Die Feinheiten der geschäftlichen Telefonkommunikation

Die Kunst der Geschäftskommunikation ist ein wichtiger Aspekt des Verhandelns und verliert seit vielen Jahren nicht an Relevanz. Die Intensität der Geschäftskommunikation per Telefon nimmt von Jahr zu Jahr zu. Und mit der Entwicklung der Mobilkommunikation wird sie zu einer der wichtigsten Kommunikationsarten. Um telefonische Kenntnisse zu erlangen, ist es wichtig, die Feinheiten und Regeln der Geschäftskommunikation zu kennen.

Telefon in der modernen Welt spielt eine wichtige Rolle, denn damit kommunizieren wir mit Familie, Freunden, Kollegen, Management und Geschäftspartnern.

Während eines Gesprächs mit einem bestimmten Personenkreis verwendet eine Person die geeignete Kommunikationsmethode und führt beispielsweise niemals einen Dialog mit ihrem Chef wie mit einem engen Freund. In dieser Situation wird eine formellere Art der Kommunikation verwendet.

Mitarbeiter, die soziologische Befragungen der Bevölkerung durchführen, Anrufe von Kunden erhalten oder telefonisch verhandeln, sollten ebenfalls die Geschäftsetikette anwenden. Erfolgreiche Telefonate werden oft zum Schlüssel für eine gute Geschäftsbeziehung. Und selbst das Image des Unternehmens kann völlig von der Fähigkeit der Mitarbeiter abhängen, kompetente Dialoge über das Telefon zu führen.

Derzeit werden die meisten Anrufe über mobile Geräte getätigt. Bei Verwendung dieses Kommunikationstools müssen Sie einige Regeln befolgen.

• Schalten Sie das Telefon bei einem Geschäftstreffen mit einem Kunden, in einem Kino oder bei einem Seminar immer aus oder schalten Sie es in den Vibrationsmodus.
• Ein mobiles Gerät ist anfälliger für Geräusche als ein Festnetztelefon. In einer Situation, in der es an einem öffentlichen Ort erforderlich ist, ein persönliches Gespräch ohne Einmischung von außen zu führen, können Sie daher nur leise sprechen, und der Gesprächspartner wird Sie auf jeden Fall hören.

• Telefonieren Sie nicht laut. Es kann andere erschrecken.
• Versuche kurz zu sprechen. In Anwesenheit Dritter sollte das Gespräch nicht länger als 30 Sekunden dauern, da sonst die Gefahr besteht, vor einer Person unhöflich auszusehen. Wenn es gute Gründe für ein Telefongespräch gibt, z. B. die Krankheit eines Verwandten oder eine größere Transaktion, sollten Sie die Anwesenden über die Situation informieren.
• Vermeiden Sie Telefongespräche während eines Geschäftsessens. Wenn der Anruf dringend beantwortet werden muss, sollten Sie den Tisch verlassen und an einem weniger überfüllten Ort sprechen.

Ethische Standards in der Telefonkommunikation sind wichtig für einen effektiven Unternehmensbetrieb. Die Kultur der Telefongespräche ist eine besondere Art der Geschäftskommunikation. Die Kenntnis der Etikette-Regeln trägt zur Stärkung der Geschäftsbeziehungen und zur Steigerung der Rentabilität des Unternehmens bei.

• Es ist notwendig, die Person zu begrüßen, mit der das Telefongespräch geführt wird. Am besten geeignet sind Sätze, die sich auf die Tageszeit beziehen ("Guten Morgen", "Guten Tag" oder "Guten Abend").
• Während eines offiziellen Telefongesprächs ist es wichtig, Ihre eigene Intonation zu überwachen. Um den Gesprächspartner nicht wegzuschieben, müssen Sie höflich und ruhig sprechen und unnötige Emotionen vermeiden.

