Etika a základné pravidlá obchodnej komunikácie

Obchodná komunikácia je spôsob komunikácie medzi ľuďmi v procese vykonávania podnikateľských činností alebo vykonávania pracovných povinností. To znamená, že ide o druh komunikácie, ktorá súvisí s výrobným procesom výrobku alebo poskytovaním akejkoľvek služby a nesúvisí s osobnými alebo sociálnymi vzťahmi medzi ľuďmi.

Civilizovaná obchodná komunikácia je založená na dodržiavaní určitých nepísaných pravidiel a noriem jej účastníkmi, ktoré prispievajú k dosahovaniu cieľov stanovených stranami a udržiavaní dobrých obchodných vzťahov medzi nimi, ktoré sú potrebné pre ďalšiu vzájomne prospešnú interakciu.

Hlavným rozdielom medzi obchodnými vzťahmi a akýmikoľvek inými je ich regulácia. Z toho vyplýva prítomnosť určitých hraníc vo vzťahoch určených tradíciami kultúry, univerzálnymi morálnymi zásadami a požiadavkami profesionálnej etiky.

Etika obchodnej komunikácie je jednou zo súčastí spoločnej etiky, ktorá má všetky charakteristické znaky. Všeobecne možno tento pojem považovať za portfólio ideí o morálke, jej normách a pravidlách, ktoré ľudí vedú v ich vzájomných vzťahoch v procese výrobnej činnosti.

Hlavné zásady podnikateľskej etiky sú:

• využívať maximálny počet účastníkov obchodného vzťahu;
• Poskytovanie rovnakého prístupu k predmetom obchodných vzťahov pre všetkých účastníkov vzťahu.

V obchodnej komunikácii je rozpor medzi etickými normami a samotnou podstatou podnikateľskej činnosti, ktorú podnikatelia riešia rôznymi spôsobmi, vždy veľmi akútny. V každom prípade sa toto rozhodnutie týka jednej z hlavných pozícií:

• Podstatou pragmatického postavenia alebo princípu utilitárstva je to, že etika a podnikanie nie sú zlučiteľné pojmy. Hlavné je dosiahnuť akýmkoľvek spôsobom maximálny zisk. Keď hovoríme o morálke, spoločenských zodpovednostiach a etických štandardoch, snažíme sa vyhnúť podnikateľom, ktorí sa držia tohto hľadiska.
• Civilizované postavenie alebo princíp morálneho imperatívu je založený na skutočnosti, že je to etika, ktorá môže pomôcť maximalizovať zisky, rozšíriť alebo posilniť obchodné kontakty, implementovať a posilniť etické pravidlá správania v spoločnosti ako celku, čo môže nielen prispieť k ďalšej prosperite podnikania.

Etika podnikania dnes využíva poznatky z rôznych oblastí (etika, psychológia, vedecká organizácia práce).

Etiketa má niekoľko hlavných úloh:

• Prítomnosť určitých zavedených štandardov správania a potreba ich dodržiavania zjednodušujú komunikačný proces s inými organizáciami aj v rámci pracovného kolektívu, pretože práca v súlade so všeobecne uznávanými modelmi je oveľa rýchlejšia a ľahšia. Pri dodržiavaní obchodnej etikety si účastníci komunikácie presne predstavujú, čo od seba môžu očakávať.
• Etiketa prispieva k udržiavaniu normálnych vzťahov so zástupcami vonkajšieho prostredia organizácie, ako aj k vytváraniu pracovného prostredia v tíme.
• Podporuje morálny komfort každého účastníka komunikácie. V ľudskom živote je duševná stabilita často dôležitejšia ako fyzická pohoda. Prítomnosť pravidiel profesionálnych vzťahov prispieva k tomu, aby sa osoba uspokojila z práce.

Základné princípy obchodnej etikety vychádzajú zo skutočnosti, že pri rozhodovaní by sa malo postupovať tak, aby boli hranice opatrení kombinované s morálnymi hodnotami ostatných účastníkov komunikácie a aby sa dali koordinovať s ich záujmami. Koordinácia by zároveň mala mať morálne opodstatnený cieľ, aby sa dosiahli len tie eticky relevantné nástroje.

Existuje niekoľko základných princípov:

• Interpersonálne. Akákoľvek komunikácia, vrátane podnikania, prebieha medzi ľuďmi s ich osobnými charakteristikami. A napriek tomu, že komunikácia medzi nimi má profesionálnu orientáciu, medziľudský vzťah bude mať stále vplyv na proces interakcie.
• Kontinuita. Podstatou tohto princípu je nadviazanie trvalého kontaktu účastníkov komunikácie, ak sa ocitnú vo vzájomnom zornom poli. Na základe skutočnosti, že ľudia komunikujú verbálnymi aj neverbálnymi prostriedkami, neustále si navzájom vymieňajú určité informácie, ktorým každý účastník komunikácie dáva svoj vlastný význam a vyvodzuje svoje vlastné závery.
• Účelnosť. Akákoľvek interakcia má konkrétny cieľ alebo niekoľko cieľov. Môžu však byť explicitné a implicitné. Hovorca k publiku má výslovný cieľ sprostredkovať publiku určitý materiál a implicitne - napríklad demonštrovať publiku jeho pozoruhodnú inteligenciu a výrečnosť.
• Mnohorozměrnosti. Táto zásada predpokladá, že v obchodných vzťahoch nedochádza len k výmene informácií, ale aj k regulácii vzťahov medzi stranami. To znamená, že v profesionálnej interakcii si jeho účastníci navzájom vysielajú svoje emocionálne postoje, ktoré pôsobia ako regulátor svojich obchodných vzťahov.

