Liikeviestinnän kulttuuri

Liikeviestintätaidot ovat välttämättömiä menestyvälle uralle millä tahansa alalla: yritysviestinnän menestys riippuu pitkälti jokapäiväisen viestinnän taidoista, ammatillisella alalla on kuitenkin omat erityispiirteensä. Liikeviestinnän kulttuuri on tapa olla vuorovaikutuksessa kollegojen, pomojen, alaisten ja kumppanien kanssa, samoin kuin tietyt säännöt. On erittäin tärkeää rakentaa viestintää tilanteesta, päämääristä ja tavoitteista riippuen sekä kyky mukautua nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Kommunikatiivinen kulttuuri on laajempi käsite kuin joukko puhetoimintoja. Se koostuu monista komponenteista. Liikeviestinnän kulttuurissa ulkonäöllä on suuri merkitys: sen on vastattava toiminta-alaasi ja erityistilannetta.

Asiakkaiden kanssa työskentelemiseen on yleensä yhdenmukainen, toimistossa työskentelemiseen - työpuku, luovien ammattien ihmiset pukeutuvat tietyllä tavalla, ja johtotehtävissä olevien tulee korostaa asemaansa vaatteilla ja asusteilla. Vaikuttaa siltä, ​​että ulkonäkö ei liity suoraan liikeviestintään. Kuitenkin ensimmäinen tekemäsi vaikutelma määrittelee keskustelukumppanin asenteen sinuun. Jos tämä vaikutelma on negatiivinen, joudut käyttämään paljon energiaa vuoropuheluprosessissa kuntoutumaan.

Veroton kieli on yhtä tärkeä viestinnässä. Asennot, eleet ja käyttäytymiset ovat erittäin tärkeitä psykologian kannalta. Yritä varmistaa, että ilmeet ovat melko hillittyjä. Kasvinsuojelu on erittäin tärkeää, mutta sen tulisi olla maltillista eikä liian intensiivistä.

Jos olet sitoutunut kumppanien vuoropuheluun, on parempi valita avoin pose.Voit yrittää sopeutua varovasti keskustelukumppanin asemaan. Silmäkosketuksen tulisi kestää vain muutama sekunti, jotta vältetään aggression havaitseminen. Istuminen neuvottelupöydässä ei ole suoraan vastakkaista vastapäätä, mutta hieman sivussa.

Yhtä tärkeätä on se, mitä sanot ja kuinka sanot. On erittäin tärkeää saada luotettavaa tietoa, pystyä toimimaan tosiasioiden perusteella ja rakentamaan oikein keskustelun sisältö.

On tärkeää valita sanat, intonaatio, asennot ja eleet tietylle tilanteelle, koska eri tapauksissa erilainen käyttäytyminen on sopivaa. Liikeviestinnän kulttuuri voidaan jakaa tilanteeseen ja tavoitteisiin riippuen useisiin tyyppeihin:

• Mentorin tyyppi tarkoittaa editointia. Tämä vaihtoehto on tyypillinen harjoittelijoiden koulutusprosessille, koulutus- ja tiedetapahtumille, alaisten henkilökohtaisten työmomenttien selittämiselle sekä ryhmätyölle kollegoiden kanssa, jos olet asiantuntija alalla, jolla he ovat vähemmän perehtyneitä. Hyvin usein tällainen viestintä rakennetaan monologin muodossa, mutta nykyaikaisessa yritysviestinnässä vuoropuhelua pidetään parempana: yritä jopa oppimisprosessissa saada keskustelukumppanit mukaan keskusteluun ja kuuntele heidän näkemyksensä.
• Motivoiva tyyppi tavoitteena on kiinnostaa henkilöä projektissa, vakuuttaa hänet tietyn työn sopivuudesta, auttaa työntekijöitä uskomaan itseensä ja tuntemaan itsensä luottavaisemmaksi uuteen tai yksinkertaisesti vaikeaseen liiketoimintaan. Menestyksen vuoksi yritä välttää yleisimpiä lauseita ja kliseitä. Parasta on näyttää henkilökohtainen esimerkki, kertoa oma tarinasi ja selittää omin sanoin, mikä tarkalleen houkuttelee sinua tiettyyn projektiin.
• Vastakkainasettelu kommunikatiivinen kulttuuri provosoi keskustelukumppania vastustamaan sinua, olemaan eri mieltä kanssasi. Tämä tyyppi sisältää useita tekniikoita, joita käytetään eturistiriitoissa. Useimmiten vastakkainasettelu on ominaista neuvotteluille, samoin kuin huomion lisääminen työskenteleessä passiivisen, inertin yleisön kanssa.
• Tyyppi kaikkein neutraalimpi - sen puitteissa voit yksinkertaisesti välittää tämän tai toisen tiedon kuuntelijalle. Yritä välttää sekoittamasta tietotyyppiä muiden kanssa. Jos tavoitteena on kertoa keskustelukumppanille, sinun ei tarvitse yrittää opettaa häntä, saastuttaa innostuksellasi tai joutua konflikteihin. Samalla on välttämätöntä, että esitys on ymmärrettävää - tätä varten yritä sopeutua keskustelukumppaniin ja selittää kaikki hänelle selkeillä esimerkeillä.

