Sự tinh tế trong giao tiếp điện thoại kinh doanh

Nghệ thuật giao tiếp kinh doanh là một khía cạnh quan trọng của đàm phán và trong nhiều năm không mất đi sự liên quan của nó. Cường độ giao tiếp kinh doanh qua điện thoại đang tăng dần từ năm này sang năm khác. Và với sự phát triển của truyền thông di động đang trở thành một trong những cách giao tiếp chính. Để thực hiện các kỹ năng điện thoại, điều quan trọng là phải biết những phức tạp và quy tắc của giao tiếp kinh doanh.

Điện thoại trong thế giới hiện đại đóng một vai trò quan trọng, bởi vì với nó, chúng ta liên lạc với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, quản lý và đối tác kinh doanh.

Vì vậy, trong một cuộc trò chuyện với một nhóm người nhất định, một người sử dụng phương pháp giao tiếp phù hợp và, chẳng hạn, sẽ không bao giờ tiến hành đối thoại với sếp của mình, như với một người bạn thân. Trong tình huống này, một loại giao tiếp chính thức hơn được sử dụng.

Nhân viên thực hiện các cuộc điều tra xã hội học về dân số, nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc đàm phán qua điện thoại cũng nên sử dụng nghi thức kinh doanh. Thông thường, các cuộc gọi điện thoại thành công trở thành chìa khóa cho một mối quan hệ kinh doanh tốt. Và thậm chí hình ảnh của công ty hoàn toàn có thể phụ thuộc vào khả năng của nhân viên để thực hiện các cuộc đối thoại có thẩm quyền qua điện thoại.

Hiện nay, hầu hết các cuộc gọi được thực hiện thông qua các thiết bị di động. Sử dụng công cụ giao tiếp này, bạn phải tuân theo một số quy tắc.

• Luôn tắt điện thoại hoặc đặt nó ở chế độ rung trong cuộc họp kinh doanh với khách hàng, trong rạp chiếu phim, tại hội thảo.
• Một thiết bị di động dễ bị âm thanh hơn điện thoại cố định. Do đó, trong một tình huống, ở nơi công cộng, cần phải tiến hành một cuộc trò chuyện cá nhân mà không có sự can thiệp từ bên ngoài, bạn chỉ có thể nói khẽ, và người đối thoại chắc chắn sẽ nghe thấy bạn.

• Không gọi điện thoại lớn. Nó có thể khiến người khác sợ hãi.
• Cố gắng nói ngắn gọn. Với sự có mặt của bên thứ ba, cuộc trò chuyện không được kéo dài quá 30 giây, nếu không sẽ có nguy cơ trông bất lịch sự trước mặt một người. Nếu có lý do chính đáng cho một cuộc trò chuyện qua điện thoại, ví dụ, bệnh của người thân hoặc giao dịch chính, thì bạn nên thông báo cho những người có mặt về tình huống này.
• Tránh nói chuyện điện thoại trong một bữa ăn trưa kinh doanh. Nếu có nhu cầu khẩn cấp để trả lời cuộc gọi, thì bạn nên rời khỏi bàn và nói chuyện ở một nơi ít đông đúc hơn.

Các tiêu chuẩn đạo đức trong giao tiếp điện thoại rất quan trọng đối với hoạt động của công ty hiệu quả. Văn hóa của các cuộc trò chuyện qua điện thoại là một loại giao tiếp kinh doanh đặc biệt. Biết các quy tắc của nghi thức sẽ giúp tăng cường mối quan hệ kinh doanh và tăng lợi nhuận của tổ chức.

• Cần phải chào người mà cuộc trò chuyện qua điện thoại sẽ diễn ra. Thích hợp nhất cho việc này là các cụm từ liên quan đến thời gian trong ngày ("Chào buổi sáng", "Chào buổi chiều" hoặc "Chào buổi tối").
• Trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại chính thức, điều quan trọng là phải theo dõi ngữ điệu của chính bạn. Để không đẩy người đối thoại ra xa, bạn cần nói chuyện lịch sự và bình tĩnh, tránh những cảm xúc không cần thiết.