Na základe vyššie uvedených úloh a zásad etiky obchodných vzťahov je možné sformulovať profesionálne etické pravidlá, ktoré sú rovnako potrebné pre dodržiavanie ako bežní zamestnanci v tíme alebo vedúci alebo majiteľ podniku.

Sú jedným z kľúčových nástrojov úspechu v povolaní alebo podnikaní:

• Presnosť a presnosť. Ako člen profesionálneho alebo obchodného vzťahu by ste nikdy nemali byť neskoro na prácu, na stretnutie alebo na obchodné stretnutie. Miera rešpektu a dôvery v osobu, ktorá neustále čaká a zároveň trávi čas ostatných ľudí, sa rýchlo znižuje. Táto kvalita na strane ostatných naznačuje neschopnosť prispôsobiť sa modernému rytmu života, neistotu. Je tiež dôležité vážiť si čas ostatných a neodnášať ich zbytočným rozhovorom bez ich súhlasu.
• Efektívna organizácia pracovného priestoru, Pracovisko môže výrečne povedať o svojom majiteľovi. Je zrejmé, že ak sa bude udržiavať v poriadku, dá sa to isté povedať o myšlienkach človeka. Okrem toho to výrazne šetrí pracovný čas. Nájdenie potrebného dokumentu na pracovnej ploche zaplnené papiermi môže skutočne trvať dosť času.
• Zdvorilá komunikácia a úcta k ostatným, V obchodných vzťahoch je dôležité rešpektovať a snažiť sa porozumieť účastníkovi rozhovoru, byť schopný sa postaviť na svoje miesto a pozrieť sa na situáciu jeho očami. Urážky a ponižovanie v profesionálnej sfére sú neprijateľné, rovnako ako krik, „silné“ výrazy a hrubost. Človek musí byť schopný konať nielen vo vlastnom záujme. Zároveň by sa nemal prejavovať nadmerný altruizmus. Tento typ správania môže naznačovať nadmernú mäkkosť.

• Vzhľad vhodný pre danú situáciu. Vždy musíte pamätať na to, že vzhľad je dôležitou súčasťou obchodnej komunikácie. Hlavnou vecou na obrázku nie je prítomnosť drahých atribútov, ale čistota a presnosť. Ak je v kancelárii prijatý určitý štýl oblečenia, je lepšie sa ním držať, aby ste nevyvolali negatívny postoj vedenia voči vám ani od vedenia, ani od kolegov.
• Pracovná nálada, Ak sa zamestnanec zameriava na výsledok, má to pozitívny vplyv na jeho kariéru aj na výkon spoločnosti. Postoj „cez rukávy“ nie je nikdy dôveryhodný. S takýmito zamestnancami môže spoločnosť len ťažko dúfať, že dosiahne svoje ciele.
• Obmedzená gestikulácia. Nezabudnite na osobný priestor. Obchodné etiketa neakceptuje hmatové kontakty medzi účastníkmi komunikácie. Bozky a dotyky sú neprijateľné. Jediná vec, ktorá sa môže uskutočniť, je podanie ruky. Je tiež potrebné minimalizovať rôzne gestá a výrazy tváre, pretože pomocou nich môžete ľahko určiť podhodnotenie alebo neistotu. Chrbát by mal byť rovný, pohľad by mal byť pevný a pohyby čisté.

• Pravidlá pre všetkých. Obchodné etiketa je rovnaká pre všetkých, pre mužov aj pre ženy. Podnikanie žena môže tiež potriasť rukou so svojím partnerom. Zároveň nemôže flirtovať, vrhať jednoznačné pohľady alebo podvádzať.Charakteristiky charakteru účastníka v obchodnom vzťahu by sa nemali zverejňovať. Prísnosť a zdržanlivosť sú hlavné pravidlá, ktoré by sa mali dodržiavať v pracovnom prostredí.
• Hierarchia súladu, V obchodnej komunikácii sa nejedná o rodový atribút, ale o zásadu hierarchie. To znamená, že postavenie zamestnanca je určené jeho miestom v kariérnom rebríčku. Dodržiavanie podriadenosti je jedným z najdôležitejších pravidiel v obchodných vzťahoch.
• Tímové vzťahy, Dosiahnutie cieľov spoločnosti nie je možné bez efektívneho tímu. Dobrý tím je založený na správnej interakcii medzi jeho členmi (rovnaké vzťahy, neprítomnosť „domácich miláčikov“ a „obetí“, neprípustnosť osobných vzťahov).

