Typy obchodnej konverzácie

Musíte vedieť, ako viesť obchodný rozhovor. Malo by byť stručné a poučné. Počas obchodného rozhovoru sa vo všeobecnosti zvažujú otázky, ako je ďalšia spolupráca, zamestnanosť a veľké množstvo transakcií.

Po prvé, obchodná konverzácia je orálny kontakt medzi párom ľudí, ktorí majú v úmysle nadviazať, posilniť alebo ukončiť obchodný vzťah. Po druhé, zahŕňa ústnu komunikáciu medzi účastníkmi, ktorí majú oprávnenie riešiť pracovné otázky, obchodné problémy. Po tretie, prostredníctvom rozhovoru sa výsledok dosiahne najrýchlejšie.

Obchodná konverzácia je typom verbálnej komunikácie a na rozdiel od iných spôsobov komunikácie, ako sú stretnutia, obchodná korešpondencia, telefónne hovory, má niekoľko výhod:

• Obchodná konverzácia vám umožňuje zamerať sa na partnera alebo skupinu ľudí, ktorí sa na ňom zúčastňujú, čo znamená, že je osobne orientovaná.
• Priama komunikácia prebieha v príjemnom prostredí pre obe strany, čo vedie k rýchlejšiemu hľadaniu riešení problémov.
• Ne stresová atmosféra tiež vytvára priaznivejšie podmienky na nadviazanie silných osobných vzťahov, čo v procese práce vedie k ľahšej komunikácii medzi stranami.
• Dobrá príležitosť na flexibilnejší prístup k predmetu posudzovania.
• Zníženie času stráveného tým, že hovorca okamžite reaguje na vyhlásenia, prispieva k rýchlemu dosiahnutiu cieľov.
• Je oveľa ľahšie presvedčiť osobu, ktorú máte, a odôvodnenie požadovanej pozície, čo povedie k prijatiu lepšej ponuky pre vás.
• Úroveň kompetencie vodcu neustále narastá vďaka posudzovaniu pripomienok a hodnotení na druhej strane.

Úlohy, ktoré sa uskutočňujú konverzáciou, sú veľmi rozmanité.

Obchodná konverzácia obsahuje množstvo funkcií, ktoré sú najdôležitejšie pre rokovania. Tieto zahŕňajú:

• pracovníci v rovnakej oblasti môžu okamžite diskutovať o naliehavých problémoch a nájsť pre ne riešenie;
• v tej istej miestnosti vykonávajú partneri spoločné hľadanie riešení a zvažujú sa aj rôzne nápady, ako dosiahnuť cieľ;
• vysoká pravdepodobnosť uzavretia obchodov, ktoré sú prospešné pre podnikanie;
• prebieha koordinácia prebiehajúcich obchodných udalostí, čo vedie ku kontrole kvality vykonávaných úloh;
• je ľahké udržiavať obchodné kontakty na primeranej úrovni počas rozhovoru a nie počas korešpondencie;
• Zamestnanci sú motivovaní motivačnými nápadmi na aktívnu účasť v podnikaní.

Obchodné rozhovory sa môžu viesť v troch rôznych situáciách: najatie nového zamestnanca, prepustenie alebo konverzácia, čo je poučné v súvislosti s disciplinárnymi porušeniami.

Pracovný pohovor sa koná vo formáte Question-Answer, ktorý je skôr ako viesť pohovor. Hlavnou vecou je získanie spoľahlivých informácií o prichádzajúcom zamestnancovi s cieľom zistiť jeho profesionálne kvality.

Hlavné úlohy rozhovoru pri zamestnávaní:

• zistiť dôvod, prečo osoba hľadá prácu;
• určiť jeho spôsobilosť v potrebnej pracovnej oblasti;
• odhaliť svoje silné a slabé stránky, možno hlavné rysy postavy, najmä temperament;
• dozvedieť sa o úspechoch, ktoré zamestnanec dosiahol v minulosti;
• pýtaj sa, aký plat očakáva;
• určiť, aké pokyny očakáva od svojich nadriadených;
• určiť, ktoré nadriadené sú pre neho dobré a efektívne.

