Liiketoiminnan puhelinviestinnän yksityiskohdat

Liikeviestinnän taide on tärkeä osa neuvotteluja ja se ei menetä monien vuosien ajan ajankohtaisuuttaan. Puhelinliikenteen viestinnän intensiteetti kasvaa vuodesta toiseen. Ja matkaviestinnän kehittyessä on tulossa yksi tärkeimmistä viestintätavoista. Puhelintaitojen tekemiseksi on tärkeää tuntea liiketoiminnan viestinnän monimutkaisuudet ja säännöt.

Puhelimella on nykymaailmassa tärkeä rooli, koska sen avulla kommunikoimme perheen, ystävien, työtovereiden, johdon ja liikekumppanien kanssa.

Joten, keskustelun aikana tietyn ihmisryhmän kanssa henkilö käyttää sopivaa viestintämenetelmää eikä esimerkiksi koskaan käytä vuoropuhelua pomonsa kanssa, kuten läheisen ystävän kanssa. Tässä tilanteessa käytetään muodollisempaa kommunikaatiotyyppiä.

Työntekijöiden, jotka tekevät sosiologisia tutkimuksia väestöstä, vastaanottavat puheluita asiakkailta tai neuvottelevat puhelimitse, on käytettävä myös liiketoimintaohjeita. Usein onnistuneista puheluista tulee avain hyvään liikesuhteeseen. Ja jopa yrityksen imago voi täysin riippua työntekijöiden kyvystä käydä päteviä vuoropuheluita puhelimitse.

Tällä hetkellä suurin osa puheluista tapahtuu mobiililaitteiden kautta. Tätä viestintätyökalua käytettäessä on noudatettava joitain sääntöjä.

• Sammuta puhelin tai aseta se värähtelytilaan liiketalouskokouksessa asiakkaan kanssa, elokuvateatterissa, seminaarissa.
• Mobiililaite on herkempi äänelle kuin kiinteä puhelin. Siksi tilanteessa, jossa julkisessa paikassa ollessaan on tarpeen käydä henkilökohtainen keskustelu ilman ulkopuolista puuttumista, voit puhua vain hiljaa, ja keskustelukumppani kuulee sinut ehdottomasti.

• Älä soita kovaa puhelua puhelimeen. Se voi pelottaa muita.
• Yritä puhua lyhyesti. Kolmansien osapuolten läsnäollessa keskustelun ei tulisi kestää yli 30 sekuntia, muuten on vaara, että henkilö näyttää edestä epäpuhdasta. Jos puhelinkeskusteluun on perusteltuja syitä, esimerkiksi sukulaisen sairaus tai suuri kauppa, sinun on ilmoitettava tilanteesta läsnä oleville.
• Vältä puhelinkeskusteluja liike-lounaan aikana. Jos puheluun on kiireellisesti vastattava, sinun tulee poistua pöydältä ja puhua vähemmän tungosta paikassa.

Puhelinviestinnän eettiset standardit ovat tärkeitä yrityksen tehokkaalle toiminnalle. Puhelinkeskustelujen kulttuuri on erityinen yritysviestinnän muoto. Etikettisääntöjen tunteminen auttaa vahvistamaan liikesuhteita ja lisää organisaation kannattavuutta.

• On tarpeen tervehtiä henkilöä, jonka kanssa puhelinkeskustelu tulee olemaan. Sopivimmat tähän ovat kellonaikaan liittyvät lauseet ("Hyvää huomenta", "Hyvää iltapäivää" tai "Hyvää iltaa").
• Virallisen puhelinkeskustelujen aikana on tärkeää seurata omaa ääntämistä. Jotta et ajaisi keskustelukumppania pois, sinun on puhuttava kohteliaasti ja rauhallisesti välttäen tarpeettomia tunteita.

• Tervehdyksen jälkeen on suositeltavaa esitellä itsesi ja antaa nimesi, sijaintisi ja organisaatiosi.
• Jos soitat henkilölle, sinun tulee aina selvittää, onko hänelle sopiva puhua tällä hetkellä.
• Eettisten standardien mukaan sinun on noudettava puhelin toisen tai kolmannen puhelun jälkeen.
• Älä tupakoi, syö ruokaa tai juomia keskustelun aikana.
• Jos soittava tilaaja on kiinnostunut organisaation toisesta työntekijästä, keskustelu on ohjattava hänelle uudelleen tai otettava valmiustila käyttöön.
• Tilanteessa, jossa olet tehnyt numeron virheen, sinun on pyydettävä anteeksi keskustelukumppaniasi ja jätettävä heti hyvästit, esittämättä liikaa kysymyksiä.
• Älä koskaan soita aikaisin aamulla, lounastauon aikana tai ennen työpäivän päättymistä.
• Sihteeri tai avustaja voi soittaa tai vastata puheluihin johtajan sijaan.

• Voit soittaa kumppanille tai asiakkaalle henkilökohtaisella numerolla vain, jos hän on itse antanut sinulle yhteyshenkilöt. Mutta viikonloppuisin ja lomapäivinä tällaiset puhelut ovat kiellettyjä.
• Joskus keskustelu keskeytyy huonon kommunikoinnin takia. Tässä tilanteessa sen, joka soitti ensin, pitäisi soittaa takaisin.
• Älä vedä keskustelua. Pitkä keskustelu voi keskustella keskustelukumppanista ja aiheuttaa nöyryytystä. Jos viestintä viivästyi, mutta keskustelun tarkoitusta ei saavutettu, voit soittaa asiakkaalle seuraavana päivänä tai järjestää henkilökohtaisen tapaamisen.
• Keskustelun päätyttyä on suositeltavaa kiittää keskustelukumppania ja jättää hänelle kohteliaasti hyvästit kysyttyään, onko hänellä kysyttävää. Tämä yksinkertainen toimenpide saattaa keskustelun loppuun ja kannustaa jatkamaan yhteistyötä.