Suurin osa ammatilliseen toimintaan liittyvistä tärkeistä kysymyksistä päätti ratkaista henkilökohtaisen viestinnän prosessissa. Ystävällisille ja avoimille ihmisille, jotka tietävät kuinka tietoja voidaan esittää oikein (eleiden, ilmeiden ja intonaation avulla), tämä on enemmän plus kuin miinus. Henkilökohtaisessa yritysviestinnässä keskustelun sisällöllä ei ole avainasemassa, tärkeintä on luoda yhteys ja ilmaista kanta oikein.

Henkilökohtainen viestintä voi koostua melko pitkistä monologeista tai päinvastoin enemmän tai vähemmän lyhyistä lauseista. Ja siinä, ja toisessa tapauksessa, on erittäin tärkeää, että ei vain ilmoiteta tietoja, kuin kirjoittaisit yhteenvetoa, vaan välittäisit sen tietylle keskustelukumppanille sopeutumalla siihen. Kirjoita ennen neuvotteluja keskeiset kohdat, joista haluat keskustella, mutta älä koskaan muista puhetta - on tarpeen muuttaa kerronnan luonnetta, järjestystä, esimerkkejä (riippuen yleisön reaktiosta).

Samoin sinun täytyy työskennellä intonaation ja eleiden kanssa. Jos menetät keskustelukumppanin huomion, tee puheesta emotionaalinen. Jos tunnet toivottua vastakkainasettelua kumppanin kanssa, kokeile kopioida henkilön asennot ja eleet.On erittäin tärkeää olla käyttämättä liian hillittyä, muuten tietojen esittäminen on tylsää, ja saat vaikutelman epävarmasta henkilöstä.

Henkilökohtaisen keskustelun aikana on usein tehtävä spontaanisti vaikeita päätöksiä. Jos neuvotteluprosessissa ei käsitellä odotettuja aiheita, on erittäin tärkeää pysyä rauhallisena. Yritä olla reagoimatta liiallisen jännityksen aiheuttamiin ongelmiin, vastaa aina rauhallisesti. Jos et pysty heti määrittämään päätöstä, voit aina viedä jonkin aikaa ajatella ja punnita kaikkia etuja ja haittoja rauhallisessa ympäristössä.

Monia asioita käsitellään nyt puhelimitse. Yleensä nämä ovat merkityksettömiä selvityksiä tiedoista tai organisaation näkökohdista: esimerkiksi puhelinsoiton yhteydessä kollegat määrittävät usein nimet ja tarkat numerot, tekevät tapaamisia, antavat tai vastaanottavat tehtäviä. Pitkät puhelut tapahtuvat yleensä vain silloin, kun ei ole mahdollisuutta tavata henkilökohtaisesti. Lisäksi videopuheluilla, joilla on omat erityispiirteensä, käytetään yhä enemmän täydelliseen viestintään.