Rozhovor počas prepúšťania zamestnanca z práce je rozdelený na dva typy: prepustenie podľa vlastnej vôle a pod nátlakom (v súvislosti so znížením počtu zamestnancov a podobne).

Pri vedení prvého typu konverzácie musíte:

1. Identifikujte skutočný dôvod prepustenia zamestnanca.
2. Určte, čím bol motivovaný, čo spôsobilo takéto rozhodnutie (napríklad nespokojnosť s výrobným procesom alebo nepozornosť zo strany manažéra, zášť voči kolegom).
3. Zistite, čo mu nevyhovovalo v práci a naopak. Tretia fáza je najviac informačná.

Potreba takejto konverzácie spočíva v hlavnej úlohe šéfov - starať sa o nápravu chýb v manažérskych činnostiach a monitorovať to na všetkých úrovniach výroby.

Rozhovor so zamestnancom, ktorý musí byť prepustený, sa v osobitnej zahraničnej literatúre nazýva „rozlúčkový rozhovor“. Postupuje to inak:

1. Rozhovor sa nikdy neplánuje pred víkendmi alebo sviatkami, pretože to môže zničiť náladu a ovplyvniť nielen samotného zamestnanca, ale aj jeho rodinu a blízkych.
2. Konverzácia sa neuskutočňuje na pracovisku zamestnanca, ani v priestoroch, kde pracuje veľké množstvo ľudí, čo so sebou nesie veľkú emocionálnu záťaž, čo môže mať určité následky.
3. Rozhovor sa koná 20 minút, pretože zamestnanec, ktorý počul nepriaznivé správy, nie je emocionálne naladený, aby počúval, čo mu bolo povedané, a aby premýšľal o rôznych skutočnostiach, ktoré sa manažér snaží sprostredkovať, vstúpiť na pozíciu.
4. Predstavení musia byť vo svojej prezentácii presní a korektní, inak môže mať zamestnanec pochybnosti o platnosti vyslovených slov, čo povedie k sporom a odvolaniam proti rozhodnutiam. Najmä emocionálni ľudia môžu plakať priamo na mieste.

V zahraničnej praxi existuje pre prepustených špeciálny „rehabilitačný program“. V praxi orgány hľadajú voľné miesta v inom podniku, aby sa zamestnanec, ktorý sa zúfalstva vo svojej vlastnej sile nevzdal. Existuje tiež názor, že tento program je užitočný na udržanie úrovne autority prepustených v očiach kolegov a domácnosti.

Disciplinárne rozhovory sa potom objavia v prípade porušenia akýchkoľvek pravidiel. Vyžadujú kritické posúdenie práce zamestnanca orgánmi. Preto si táto konverzácia vyžaduje:

1. Manažér je povinný získať všetky potrebné informácie o zamestnancovi a jeho pozícii, aby sa predišlo chybným situáciám. Profil zamestnancov by mal byť čo najpresnejší a najkomplexnejší.
2. Informácie by sa mali prijímať striedavo, pretože správne skonštruovaná konverzácia vedie k lepšiemu pochopeniu problému zo strany podriadeného.
3. Existuje jedno pravidlo: nemôžete kritizovať totožnosť páchateľa, pozornosť sa venuje iba nesprávne vykonaným úlohám. Táto definícia by sa mala vždy uplatňovať.

Kľúčovým nástrojom je schopnosť klásť otázky. Vždy by ste mali dodržiavať základné pravidlá pre efektívnu rečovú komunikáciu:

• Je potrebné správne a jasne nadviazať kontakt s partnerom, ktorý vám bol poskytnutý, aby sa dosiahol dobrý výsledok a aby sa skrátil čas zbytočnej komunikácie.
• Je potrebné vziať do úvahy, akú prácu vykonáva, určiť si svoje pracovné právomoci, položiť otázku hraníc pracovnej oblasti, aby vedel, za čo je zamestnanec zodpovedný.
• Životné skúsenosti a pracovné skúsenosti, ako aj jeho záujmy mimo pracovnej sféry, jeho proces myslenia sa musí vždy zohľadniť. Každá osoba je individuálna, čo znamená, že každý potrebuje vlastný prístup. Metóda klišovacích fráz tu nie je vhodná, musíte vždy premýšľať.
• Človek by mal rešpektovať pracovníka a nevenovať pozornosť jeho možným vadám reči alebo vonkajším vadám.
• Hlavným účelom obchodnej konverzácie je proces oznamovania informácií, musí byť usporiadaný jasne podľa plánu, nesmie sa báť predkladať svoje nápady, vyvracať argumenty partnera, vyberať správny argument, presne formulovať vaše výroky a neliť vodu. Majte na pamäti: rozhodnutie vždy nasleduje po diskusii.

