Văn hóa giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp kinh doanh là cần thiết cho sự nghiệp thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào: thành công trong giao tiếp công ty sẽ phụ thuộc phần lớn vào các kỹ năng giao tiếp hàng ngày, tuy nhiên, lĩnh vực chuyên nghiệp có những đặc điểm riêng. Văn hóa giao tiếp kinh doanh là cách tương tác với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới và đối tác, cũng như các quy tắc nhất định. Điều rất quan trọng là xây dựng giao tiếp tùy thuộc vào tình huống, mục tiêu và mục tiêu, cũng như có thể nhanh chóng thích nghi với các tình huống thay đổi.

Văn hóa giao tiếp là một khái niệm rộng lớn hơn một tập hợp các hành vi lời nói. Nó bao gồm nhiều thành phần. Trong văn hóa giao tiếp kinh doanh, ngoại hình có tầm quan trọng rất lớn: nó phải tương ứng với lĩnh vực hoạt động của bạn và tình huống cụ thể.

Để làm việc với khách hàng thường có một bộ đồng phục, cho công việc trong văn phòng - một bộ đồ công sở, những người trong nghề sáng tạo ăn mặc theo một cách nhất định, và những người chiếm vị trí cấp cao cần nhấn mạnh địa vị của họ với quần áo và phụ kiện. Có vẻ như sự xuất hiện không liên quan trực tiếp đến giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, đó là ấn tượng đầu tiên mà bạn tạo ra quyết định thái độ của người đối thoại đối với bạn. Nếu ấn tượng này là tiêu cực, bạn sẽ phải tiêu tốn rất nhiều năng lượng trong quá trình đối thoại để phục hồi bản thân.

Ngôn ngữ phi ngôn ngữ cũng quan trọng không kém trong giao tiếp. Tư thế, cử chỉ và hành vi của bạn rất quan trọng từ quan điểm của tâm lý học. Cố gắng đảm bảo rằng các biểu hiện trên khuôn mặt khá hạn chế. Phép thuật là rất quan trọng, nhưng nó phải vừa phải, và không quá dữ dội.

Nếu bạn cam kết đối thoại với đối tác, tốt hơn là chọn một tư thế mở.Bạn có thể cố gắng nhẹ nhàng thích nghi với tư thế của người đối thoại. Để tránh bị nhận thức với sự gây hấn, giao tiếp bằng mắt chỉ nên mất vài giây. Ngồi vào bàn đàm phán không phải là đối diện trực tiếp với người đối thoại, mà là một chút ở bên cạnh.

Điều quan trọng không kém là những gì bạn nói và cách bạn nói nó. Điều rất quan trọng là có thông tin đáng tin cậy, có thể hoạt động dựa trên sự kiện và xây dựng chính xác nội dung của cuộc thảo luận.

Điều quan trọng là chọn từ ngữ, ngữ điệu, tư thế và cử chỉ cho một tình huống cụ thể, bởi vì trong các trường hợp khác nhau, hành vi khác nhau sẽ phù hợp. Văn hóa giao tiếp kinh doanh, tùy thuộc vào tình huống và mục tiêu theo đuổi, có thể được chia thành nhiều loại:

• Mentor loại ngụ ý chỉnh sửa. Tùy chọn này là điển hình cho quá trình đào tạo cho các học viên, cho một sự kiện giáo dục và khoa học, để giải thích những khoảnh khắc làm việc cá nhân cấp dưới, cũng như để làm việc nhóm với các đồng nghiệp, nếu bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực mà họ kém thông thạo. Rất thường xuyên, giao tiếp như vậy được xây dựng dưới dạng độc thoại, tuy nhiên, trong giao tiếp kinh doanh hiện đại, đối thoại được coi là thích hợp hơn: ngay cả trong quá trình học tập, hãy cố gắng tham gia vào các nhà đối thoại trong cuộc thảo luận và lắng nghe quan điểm của họ.
• Loại động lực Mục đích là để một người quan tâm đến dự án, thuyết phục anh ta về sự phù hợp của một công việc cụ thể, để giúp nhân viên tin vào bản thân và cảm thấy tự tin hơn trong một số công việc mới hoặc đơn giản là khó khăn. Để thành công, cố gắng tránh các cụm từ phổ biến và sáo rỗng. Điều tốt nhất là nêu một ví dụ cá nhân, kể câu chuyện của riêng bạn và giải thích bằng lời nói của bạn chính xác điều gì thu hút bạn đến một dự án cụ thể.
• Kiểu đối đầu văn hóa giao tiếp kích thích người đối thoại phản đối bạn, không đồng ý với quan điểm của bạn. Loại này bao gồm một số kỹ thuật được sử dụng trong trường hợp có xung đột lợi ích. Thông thường, tình huống đối đầu là đặc trưng của các cuộc đàm phán, cũng như để tăng sự chú ý khi làm việc với một đối tượng thụ động, trơ.
• Loại thông tin trung lập nhất - trong khuôn khổ của nó, bạn có thể chỉ cần truyền đạt thông tin này hoặc thông tin đó đến người nghe. Cố gắng tránh nhầm lẫn loại thông tin với người khác. Nếu mục tiêu là thông báo cho người đối thoại, bạn không cần cố gắng dạy anh ta, lây nhiễm sự nhiệt tình của bạn hoặc tham gia vào cuộc xung đột. Đồng thời, điều cần thiết là bản trình bày phải dễ hiểu - vì điều này, hãy cố gắng thích nghi với người đối thoại và giải thích mọi thứ bằng các ví dụ rõ ràng với anh ta.

