Bí quyết viết thư

Thư ký công ty đảm nhận các nhiệm vụ tổ chức công việc của tập thể lao động và đặc biệt là người đứng đầu công ty. Đây là một trợ lý cho người đứng đầu công ty, do đó các yêu cầu khá nghiêm ngặt được áp dụng cho các ứng cử viên cho vị trí tuyển dụng này. Hãy để chúng tôi tập trung vào chi tiết hơn về các vấn đề biên soạn hồ sơ thành công để ứng tuyển vào vị trí thư ký.

Công việc của bất kỳ thư ký nào cũng đòi hỏi khả năng nhanh chóng chuyển từ loại hoạt động này sang loại hoạt động khác. Người này thực hiện một loạt các nhiệm vụ, nhưng tất cả chúng đều nhằm mục đích hỗ trợ người đầu tiên trong công ty làm việc, cũng như tiết kiệm thời gian làm việc và cá nhân của anh ta. Theo truyền thống, các chức năng công việc của chuyên gia này bao gồm giấy tờ, làm việc với điện thoại, tổng đài và thiết bị văn phòng, phân phối lại các cuộc gọi, cũng như tổ chức các cuộc họp, chuyến công tác và một số công việc khác.

• Thư ký tại quầy lễ tân Ông chịu trách nhiệm tiếp nhận ban đầu của khách hàng và khách, liên lạc qua điện thoại, nhận fax, cũng như hỗ trợ dịch vụ cho các cuộc đàm phán của người đứng đầu.
• Nhiệm vụ quản trị bao gồm việc tổ chức tương tác hiệu quả nhất giữa các nhân viên của doanh nghiệp, duy trì trật tự trong không gian văn phòng, bảo trì thiết bị văn phòng, cung cấp cho văn phòng công ty tất cả các văn phòng phẩm và đồ gia dụng cần thiết.
• Nhiệm vụ của trợ lý cá nhân đối với người lãnh đạo có chút khác biệt. Chuyên gia này luôn cập nhật với các sự kiện sắp tới.Đó là trên vai của mình để lên một lịch trình các cuộc họp làm việc của ông chủ, hoàn thành nhiệm vụ cá nhân của mình và nhiều nhiệm vụ khác, thường được đàm phán riêng trong từng trường hợp.
• Thư ký tòa án thường được gắn với một thẩm phán - viên chức này tham gia phiên tòa và thực hiện tất cả các công việc tài liệu cần thiết. Thư ký tòa án đang tham gia vào việc lưu trữ tài liệu, chuyển tài liệu đến văn phòng, lưu giữ hồ sơ về phiên tòa, cũng như gửi ra trát đòi hầu tòa. Các yêu cầu cho vị trí này rất cao: nhân viên phải có trình độ học vấn pháp lý cao hơn và ít nhất 2 năm kinh nghiệm chuyên môn.
• Người phát ngôn giám sát các vấn đề về trình bày thương hiệu, tương tác với các phương tiện truyền thông, biên soạn một lựa chọn các tin tức hiện tại. Trợ lý cá nhân chấp nhận tất cả các thư từ, chuẩn bị tất cả các giấy tờ kinh doanh cho người đầu tiên của công ty, thu thập thông tin, bằng cách này hay cách khác, liên quan đến việc thông qua các quyết định quan trọng, và cũng thực hiện các đơn đặt hàng một lần của ông chủ.

Bất kỳ sơ yếu lý lịch bao gồm một số khối. Dưới đây là những khuyến nghị về những gì cần chỉ ra trong mỗi người trong số họ cho thư ký tương lai.