Onnistuneeseen puhelinkeskusteluun, joka vaikuttaa työhetkiin, on otettava huomioon seuraavat vivahteet:

• Jos soitat jollekin, on tärkeää kysyä, onko henkilöllä mukava puhua nyt. Tunnein jälkeen soittamista useimmissa yrityksissä ei hyväksytä etiketin mukaan (ellei siitä ole erillistä sopimusta).
• Muista, että viestintään voi olla häiriöitä - tai vieraat kohinat voivat häiritä keskustelua. Puhelinkeskusteluissa on tärkeää puhua yhtä selkeästi eikä liian nopeasti.
• Rakenna puheesi niin, että se on mahdollisimman tarkka ja että se havaitaan tarkalleen kuin olet suunnitellut. Henkilökohtaisen viestinnän prosessissa kasvojen ilmeillä ja eleillä on erittäin tärkeä rooli - tämä antaa sinun ymmärtää paremmin keskustelukumppanin vihjeitä, aliarviointia ja piilotettuja motiiveja. Kun puhut puhelimella, sinulla ei ole tätä mahdollisuutta.
• Yritä keskustella tarvittavista asioista puhelimitse niin lyhytaikaisesti kuin mahdollista. Monimutkaisissa neuvotteluissa tai kiistanalaisissa keskusteluissa puhelinkeskustelu sopii harvoin, siksi on tärkeää todeta vain tärkein. Yksityiskohdista keskustellaan parhaiten henkilökohtaisesti tai videon avulla.

Videopuhelut nykyaikaisessa yrityskulttuurissa alkavat nyt käyttää yhä enemmän. Ensinnäkin ne auttavat ylläpitämään yhteyksiä kumppaneihin eri maista ja neuvottelemaan mahdollisimman tehokkaasti. Toiseksi monet ihmiset työskentelevät nyt etäällä kotoa, ja videopuhelut helpottavat ongelmien ratkaisemista.

Jos sinulla on sellaisia ​​liikekeskusteluja, on tärkeää kiinnittää huomiota seuraavaan:

• Ulkonäkösi menee pitkälle. Vaikka olisit kotona, yritä pukeutua liikemielisesti.
• Etsi talosta paikka, jossa tausta on enemmän tai vähemmän neutraali. Jos taustalla on keittiö, toimiva televisio tai leikkivät lapset, tämä voi häiritä liiketoimintakysymysten ratkaisemista.
• Monet ihmiset käyttävät nyt kuulokkeita, mutta on syytä muistaa: ne antavat sinun kuulla toisen henkilön paremmin, mutta eivät takaa, että toinen henkilö kuulee sinut hyvin, jos puhut melun kautta. Jos ratkaiset yritysongelmia kotoa, pyydä perhettäsi olemaan hiljaa tai vain istumaan erillisessä huoneessa.
• Kameran edessä on erityisen tärkeää hallita omia eleitä ja ilmeitäsi. Usein ilmenee viestintäongelmia, kuva voi latautua hitaasti ja kaikkiin epäonnistuneisiin ilmeisiin voidaan kiinnittää huomiota.
• Jos keskustelet vakavista asioista, jotka vaativat muistiinpanoja tai asiakirjoja silmiesi edessä, valmistele tämä kaikki etukäteen (ennen puhelua) ja välitä tarvittavat materiaalit keskustelukumppanillesi.

Monet organisaatioiden kysymykset käsitellään nyt kirjeenvaihdolla. Yksi tällaisen yritysviestinnän eduista on tiedon rakenne.Jos live-viestinnän aikana et voi kiinnittää huomiota tiettyihin keskustelukumppanille tärkeisiin kohtiin (tai vain unohtaa tarvittavat tiedot), tallennetussa muodossa on mahdollista ottaa huomioon kaikki vivahteet.

Jos puhut paljon kollegoiden ja kirjeenvaihtajakumppaneiden kanssa, on erittäin tärkeää osata kirjoittaa oikein. Tekstieditorit eivät aina korjaa kielioppivirheitä oikein, joten sinun ei pitäisi luottaa niihin kokonaan - jos et ole varma sanan oikeinkirjoituksesta, tarkista itsesi sanakirjasta. Varovaisuutta on noudatettava lähettäessäsi tekstiviestejä puhelimista ja tablet-laitteista - automaattisella syöttötoiminnolla sanasi voidaan korvata muilla, ja viesti muuttuu yksinkertaisesti merkityksettömäksi.

Useat pitävät liikekirjeenvaihtoa yksinkertaisempana tehtävänä kuin tosielämässä neuvottelu - todellakin on aina aikaa ajatella viestiä, ja todellisen vuoropuhelun aikana sinun on vastattava spontaanisti. Miinus on kuitenkin se, että et saa spontaania reaktiota keskustelukumppanilta, ja tämä on tärkeä psykologinen näkökohta.

Lue lisää yritysviestinnän kulttuurista.