วัฒนธรรมการสื่อสารธุรกิจ

ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จในทุกสาขา: ความสำเร็จในการสื่อสารองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับทักษะการสื่อสารในชีวิตประจำวันเป็นอย่างมาก วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผู้บังคับบัญชาผู้ใต้บังคับบัญชาและพันธมิตรรวมถึงกฎบางอย่าง มันเป็นสิ่งสำคัญมากในการสร้างการสื่อสารขึ้นอยู่กับสถานการณ์เป้าหมายและวัตถุประสงค์รวมถึงความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

วัฒนธรรมการสื่อสารเป็นแนวคิดที่กว้างกว่าการพูด มันประกอบด้วยองค์ประกอบมากมาย ในวัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจลักษณะที่ปรากฏมีความสำคัญอย่างยิ่ง: ต้องสอดคล้องกับขอบเขตของกิจกรรมและสถานการณ์เฉพาะของคุณ

สำหรับการทำงานกับลูกค้ามักจะมีชุดเครื่องแบบสำหรับการทำงานในสำนักงาน - สูทธุรกิจผู้คนในอาชีพครีเอทีฟจะแต่งกายในบางลักษณะและผู้ที่ดำรงตำแหน่งระดับสูงจำเป็นต้องเน้นสถานะของพวกเขาด้วยเสื้อผ้าและอุปกรณ์เสริม อาจดูเหมือนว่ารูปลักษณ์ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารทางธุรกิจ อย่างไรก็ตามมันเป็นความประทับใจครั้งแรกที่คุณทำซึ่งกำหนดทัศนคติของคู่สนทนาที่มีต่อคุณ หากความประทับใจนี้เป็นลบคุณจะต้องใช้พลังงานจำนวนมากในกระบวนการของการเจรจาเพื่อฟื้นฟูตัวเอง

ภาษาที่ไม่ใช้คำพูดมีความสำคัญเท่าเทียมกันในการสื่อสาร ท่าทางท่าทางและพฤติกรรมของคุณมีความสำคัญมากจากมุมมองของจิตวิทยา พยายามทำให้แน่ใจว่าการแสดงออกทางสีหน้านั้นค่อนข้าง จำกัด การกวาดล้างเป็นเรื่องสำคัญมาก แต่ควรอยู่ในระดับปานกลางและไม่รุนแรงเกินไป

หากคุณมีความมุ่งมั่นที่จะเจรจาคู่ค้าจะเป็นการดีกว่าที่จะเลือกแบบเปิดคุณสามารถลองปรับให้เข้ากับท่าของคู่สนทนา เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกมองด้วยความก้าวร้าวการสบตาควรใช้เวลาสองสามวินาทีเท่านั้น การนั่งที่โต๊ะเจรจาไม่ได้ตรงกันข้ามกับคู่สนทนาโดยตรง แต่อยู่ด้านข้างเล็กน้อย

ความสำคัญเท่ากันคือสิ่งที่คุณพูดและวิธีที่คุณพูด มันสำคัญมากที่จะมีข้อมูลที่เชื่อถือได้สามารถดำเนินการกับข้อเท็จจริงและสร้างเนื้อหาของการสนทนาได้อย่างถูกต้อง

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเลือกคำ, น้ำเสียง, ท่าทางและท่าทางสำหรับสถานการณ์เฉพาะเพราะในกรณีที่แตกต่างกันพฤติกรรมที่แตกต่างกันจะเหมาะสม วัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับสถานการณ์และเป้าหมายที่ติดตามสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

