Liiketoiminnan kirjeenvaihto etiketti ja etiikka

Nykyinen liiketoimintatodellisuus on, että vain 15% keskisuurista ja suurista yrittäjistä, jotka pyrkivät vahvistamaan markkina-asemaansa, saavuttavat tavoitteen. Juuri tästä syystä liiketietiketin merkitys kasvaa useita kertoja, koska muun muassa sen syiden noudattamatta jättäminen johtaa usein hyödyllisten liikesuhteiden hajoamiseen.

Etiikan laajassa tulkinnassa ne tarkoittavat joukko yleisiä periaatteita, joiden tarkoituksena on säännellä sosiaalisia suhteita. Vastaavasti liikesuhteiden etiikassa otetaan huomioon kysymykset, jotka liittyvät hyväksyttyyn järjestykseen ja vuorovaikutustyyliin liiketoiminta-alueella.

Liiketoimintasuhteiden eettisten näkökohtien yksityiskohtaisuus on liiketieteellinen etiketti, joka sisältää esimerkiksi neuvottelumenettelyn, yrityssäännöt, liiketoimintaperinnetit ja rituaalit, alistamisen elementit, viestinnän ja kirjoittamisen tavat ja tyylit sekä oikeellisuuskysymykset suhteissa kumppaneihin ja liikekumppaneihin.

Etiikan ja etiketin merkitys sen olennaisena osana on siinä, että pitkäaikaisen käytännön tuloksena syntynyt sääntelykehys yksinkertaistaa huomattavasti viestintää, luomalla selkeän ja helposti saavutettavan kontekstin yrityssektorilla, joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen oikein ja säästää aikaa huomattavasti.

Toisin sanoen, puhumme erityisestä algoritmista liiketoimintaongelmien ratkaisemiseksi, joka mahdollistaa haluttujen liiketoimintatavoitteiden asettamisen ja onnistumisen saavuttamisen rationaalisesti ja ilman konflikteja. Tämän algoritmin omistajuustaso antaa sinun tehdä välittömiä johtopäätöksiä liikekumppanin tai vastustajan ammattitaidosta liikekiistoissa.

Tässä yhteydessä on tärkeää noudattaa seuraavia yleisiä periaatteita:

• täsmällisyys kaikkialla ja kaikessa;
• tietoturvan noudattaminen;
• terve altruismi;
• liiketoimintaympäristölle sopiva suotuisa imago
• pätevä puhuttu ja kirjoitettu kieli;
• liikekielen sääntöjen noudattaminen.

Liiketoiminnan kirjeenvaihtotyypit ovat erilaisia, ja tietyllä tavanmukaisuustasolla ne voidaan jakaa kahteen päälajikkeeseen:

• osavaltioiden välinen - valtion järjestöjen, ulkomaanedustustojen ja virkamiesten välillä (erilaiset muistiot, muistiot ja muut muodot) - diplomaattisuhteiden elementit;
• kaupallinen - puolivirallisen aseman kirjeet, joita käytetään instituutioiden ja organisaatioiden välisissä liikesuhteissa.

Palvelukirjeen kirjoittamistavalla, kielellisistä ja eräistä perinteisistä eroista huolimatta, on tietty yleinen perusta ja vakiintuneen käytännön kehittämä ryhmä toimipaikkoja. Esimerkiksi joukko protokollavaatimuksia, jotka määritetään lähettäjän ja vastaanottajan sijainnin perusteella, perustuvat keskinäisen kunnioituksen ja oikeellisuuden alkuasetuksiin. Siksi asiakirjan tyypistä riippumatta rakenteellisesti sen on välttämättä sisällettävä seuraavat elementit:

• valitus (vastaanottajan virallinen asema);
• kohteliaisuus (kirjeen kohtelias päättäminen);
• allekirjoitus;
• päivämäärä (viestin kirjoittamispäivä, kuukausi, vuosi ja paikka);
• lähettäjän osoite (sukunimi, virka-asema, osoite sijoitetaan kirjeen ensimmäisen sivun ylä- tai alaosaan).

Lisäksi on olemassa joukko säännöksiä, jotka liittyvät suoraan kirjeisiin:

• liikekirjeet on kirjoitettu kirjelomakkeille tai paperiarkeille yksinomaan niiden etupuolella;
• sivutus tehdään arabialaisin numeroin;
• viestit suoritetaan paperiversiona;
• poistot ja korjaukset eivät ole sallittuja asiakirjan kappaleessa;
• asiakirja taitetaan sisäänpäin;
• kirjeeseen vastaamisen odotusaika on enintään kymmenen päivää.