• Ak sa snažíte lepšie porozumieť povahe problému, môžete sa vyhnúť zdĺhavým a zbytočným konverzáciám „okolo a okolo“, pomôže vám to silnejšie ovplyvniť osobu alebo skupinu ľudí zapojených do obchodnej konverzácie.
• Správna prezentácia a formulácia problému vás privedie k hodnoteniam, ktoré môžu stimulovať partnera, aby vyjadril svoj postoj k problému, alebo ho motivuje, aby našiel riešenia, oslobodil ho a prinútil ho navrhnúť nápad. Klasifikácia by mala byť jasná.
• Správna organizácia dialógu vám umožní lepšie porozumieť protivníkovi a pomôže vyhnúť sa uviaznutiu alebo situáciám, ktoré môžu hnevať, obťažovať a obťažovať. Pomôže to chrániť najlepšiu atmosféru rozhovoru a zanechá po ňom dobrý dojem.

Je zrejmé, že pravidlá prípravy na konverzáciu sa môžu líšiť a žiadne z nich nemožno nazvať bezchybné. Všetko záleží na situácii. Bude však užitočné poukázať na tieto možnosti odbornej prípravy:

• Na začiatok to zahŕňa prípravu plánu pohovorov;
• potom zozbieranie a spracovanie získaného materiálu s cieľom zvýšiť kompetenciu v hlavnej otázke;
• Vždy máte právo upravovať dostupné informácie a na tento účel boli vymyslené obchodné rozhovory.

Výber správneho miesta pre konverzáciu môže určite ovplyvniť výsledok rozhovoru. Existuje niekoľko prístupov, ktoré sa líšia v závislosti od situácie. Osoba, ktorá nie je zamestnancom vašej spoločnosti, môže byť pozvaná na pohovor mimo kancelárskej budovy.

Ďalší príklad: schôdza v kancelárii anketára, ktorá sa zvyčajne nazýva špeciálna miestnosť. Musí byť vybavený všetkým potrebným. Prostredie okolo vás a vášho partnera by malo byť čo najpohodlnejšie, hlavným faktorom je mier.

Odpojte všetky telefóny. Varujte kolegov, tajomníka nadchádzajúcej schôdze, pretože cudzinci, ďalšie telefónne hovory sú jednoducho nepríjemné, môžu zasahovať do plnenia úloh, len zasahovať do procesu.

Existuje niekoľko „predvolených“ pravidiel, ktoré môžu nepostrehnuteľne, ale významne ovplyvniť výsledok obchodnej konverzácie. Použité techniky často vedú k pozitívnemu výsledku. Je potrebné aplikovať základné modely správania sa partnerov počas konverzácie. Štrukturálne princípy obchodnej komunikácie vám tiež pomôžu postúpiť po rebríčku kariéry.

Nie je potrebné stretávať sa so zamestnancami na pracovisku. Miesto stretnutia môže byť určené ako reštaurácia a kaviareň, klub a dokonca aj dom. Cieľom, ktorý sa má sledovať, je pohodlie. Je to pohodlie, ktoré pomáha dosiahnuť lepší výsledok. Nemôžete sa však príliš uniesť, ak situácia vyzerá skôr ako „intímna“ situácia, čo môže viesť k opačnému výsledku.

Čas, keď ste sa rozhodli viesť obchodný rozhovor, je veľmi dôležitým bodom. Len premýšľajte o tomto bode, mali by ste si dohodnúť stretnutie. Pomôže vám to a budete hrať „po ruke“, ak chcete, samozrejme, presunúť iniciatívu na svoju stranu a situácia samotná týmto spôsobom bude ľahšie kontrolovateľná.