• ประเภทที่ปรึกษาแสดงถึงการจรรโลงใจ. ตัวเลือกนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับกระบวนการฝึกอบรมผู้ฝึกอบรมสำหรับเหตุการณ์ทางการศึกษาและวิทยาศาสตร์เพื่ออธิบายช่วงเวลาการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชารวมถึงการทำงานเป็นทีมกับเพื่อนร่วมงานหากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่พวกเขาเชี่ยวชาญน้อย บ่อยครั้งที่การสื่อสารดังกล่าวถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของการพูดคนเดียว แต่ในการสื่อสารทางธุรกิจที่ทันสมัยบทสนทนาก็ถือว่าดีกว่า: แม้ในกระบวนการเรียนรู้พยายามมีส่วนร่วมในการสนทนาและฟังมุมมองของพวกเขา
• ประเภทที่สร้างแรงบันดาลใจ เป้าหมายคือการให้ความสนใจบุคคลในโครงการเพื่อโน้มน้าวเขาให้เหมาะสมกับงานนั้น ๆ เพื่อช่วยให้พนักงานเชื่อมั่นในตนเองและรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในธุรกิจใหม่หรือธุรกิจที่ยาก เพื่อความสำเร็จพยายามหลีกเลี่ยงวลีและคำซ้ำซาก สิ่งที่ดีที่สุดคือการเป็นตัวอย่างส่วนตัวบอกเล่าเรื่องราวของคุณเองและอธิบายด้วยคำพูดของคุณเองว่าอะไรดึงดูดคุณเข้ากับโครงการเฉพาะ
• ประเภทเผชิญหน้า วัฒนธรรมการสื่อสารเป็นการกระตุ้นให้ผู้สนทนาระหว่างกันคัดค้านคุณเพื่อไม่เห็นด้วยกับมุมมองของคุณ ประเภทนี้รวมถึงเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในกรณีที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ บ่อยครั้งที่สถานการณ์การเผชิญหน้าเป็นลักษณะของการเจรจารวมทั้งเพื่อเพิ่มความสนใจเมื่อทำงานกับผู้ชมที่เฉื่อยชาและเฉื่อย
• ประเภทข้อมูล เป็นกลางที่สุด - ในกรอบคุณสามารถถ่ายทอดหรือข้อมูลนั้นไปยังผู้ฟัง พยายามหลีกเลี่ยงความสับสนของข้อมูลกับผู้อื่น หากเป้าหมายคือเพื่อแจ้งคู่สนทนาคุณไม่จำเป็นต้องพยายามสอนเขาติดเชื้อด้วยความกระตือรือร้นหรือเข้าสู่ความขัดแย้ง ในเวลาเดียวกันมันเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการนำเสนอที่จะเข้าใจ - สำหรับเรื่องนี้ลองปรับให้เข้ากับคู่สนทนาและอธิบายทุกอย่างด้วยตัวอย่างที่ชัดเจนสำหรับเขา

ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมมืออาชีพส่วนใหญ่ตัดสินใจที่จะแก้ไขในกระบวนการสื่อสารส่วนบุคคล สำหรับคนที่เป็นมิตรและเปิดเผยที่รู้วิธีนำเสนอข้อมูลใด ๆ อย่างถูกต้อง (ผ่านท่าทางการแสดงออกทางสีหน้าและกระแสเสียง) นี่เป็นข้อดีมากกว่าการลบ ในการสื่อสารทางธุรกิจส่วนบุคคลเนื้อหาของการสนทนาไม่ได้มีบทบาทสำคัญสิ่งสำคัญคือการสร้างการติดต่อและระบุตำแหน่งของคุณอย่างถูกต้อง

การสื่อสารส่วนบุคคลสามารถประกอบด้วยสะสมค่อนข้างยาวหรือในทางตรงกันข้ามจากวลีสั้น ๆ มากหรือน้อย และในกรณีนั้นและในอีกกรณีหนึ่งมันเป็นสิ่งสำคัญมากไม่เพียง แต่จะระบุข้อมูลราวกับว่าคุณกำลังเขียนบทสรุป แต่เพื่อถ่ายทอดข้อมูลไปยังคู่สนทนาที่เฉพาะเจาะจง ก่อนการเจรจาเขียนประเด็นสำคัญที่คุณต้องการหารือ แต่ไม่เคยจำคำพูด - มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเปลี่ยนลักษณะของการบรรยายลำดับตัวอย่าง (ขึ้นอยู่กับปฏิกิริยาของผู้ชม)

