Az üzleti kommunikáció szakaszai

A kommunikációs készségek az emberek közötti sikeres kommunikáció, információcsere és a kívánt eredmény elérésének egyik legfontosabb feltétele. Az üzleti etikett a piaci kapcsolatok megjelenése óta került alkalmazásra. Sok kultúra külön rést ad neki az emberek közötti kapcsolatokban, emeli őket a szertartások rangjához. És ez gyümölcsöt hoz, mert az üzleti etikett elősegíti a partneri kapcsolatok létesítését, és egy vállalkozás sikere nagyban függ az emberek viselkedésétől az üzleti találkozó során.

A szokásos mindennapi kommunikációtól eltérően az üzleti kommunikációnak megvannak egyértelmű alapelvei, és célja egy konkrét cél elérése megállapodással és kötelezettségek teljesítésével. Az üzleti környezet lehetővé teszi, hogy új hasznos kapcsolatokat hozzon létre, amelyektől függ vállalkozásának sikere. De a jövőbeli partnerek nem mindig érzik magukat egymás iránt, és közös alapot találhatnak.

Az üzleti kapcsolat magában foglalja a profitot. Ha más dolgok egyenlők, akkor az nyer, aki birtokolja az üzleti etikett ismereteit és szabályait. Ez könnyen megfigyelhető két üzletember interakciójának példáján, amelyek közül az egyik könnyen és egyszerűen hozza a beszélgetőt a szükséges következtetésekhez, a másiknak nincs üzleti kommunikációs vagy oratóriumi készsége, és újra és újra el kell hagynia a jövedelmező üzleti lehetőségeket.

Az üzleti kommunikáció tehát olyan készségek rendszere, amely magában foglalja a kommunikációs viselkedés egész komplexumát:

• kommunikációs kultúra (egy adott országban elfogadott);
• oratórium;
• üzleti etika (szabályok és rendeletek);
• kapcsolatok pszichológiája;
• a beszédépítés logikája (szóbeli és írásbeli);
• képet;
• a hang és az intézés hangja.

A modern világban az üzleti kommunikáció egyszerre több formájában jelenik meg:

• Üzleti beszélgetés - Ez szóbeli vagy virtuális kommunikáció kollégák vagy partnerek között, üzleti problémák megvitatására. A beszélgetés leggyakrabban ugyanazon üzleti szféra résztvevői között zajlik, akik megértik a párbeszéd sajátosságait, képesek egy szűk szakmai témában folytatott beszélgetést fenntartani.
• Üzleti találkozó - egy egyértelműen irányított beszélgetés, amelynek feladatai között szerepel a jelenlegi szervezeti problémák megoldása, a résztvevők számára rendelkezésre álló információk elemzése, a további viselkedés vonalainak felépítése, a döntések meghozatala és megfogalmazása.

• Üzleti levelezés - Ez üzleti levél útján történő hivatalos kommunikáció, kivéve a családiaság vagy a szleng kifejezését. Az üzleti levél olyan dokumentum, amely hivatalos üzenetet tartalmaz, és amelyet az üzleti levelezés minden szabványa szerint végrehajtanak. Általános szabály, hogy mind papír, mind elektronikus formában az üzleti levél nyomtatványt logóval, egy vállalat vagy intézmény címével látják el. Üzleti levelekben is megfigyelhető az oldalon bizonyos jelölések.
• Nyilvános beszéd - a beszélõ és a hallgatók interakciója. Az ilyen típusú üzleti kommunikáció bonyolult és oratory készségeket igényel. A felszólalónak a lehető legtöbb hozzáértéssel kell rendelkeznie a megfogalmazandó kérdésben, és hozzá kell járulnia az oratórium készítéséhez, az érdeklődéshez és a hallgatók meggyőzéséhez. A prezentáció típusa szerint a nyilvános beszéd lehet információs (jelentés), indukáló (izgatott), meggyőző (ünnepi beszéd).

Az üzleti kommunikáció sajátosságainak és fontosságának megértése arra a következtetésre vezet, hogy meg lehet tanulni.

Az üzleti etikett szabályainak betartása szükséges az üzleti kapcsolatok sikeres kiépítéséhez a különböző országokbeli üzleti partnerek, kollégák, diplomaták között. Az üzleti kultúra és a viselkedés drasztikusan különbözhetnek egymástól, de Vannak általánosan elfogadott viselkedési normák, amelyeket minden önbecsületes személynek be kell tartania, függetlenül attól, hogy tartozik-e egy adott társadalomba.

