Kultúra obchodnej komunikácie

Znalosti obchodnej komunikácie sú potrebné pre úspešnú kariéru v akejkoľvek oblasti: úspech v podnikovej komunikácii bude do veľkej miery závisieť od zručností každodennej komunikácie, odborná sféra však má svoje vlastné špecifiká. Kultúra obchodnej komunikácie je spôsob interakcie s kolegami, nadriadenými, podriadenými a partnermi, ako aj určité pravidlá. Je veľmi dôležité budovať komunikáciu v závislosti od situácie, cieľov a cieľov, ako aj schopnosť rýchlo sa prispôsobiť meniacim sa situáciám.

Komunikačná kultúra je širší pojem ako súbor rečových aktov. Pozostáva z mnohých komponentov. V kultúre obchodnej komunikácie je vzhľad veľmi dôležitý: musí zodpovedať sfére vašej činnosti a konkrétnej situácii.

Pre prácu s klientmi zvyčajne existuje uniforma, pre prácu v kancelárii - oblek, ľudia v kreatívnych profesiách sa obliekajú určitým spôsobom a tí, ktorí zastávajú vyššie posty, musia zdôrazniť svoj status oblečením a doplnkami. Môže sa zdať, že vzhľad priamo nesúvisí s obchodnou komunikáciou. Postoj partnera k vám však určuje prvý dojem, ktorý urobíte. Ak je tento dojem negatívny, budete musieť stráviť veľa energie v procese dialógu, aby ste sa rehabilitovali.

Neverbálny jazyk je pri komunikácii rovnako dôležitý. Vaše postoje, gestá a správanie sú z hľadiska psychológie veľmi dôležité. Pokúste sa zabezpečiť, aby boli výrazy tváre dosť obmedzené. Gestulácia je veľmi dôležitá, ale mala by byť mierna a nie príliš intenzívna.

Ak ste odhodlaní viesť partnerský dialóg, je lepšie zvoliť si otvorenú pózu.Môžete sa pokúsiť jemne sa prispôsobiť pózu partnera. Aby ste sa vyhli agresii, kontakt s očami by mal trvať iba niekoľko sekúnd. Posedenie pri rokovacom stole nie je priamo oproti účastníkovi rozhovoru, ale trochu nabok.

Rovnaký význam má to, čo hovoríte a ako to hovoríte. Je veľmi dôležité mať spoľahlivé informácie, byť schopný pracovať na faktoch a správne vytvárať obsah diskusie.

Je dôležité zvoliť slová, intonáciu, pózy a gestá pre konkrétnu situáciu, pretože v rôznych prípadoch bude vhodné odlišné správanie. Kultúru obchodnej komunikácie v závislosti od situácie a sledovaných cieľov možno rozdeliť do niekoľkých typov:

• Typ mentora znamená úpravu, Táto možnosť je typická pre vzdelávací proces pre stážistov, pre vzdelávacie a vedecké podujatia, pre vysvetľovanie podriadených individuálnych pracovných okamihov, ako aj pre tímovú prácu s kolegami, ak ste odborníkom v oblasti, v ktorej sú menej dobre oboznámení. Takáto komunikácia sa často buduje vo forme monológu, v modernej obchodnej komunikácii sa však dialóg uprednostňuje: aj v procese učenia sa snažte zapojiť do diskusie účastníkov rozhovoru a vypočuť si ich názory.
• Motivačný typ cieľom je zainteresovať osobu na projekte, presvedčiť ho o vhodnosti konkrétneho zamestnania, pomôcť zamestnancom veriť v seba samých a cítiť sa sebadôverou v nejaké nové alebo jednoducho ťažké podnikanie. Pre úspech sa pokúste vyhnúť bežným frázam a klišé. Najlepšie je uviesť osobný príklad, rozprávať svoj príbeh a vysvetliť vlastnými slovami, čo vás presne priťahuje k určitému projektu.
• Konfrontačný typ Komunikačná kultúra vedie partnera k tomu, aby voči vám namietalo, nesúhlasilo s vašim názorom. Tento typ zahŕňa niekoľko techník používaných v prípade konfliktu záujmov. Konfrontačná situácia je najčastejšie charakteristická pre rokovania, ako aj pre zvýšenie pozornosti pri práci s pasívnym, inertným publikom.
• Typ informácie najneutrálnejšia - vo svojom rámci môžete túto alebo tú informáciu jednoducho poslať poslucháčovi. Pokúste sa vyhnúť zamieňaniu typu informácií s ostatnými. Ak je cieľom informovať partnera, nemusíte sa ho snažiť učiť, nakaziť nadšením alebo vstúpiť do konfliktu. Zároveň je potrebné, aby prezentácia bola zrozumiteľná - preto sa pokúste prispôsobiť hovorcovi a všetko vysvetliť príkladmi, ktoré sú mu jasné.