ในทำนองเดียวกันคุณต้องทำงานกับน้ำเสียงและท่าทาง หากคุณขาดความสนใจจากคู่สนทนาให้พูดด้วยอารมณ์มากขึ้น หากคุณรู้สึกว่าต้องเผชิญหน้ากับพันธมิตรที่ไม่พึงประสงค์ลองคัดลอกท่าทางและท่าทางของบุคคลนั้นมันสำคัญมากที่จะไม่ประพฤติตนห้ามมิฉะนั้นการนำเสนอข้อมูลจะน่าเบื่อและคุณจะให้ความรู้สึกของคนที่ไม่ปลอดภัย

ในระหว่างการสนทนาส่วนตัวเรามักจะต้องตัดสินใจเองอย่างยากลำบาก หากกระบวนการเจรจาไม่ได้กล่าวถึงหัวข้อที่คุณคาดหวังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสงบสติอารมณ์ พยายามอย่าตอบปัญหาที่มีความตื่นเต้นเกินควรตอบสนองอย่างใจเย็น หากคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ทันทีว่าจะต้องตัดสินใจอะไรคุณสามารถใช้เวลาคิดและชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียทั้งหมดในสภาพแวดล้อมที่สงบ

ปัญหาหลายอย่างกำลังได้รับการแก้ไขทางโทรศัพท์แล้ว โดยทั่วไปสิ่งเหล่านี้จะไม่มีความชัดเจนของข้อมูลหรือแง่มุมขององค์กร: ตัวอย่างเช่นเมื่อโทรออกเพื่อนร่วมงานมักระบุชื่อและหมายเลขที่แน่นอนทำการนัดหมายให้หรือรับงาน การโทรศัพท์ทางไกลมักจะเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อไม่มีโอกาสพบกันด้วยตนเอง. ยิ่งกว่านั้นการสนทนาทางวิดีโอที่มีความเฉพาะเจาะจงของตัวเองกำลังถูกใช้มากขึ้นเพื่อการสื่อสารที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

สำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จซึ่งส่งผลต่อช่วงเวลาการทำงานจำเป็นต้องพิจารณาความแตกต่างดังต่อไปนี้:

• หากคุณกำลังโทรหาใครบางคนเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องถามว่าบุคคลนั้นพูดคุยอย่างสบายใจหรือไม่ การโทรหลังเวลาทำการใน บริษัท ส่วนใหญ่ไม่ได้รับการยอมรับตามมารยาท (เว้นแต่จะมีข้อตกลงแยกต่างหาก)
• โปรดทราบว่าอาจมีสัญญาณรบกวนกับการสื่อสาร - หรือเสียงภายนอกอาจรบกวนการสนทนา ในการสนทนาทางโทรศัพท์สิ่งสำคัญคือต้องพูดให้ชัดเจนและไม่เร็วเกินไป
• สร้างคำพูดของคุณเพื่อให้มีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และรับรู้ตามที่คุณต้องการ ในกระบวนการสื่อสารส่วนบุคคลการแสดงออกทางสีหน้าและท่าทางมีบทบาทสำคัญมาก - สิ่งนี้ช่วยให้คุณเข้าใจคำแนะนำการสนทนาและการจูงใจที่ซ่อนเร้นได้ดียิ่งขึ้น เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์คุณจะถูกลิดรอนโอกาสนี้
• พยายามพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่จำเป็นทางโทรศัพท์โดยเร็วที่สุด สำหรับการเจรจาต่อรองที่ซับซ้อนหรือการอภิปรายโต้เถียงการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นไม่ค่อยเหมาะสมดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะกล่าวถึงเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุดเท่านั้น รายละเอียดจะกล่าวถึงด้วยตนเองที่ดีที่สุดหรือใช้วิดีโอ