• Pontosság. Az üzleti környezetben releváns az „idő az pénz” mondás, tehát az etikátlanság teteje az, ha késik a találkozókon, és arra készteti a beszélgetőt.
• Kötelezettség. A vállalt kötelezettségek teljesítése a jó hírnév alapja, amely nélkül az üzleti környezetben nem lehetséges a sikeres interakció.
• Titoktartás. A bizalmas adatok bizalmas kezelésének, a vállalati titok megfigyelésének a képessége a kölcsönös bizalom és a teljes együttműködés egyik feltétele.
• Tiszteletteljes hozzáállás. A beszélgetőpartnertől való tisztelet, a hallgatás képessége, hogy belemerülhessen az elmondottakba, széles lehetőségeket nyit meg a kapcsolatépítésben. Ez a készség akkor is hasznos, ha kapcsolatba lép az alkalmazottakkal és beosztottakkal.

• Önbecsülését. Ami a kommunikáció folyamatában való észlelését illeti, képesnek kell lennie arra, hogy megtaláljon egy „középút”. Nyugodtan válaszoljon a kritikára vagy tanácsra, de ne engedje magának manipulálni, hogy méltóságteljesen megfékezze a nyomáspróbálkozásokat, hogy visszatérjen a beszélgetéshez.
• Oratórium. Annak képessége, hogy egyértelműen megfogalmazza gondolatait, közvetítse a beszéd jelentését a beszélgetőpartnernek anélkül, hogy megfelelő mondatokkal eldugulná a mondatokat, és elvetné a gondolatot a beszélgetés témájától. Ezt a képességet a természet nem mindenkinek adja, ezért az oratóriumnak időt kell adni a képzéséhez.
• Literacy. A beszéd egyértelműsége nagymértékben az ember írástudásától függ, és az üzleti környezetben kötelező a hibák nélküli írás.
• Megjelenés. A modern világban már létezik egy beépített kód (ruházatkód), amely egy bizonyos típusú ruházatot jelent egy munkahely, események, szervezetek vagy intézmények meglátogatására. Általában ezek a férfiak és a nők üzleti öltönyei, a szokásos ékszer- és kiegészítők. Egy ismeretlen szervezethez vagy rendezvényhez történő első látogatás esetén előre tudnia kell az elfogadott öltözködési kódot.

Az üzleti kommunikáció struktúrájában négy szakasz különböztethető meg, amelyek sorrendje a tárgyalások során maximális hatást ér el.

Itt az első benyomás elsődleges fontosságú. A beszélgetőpartnerrel való találkozás előkészítésekor hasznos lesz az információkkal való együttműködés: a beszélgetőpartner érdeklődési köre, kultúrájának környezete és sajátosságai, a beszélgetőpartner számára fontos szabályok és hagyományok. Ez lehetővé teszi, hogy magabiztosabban érezze magát, és kellő tiszteletben tartva kezelje a partner egyik vagy másik tulajdonságát.

A megfelelően kialakított első mondatok kulcsa a további kommunikáció sikerének. El kell kezdenie azzal, hogy magához vonzza az ellenfél figyelmét és helyét. A szokásos emberi barátság, udvariasság, az udvarias érdeklődés megnyilvánulása a beszélgetőpartner személyében, neve kiejtése segít ebben.

A feladatok megbeszélése során össze kell igazodni a partnerrel egy „hullám” értéken. Ez az eredmény akkor érhető el, ha gondosan figyeljük a partner érzelmi állapotát vagy a csoporton belüli általános érzelmi légkört, ha tárgyalásokról beszélünk a közönséggel.

Az érzékelés három fő csatornájának ismerete: látás, hallás és kinesthetika (ide értve a tapintást, szagot, testhelyzetet, gesztusokat és arckifejezéseket) segít beállítani a beszélgetőpartnernél.

Közvetlen összpontosítás az ülés témájára, a problémák és feladatok megbeszélése. Ennek a szakasznak a célja a mindkét fél számára a lehető legmegfelelőbb megállapodás elérése.

A harmadik szakaszban több fázist alkalmaznak, amelyek közül az érintkezés lényege:

• a beszélgetőpartner motívumainak és céljainak azonosítása;
• figyelem fenntartása: fontos látni a beszélgetés fonalat, ne féljünk félre és ne ugorjunk a témáról a témára;
• érvelés és meggyőzés: nézeteltérés esetén alkalmazzák;
• az eredmény rögzítése a beszélgetés kritikus pontja, amikor be kell fejeznie a témáról folytatott kommunikációt, az eredményektől függetlenül, ez a belső érzés tapasztalattal jár, és a megfigyeléstől függ, azon képességtől, hogy egyértelműen felismerje a beszélgetőpartner érzelmi hátterének legkisebb változásait.

A találkozó általános benyomása az üzleti kommunikáció utolsó szakaszában alakul ki, és a legegyértelműbben a memóriába kerül. Ezért a beszélgetés megfelelő befejezésének képessége meghatározhatja a további együttműködést.

A következő videóban megtudhatja, hogyan kell gyönyörűen kommunikálni.