Đạo đức và các quy tắc cơ bản của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh là cách giao tiếp giữa mọi người trong quá trình thực hiện các hoạt động khởi nghiệp hoặc thực hiện nhiệm vụ công việc. Đó là, đây là một loại truyền thông gắn liền với quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp bất kỳ dịch vụ nào và không liên quan đến quan hệ cá nhân hoặc xã hội giữa mọi người.

Truyền thông kinh doanh văn minh dựa trên sự tuân thủ của những người tham gia các quy tắc và chuẩn mực bất thành văn nhất định góp phần đạt được các mục tiêu mà các bên đặt ra và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt giữa họ, cần thiết cho sự tương tác cùng có lợi.

Sự khác biệt chính giữa quan hệ kinh doanh và bất kỳ khác là quy định của họ. Điều này ngụ ý sự hiện diện của các ranh giới nhất định trong các mối quan hệ được xác định bởi các truyền thống văn hóa, các nguyên tắc đạo đức phổ quát và các yêu cầu của đạo đức nghề nghiệp.

Đạo đức trong giao tiếp kinh doanh là một trong những thành phần của một đạo đức chung, sở hữu tất cả các đặc điểm của sau này. Nói chung, khái niệm này có thể được coi là một danh mục các ý tưởng về đạo đức, các quy tắc và quy tắc của nó hướng dẫn mọi người trong mối quan hệ của họ với nhau trong quá trình hoạt động sản xuất.

Các nguyên tắc chính của đạo đức kinh doanh là:

• hưởng lợi từ số lượng người tham gia tối đa trong mối quan hệ kinh doanh;
• cung cấp quyền truy cập như nhau vào chủ đề quan hệ kinh doanh cho tất cả những người tham gia vào mối quan hệ.

Trong giao tiếp kinh doanh, mâu thuẫn giữa các tiêu chuẩn đạo đức và bản chất của hoạt động kinh doanh, mà những người kinh doanh giải quyết theo những cách khác nhau, luôn luôn rất gay gắt. Trong mọi trường hợp, quyết định này thuộc về một trong những vị trí chính:

• Bản chất của vị trí thực dụng hoặc nguyên tắc của chủ nghĩa thực dụng là đạo đức và kinh doanh không phải là khái niệm tương thích. Điều chính là để đạt được lợi nhuận tối đa bằng mọi cách. Nói về đạo đức, trách nhiệm xã hội và tiêu chuẩn đạo đức, các doanh nhân tuân thủ quan điểm này, hãy cố gắng tránh.
• Vị trí hoặc nguyên tắc văn minh của mệnh lệnh đạo đức dựa trên thực tế là đạo đức có thể giúp tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng hoặc tăng cường liên hệ kinh doanh, thực hiện và củng cố các quy tắc đạo đức trong xã hội nói chung, không thể góp phần vào sự thịnh vượng của doanh nghiệp.

Đạo đức kinh doanh ngày nay sử dụng kiến ​​thức từ nhiều lĩnh vực khác nhau (đạo đức, tâm lý học, tổ chức khoa học về lao động).

Có một số nhiệm vụ chính của nghi thức:

• Sự hiện diện của các tiêu chuẩn hành vi được thiết lập nhất định và nhu cầu tuân thủ chúng giúp đơn giản hóa quá trình giao tiếp với cả các tổ chức khác và trong tập thể công việc, vì làm việc theo các mô hình được chấp nhận chung nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều. Với việc tuân thủ nghi thức kinh doanh, những người tham gia truyền thông tưởng tượng chính xác những gì mong đợi từ nhau.
• Nghi thức xã giao góp phần duy trì mối quan hệ bình thường với các đại diện của môi trường bên ngoài của tổ chức, cũng như tạo ra một môi trường làm việc trong nhóm.
• Nó hỗ trợ sự thoải mái về đạo đức của mỗi người tham gia giao tiếp. Trong cuộc sống của con người, sự ổn định tinh thần thường quan trọng hơn sự thoải mái về thể chất. Sự hiện diện của các quy tắc quan hệ nghề nghiệp góp phần vào sự hài lòng của một người từ công việc.