Trong phiên bản mở rộng, danh sách các nhiệm vụ công việc của bất kỳ thư ký nào như sau:

• chấp nhận thư đến và đơn đăng ký, phân phối lại, chuyển cho người có trách nhiệm;
• tiếp nhận hồ sơ xin chữ ký cho người đứng đầu;
• trả lời các cuộc gọi đến và chuyển tiếp chúng;
• tổ chức đàm phán kinh doanh của người đứng đầu;
• soạn thảo kháng cáo, thư và các tài liệu khác theo yêu cầu của người đứng đầu;
• chuẩn bị các cuộc họp và các cuộc họp làm việc, thu thập các tài liệu cần thiết, thông báo cho tất cả những người tham gia sự kiện về địa điểm và thời gian tổ chức của họ, hoàn thiện biên bản các cuộc họp;
• việc cung cấp dịch vụ tổ chức một cuộc họp của khách của người đứng đầu;
• kiểm soát việc thực thi bởi nhân viên công ty theo lệnh của chính quyền;
• cung cấp cho ban quản trị công ty các văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cần thiết và các phương tiện khác để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoạt động trơn tru;
• tiếp khách;
• duy trì việc lưu trữ của công ty;
• tổ chức các chuyến công tác của người đầu tiên của công ty: mua vé, cũng như đặt phòng khách sạn;
• thực hiện các hướng dẫn khác.

Một ứng viên thành công cho vị trí thư ký phải có các kỹ năng sau, có thể được chỉ ra trong sơ yếu lý lịch:

• giấy tờ;
• tiến hành đàm thoại qua điện thoại;
• gặp gỡ và tư vấn ban đầu của khách hàng;
• hỗ trợ văn phòng;
• xử lý thư tín;
• tổ chức các sự kiện và các cuộc họp kinh doanh;
• quản lý thời gian của người đứng đầu;
• kiến thức về thiết bị văn phòng và các chương trình PC văn phòng.

Những kỹ năng cụ thể nào được ưu tiên phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty. Ví dụ, nếu cần có thư ký tại một trung tâm y tế, thì kiến ​​thức chuyên sâu về công việc văn phòng và quản lý tài liệu là không cần thiết, không chắc là bạn sẽ cần khả năng lập hồ sơ xin visa. Vị trí này đòi hỏi khả năng giao tiếp với khách hàng, kiến ​​thức cơ bản về các vấn đề y tế, khả năng giao tiếp trên điện thoại với số lượng lớn.

Thành tích chuyên môn rất quan trọng đối với bất kỳ nhà tuyển dụng nào, trong số những điểm quan trọng nhất, thường được phân biệt:

• tối ưu hóa quản lý tài liệu của công ty;
• tạo môi trường làm việc tối ưu trong văn phòng;
• tổ chức hệ thống tương tác giữa các đơn vị;
• Hỗ trợ du lịch
• điều phối dịch vụ chuyển phát nhanh và làm sạch.

Một thư ký có thẩm quyền nên sở hữu những phẩm chất quan trọng như:

• cởi mở với giao tiếp;
• trách nhiệm và định hướng kết quả;
• vị trí sống tích cực;
• khả năng thực hiện nhiệm vụ trong đa nhiệm;
• khả năng nhanh chóng chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác;
• sự vắng mặt của bất kỳ thói quen xấu nào;
• chống căng thẳng;
• độ chính xác và cẩn thận;
• mong muốn hoàn thành những gì đã bắt đầu đến cùng;
• kiên quyết;
• khả năng làm việc với thông tin cá nhân;
• ngôn ngữ nói và viết có thẩm quyền;
• kiến thức tốt về nghi thức kinh doanh;
• khả năng hành động trong một nhóm.

Nếu bạn đã từng làm thư ký, thì bạn sẽ không khó để mô tả kinh nghiệm làm việc của mình. Sẽ khó khăn hơn nhiều cho những ứng viên lần đầu tiên tìm kiếm việc làm trong chuyên ngành này. Tuy nhiên, thiếu kinh nghiệm không phải là một lý do để buồn bã, bạn luôn có thể làm nổi bật các kỹ năng chính của bạn mà bạn sở hữu.