การโทรผ่านวิดีโอในวัฒนธรรมองค์กรสมัยใหม่กำลังเริ่มมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อย ๆ ประการแรกพวกเขาช่วยรักษาการติดต่อกับพันธมิตรจากประเทศต่างๆและเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ประการที่สองตอนนี้หลายคนทำงานจากระยะไกลจากที่บ้านและการโทรวิดีโอทำให้ง่ายต่อการแก้ไขปัญหาใด ๆ

หากคุณมีการสนทนาทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่ใจกับสิ่งต่อไปนี้:

• รูปร่างหน้าตาของคุณจะไปไกล แม้ว่าคุณจะอยู่บ้านพยายามแต่งตัวในแบบที่เป็นธุรกิจ
• ค้นหาสถานที่ในบ้านที่พื้นหลังจะเป็นกลางมากหรือน้อย หากในพื้นหลังมีห้องครัวทีวีทำงานหรือเล่นเด็ก ๆ สิ่งนี้อาจรบกวนการแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ
• ตอนนี้หลายคนใช้หูฟัง แต่มันก็คุ้มค่าที่จะจำ: พวกมันช่วยให้คุณได้ยินคนอื่นได้ดีขึ้น แต่ไม่รับประกันว่าคนอื่นจะได้ยินคุณดีถ้าคุณพูดด้วยเสียง หากคุณกำลังแก้ไขปัญหาองค์กรจากที่บ้านขอให้ครอบครัวของคุณเงียบหรือแค่นั่งแยกห้อง
• ด้านหน้าของกล้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้าของคุณ บ่อยครั้งที่ปัญหาการสื่อสารเกิดขึ้นภาพอาจโหลดช้าและความสนใจอาจจ่ายให้กับการแสดงออกทางสีหน้าไม่สำเร็จทั้งหมด
• หากคุณกำลังพูดถึงปัญหาร้ายแรงที่ต้องมีบันทึกย่อหรือเอกสารประกอบต่อหน้าคุณให้เตรียมสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า (ก่อนการโทร) และส่งต่อวัสดุที่จำเป็นไปยังคู่สนทนาของคุณ

ปัญหาหลายอย่างในองค์กรกำลังได้รับการแก้ไขด้วยการโต้ตอบ ข้อดีอย่างหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจคือโครงสร้างของข้อมูลหากในกระบวนการของการสื่อสารสดคุณไม่สามารถใส่ใจกับบางจุดที่สำคัญสำหรับคู่สนทนา (หรือเพียงแค่ลืมข้อมูลที่จำเป็น) ในรูปแบบการบันทึกมันจะเป็นไปได้ที่จะคำนึงถึงความแตกต่างทั้งหมด

หากคุณพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานและคู่ค้าด้านการติดต่อเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะสามารถเขียนได้อย่างถูกต้อง เครื่องมือแก้ไขข้อความไม่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้อย่างถูกต้องเสมอดังนั้นคุณไม่ควรใช้คำเหล่านั้นทั้งหมด - หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดคำให้ตรวจสอบตัวเองในพจนานุกรม ควรใช้ความระมัดระวังเมื่อส่งข้อความจากโทรศัพท์และแท็บเล็ต - ด้วยฟังก์ชั่นป้อนข้อมูลอัตโนมัติคำอื่น ๆ ของคุณสามารถถูกแทนที่ได้และข้อความจะเปลี่ยนไปโดยไม่มีความหมาย

หลายคนคิดว่าการติดต่อทางธุรกิจนั้นเป็นงานที่ง่ายกว่าการเจรจาต่อรองในชีวิตจริง - แน่นอนว่ามีเวลาเสมอที่จะคิดถึงข้อความและในกระบวนการของการสนทนาที่แท้จริงที่คุณต้องตอบสนองอย่างเป็นธรรมชาติ อย่างไรก็ตามเครื่องหมายลบคือคุณไม่ได้รับปฏิกิริยาที่เกิดขึ้นเองจากคู่สนทนาและนี่คือแง่มุมทางจิตวิทยาที่สำคัญ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจเพิ่มเติม