Các nguyên tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh dựa trên thực tế là khi đưa ra quyết định, cần thực hiện sao cho giới hạn của hành động được kết hợp với các giá trị đạo đức của những người tham gia truyền thông khác và có thể được phối hợp với lợi ích của họ. Đồng thời, sự phối hợp nên có một mục tiêu hợp lý về mặt đạo đức, để đạt được điều đó chỉ nên sử dụng các công cụ có liên quan đến đạo đức.

Có một số nguyên tắc cơ bản:

• Tính cá nhân. Bất kỳ giao tiếp, bao gồm cả kinh doanh, diễn ra giữa những người có đặc điểm cá nhân của họ. Và mặc dù thực tế là giao tiếp giữa họ có định hướng chuyên nghiệp, mối quan hệ giữa các cá nhân vẫn sẽ có tác động đến quá trình tương tác.
• Liên tục. Bản chất của nguyên tắc này là bắt đầu liên lạc thường xuyên bởi những người tham gia giao tiếp nếu họ thấy mình trong lĩnh vực quan điểm của nhau. Dựa trên thực tế là mọi người giao tiếp cả phương tiện bằng lời nói và không bằng lời nói, họ liên tục chia sẻ với nhau một số thông tin nhất định, mà mỗi người tham gia giao tiếp đưa ra ý nghĩa riêng và đưa ra kết luận riêng.
• Mục đích. Bất kỳ tương tác có một mục tiêu cụ thể hoặc một số mục tiêu. Tuy nhiên, chúng có thể rõ ràng và ẩn. Nói chuyện với khán giả, diễn giả có mục tiêu rõ ràng là truyền đạt một số tài liệu nhất định đến khán giả, và ẩn ý - ví dụ, để chứng minh cho khán giả thấy sự thông minh và tài hùng biện đáng chú ý của mình.
• Đa chiều. Nguyên tắc này giả định rằng trong quan hệ kinh doanh không chỉ có sự trao đổi thông tin, mà còn có sự điều chỉnh quan hệ giữa các bên. Đó là, trong sự tương tác chuyên nghiệp, những người tham gia của nó phát cho nhau thái độ cảm xúc của họ, đóng vai trò như một người điều chỉnh các mối quan hệ kinh doanh của họ.

Dựa trên các nhiệm vụ trên và các nguyên tắc đạo đức trong quan hệ kinh doanh, có thể xây dựng các quy tắc đạo đức nghề nghiệp cần thiết như nhau để tuân thủ như các nhân viên bình thường trong nhóm, hoặc người đứng đầu hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Chúng là một trong những công cụ chính để thành công trong nghề nghiệp hoặc kinh doanh:

• Độ chính xác và đúng giờ. Là thành viên của một mối quan hệ chuyên nghiệp hoặc thương mại, bạn không bao giờ nên trễ công việc, một cuộc họp hoặc một cuộc họp kinh doanh. Thật vậy, mức độ tôn trọng và tin tưởng vào một người luôn luôn chờ đợi bản thân và đồng thời dành thời gian cho người khác đang giảm nhanh chóng. Phẩm chất này từ phía người khác cho thấy không có khả năng thích ứng với nhịp sống hiện đại, bất an. Nó cũng quan trọng để coi trọng thời gian của người khác và không mang nó đến những cuộc trò chuyện không cần thiết mà không có sự cho phép của họ.
• Tổ chức không gian làm việc hiệu quả. Một nơi làm việc có thể hùng hồn nói về chủ sở hữu của nó. Rõ ràng là nếu nó được giữ theo thứ tự, điều tương tự có thể được nói về suy nghĩ của con người. Ngoài ra, điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Thật vậy, có thể mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu cần thiết trên máy tính để bàn lộn xộn với giấy tờ.
• Giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác. Trong quan hệ kinh doanh, điều quan trọng là phải tôn trọng và cố gắng để hiểu người đối thoại, để có thể đặt mình vào vị trí của anh ấy và nhìn vào tình huống qua đôi mắt của anh ấy. Xúc phạm và sỉ nhục trong lĩnh vực chuyên nghiệp là không thể chấp nhận được, cũng như la hét, biểu hiện mạnh mẽ và thô lỗ. Người ta phải có khả năng hành động không chỉ vì lợi ích riêng của một người. Đồng thời, người ta không nên thể hiện lòng vị tha quá mức. Loại hành vi này có thể chỉ ra sự mềm mại quá mức.