Yrityssanomassa olisi oltava selkeä ja tarkoituksenmukainen painopiste, ja sen tulisi sisältää yksi kysymys, ja tekstin koko merkityksen tulisi olla täysin ja kokonaan alisteinen sen sisällölle, onko kyseessä kauppaehdotus, kaupallinen pyyntö vai yksinkertaisesti merkityksellinen tieto.

Liiketoimintaviestien luokittelu on monipuolinen ja riippuu niiden toiminnallisesti kohdennetusta suuntauksesta. Kirjaimet ovat esimerkiksi:

• ilmoitettiin;
• muistuttaa;
• kutsut;
• tietokatsaukset;
• järjestely;
• tukeminen;
• muut tyypit.

Kaupallisessa kirjeenvaihdossa tyypillisimmät ovat:

• kyselyt;
• tarjoavat;
• varaukset;
• valitus;
• takuukirjeet.

Yhtenä liiketoiminnan viestinnän muodoista kirjeet jaetaan sanan suppeassa merkityksessä kahteen tyyppiin - yritystoiminta ja yksityinen virkamies.

Yritystoiminnan mukaan sisältyy kirjeenvaihto, joka käy organisaatioiden ja laitosten välillä. Yksityinen virkamieskirje on viesti, jonka yksityinen henkilö lähettää laitokselle tai päinvastoin laitos - yksityishenkilölle.

Liiketoiminnan kirjeenvaihtoa koskevia sääntöjä on useita.

• Kirjeen tulisi edistää yritystoiminnan kiinnostuksen esiintymistä vastaanottajassa selkeästi ja vakuuttavien todisteiden perusteella, jotka osoittavat kumppanuuksien edut ja parisuhteiden purkamisen sopimattomuuden. Tekstin tulisi olla kannustava, motivoiva yhteistyöhön.
• Liiallisten henkilökohtaisten tunneiden ilmeneminen liikekirjeessä ei ole paras tapa todistaa tapauksesi ja ratkaista ongelma.
• Kirjeen tekstin ylikuormituksen ja tukkeutumisen välttämiseksi tulisi välttää kaikki kuviolliset vertailut, metafoorit, allegorat ja hyperbolat.
• Aiheen selkeäksi ja ytimekkääksi esittämiseksi on parempi käyttää yksinkertaisia ​​lauseita, välttäen yksityiskohtia ja liiallisia yksityiskohtia. Viestin pääideaa tulisi tukea yksinomaan asiaankuuluvilla perusteilla, jotka yleensä sijoitetaan kirjeen liitteisiin (kaaviot, kuvaajat, digitaalinen data).
• Tekstissä on korostettava kappaleita, joista jokainen, joka edustaa itsenäistä ajatusta, alkaa uudella rivillä.

• Yritystoimintaa koskevassa kirjoitetussa viestissä ei tule käyttää kuvaavia adjektiiveja, tarpeettomia selvennyksiä ja yksityiskohtia. Kirjoittamisen lopussa on suositeltavaa tarkistaa asiakirja ja poistaa lauseet, joissa ei ole merkityksellistä semanttista sisältöä.
• Lukutaito on tekstin peruselementti. Oikeinkirjoittamista ja muita virheitä viestissä ei voida hyväksyä.
• Kirjeen aihe on ilmoitettava. Asiakirjojen aihe tulee heijastaa lyhyesti ja tiivisti, mikä säästää lukemisen aikaa ja kuvaa positiivisesti lähettäjää. Jos kirje lähetetään sähköpostitse ja sisältää erityisen tärkeitä tietoja, se olisi varustettava erityisellä ”lipulla”, joka on saatavana sähköisessä palvelussa.
• Hyvä teksti luettavuus saadaan Arial- tai Times New Roman -kirjasimilla, joiden keskikoko on. Jos on erityistä tarvetta, on mahdollista korostaa keskeiset ideat kursivoituna tai lihavoituna.

• Tekstissä on hyödyllistä käyttää tekstityksiä (3-4), jotka helpottavat tekstin ymmärtämistä.
• Luettelot, luettelot ja luettelot on parempi laatia erityisillä merkinnöillä.
• Yritystunnusmalli (kaavio) on erinomainen indikaattori liiketoiminnan viestinnän tehokkuudelle ja objektiivisuudelle. Se on erityisen sopiva yritysnäkökulmasta, koska sen avulla voit erottua suotuisassa valossa ja noudattaa vakiintunutta virallisuutta.

Liikeviestin rakenne on tyypillinen. Perinteisesti se sisältää:

• käyttöönotto;
• pääosa;
• Lopuksi.

