémák megoldását.

Ha ilyen üzleti beszélgetéseket folytat, fontos figyelni a következőkre:

• A megjelenésed messzire megy. Még akkor is, ha otthon vagy, próbálj meg öltözködni üzleti módon.
• Keressen egy olyan helyet a házban, ahol a háttér többé-kevésbé semleges lesz. Ha a háttérben van konyha, dolgozó TV vagy játszó gyermekek, ez akadályozhatja az üzleti kérdések megoldását.
• Most sokan használnak fejhallgatót, de érdemes emlékezni: ezek lehetővé teszik, hogy jobban meghallja a másik embert, de nem garantálják, hogy a másik személy jól hallja, ha zajos hangon beszél. Ha otthoni vállalati problémákat old meg, kérje meg családját, hogy maradjon csendes, vagy üljön külön szobában.
• A kamera előtt különösen fontos a saját mozdulatainak és arckifejezéseinek ellenőrzése. Gyakran kommunikációs problémák merülnek fel, a kép lassan tölthet fel, és figyelmet lehet fordítani minden sikertelen arckifejezésre.
• Ha olyan súlyos kérdéseket tárgyal, amelyekhez a szemét előtt megjegyzés vagy dokumentáció szükséges, előkészítse ezt előre (a hívás előtt), és továbbítsa a szükséges anyagokat a beszélgetőpartnerének.

A szervezetek sok kérdésével most levelezés foglalkozik. Az ilyen üzleti kommunikáció egyik előnye az információ szerkezete.Ha az élő kommunikáció során nem tud figyelmet fordítani a beszélgetőpartner számára fontos pontokra (vagy elfelejtheti a szükséges információkat), rögzített formában az összes árnyalattal figyelembe lehet venni.

Ha sokat beszélünk kollégáinkkal és levelezőpartnereinkkel, nagyon fontos, hogy tudjunk helyesen írni. A szövegszerkesztők nem mindig helyesen javítják a nyelvtani hibákat, ezért nem szabad teljes mértékben támaszkodni rájuk - ha nem biztos benne a szó helyesírásában, ellenőrizze magát a szótárban. Óvatosan kell eljárni, ha szöveges üzeneteket küld telefonokról és táblagépekről - az automatikus beviteli funkcióval szavai helyettesíthetők másokkal, és az üzenet egyszerűen értelmetlenné válik.

Sokan az üzleti levelezést egyszerűbb feladatnak tekintik, mint a valós életben folytatott tárgyalás - sőt, mindig van ideje egy üzenetre gondolkodni, és egy valódi párbeszéd során spontán módon kell válaszolni. A mínusz azonban az, hogy nem kap spontán reakciót a beszélgetőpartnertől, és ez egy fontos pszichológiai szempont.

További információ az üzleti kommunikáció kultúrájáról.