• Ngoại hình phù hợp với hoàn cảnh. Bạn phải luôn nhớ rằng ngoại hình là một thành phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Điều chính trong hình ảnh không phải là sự hiện diện của các thuộc tính đắt tiền, mà là sự gọn gàng và chính xác. Nếu một phong cách quần áo nào đó được áp dụng tại văn phòng, thì tốt hơn là nên tuân thủ nó để không gây ra thái độ tiêu cực đối với bạn cả từ quản lý và đồng nghiệp.
• Tâm trạng làm việc. Nếu một nhân viên tập trung vào kết quả, thì điều này ảnh hưởng tích cực đến cả sự nghiệp và hiệu suất của công ty. Các thái độ thông qua tay áo của người Bỉ không bao giờ đáng tin. Với những nhân viên như vậy, một công ty khó có thể hy vọng đạt được mục tiêu của mình.
• Hạn chế vận động. Đừng quên không gian cá nhân. Nghi thức kinh doanh không chấp nhận liên lạc xúc giác giữa những người tham gia giao tiếp. Những nụ hôn và những cái chạm là không thể chấp nhận được. Điều duy nhất có thể diễn ra là một cái bắt tay. Nó cũng có giá trị giảm thiểu các cử chỉ và nét mặt khác nhau, bởi vì chúng có thể dễ dàng xác định được sự thiếu chính xác hoặc không an toàn. Lưng phải được giữ thẳng, ánh mắt phải chắc chắn và chuyển động rõ ràng.

• Quy tắc cho mọi người. Nghi thức kinh doanh là giống nhau cho tất cả mọi người, cho cả nam và nữ. Một nữ doanh nhân cũng có thể bắt tay với người đối thoại của mình. Đồng thời, cô không thể tán tỉnh, liếc nhìn hay lừa dối.Các tính năng của nhân vật của một người tham gia trong một mối quan hệ kinh doanh không nên được công khai. Nghiêm khắc và hạn chế là những quy tắc chính cần được tuân theo trong môi trường làm việc.
• Tuân thủ phân cấp. Trong giao tiếp kinh doanh, không phải thuộc tính giới tính, mà nguyên tắc phân cấp xuất hiện. Đó là, tình trạng của một nhân viên được xác định bởi vị trí của anh ta trên nấc thang sự nghiệp. Tuân thủ sự phục tùng là một trong những quy tắc quan trọng nhất trong quan hệ kinh doanh.
• Mối quan hệ nhóm. Đạt được các mục tiêu mà công ty đặt ra là không thể nếu không có một đội ngũ hiệu quả. Một nhóm tốt được xây dựng dựa trên sự tương tác đúng đắn giữa các thành viên của nó (các mối quan hệ bình đẳng, sự vắng mặt của các vật nuôi của Cameron và các nạn nhân khác, không thể chấp nhận các mối quan hệ cá nhân).

• Bảo mật. Nhân viên nên có thể giữ bí mật thông tin, bí mật chính thức, không lan truyền về tình hình trong công ty, để giám sát việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Giai điệu kinh doanh bằng chữ.. Trong thư từ được gửi thay mặt cho công ty, hoặc là một phản hồi cho bất kỳ tài liệu nào, cần phải tuân thủ các quy tắc của thư tín kinh doanh.

Trong một xã hội truyền thống liên quan đến các giá trị và chuẩn mực của nghi thức kinh doanh trong tổ chức Có một số loại hành vi của con người:

• "Kỷ luật" - một nhân viên tổ chức trung thành chấp nhận đầy đủ các chuẩn mực hành vi được thông qua trong đó và hành xử theo cách không tạo ra xung đột lợi ích (của bản thân và công ty).
• Thích nghi - một nhân viên hành xử theo các tiêu chuẩn được chấp nhận chung trong công ty, nhưng không chấp nhận các giá trị của nó. Mặc dù thực tế là một nhân viên như vậy tuân theo các quy tắc, anh ta không thể được gọi là trung thành và trung thành với công ty. Trong điều kiện khắc nghiệt đối với anh ta, anh ta cũng có thể làm một hành động đi ngược lại các giá trị của công ty.
• "Bản gốc" - loại nhân viên chia sẻ các giá trị của công ty, nhưng các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập trong đó là không thể chấp nhận được đối với anh ta. Về vấn đề này, một người như vậy có thể có xung đột với quản lý và đồng nghiệp. Việc thích ứng thành công của một nhân viên như vậy chỉ có thể nếu công ty, như một ngoại lệ, cho phép anh ta không tuân theo các quy tắc chung.
• "Nổi loạn" - một nhân viên mà các giá trị và nguyên tắc được thiết lập bởi tổ chức là xa lạ. Bất chấp cảnh báo, anh ta phá vỡ các rào cản và liên tục xung đột với những người khác ở mọi cấp bậc. Sự cần thiết phải tuân thủ các mẫu nhất định được nhận thức bởi chúng một cách tiêu cực. Lý do cho điều này có thể là một sự miễn cưỡng để hiểu tầm quan trọng của các tiêu chuẩn và giá trị của công ty, và thiếu các kỹ năng cần thiết cho việc này.

Các tính năng của giao tiếp, do trách nhiệm nghề nghiệp hoặc nhu cầu kinh doanh, phụ thuộc vào cấp độ hoặc giữa các cấp của phân cấp quản lý mà nó xảy ra. Xem xét từng loại tương tác riêng biệt.

Nội dung chính của các quy tắc đạo đức trong giao tiếp giữa cấp dưới và người quản lý được giảm xuống Một số điểm chính:

• Một cấp dưới bởi hành vi của anh ta nên góp phần duy trì bầu không khí tâm lý thoải mái trong đội và giúp sếp của anh ta trong việc này.
• Một nỗ lực của cấp dưới để lãnh đạo ông chủ sẽ được coi là biểu hiện của việc không tuân thủ nguyên tắc phân cấp và thiếu tôn trọng. Cấp dưới có quyền bày tỏ ý kiến ​​của mình với người đứng đầu, nhưng ở dạng chính xác và có tính đến vị trí của mình.
• Một giọng nói phân loại khi giao tiếp với quản lý không được phép.
• Kháng cáo lên đầu được coi là không thể chấp nhận.

Các đặc điểm của phạm trù quan hệ theo chiều dọc từ trên xuống dưới được xác định theo quy tắc: với cấp dưới, bạn cần xây dựng mối quan hệ theo cách bạn muốn quan hệ với nhà lãnh đạo.

Người quản lý phải:

• phấn đấu để tạo ra một nhóm gắn kết phấn đấu để đạt được các mục tiêu chung;
• tìm ra nguyên nhân của những khó khăn gặp phải trong quá trình hoạt động nghề nghiệp;
• để thu hút sự chú ý của cấp dưới đối với các mệnh lệnh quản lý mà họ chưa hoàn thành;
• coi trọng công lao của cấp dưới;
• tin tưởng cấp dưới của bạn;
• thừa nhận sai lầm của bạn;
• đối xử với tất cả nhân viên như nhau.

Cái đầu không thể:

• phê phán danh tính của nhân viên;
• đưa ra ý kiến ​​với cấp dưới khác;
• cho nhân viên thấy rằng người quản lý không sở hữu tình huống này.

Bản chất của các quy tắc nghi thức liên quan đến hướng ngang của các mối quan hệ là tuân thủ nguyên tắc đồng cảm, nghĩa là đại diện cho chính mình trong vai trò của một đồng nghiệp.

Dưới đây là một số ví dụ về quy tắc nghi thức ở cấp độ nhân viên-nhân viên:

• gọi đồng nghiệp bằng tên, bởi vì con đường thiết lập tình bạn nằm thông qua tên của người đó;
• mỉm cười và thể hiện thái độ thân thiện với đồng nghiệp;
• cố gắng lắng nghe đồng nghiệp, không chỉ bản thân bạn;
• coi mỗi nhân viên là một người;
• đối xử với đồng nghiệp một cách cởi mở nhất có thể;
• cố gắng chia sẻ trách nhiệm khi thực hiện các nhiệm vụ chung;
• Đừng thực hiện những lời hứa không thể.

Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất từ ​​video tiếp theo.