Ethiek en basisregels voor zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie is een manier van communiceren tussen mensen tijdens het uitvoeren van ondernemersactiviteiten of het uitvoeren van werktaken. Dat wil zeggen, dit is een vorm van communicatie die verband houdt met het productieproces van een product of het verlenen van een dienst en niet wordt geassocieerd met persoonlijke of sociale relaties tussen mensen.

Beschaafde zakelijke communicatie is gebaseerd op de naleving door de deelnemers van bepaalde ongeschreven regels en normen die bijdragen tot het bereiken van de door de partijen gestelde doelen en het onderhouden van goede zakelijke relaties tussen hen, die nodig zijn voor verdere wederzijds voordelige interactie.

Het belangrijkste verschil tussen zakelijke relaties en andere is hun regelgeving. Dit impliceert de aanwezigheid van bepaalde grenzen in relaties bepaald door de tradities van cultuur, universele morele principes en de vereisten van professionele ethiek.

Ethiek van zakelijke communicatie is een van de componenten van een gemeenschappelijke ethiek en bezit alle kenmerken van deze laatste. In algemene zin kan dit concept worden beschouwd als een portfolio van ideeën over moraliteit, de normen en regels die mensen begeleiden in hun relaties met elkaar in het productieproces.

De belangrijkste principes van bedrijfsethiek zijn:

• profiteren van het maximale aantal deelnemers aan een zakelijke relatie;
• gelijke toegang bieden tot het onderwerp zakelijke relaties voor alle deelnemers aan de relatie.

In zakelijke communicatie is de tegenstelling tussen ethische normen en de essentie van ondernemersactiviteiten, die zakenmensen op verschillende manieren oplossen, altijd zeer acuut. Deze beslissing komt in ieder geval neer op een van de hoofdposities:

• De essentie van de pragmatische positie of het principe van utilitarisme is dat ethiek en zaken geen compatibele concepten zijn. Het belangrijkste is om op alle mogelijke manieren maximale winst te behalen. Praten over moraliteit, sociale verantwoordelijkheden en ethische normen, ondernemers die dit standpunt volgen, proberen te vermijden.
• De beschaafde positie of het principe van de morele imperatief is gebaseerd op het feit dat ethiek de winst kan helpen maximaliseren, zakelijke contacten kan uitbreiden of versterken, ethische gedragsregels kan introduceren en versterken in de samenleving als geheel, die niet anders kan bijdragen tot de verdere welvaart van het bedrijfsleven.

Bedrijfsethiek maakt tegenwoordig gebruik van kennis uit verschillende domeinen (ethiek, psychologie, wetenschappelijke arbeidsorganisatie).

Er zijn verschillende hoofdtaken van etiquette:

• De aanwezigheid van bepaalde vastgestelde gedragsnormen en de noodzaak om hieraan te voldoen, vereenvoudigen de communicatieprocedure met zowel andere organisaties als binnen het arbeidscollectief, omdat werken volgens algemeen aanvaarde modellen veel sneller en gemakkelijker is. Met inachtneming van de zakelijke etiquette stellen de deelnemers aan de communicatie zich nauwkeurig voor wat ze van elkaar kunnen verwachten.
• Etiquette draagt ​​bij aan het onderhouden van normale relaties met vertegenwoordigers van de externe omgeving van de organisatie, evenals het creëren van een werkomgeving in het team.
• Het ondersteunt het morele comfort van elke deelnemer aan communicatie. In het menselijk leven is mentale stabiliteit vaak belangrijker dan fysiek comfort. De aanwezigheid van de regels van professionele relaties draagt ​​bij aan de tevredenheid van een persoon over het werk.

De basisprincipes van zakelijke etiquette zijn gebaseerd op het feit dat bij het nemen van een beslissing de grenzen van acties moeten worden gecombineerd met de morele waarden van andere deelnemers aan communicatie en kunnen worden afgestemd op hun belangen. Tegelijkertijd moet coördinatie een moreel gerechtvaardigd doel hebben, namelijk dat alleen ethisch relevante instrumenten mogen worden gebruikt.

Er zijn verschillende basisprincipes:

• Interpersoonlijkheid. Alle communicatie, ook zakelijk, vindt plaats tussen mensen met hun persoonlijke kenmerken. En ondanks het feit dat de communicatie tussen hen een professionele oriëntatie heeft, zal een interpersoonlijke relatie nog steeds een impact hebben op het interactieproces.
• Continuïteit. De essentie van dit principe is om constant contact te initiëren door communicatiedeelnemers als ze zich in het gezichtsveld van elkaar bevinden. Op basis van het feit dat mensen zowel verbale als non-verbale middelen communiceren, delen ze constant bepaalde informatie met elkaar waaraan elke deelnemer aan de communicatie zijn eigen betekenis geeft en zijn eigen conclusies trekt.
• Doelgerichtheid. Elke interactie heeft een specifiek doel of meerdere doelen. Ze kunnen echter expliciet en impliciet zijn. Sprekend tot het publiek, heeft de spreker het expliciete doel om bepaald materiaal aan het publiek over te brengen, en impliciet - bijvoorbeeld om het publiek zijn opmerkelijke intelligentie en welsprekendheid te demonstreren.
• Multidimensionaliteit. Dit principe veronderstelt dat in zakelijke relaties niet alleen informatie wordt uitgewisseld, maar ook de relaties tussen partijen worden gereguleerd. Dat wil zeggen, in professionele interactie, delen de deelnemers aan elkaar hun emotionele houding uit, die fungeert als een regulator van hun zakelijke banden.