Akonáhle ste sa rozhodli o mieste a čase, musíte si sami stanoviť určité ciele, ktoré plánujete alebo chcete dosiahnuť, potom vytvorte stratégiu, ktorú budete dodržiavať, a potom sformulujte štruktúru rozhovoru. Je tiež dôležité zvážiť umiestnenie účastníkov. Hlavná technológia - mali by ste sa pozrieť na partnera priamo a na rovnakej úrovni.

Fakty, ktoré prispievajú k úspechu obchodnej konverzácie. V prvom rade by to malo zahŕňať profesionalitu, koniec koncov je to práve kompetencia vo vybranej oblasti a jasná vízia problému, ktoré vám pomôžu odpustiť a rýchlejšie zvládnuť úlohy a dosiahnuť potrebný cieľ.

• Neustále sústredenie sa na výsledok bude vašou výhodou, iba priama túžba po cieli vedie k jeho dosiahnutiu, nič sa nezmení, ak budete aj naďalej ležať na gauči.
• V rytme musíte jasne načrtnúť úlohy a ciele, aby ste mohli jasne sledovať plán.
• Nasýtenie uvažovania vyvolá dojem, že ste najzaujímavejšou osobou a dostanete „koláče“.
• Nemali by sme však zabúdať na rozsah prenosu informácií, aj keď bude stále primeraná trochu humoru.
• Nemali by ste sa báť, ak konverzácia neprichádza okamžite hladko, často je dôvod zlyhania nielen vo vás, ale aj v nálade vášho partnera.
• Spôsob, akým prezentujete informácie, je veľmi dôležitý. Vždy si vyberte správne slová. Argumenty musia byť platné. Dobrá nálada. V hlase je cítiť dôveru.

• Malo by sa vyhnúť sporom a zbytočnému napätiu v rozhovore. Ak chcete začať, pokojne vyhodnotte situáciu, skúste nasmerovať konverzáciu správnym smerom pomocou objasnenia otázok. V mene cieľa by ste nemali prejavovať pochybnosti ani bezmocnosť - presvedčiť alebo presvedčiť partnera.
• Neobmedzené kategorické úsudky zničia podstatu rozhovoru, nemali by ste na to zabudnúť. Ľudia sa často nemôžu dohodnúť, pretože „koľko ľudí - toľko názorov“. Usilujte sa o kompromis, vždy to bol najlepší spôsob, ako vyriešiť nevyriešené problémy a problémy.
• V prípade, že musíte odpovedať na vznesené námietky, najskôr sa pokúste získať čas a nechajte osobu, s ktorou hovoríte, odpovedať na vaše otázky a prípadne ich vyvrátiť.
• z tohto dôvodu je vhodné nepriame odmietnutie problému, vypočutie niekoľkých námietok, aby sme to pochopili, je potrebné pokračovať v tichom tóne a ak odpoveď nebude čakať, znenie by sa malo zjemniť;
• osobné predsudky a hodnotenia vám nepomôžu;

• človek by sa nemal ponáhľať k záveru, pretože existuje rozdiel medzi skutočnosťou a názorom;
• v prípadoch, keď sa vás hovorca snaží „obťažovať“ živým úmyslom a snaží sa argumentovať, mali by ste zaujať pozíciu „čakať“ a čakať, až zastaví;
• Nezabudnite: rozhodnutie by malo vždy nasledovať po diskusii, v opačnom prípade vás môže partner kritizovať alebo súhlasiť so všetkým, čo nevedie k dobrému výsledku.

Správna štruktúra konverzácie je váš verný pomocník. Ak to chcete urobiť, musíte sa pripraviť na konverzáciu vopred, určiť miesto a čas stretnutia, pripraviť správny kontakt s partnerom, správne sformulovať vyhlásenie problému, vybrať správny argument alebo vyvrátiť argumenty partnera, analyzovať alternatívne riešenia, vybrať najlepšie riešenie, opraviť dohodu, správne rozlúčiť sa.

Na konci rozhovoru by ste mali analyzovať svoju komunikačnú taktiku, ako aj výsledok rozhovoru.

Prijímanie zamestnancov si vyžaduje od manažéra určité úsilie, znalosti a skúsenosti. O zložitosti vedenia obchodnej konverzácie na pohovore pozri nižšie.