Etiketa a etika obchodnej korešpondencie

Súčasná obchodná realita je, že iba 15% stredných a veľkých podnikateľov, ktorí sa snažia posilniť svoje postavenie na trhu, dosiahne tento cieľ. Z tohto dôvodu sa relevantnosť obchodnej etikety niekoľkokrát zvyšuje, pretože nedodržanie jej noriem okrem iného často vedie k rozpadu užitočných obchodných vzťahov.

V širšom výklade etiky znamenajú súbor všeobecných princípov zameraných na reguláciu sociálnych vzťahov. V súlade s tým etika obchodných vzťahov posudzuje otázky týkajúce sa akceptovaného poradia a štýlu interakcie v podnikateľskej sfére.

Podrobným opisom etických aspektov obchodného vzťahu je obchodná etiketa, ktorá zahŕňa napríklad rokovacie postupy, pravidlá správania sa spoločností, obchodné tradície a rituály, prvky podriadenosti, spôsoby správania a štýly komunikácie a písania, ako aj otázky správnosti pri rokovaniach s obchodnými partnermi a kolegami.

Význam etiky a etikety, ako jej súčasti, spočíva v tom, že regulačný rámec, ktorý vznikol v dôsledku dlhodobej praxe, výrazne zjednodušuje komunikáciu, vytvára v obchodnom sektore zrozumiteľný a prístupný kontext, ktorý dokáže správne dosiahnuť ciele a významne šetriť čas.

Inými slovami, hovoríme o špeciálnom algoritme na riešenie obchodných problémov, ktorý umožňuje racionálne a bez konfliktu stanoviť a úspešne dosiahnuť požadované obchodné ciele. Úroveň vlastníctva tohto algoritmu vám umožňuje vyvodiť priame závery o stupni profesionality obchodného partnera alebo oponenta v obchodnom spore.

V tejto súvislosti je dôležité dodržiavať tieto všeobecné zásady:

• presnosť všade a vo všetkom;
• dodržiavanie informačnej bezpečnosti;
• zvukový altruizmus;
• priaznivý obraz vhodný pre podnikateľské prostredie;
• kompetentný hovorený a písaný jazyk;
• v súlade s pravidlami obchodnej reči.

Druhy obchodnej korešpondencie sú rôzne a pri určitom stupni konvencie ich možno rozdeliť do dvoch hlavných odrôd:

• medzištátne - medzi štátnymi organizáciami, zahraničnými misiami a funkcionármi (rôzne nóty, memorandá a iné formy) - prvky diplomatických vzťahov;
• komerčný - listy polooficiálneho postavenia používané v oblasti obchodných vzťahov medzi inštitúciami a organizáciami.

Štýl písania služobného listu, napriek jazykovým a niektorým tradičným rozdielom, má určitý všeobecný základ a skupinu zariadení vyvinutých zavedenou praxou. Napríklad niekoľko požiadaviek na protokol, ktoré sú určené pozíciou odosielateľa a adresáta, je založené na počiatočných nastaveniach vzájomného rešpektu a správnosti. Preto musí štrukturálne, bez ohľadu na typ dokumentu, nevyhnutne obsahovať tieto prvky:

• odvolanie (úradný status adresáta);
• kompliment (zdvorilé zakončenie listu);
• podpis;
• dátum (deň, mesiac, rok a miesto písania správy);
• adresa odosielateľa (priezvisko, oficiálny štatút, adresa sú umiestnené v hornej alebo dolnej časti prvej strany listu).

Okrem toho existuje niekoľko ustanovení, ktoré sa priamo týkajú listov:

• obchodné listy sú umiestnené na hlavičkových papieroch alebo listoch papiera výlučne na ich prednej strane;
• stránkovanie sa robí arabskými číslicami;
• správy sa vykonávajú v papierovej podobe;
• v tele dokumentu nie sú povolené vymazania a opravy;
• dokument je zložený dovnútra;
• čakacia doba na odpoveď na list nie je dlhšia ako desať dní.