Ví dụ: bạn có thể chỉ định:

• thông thạo tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha;
• sở hữu tất cả các chương trình văn phòng cơ bản;
• kiến thức về thiết bị văn phòng;
• Gõ mù 10 ngón (300 ký tự mỗi phút).

Để ứng tuyển vào vị trí thư ký giới thiệu trong một công ty đáng kính, bạn cần phải có trình độ học vấn cao hơn. Tuy nhiên, thực hiện nhiệm vụ hiệu quả thường đòi hỏi các khóa học và đào tạo bổ sung về công tác văn thư, lưu trữ, cũng như đào tạo làm việc với các thiết bị văn phòng. Trong các văn phòng nhỏ, thư ký thường thực hiện bổ sung nhiệm vụ của một luật sư cơ sở hoặc duy trì hồ sơ kế toán. Trong trường hợp này, tương ứng, bạn sẽ cần một nền giáo dục pháp lý hoặc kinh tế.

Hãy để chúng tôi hiểu thêm một chút về những gì không cần phải được chỉ ra trong sơ yếu lý lịch.

• Sở thích và sở thích. Bạn không nên vẽ chi tiết cách bạn thích trồng hoa / đan / thêu trong trường hợp hoạt động trong tương lai của bạn không liên quan đến điều này.
• Tất cả kinh nghiệm làm việc có sẵn. Nhiều người bắt đầu sự nghiệp của họ với các vị trí như nhân viên bán hàng, người gác cổng hoặc người dọn dẹp. Nếu bạn đã làm việc hơn 10 năm, sẽ chỉ đủ để dừng lại ở 2-3 nơi trong một chuyên ngành tương tự.
• Thư ký phải có một ngoại hình dễ chịu, do đó nên đính kèm một bức ảnh vào sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, không có nền tảng tình dục nào được phép ở đây - giới hạn bản thân trong một bức ảnh nghiêm ngặt về các tài liệu. Hình ảnh trong một bộ đồ bơi hoặc nhà hàng có thể không được xử lý chính xác.

Không cần phải có thư xin việc, nhưng vẫn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng tiềm năng. Không cần thiết phải lặp lại tất cả những gì được viết trong bản lý lịch. Ở đây bạn cần xác định mối quan tâm của bạn đối với vị trí tuyển dụng và nhấn mạnh ngắn gọn sự hiện diện của các kỹ năng và năng lực cơ bảnđể giúp bạn với nhiệm vụ chuyên nghiệp.

Cuối thư, cảm ơn sự quan tâm của bạn và bày tỏ hy vọng chân thành cho một phản hồi.

Để kết luận, chúng tôi trình bày một mẫu sơ yếu lý lịch làm sẵn cho vị trí thư ký.

Ivanova Olga Ivanovna

ngày: 10.01.1985

nơi cư trú: Rostov

đám đông điện thoại: +7 (***) **-**-***

thư điện tử: ***@***. **

mục đích: vị trí thư ký riêng của người đứng đầu

Giáo dục

Học viện kinh tế Rostov

Khoa kinh tế xã hội

BC "Giáo dục nghề nghiệp", hội thảo "Nguyên tắc cơ bản của công tác thư ký"

Kinh nghiệm làm việc

01.2013 - hiện tại Nhà giao dịch CTCP

vị trí: thư ký

nhiệm vụ:

• kế hoạch lịch trình giám đốc;
• giấy tờ;
• duy trì cuộc sống văn phòng không bị gián đoạn.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Trung tâm y tế Plus"

vị trí: quản trị viên tiếp tân

nhiệm vụ:

• nhận và phân phối lại các cuộc gọi điện thoại;
• làm việc với thư từ;
• gặp gỡ du khách;
• tư vấn khách hàng ban đầu.

Kỹ năng:

• kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ;
• kiến thức về chương trình máy tính văn phòng;
• phát ngôn có thẩm quyền;
• Làm quen với thiết bị văn phòng.