• Sau lời chào, bạn nên tự giới thiệu và cho biết tên, vị trí và tổ chức của mình.
• Nếu bạn gọi cho một người, bạn nên luôn luôn làm rõ liệu anh ấy có thuận tiện để nói chuyện vào lúc này không.
• Theo tiêu chuẩn đạo đức, bạn cần nhấc điện thoại sau cuộc gọi thứ hai hoặc thứ ba.
• Trong cuộc trò chuyện, không hút thuốc, ăn thức ăn hoặc đồ uống.
• Nếu thuê bao gọi điện quan tâm đến một nhân viên khác của tổ chức, thì cuộc trò chuyện phải được chuyển hướng đến anh ta hoặc kích hoạt chức năng chờ.
• Trong một tình huống mà bạn đã phạm sai lầm với con số, bạn phải, không hỏi quá nhiều câu hỏi, xin lỗi người đối thoại và ngay lập tức nói lời tạm biệt.
• Không bao giờ gọi vào sáng sớm, trong giờ nghỉ trưa hoặc trước khi kết thúc ngày làm việc.
• Thư ký hoặc trợ lý có thể thực hiện hoặc trả lời các cuộc gọi thay vì người quản lý.

• Bạn chỉ có thể gọi cho đối tác hoặc khách hàng theo số cá nhân với điều kiện là chính anh ấy đã cho bạn liên lạc của anh ấy. Nhưng vào cuối tuần và ngày lễ, những cuộc gọi như vậy đều bị cấm.
• Có những lúc một cuộc trò chuyện bị gián đoạn do giao tiếp kém. Trong tình huống này, người gọi trước nên gọi lại.
• Đừng kéo ra cuộc trò chuyện. Một cuộc trò chuyện dài có thể làm chán người đối thoại và gây phẫn nộ. Nếu liên lạc bị trì hoãn, nhưng mục đích của cuộc trò chuyện không đạt được, thì bạn có thể gọi lại cho khách hàng vào ngày hôm sau hoặc sắp xếp một cuộc họp cá nhân.
• Sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, nên cảm ơn người đối thoại và lịch sự nói lời tạm biệt với anh ta, sau khi hỏi anh ta có câu hỏi nào không. Hành động đơn giản này sẽ hoàn thành cuộc trò chuyện và khuyến khích sự hợp tác hơn nữa.

Bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng cho một cuộc trò chuyện qua điện thoại và thực hiện một loạt các hành động cụ thể. Hãy xem xét các điểm chính chi tiết hơn.

• Gọi cho người đối thoại chỉ sau khi một kế hoạch trò chuyện rõ ràng đã được soạn thảo. Để loại trừ các chi tiết nhỏ, bạn có thể tạo các bản phác thảo đồ họa hoặc sơ đồ.
• Viết ra những câu hỏi quan trọng mà bạn sẽ cần nhớ để hỏi trong quá trình đàm phán.
• Chuẩn bị các tài liệu có thể cần thiết trong quá trình giao tiếp (thư từ, báo cáo, hợp đồng).

• Hỏi người đối thoại của bạn trước để có một khoảng thời gian thuận tiện để thực hiện cuộc gọi.
• Để ghi lại thông tin nhận được, hãy chuẩn bị một cuốn sổ tay hoặc nhật ký.
• Tìm hiểu danh sách chung của những người sẽ tham gia vào cuộc trò chuyện, để liên hệ với họ bằng tên và bảo trợ.
• Trước khi quay số, hãy cố gắng điều chỉnh trong một tâm trạng tích cực, sau đó trạng thái cảm xúc của bạn, tất nhiên, sẽ khiến cho người đối thoại được định vị.
• Khi thực hiện một cuộc trò chuyện qua điện thoại, hãy xem xét tính bảo mật của thông tin liên lạc trong văn phòng, bởi vì thông tin có giá trị có thể rơi vào tay các đối thủ cạnh tranh.

Cũng có những điểm cần được loại trừ và không được phép trong cuộc trò chuyện qua điện thoại sắp tới.