Obchodné posolstvo by malo mať výslovnú cieľovú orientáciu a malo by obsahovať jednu otázku a celý význam textu by mal byť úplne a úplne podriadený jeho obsahu, či už ide o návrh transakcie, obchodnú žiadosť alebo jednoducho relevantné informácie.

Klasifikácia obchodných správ je rôznorodá a závisí od ich funkčne zameranej orientácie. Napríklad písmená sú:

• oznamovať;
• pripomínajúce;
• pozvánky;
• prehľady informácií;
• dispozície;
• podporou;
• iné typy.

V komerčnej korešpondencii sú najtypickejšie:

• otázok;
• ponúkajú;
• rezervácií;
• sťažnosť;
• záručné listy.

Ako jedna z foriem obchodnej komunikácie, v užšom slova zmysle, sa písmená delia na 2 typy - obchodné a súkromné ​​úradné.

Podnikaním patrí korešpondencia, ktorá prebieha medzi organizáciami a inštitúciami. Súkromný úradný list je správa, ktorú inštitúcii posiela súkromná osoba alebo naopak inštitúcia súkromnej osobe.

Existuje niekoľko pravidiel obchodnej korešpondencie.

• V liste by sa malo jasne a na základe presvedčivých dôkazov preukázať prínos obchodných partnerstiev a nevhodnosť prerušenia partnerstva stimulovať vznik podnikateľského záujmu príjemcu. Text by mal byť motivačný, motivujúci k spolupráci.
• Prejav nadmerných osobných emócií v obchodnom liste nie je najlepším spôsobom, ako dokázať svoj prípad a vyriešiť problém.
• Aby sa predišlo preťaženiu a upchatiu textu listu, je potrebné vyhnúť sa obrazovým porovnaniam, metaforám, alegóriám a hyperbolám.
• Pre jasnú a stručnú prezentáciu témy je lepšie použiť jednoduché vety, vyhýbať sa podrobnostiam a nadmerným detailom. Hlavná myšlienka správy by sa mala opierať o výlučne relevantné argumenty, ktoré sa zvyčajne nachádzajú v prílohách k listu (diagramy, grafy, digitálne údaje).
• V texte by sa mali zdôrazniť odseky, z ktorých každý predstavuje samostatnú myšlienku a začína novým riadkom.

• V obchodnej písomnej správe by sa nemali používať opisné prídavné mená, zbytočné vysvetlenia a podrobnosti. Na konci písania je vhodné skontrolovať dokument a odstrániť frázy, ktoré neobsahujú relevantný sémantický obsah.
• Gramotnosť je základným prvkom textu. Prítomnosť pravopisu a iných chýb v správe je neprijateľná.
• Vyžaduje sa uvedenie predmetu listu. Téma v dokumentoch by sa mala stručne a stručne odraziť, čo šetrí čas pri čítaní a kladne charakterizuje odosielateľa. Ak je list zaslaný e-mailom a obsahuje obzvlášť dôležité informácie, mal by byť vybavený osobitnou „vlajkou“ dostupnou v elektronickej službe.
• Dobrú čitateľnosť textu zabezpečujú písma Arial alebo Times New Roman s priemernou veľkosťou písma. Ak existuje osobitná potreba, je možné zvýrazniť kľúčové myšlienky kurzívou alebo tučným písmom.

• V texte je užitočné použiť titulky (3-4), ktoré poskytujú ľahšie porozumenie textu.
• Čísla, zoznamy a zoznamy je lepšie zostaviť pomocou špeciálnych značiek.
• Šablóna podnikovej identity (schéma) je vynikajúcim ukazovateľom efektívnosti a objektivity v obchodnej komunikácii. Je to obzvlášť vhodné z hľadiska spoločnosti, pretože vám umožňuje vyniknúť v priaznivom svetle a dodržiavať ustanovenú úradnosť.

Štruktúra obchodnej správy je typická. Tradične obsahuje:

• úvod;
• hlavná časť;
• Konečne.