Väčšina dôležitých otázok týkajúcich sa odborných činností sa rozhodla vyriešiť v procese osobnej komunikácie. Pre spoločenských a otvorených ľudí, ktorí vedia, ako správne prezentovať akékoľvek informácie (prostredníctvom gest, výrazov tváre a intonácie), je to viac ako plus mínus. Pri osobnej obchodnej komunikácii nehrá obsah diskusie kľúčovú úlohu, hlavnou vecou je nadviazanie kontaktu a správne uvedenie vašej pozície.

Osobná komunikácia môže pozostávať z pomerne dlhých monológov alebo naopak z viac či menej krátkych fráz. A v tom, av inom prípade, je veľmi dôležité nielen uviesť informácie, ako keby ste písali zhrnutie, ale aby ste ich sprostredkovali konkrétnemu sprostredkovateľovi a prispôsobili sa im. Pred rokovaniami si napíšte kľúčové body, o ktorých chcete diskutovať, ale nikdy si nepamätajte reč - je potrebné zmeniť povahu rozprávania, postupnosti, príkladov (v závislosti od reakcie publika).

Rovnakým spôsobom musíte pracovať s intonáciou a gestami. Ak stratíte pozornosť partnera, urobte reč emotívnejšou. Ak máte neželanú konfrontáciu s partnerom, skúste skopírovať jeho postoje a gestá.Je veľmi dôležité správať sa príliš zdržanlivo, inak bude prezentácia informácií nudná a vy budete pôsobiť dojmom nezabezpečenej osoby.

V priebehu osobného rozhovoru je často potrebné spontánne robiť ťažké rozhodnutia. Ak negociačný proces nerieši témy, ktoré ste očakávali, je veľmi dôležité zostať v pokoji. Snažte sa nereagovať na problémy s nadmerným vzrušením, vždy reagujte pokojne. Ak nedokážete okamžite určiť, ktoré rozhodnutie máte urobiť, vždy môžete nejaký čas premýšľať a zvážiť všetky výhody a nevýhody v pokojnom prostredí.

Mnoho otázok sa teraz rieši telefonicky. Zvyčajne ide o nevýznamné objasnenie akýchkoľvek informácií alebo organizačných aspektov: napríklad pri telefonáte kolegovia často určujú mená a presné čísla, dohodnú si schôdzky, zadávajú alebo prijímajú úlohy. Dlhé telefónne hovory sa zvyčajne uskutočňujú iba vtedy, keď nie je možné osobne sa stretnúť, Okrem toho sa videohovory, ktoré majú svoje vlastné špecifiká, čoraz častejšie používajú na úplnejšiu komunikáciu.