• Không cần phải thảo luận các vấn đề kinh doanh với một người không quen thuộc hoặc bình thường. Nó là tốt hơn để thực hiện một cuộc hẹn.
• Không nên yêu cầu quyết định từ một người không có thẩm quyền để làm điều này hoặc người nghĩ khác. Trên điện thoại, anh ta có thể đồng ý, mặc dù anh ta sẽ là một người phản đối quyết định này.
• Không đáng để nói lên yêu cầu của bạn nếu bạn không chắc chắn rằng người bạn đang nói chuyện đồng ý với bạn và muốn giúp đỡ.

Vai trò của điện thoại trong giao tiếp kinh doanh có hai mặt. Rất thường xuyên anh ta phân tâm khỏi các nhiệm vụ khẩn cấp được thực hiện trong ngày, nhưng đồng thời tăng tốc giải pháp của nhiều nhiệm vụ. Đó là lý do tại sao cần phải tìm hiểu các nguyên tắc của các cuộc trò chuyện qua điện thoại, góp phần vào việc sử dụng hiệu quả hơn.

Điều rất quan trọng là phải có một kỹ thuật giao tiếp kinh doanh cho nhân viên có công việc cụ thể trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại với khách hàng tiềm năng. Nhiều công ty cố gắng từ những từ đầu tiên để thiết lập liên lạc với người gọi để biến anh ta thành khách hàng thực sự.

Các công ty cạnh tranh bằng nhiều cách khác nhau để thu hút khách hàng. Một giai đoạn quan trọng trong việc quảng bá dịch vụ là bán hàng qua điện thoại, và do đó, các nhà quản lý phải tiến hành đối thoại chính xác và khéo léo với khách hàng, nếu không các hợp đồng có lợi nhuận sẽ đến với các đối thủ cạnh tranh.

Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn thành công trong cuộc trò chuyện qua điện thoại.

• Bạn nên gọi cho người đã cung cấp cho bạn bất kỳ dịch vụ hữu ích nào. Những lời biết ơn rất quan trọng cho sự hợp tác trong tương lai.
• Luôn mỉm cười trong khi tiến hành một cuộc trò chuyện. Người đăng ký chắc chắn sẽ cảm thấy nụ cười và sự lạc quan của bạn.
• Trong quá trình đàm phán, hãy cố gắng dự đoán tiến trình suy nghĩ của người đối thoại.
• Không bao giờ sử dụng từ vựng thô tục hoặc thông tục. Điều này trái với văn hóa giao tiếp.
• Sử dụng các biểu thức và thuật ngữ mà người gọi hiểu.
• Không che điện thoại trong khi nói chuyện song song với ai đó. Do đó, sự thiếu tôn trọng đối với người đối thoại được thể hiện.
• Giải thích vị trí của bạn với sự tự tin và chính xác, bởi vì độ chính xác là sự lịch sự của các vị vua.

• Đàm phán rất quan trọng để tiến hành nhanh chóng, trả lời các câu hỏi được hỏi mà không bị trì hoãn và đề xuất khó hiểu. Việc tạm dừng chỉ có thể được biện minh nếu chuyên gia đang tìm kiếm tài liệu cần thiết cho các cuộc đàm phán. Nếu tạm dừng kéo dài, thì người đó có quyền ngắt liên lạc.
• Trong những khoảnh khắc của điện thoại, giao tiếp thực hay ảo, bạn phải cực kỳ lịch sự. Hét lên và nói với giọng cao lên được coi là vi phạm đạo đức.
• Nói lời tạm biệt với người đối thoại một cách chính xác, vì việc hoàn thành khéo léo cuộc trò chuyện không kém phần quan trọng so với phần chính của cuộc đối thoại. Bạn có thể cho phép người khác treo lên đầu tiên. Điều này sẽ kết thúc cuộc trò chuyện trong một làn sóng thân thiện.

Tất nhiên, để giao tiếp thành công trên điện thoại, bạn cần phải có một từ điển tốt.Sử dụng các bài học từ video tiếp theo để làm cho lời nói của bạn diễn cảm và giọng nói của bạn thú vị.