V úhrne je zhrnutý účel listu. Hlavná časť popisuje podstatu problému. Záverom je potrebné zhrnúť obsah hlavnej časti, napríklad vo forme záverov. „Postskripty“ a rôzne druhy poznámok pod čiarou sú nežiaduce.

Na záver možno povedať, že frázy, ktoré majú podobnú formu ako manipulácia, sú nevhodné, napríklad: „Dúfam v vzájomne prospešné partnerstvo“ atď. Je lepšie rozlúčiť sa s obchodným listom s jednoduchými frázami - „Pozdravy“, „Najlepšie pozdravy“ atď.

V dolnej časti správy sú uvedené: F. I. O., je uvedený oficiálny štatút, názov spoločnosti, podpis. Kontaktné čísla sú tiež uvedené.

Tabuľky a grafy sú priložené ako samostatný súbor (balík), čo na konci listu naznačuje. Ak existuje skupina príloh, potom je ich zoznam uvedený s názvami.

Skratky a špeciálne skratky môžete používať iba vtedy, ak ste si istí, že ich príjemca porozumie.

Aby sa textu poskytla väčšia logická presnosť a konzistentnosť v obchodnom slovníku, používajú sa ako spojivá nasledujúce obraty reči:

• z tohto dôvodu;
• na základe vyššie uvedeného;
• z tohto dôvodu;
• v súlade s údajmi;
• na základe toho;
• brať do úvahy;
• a ďalšie.

Vo virtuálnom priestore je obchodná interakcia, predstavujúca komunikáciu v miniatúre, špecifická a nemenej si vyžaduje dodržiavanie príslušných noriem etikety. Kompetentná práca s listom v súlade s praxou zahŕňa nasledujúce poznámky týkajúce sa objemu, jazyka, štruktúry a formátu.

• Vzorec témy musí úplne presne zodpovedať téme uvedenej v texte. To vám umožní rýchlo prispôsobiť čitateľa požadovanému obchodnému duchu.
• Optimálny objem dokumentu odoslaného e-mailom sa zmestí do „jednej obrazovky“ s maximálnym množstvom textu - jeden list vo formáte A4.
• Optimálna veľkosť investícií nie je vyššia ako 3 Mb.
• Odporúča sa, aby odoslané súbory boli „zabalené“ do štandardných archívov kódovania Zip alebo Rar. Iné sú počas prepravy často blokované.
• Hyperlinky musia byť štandardné (modré, podčiarknuté nižšie).
• Odpoveď adresátovi by mala byť umiestnená nad, na začiatku listu a nie pod ním. Toto vylučuje potrebu korešpondenčného partnera, aby sa redundantne a násilne prechádzal predchádzajúcim textom.

• Je potrebné používať jazyk písania, ktorý je pre partnera zrozumiteľnejší. Otázka vhodnosti použitia profesionality, internej slovnej zásoby, slangových výrazov a skratiek (najmä v externej korešpondencii) v správe sa rozhoduje osobitne v závislosti od kontextu a kvality korešpondenčných partnerov.
• Je dôležité informovať partnera o prijatí jeho správy - je to známka dobrého vkusu a súčasť obchodnej etikety, ktorá poukazuje na jeho rešpekt.
• Odpoveď by mala byť čo najrýchlejšia. Ak z nejakého dôvodu nie je možné rýchlo reagovať, partner by mal byť informovaný o prijatí svojho listu a uviesť čas odpovede. Etická a pohodlná pauza pred odpoveďou je 48 hodín po prijatí správy. Po uplynutí tejto doby sa osoba zvyčajne domnieva, že správa je stratená alebo ignorovaná. Prílišná prestávka v korešpondencii je často spojená s rizikom straty partnera a v podnikaní sa interpretuje ako porušenie etických štandardov.
• Na konci správy by sa mali uviesť kontaktné údaje, ktoré sú uvedené vo všetkých listoch bez výnimky, bez ohľadu na poradie distribúcie.
• Pri odosielaní je dôležité venovať osobitnú pozornosť otázkam ochrany osobných údajov.

Viac informácií o obchodnej etikete nájdete v nasledujúcom videu.