• Nach der Begrüßung wird empfohlen, dass Sie sich vorstellen und Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Organisation angeben.
• Wenn Sie eine Person anrufen, sollten Sie immer klären, ob es für sie im Moment zweckmäßig ist, zu sprechen.
• Nach ethischen Maßstäben müssen Sie nach dem zweiten oder dritten Anruf den Hörer abheben.
• Rauchen Sie während des Gesprächs nicht, essen oder trinken Sie nicht.
• Wenn der anrufende Teilnehmer an einem anderen Mitarbeiter der Organisation interessiert ist, muss das Gespräch an ihn umgeleitet werden oder die Standby-Funktion aktivieren.
• In einer Situation, in der Sie einen Fehler mit der Nummer gemacht haben, müssen Sie sich, ohne zu viele Fragen zu stellen, beim Gesprächspartner entschuldigen und sich sofort verabschieden.
• Rufen Sie niemals früh am Morgen, während der Mittagspause oder vor dem Ende des Arbeitstages an.
• Die Sekretärin oder der Assistent kann anstelle des Managers Anrufe tätigen oder beantworten.

• Sie können einen Partner oder Kunden nur unter einer persönlichen Nummer anrufen, sofern er Ihnen selbst seine Kontakte gegeben hat. An Wochenenden und Feiertagen sind solche Anrufe jedoch verboten.
• Es gibt Zeiten, in denen ein Gespräch aufgrund schlechter Kommunikation unterbrochen wird. In dieser Situation sollte derjenige, der zuerst angerufen hat, zurückrufen.
• Ziehen Sie das Gespräch nicht heraus. Ein langes Gespräch kann den Gesprächspartner langweilen und Empörung hervorrufen. Wenn sich die Kommunikation verzögert hat, der Zweck des Gesprächs jedoch nicht erreicht wurde, können Sie den Kunden am nächsten Tag zurückrufen oder ein persönliches Treffen vereinbaren.
• Nach dem Ende des Gesprächs wird empfohlen, dem Gesprächspartner zu danken und sich höflich von ihm zu verabschieden, nachdem er gefragt hat, ob er irgendwelche Fragen hat. Diese einfache Aktion vervollständigt das Gespräch und fördert die weitere Zusammenarbeit.

Sie sollten sich sorgfältig auf ein Telefongespräch vorbereiten und eine Reihe spezifischer Aktionen ausführen. Lassen Sie uns die wichtigsten Punkte genauer betrachten.

• Der Anruf beim Gesprächspartner erfolgt erst, nachdem ein klarer Gesprächsplan erstellt wurde. Um kleinere Details auszuschließen, können Sie grafische oder schematische Skizzen erstellen.
• Schreiben Sie die wichtigen Fragen auf, die Sie im Verhandlungsprozess stellen müssen.
• Bereiten Sie Dokumente vor, die während des Kommunikationsprozesses benötigt werden (Korrespondenz, Berichte, Verträge).

• Fragen Sie Ihren Gesprächspartner im Voraus nach einer geeigneten Zeit, um einen Anruf zu tätigen.
• Bereiten Sie ein Notizbuch oder Tagebuch vor, um die erhaltenen Informationen aufzuzeichnen.
• Finden Sie die allgemeine Liste der Personen heraus, die an dem Gespräch teilnehmen werden, um sie mit Namen und Patronym zu kontaktieren.
• Versuchen Sie vor dem Wählen einer Nummer, eine positive Stimmung einzustellen. Dann sollte Ihr emotionaler Zustand natürlich dazu führen, dass der Gesprächspartner gefunden wird.
• Berücksichtigen Sie bei einem Telefongespräch die Sicherheit der Kommunikation im Büro, da wertvolle Informationen in die Hände von Wettbewerbern gelangen können.

Es gibt auch Punkte, die im bevorstehenden Telefongespräch ausgeschlossen und nicht zugelassen werden sollten.