Sinun tulisi valmistautua huolellisesti puhelinkeskusteluun ja suorittaa sarja erityisiä toimintoja. Tarkastellaan tärkeimpiä kohtia yksityiskohtaisemmin.

• Soita keskustelukumppanille vasta, kun selkeä keskusteluohjelma on laadittu. Pienten yksityiskohtien sulkemiseksi pois voit tehdä graafisia tai kaavamaisia ​​luonnoksia.
• Kirjoita tärkeät kysymykset, jotka sinun on muistettava kysyä neuvotteluprosessissa.
• Laaditaan viestinnän yhteydessä tarvittavat asiakirjat (kirjeenvaihto, raportit, sopimukset).

• Kysy keskustelukumppaniltasi etukäteen sopiva aika soittaa.
• Tallenna vastaanotetut tiedot laatimalla muistikirja tai päiväkirja.
• Selvitä keskusteluun osallistuvien ihmisten yleinen luettelo ja ota heihin yhteyttä nimen ja etunimen perusteella.
• Ennen kuin valitset numeron, yritä virittää positiivinen mieliala, emotionaalisen tilanne tietysti saa aiheuttaa keskustelukumppanin sijainnin.
• Kun puhelinkeskusteluja, ota huomioon viestinnän turvallisuus toimistossa, koska arvokasta tietoa voi joutua kilpailijoiden käsiin.

On myös kohtia, jotka tulisi sulkea pois eikä sallia tulevassa puhelinkeskusteluissa.

• Sinun ei tarvitse keskustella liike-elämän asioista tuntemattoman tai rento henkilön kanssa. On parempi tehdä tapaaminen.
• Ei ole suositeltavaa vaatia päätöstä henkilöltä, jolla ei ole valtuuksia tehdä sitä tai joka ajattelee toisin. Puhelimella hän voi antaa suostumuksensa, vaikka hän on tämän päätöksen vastustaja.
• Pyyntöihisi ei kannata lausua, jos et ole varma, että puhuttava henkilö on samaa mieltä kanssasi ja haluaa auttaa.

Puhelimen rooli yritysviestinnässä on kaksinkertainen. Hyvin usein hän kiinnittää huomionsa päivän aikana suoritetuista kiireellisistä tehtävistä, mutta samalla nopeuttaa monien tehtävien ratkaisua. Siksi on välttämätöntä oppia puhelinkeskustelujen periaatteet, jotka edistävät puhelun tehokkaampaa käyttöä.

On erittäin tärkeää, että yrityksillä on viestintätekniikka työntekijöille, joiden työ on erityistä puhelinkeskusteluissa potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Monet yritykset yrittävät ensimmäisistä sanoista lähtien luoda yhteyden soittajaan, jotta hänestä tulisi todellinen asiakas.

Yritykset kilpailevat eri tavoilla houkutella asiakkaita. Tärkeä vaihe palveluiden edistämisessä on puhelinmyynti, ja siksi johtajien on käytävä oikein ja taktiikkaan vuoropuhelua asiakkaiden kanssa, muuten kannattavat sopimukset menevät kilpailijoille.

Alla olevat vinkit auttavat sinua menestymään yrityksesi puhelinkeskusteluissa.

• On suositeltavaa soittaa henkilölle, joka on tarjonnut sinulle kaiken hyödyllisen palvelun. Kiitolliset sanat ovat erittäin tärkeitä tulevassa yhteistyössä.
• Hymyile aina keskustelun aikana. Tilaaja tuntee varmasti hymysi ja optimismisi.
• Yritä ennakoida neuvotteluprosessissa keskustelukumppanin ajatusten kulkua.
• Älä koskaan käytä turmeluutta tai puhetta. Tämä on viestintäkulttuurin vastaista.
• Käytä ilmaisuja ja termejä, jotka soittaja ymmärtää.
• Älä peitä luuria puhuessasi samanaikaisesti jonkun kanssa. Näin ollen epäkunnioittavuus keskustelukumppanin suhteen ilmenee.
• Selitä asema varmasti ja tarkasti, koska tarkkuus on kuninkaiden kohteliaisuus.

• Neuvottelut ovat tärkeitä käydä nopeasti, vastaamalla kysymyksiin viivästyksettä ja hämmentäviä ehdotuksia. Tauko voidaan perustella vain, jos asiantuntija etsii neuvotteluihin tarvittavia asiakirjoja. Jos tauko pidentyy, henkilöllä on kaikki oikeudet keskeyttää viestintä.
• Puhelimen, oikean tai virtuaalisen viestinnän hetkessä sinun on oltava erittäin kohtelias. Huutamista ja puhumista korotetulla äänellä pidetään etiikan vastaisena.
• Sano hyvästit keskustelukumppanille oikein, koska keskustelun taitava loppuun saattaminen ei ole yhtä merkitsevää kuin keskustelun pääosa. Voit sallia toisen henkilön lopettaa ensin. Tämä päättää keskustelun ystävällisellä aallolla.

Tietysti onnistuneen puhelimessa tapahtuvan viestinnän kannalta on oltava hyvä sanonta.Käytä seuraavan videon oppitunteja tehdäksesi puheestasi ilmeikäs ja äänesi nautinnollinen.