Hầu hết các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động nghề nghiệp, quyết định giải quyết trong quá trình giao tiếp cá nhân. Đối với những người hòa đồng và cởi mở, người biết cách trình bày chính xác bất kỳ thông tin nào (thông qua cử chỉ, nét mặt và ngữ điệu), đây là một điểm cộng hơn là một điểm trừ. Trong giao tiếp kinh doanh cá nhân, nội dung của cuộc thảo luận không đóng vai trò chính, điều chính là thiết lập liên hệ và nêu chính xác vị trí của bạn.

Giao tiếp cá nhân có thể bao gồm các đoạn độc thoại khá dài hoặc ngược lại, từ các cụm từ ngắn hơn hoặc ít hơn. Và trong đó, và trong một trường hợp khác, điều rất quan trọng không chỉ là nêu thông tin, như thể bạn đang viết một bản tóm tắt, mà còn truyền đạt nó đến một người đối thoại cụ thể, điều chỉnh nó. Trước khi đàm phán, hãy viết ra những điểm chính bạn muốn thảo luận, nhưng không bao giờ ghi nhớ lời nói - cần phải thay đổi bản chất của câu chuyện, trình tự, ví dụ (tùy thuộc vào phản ứng của khán giả).

Theo cùng một cách bạn cần làm việc với ngữ điệu và cử chỉ. Nếu bạn mất đi sự chú ý của Interlocutor, hãy làm cho bài phát biểu trở nên xúc động hơn. Nếu bạn cảm thấy một cuộc đối đầu không mong muốn với đối tác, hãy thử sao chép tư thế và cử chỉ của người đó.Điều rất quan trọng là đừng cư xử quá gò bó, nếu không việc trình bày thông tin sẽ nhàm chán, và bạn sẽ tạo ấn tượng về một người không an toàn.

Trong quá trình trò chuyện cá nhân, người ta thường phải tự đưa ra những quyết định khó khăn. Nếu quá trình đàm phán không giải quyết các chủ đề mà bạn mong đợi, điều rất quan trọng là giữ bình tĩnh. Cố gắng không phản ứng với các vấn đề với sự phấn khích quá mức, luôn bình tĩnh trả lời. Nếu bạn không thể ngay lập tức xác định quyết định nào, bạn luôn có thể dành thời gian để suy nghĩ và cân nhắc tất cả những lợi thế và bất lợi trong một môi trường bình tĩnh.

Nhiều vấn đề hiện đang được giải quyết qua điện thoại. Thông thường đây là những làm rõ không đáng kể về bất kỳ khía cạnh thông tin hoặc tổ chức nào: ví dụ, khi gọi điện thoại, đồng nghiệp thường chỉ định tên và số chính xác, đặt lịch hẹn, giao hoặc nhận nhiệm vụ. Các cuộc gọi điện thoại dài thường chỉ diễn ra khi không có cơ hội gặp mặt trực tiếp. Hơn nữa, các cuộc gọi video có chi tiết cụ thể của riêng họ đang ngày càng được sử dụng để liên lạc hoàn thiện hơn.

Để một cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công, ảnh hưởng đến những khoảnh khắc làm việc, cần xem xét các sắc thái sau:

• Nếu bạn đang gọi cho ai đó, điều quan trọng là hãy hỏi xem bây giờ người đó có thoải mái không. Gọi sau nhiều giờ trong hầu hết các công ty không được chấp nhận theo nghi thức (trừ khi có một thỏa thuận riêng).
• Hãy nhớ rằng có thể có sự can thiệp vào giao tiếp - hoặc tiếng ồn bên ngoài có thể gây trở ngại cho cuộc trò chuyện. Trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại, điều quan trọng là phải nói rõ ràng và không quá nhanh.
• Xây dựng bài phát biểu của bạn sao cho nó cụ thể nhất có thể và được cảm nhận chính xác như bạn dự định. Trong quá trình giao tiếp cá nhân, nét mặt và cử chỉ đóng vai trò rất quan trọng - điều này cho phép bạn hiểu rõ hơn về gợi ý của người đối thoại, sự thiếu hiểu biết và động cơ ẩn giấu. Khi nói chuyện điện thoại, bạn không có cơ hội này.
• Cố gắng thảo luận các vấn đề cần thiết qua điện thoại càng nhanh càng tốt. Đối với các cuộc đàm phán phức tạp hoặc các cuộc thảo luận gây tranh cãi, cuộc trò chuyện qua điện thoại hiếm khi phù hợp, do đó, điều quan trọng là chỉ nêu quan trọng nhất. Chi tiết được thảo luận tốt nhất trong người hoặc sử dụng video.

Các cuộc gọi video trong văn hóa doanh nghiệp hiện đại bắt đầu được sử dụng ngày càng nhiều. Thứ nhất, họ giúp duy trì liên lạc với các đối tác từ các quốc gia khác nhau và đàm phán hiệu quả nhất có thể. Thứ hai, nhiều người hiện đang làm việc từ xa tại nhà và các cuộc gọi video giúp dễ dàng giải quyết mọi vấn đề.

Nếu bạn có những cuộc trò chuyện kinh doanh như vậy, điều quan trọng là phải chú ý những điều sau:

• Sự xuất hiện của bạn sẽ đi một chặng đường dài. Ngay cả khi bạn đang ở nhà, hãy cố gắng mặc quần áo theo cách kinh doanh.
• Tìm một nơi trong ngôi nhà nơi nền sẽ ít nhiều trung tính. Nếu trong nền có một nhà bếp, một TV làm việc hoặc chơi trẻ em, điều này có thể can thiệp vào việc giải quyết các vấn đề kinh doanh.
• Nhiều người bây giờ sử dụng tai nghe, nhưng điều đáng ghi nhớ: họ cho phép bạn nghe người khác tốt hơn, nhưng không đảm bảo rằng người kia có thể nghe rõ bạn nếu bạn nói qua tiếng ồn. Nếu bạn đang giải quyết các vấn đề của công ty ở nhà, hãy yêu cầu gia đình bạn im lặng hoặc chỉ ngồi trong một phòng riêng.
• Trước máy ảnh, điều đặc biệt quan trọng là kiểm soát cử chỉ và nét mặt của chính bạn. Thông thường các vấn đề giao tiếp xảy ra, hình ảnh có thể tải chậm và có thể chú ý đến tất cả các biểu cảm trên khuôn mặt không thành công.
• Nếu bạn đang thảo luận về các vấn đề nghiêm trọng cần ghi chú hoặc tài liệu trước mắt, hãy chuẩn bị trước tất cả những điều này (trước cuộc gọi) và chuyển tiếp các tài liệu cần thiết cho người đối thoại của bạn.

Nhiều vấn đề trong các tổ chức hiện đang được giải quyết bằng thư. Một trong những lợi thế của giao tiếp kinh doanh như vậy là cấu trúc thông tin.Nếu trong quá trình giao tiếp trực tiếp, bạn không thể chú ý đến một số điểm quan trọng đối với người đối thoại (hoặc chỉ cần quên thông tin cần thiết), ở dạng đã ghi, bạn có thể tính đến tất cả các sắc thái.

Nếu bạn nói chuyện nhiều với đồng nghiệp và đối tác thư tín, điều rất quan trọng là có thể viết chính xác. Trình chỉnh sửa văn bản không phải lúc nào cũng chính xác sửa lỗi ngữ pháp, vì vậy bạn không nên hoàn toàn dựa vào chúng - nếu bạn không chắc chắn về cách đánh vần của một từ, hãy tự kiểm tra trong từ điển. Cần thận trọng khi gửi tin nhắn văn bản từ điện thoại và máy tính bảng - với chức năng nhập tự động, các từ của bạn có thể được thay thế bởi những người khác và tin nhắn sẽ đơn giản trở nên vô nghĩa.

Nhiều người coi thư tín kinh doanh là một nhiệm vụ đơn giản hơn so với đàm phán trong cuộc sống thực - thực sự, luôn có thời gian để suy nghĩ về một thông điệp, và trong quá trình đối thoại thực sự, bạn phải trả lời một cách tự nhiên. Tuy nhiên, điểm trừ là bạn không nhận được phản ứng tự phát từ người đối thoại, và đây là khía cạnh tâm lý quan trọng.

Tìm hiểu thêm về văn hóa giao tiếp kinh doanh hơn nữa.