Johdannossa esitetään tiivistelmä kirjeen tarkoituksesta. Pääosa kuvaa aiheen olemusta. Lopuksi on suotavaa tehdä yhteenveto pääosan sisällöstä, esimerkiksi johtopäätösten muodossa. "Postikirjoitukset" ja erilaiset alaviitteet eivät ole toivottavia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että lauseet, jotka ovat muodoltaan samanlaisia ​​manipulaatioiden kanssa, ovat sopimattomia, kuten: ”Toivon molempia osapuolia hyödyttävää kumppanuutta” ja niin edelleen. On parempi sanoa hyvästit liikekirjeessä, jossa on yksinkertaiset lauseet - ”Terveiset”, “Terveiset terveiset” ja niin edelleen.

Viestin alareunaan on merkitty: F. I. O., virallinen asema, yrityksen nimi, allekirjoitus. Yhteystiedot on myös merkitty.

Taulukot ja kaaviot on liitetty erillisenä tiedostona (paketti), mikä osoittaa tämän kirjeen lopussa. Jos liitteitä on ryhmä, niiden luettelo annetaan nimillä.

Voit käyttää lyhennettä ja erityisiä lyhenteitä vain, jos olet varma, että vastaanottaja ymmärtää ne.

Jotta tekstillä olisi suurempi looginen tarkkuus ja johdonmukaisuus liikesanastossa, sideaineina käytetään seuraavia puhe käännöksiä:

• tästä syystä;
• perustuu edellä olevaan;
• tämän perusteella;
• tietojen mukaisesti;
• tämän perusteella;
• ottaen huomioon;
• ja muut.

Virtuaalitilassa liiketoiminnan vuorovaikutus, joka edustaa viestintää pienoiskoossa, on erityistä, ja se ei edellytä yhtäkään asiaankuuluvien etikettistandardien noudattamista. Pätevä työ kirjeellä, käytännön mukaisesti, sisältää seuraavat huomautukset, jotka koskevat määrää, kieltä, rakennetta ja muotoa.

• Teemakaavan on ehdottomasti vastattava tekstissä mainittua aihetta. Tämän avulla voit mukauttaa lukijan nopeasti haluttuun liiketoimintahenkeen.
• Sähköpostilla lähetetyn asiakirjan optimaalinen tilavuus mahtuu ”yhdelle näytölle”, enimmäismäärä tekstiä on - yksi arkki A4-muodossa.
• Sijoitusten optimaalinen koko on enintään 3 Mt.
• On suositeltavaa, että lähetetyt tiedostot pakataan ”pakattuiksi” Zip- tai Rar-koodausarkistoihin. Toiset estetään usein kuljetuksen aikana.
• Hyperlinkkien on oltava vakioita (sininen, alleviivattu alla).
• Vastaus vastaanottajalle on asetettava kirjeen yläpuolelle, ei alaosaan. Tämän vuoksi kirjeenvaihtopartnerin ei tarvitse tarpeellisesti ja voimakkaasti selata edellistä tekstiä.

• On käytettävä kumppanille ymmärrettävää kirjoituskieltä. Kysymys ammattitaidon, sisäisen sanaston, slängilausekkeiden ja lyhenteiden (etenkin ulkoisessa kirjeenvaihdossa) käytön sopivuudesta viestissä päätetään erikseen kirjeenvaihtopartnerien kontekstin ja ominaisuuksien mukaan.
• Tärkeää on tiedottaa kumppanille hänen viestinsä vastaanottamisesta - tämä on merkki hyvästä mausta ja osa liiketietikettiä, joka osoittaa kunnioitusta häntä kohtaan.
• Vastauksen tulisi olla mahdollisimman nopea. Jos jostain syystä ei ole mahdollista vastata nopeasti, kumppanille tulee ilmoittaa kirjeen vastaanottamisesta ja ilmoittaa vastausaika. Eettinen ja mukava tauko ennen vastauksen antamista on 48 tuntia viestin vastaanottamisesta. Tämän ajan kuluttua henkilö yleensä uskoo viestin kadonneen tai huomioimatta. Liiallinen tauko kirjeenvaihdossa liittyy usein riskiin menettää kumppani, ja se tulkitaan liiketoiminnassa eettisten normien vastaisena.
• Viestin lopussa tulisi olla yhteystiedot, jotka on ilmoitettu kaikissa kirjeissä, poikkeuksetta, jakelujärjestyksestä riippumatta.
• Lähetyksen aikana on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota yksityisyyden suojaan.

Katso lisätietoja yritystoiminnan kirjeenvaihdosta seuraavasta videosta.