Pre úspešnú telefonickú konverzáciu ovplyvňujúcu pracovné momenty je potrebné zvážiť nasledujúce nuansy:

• Ak niekomu zavoláte, je dôležité opýtať sa, či sa s ním teraz dobre rozpráva. Volanie po hodinách vo väčšine spoločností nie je podľa etikety akceptované (pokiaľ neexistuje osobitná dohoda).
• Majte na pamäti, že môže dôjsť k rušeniu komunikácie - alebo nadmerný hluk môže rušiť konverzáciu. Pri telefonickom rozhovore je dôležité hovoriť jasne a nie príliš rýchlo.
• Zostavte svoju reč tak, aby bola čo najkonkrétnejšia a vnímaná presne podľa vašich predstáv. V procese osobnej komunikácie zohrávajú výrazy tváre a gestá veľmi dôležitú úlohu - to vám umožní lepšie pochopiť rady, podcenenie a skryté motívy partnera. Pri telefonovaní ste zbavení tejto príležitosti.
• Pokúste sa telefonicky prerokovať potrebné problémy čo najskôr. Pri zložitých rokovaniach alebo kontroverzných diskusiách je telefonický rozhovor zriedka vhodný, preto je dôležité uviesť iba to najdôležitejšie. Podrobnosti sú najlepšie prediskutované osobne alebo pomocou videa.

Videohovory v modernej podnikovej kultúre sa začínajú čoraz viac využívať. Po prvé, pomáhajú udržiavať kontakt s partnermi z rôznych krajín a rokovať čo najefektívnejšie. Po druhé, veľa ľudí teraz pracuje vzdialene z domu a videohovory uľahčujú vyriešenie akýchkoľvek problémov.

Ak máte takéto obchodné rozhovory, je dôležité venovať pozornosť týmto:

• Váš vzhľad pôjde dlhú cestu. Aj keď ste doma, skúste sa obliecť profesionálnym spôsobom.
• Nájdite miesto v dome, kde bude pozadie viac-menej neutrálne. Ak je v pozadí kuchyňa, pracovná televízia alebo hrajúce sa deti, môže to ovplyvniť riešenie obchodných problémov.
• Mnoho ľudí teraz používa slúchadlá, ale stojí za to si ich zapamätať: umožňujú vám lepšie počuť druhú osobu, ale nezaručujú, že vás druhá osoba bude dobre počuť, ak budete hovoriť hlukom. Ak riešite podnikové problémy z domu, požiadajte svoju rodinu, aby bola tichá alebo len sedela v samostatnej miestnosti.
• Pred kamerou je obzvlášť dôležité ovládať svoje vlastné gestá a výrazy tváre. Často sa vyskytnú problémy s komunikáciou, obraz sa môže načítať pomaly a pozornosť sa môže venovať všetkým neúspešným výrazom tváre.
• Ak pred očami diskutujete o závažných problémoch, ktoré si vyžadujú poznámky alebo dokumentáciu, pripravte si to všetko vopred (pred zavolaním) a pošlite potrebné materiály svojmu partnerovi.

Mnoho otázok v organizáciách sa teraz rieši korešpondenciou. Jednou z výhod takejto obchodnej komunikácie je štruktúra informácií.Ak v procese živej komunikácie nemôžete venovať pozornosť niektorým bodom, ktoré sú pre partnera dôležité (alebo iba zabudnúť na potrebné informácie), bude možné v zaznamenanej forme zohľadniť všetky nuansy.

Ak veľa hovoríte s kolegami a korešpondenčnými partnermi, je veľmi dôležité, aby ste vedeli písať správne. Textové editory nie vždy správne opravujú gramatické chyby, preto by ste sa na ne nemali spoliehať úplne - ak si nie ste istí pravopisom slova, skontrolujte sa v slovníku. Pri odosielaní textových správ z telefónov a tabletov by ste mali byť opatrní - s funkciou automatického zadávania môžu byť vaše slová nahradené inými a správa sa jednoducho stane bezvýznamnou.

Mnohí považujú obchodnú korešpondenciu za jednoduchšiu úlohu ako vyjednávanie v skutočnom živote - v skutočnosti je vždy čas premýšľať o posolstve av procese skutočného dialógu musíte spontánne reagovať. Mínus je však to, že od partnera nedostanete spontánnu reakciu, a to je dôležitý psychologický aspekt.

Prečítajte si viac o kultúre obchodnej komunikácie.