• diskrétnosť, Zamestnanci by mali mať možnosť uchovávať dôverné informácie, úradné tajomstvá, nerozšíriť sa o situácii v spoločnosti, monitorovať ochranu osobných údajov.
• Obchodný tón písmenami., V korešpondencii zaslanej v mene spoločnosti alebo v odpovedi na akýkoľvek dokument je potrebné dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie.

V tradičnej spoločnosti vo vzťahu k hodnotám a normám obchodnej etikety v organizácii Existuje niekoľko typov ľudského správania:

• "Disciplinovaný" - zamestnanec lojálnej organizácie, ktorý v plnej miere prijíma normy správania, ktoré sú v ňom prijaté, a správa sa tak, aby nevytváral konflikt záujmov (seba samého a spoločnosti).
• "Sedí" - zamestnanec, ktorý sa v spoločnosti správa v súlade so všeobecne uznávanými normami, ale neakceptuje jeho hodnoty. Napriek tomu, že takýto zamestnanec dodržiava pravidlá, nemožno ho označiť za lojálneho a lojálneho k spoločnosti. V extrémnych podmienkach pre neho môže urobiť skutok, ktorý je v rozpore s hodnotami spoločnosti.
• "Original" - typ zamestnanca, ktorý zdieľa hodnoty spoločnosti, ale normy správania v ňom stanovené sú pre neho neprijateľné. V tejto súvislosti môže mať táto osoba konflikty s vedením a kolegami. Úspešná adaptácia takéhoto zamestnanca je možná iba vtedy, ak mu spoločnosť ako výnimka dovolí nedodržiavať všeobecné pravidlá.
• "Rebel" - zamestnanec, pre ktorého sú hodnoty a zásady stanovené organizáciou cudzí. Napriek upozorneniam prelomí bariéry a neustále konflikty s ostatnými na všetkých úrovniach hierarchie. Potrebu dodržiavať určité vzorce vnímajú negatívne. Dôvodom môže byť neochota pochopiť dôležitosť podnikových štandardov a hodnôt a nedostatok potrebných zručností na tento účel.

Funkcie komunikácie v dôsledku profesionálnych zodpovedností alebo potrieb podnikania závisia od toho, na akej úrovni alebo medzi ktorými úrovňami manažérskej hierarchie sa vyskytujú. Zvážte každý typ interakcie osobitne.

Hlavný obsah etických pravidiel v komunikácii medzi podriadeným a manažérom sa obmedzuje na niektoré kľúčové body:

• Podriadený svojím správaním by mal prispievať k udržiavaniu pohodlnej psychologickej atmosféry v tíme a pomáhať v tom svojmu šéfovi.
• Pokus podriadeného o vedenie šéfa sa bude považovať za prejav nesúladu s hierarchickým princípom a neúctou. Podriadený má právo vyjadriť svoj názor hlave, ale v správnej forme a so zreteľom na svoje postavenie.
• Kategorický tón pri komunikácii s manažmentom nie je povolený.
• Odvolanie sa na hlavu sa považuje za neprijateľné.

Charakteristiky kategórie vzťahov vertikálne zhora nadol sú určené pravidlom: s podriadenými musíte budovať vzťahy tak, ako chcete, aby vzťahy s vodcom vyzerali.

Manažér musí:

• snažiť sa vytvoriť súdržný tím, ktorý sa snaží dosiahnuť spoločné ciele;
• zisťovať príčiny ťažkostí, s ktorými sa stretávajú v procese odbornej činnosti;
• upozorniť podriadených na príkazy riadenia, ktoré nesplnili;
• vážiť si zásluhy svojich podriadených;
• verte svojim podriadeným;
• potvrdiť svoje chyby;
• Zaobchádzajte rovnako so všetkými zamestnancami.

Hlava nemôže:

• kritizovať totožnosť zamestnanca;
• robiť komentáre s ostatnými podriadenými;
• ukázať zamestnancom, že manažér nevlastní danú situáciu.

Podstatou pravidiel etikety týkajúcich sa horizontálneho smerovania vzťahov je dodržiavanie zásady empatie, tj zastupovania v úlohe kolegu.

Tu je niekoľko príkladov pravidiel etikety na úrovni zamestnanca - zamestnanca:

• volajte kolegov menom, pretože cesta k nadviazaniu priateľstva spočíva v mene osoby;
• usmievajte sa a prejavte priateľský prístup k kolegom;
• snažte sa načúvať kolegom, nielen sebe;
• považovať každého zamestnanca za osobu;
• zaobchádzajte s kolegami čo najotvorenejšie;
• pokúsiť sa zdieľať zodpovednosti pri vykonávaní bežných úloh;
• Nerobte nemožné sľuby.

Z nasledujúceho videa sa dozviete viac o najdôležitejších obchodných komunikačných schopnostiach.