• Keine Notwendigkeit, geschäftliche Angelegenheiten mit einer unbekannten oder zufälligen Person zu besprechen. Es ist besser, einen Termin zu vereinbaren.
• Es wird nicht empfohlen, eine Entscheidung von einer Person zu verlangen, die nicht dazu befugt ist oder die anders denkt. Am Telefon kann er seine Zustimmung geben, obwohl er ein Gegner dieser Entscheidung sein wird.
• Es lohnt sich nicht, Ihre Anfragen zu äußern, wenn Sie nicht sicher sind, ob die Person, mit der Sie sprechen, Ihnen zustimmt und helfen möchte.

Das Telefon spielt in der Geschäftskommunikation eine doppelte Rolle. Sehr oft lenkt er von dringenden Aufgaben ab, die tagsüber ausgeführt werden, beschleunigt aber gleichzeitig die Lösung vieler Aufgaben. Deshalb ist es notwendig, die Prinzipien von Telefongesprächen zu lernen, die zu einer effizienteren Nutzung beitragen.

Es ist sehr wichtig, eine Geschäftskommunikationstechnik für Mitarbeiter zu haben, deren Arbeit in Telefongesprächen mit potenziellen Kunden spezifisch ist. Viele Unternehmen versuchen von Anfang an, Kontakt mit dem Anrufer aufzunehmen, um ihn zu einem echten Kunden zu machen.

Unternehmen konkurrieren auf unterschiedliche Weise, um Kunden anzulocken. Eine wichtige Phase bei der Förderung von Dienstleistungen ist der Telefonverkauf. Daher müssen Manager den Dialog mit Kunden korrekt und taktvoll führen, da sonst profitable Verträge an Wettbewerber gehen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr geschäftliches Telefongespräch erfolgreich zu führen.

• Es wird empfohlen, die Person anzurufen, die Ihnen nützliche Dienste angeboten hat. Dankesworte sind sehr wichtig für die zukünftige Zusammenarbeit.
• Lächle immer, während du ein Gespräch führst. Der Abonnent wird sicherlich Ihr Lächeln und Ihren Optimismus spüren.
• Versuchen Sie im Verhandlungsprozess, den Gedankenverlauf des Gesprächspartners vorherzusagen.
• Verwenden Sie niemals Obszönitäten oder umgangssprachliche Vokabeln. Dies widerspricht der Kommunikationskultur.
• Verwenden Sie Ausdrücke und Begriffe, die der Anrufer versteht.
• Decken Sie das Mobilteil nicht ab, während Sie parallel mit jemandem sprechen. Somit manifestiert sich Respektlosigkeit gegenüber dem Gesprächspartner.
• Erklären Sie Ihre Position mit Zuversicht und Genauigkeit, denn Genauigkeit ist die Höflichkeit der Könige.

• Verhandlungen sind wichtig, um schnell zu führen, die gestellten Fragen unverzüglich zu beantworten und Vorschläge zu verwirren. Eine Pause kann nur gerechtfertigt werden, wenn der Spezialist nach Unterlagen sucht, die für Verhandlungen erforderlich sind. Wenn die Pause verlängert wird, hat die Person das Recht, die Kommunikation zu unterbrechen.
• In Momenten der telefonischen, realen oder virtuellen Kommunikation müssen Sie äußerst höflich sein. Mit erhobener Stimme zu schreien und zu sprechen gilt als Verstoß gegen die Ethik.
• Verabschieden Sie sich korrekt vom Gesprächspartner, da der geschickte Abschluss des Gesprächs nicht weniger wichtig ist als der Hauptteil des Dialogs. Sie können der anderen Person ermöglichen, zuerst aufzulegen. Dies wird das Gespräch in einer freundlichen Welle beenden.

Natürlich müssen Sie für eine erfolgreiche Kommunikation am Telefon eine gute Sprache haben.Verwenden Sie die Lektionen aus dem nächsten Video, um Ihre Sprache ausdrucksstark und Ihre Stimme angenehm zu gestalten.