Op basis van de bovenstaande taken en de principes van ethiek van zakelijke relaties, is het mogelijk om professionele ethische regels te formuleren die even noodzakelijk zijn voor naleving als gewone werknemers in het team, of het hoofd of de eigenaar van de onderneming.

Ze zijn een van de belangrijkste instrumenten voor succes in een beroep of bedrijf:

• Nauwkeurigheid en stiptheid. Als lid van een professionele of commerciële relatie mag u nooit te laat komen voor werk, een vergadering of een zakelijke bijeenkomst. Inderdaad, de mate van respect en vertrouwen in een persoon die zichzelf de hele tijd laat wachten en tegelijkertijd de tijd van andere mensen doorbrengt, neemt snel af. Deze kwaliteit van anderen geeft het onvermogen aan om zich aan te passen aan het moderne levensritme, onzekerheid. Het is ook belangrijk om de tijd van anderen te waarderen en deze niet mee te nemen naar onnodige gesprekken zonder hun toestemming.
• Effectieve organisatie van de werkruimte. Een werkplek kan welsprekend vertellen over de eigenaar. Het is duidelijk dat als het op orde wordt gehouden, hetzelfde kan worden gezegd over de gedachten van de mens. Bovendien bespaart dit de werktijd aanzienlijk. Het kan inderdaad veel tijd kosten om het benodigde document op het bureaublad volgestopt met papieren te vinden.
• Beleefde communicatie en respect voor anderen. In zakelijke relaties is het belangrijk om de gesprekspartner te respecteren en ernaar te streven om jezelf op zijn plaats te kunnen zetten en door zijn ogen naar de situatie te kunnen kijken. Beledigingen en vernederingen in de professionele sfeer zijn onaanvaardbaar, evenals schreeuwende, 'sterke' uitdrukkingen en grofheid. Men moet niet alleen in zijn eigen belang kunnen handelen. Tegelijkertijd mag men geen overdreven altruïsme tonen. Dit soort gedrag kan duiden op overmatige zachtheid.

• Uiterlijk passend bij de situatie. Je moet altijd onthouden dat uiterlijk een belangrijk onderdeel is van zakelijke communicatie. Het belangrijkste in de afbeelding is niet de aanwezigheid van dure attributen, maar netheid en nauwkeurigheid. Als een bepaalde kledingstijl op kantoor wordt aangenomen, is het beter om je eraan te houden om geen negatieve houding naar jou uit te lokken, zowel van het management als van collega's.
• Werksfeer. Als een medewerker gefocust is op het resultaat, heeft dit een positieve invloed op zowel zijn carrière als de prestaties van het bedrijf. De "door de mouwen" houding is nooit geloofwaardig. Met dergelijke werknemers kan een bedrijf nauwelijks hopen zijn doelen te bereiken.
• Beperkte gebaren. Vergeet persoonlijke ruimte niet. Zakelijke etiquette accepteert geen tactiele contacten tussen communicatiedeelnemers. Kussen en aanrakingen zijn onaanvaardbaar. Het enige dat kan gebeuren is een handdruk. Het is ook de moeite waard om verschillende gebaren en gezichtsuitdrukkingen te minimaliseren, omdat je daardoor gemakkelijk understatement of onzekerheid kunt vaststellen. De rug moet recht worden gehouden, de blik moet stevig zijn en de bewegingen moeten duidelijk zijn.

• Regels voor iedereen. Zakelijke etiquette is voor iedereen hetzelfde, zowel voor de man als voor de vrouw. Een zakenvrouw kan ook de hand schudden met haar gesprekspartner. Tegelijkertijd kan ze niet flirten, ondubbelzinnige blikken werpen of bedriegen.Kenmerken van het karakter van een deelnemer aan een zakelijke relatie mogen niet openbaar worden gemaakt. Strengheid en terughoudendheid zijn de belangrijkste regels die in de werkomgeving moeten worden gevolgd.
• Hiërarchie-naleving. Bij zakelijke communicatie komt niet het geslachtskenmerk naar voren, maar het hiërarchische principe. Dat wil zeggen, de status van een werknemer wordt bepaald door zijn plaats op de carrièreladder. Naleving van ondergeschiktheid is een van de belangrijkste regels in zakelijke relaties.
• Team relaties. Het bereiken van de door het bedrijf gestelde doelen is onmogelijk zonder een effectief team. Een goed team is gebouwd op de juiste interactie tussen zijn leden (gelijke relaties, de afwezigheid van 'huisdieren' en 'slachtoffers', niet-ontvankelijkheid van persoonlijke relaties).

• Vertrouwelijkheid. Werknemers moeten in staat zijn om vertrouwelijke informatie en officiële geheimen te bewaren, niet om te verspreiden over de situatie in het bedrijf, om de bescherming van persoonsgegevens te bewaken.
• Zakelijke toon in letters.. In correspondentie die namens het bedrijf wordt verzonden of als reactie op een document, moet u zich houden aan de regels voor zakelijke correspondentie.

In een traditionele samenleving in relatie tot de waarden en normen van bedrijfsetiquette in de organisatie Er zijn verschillende soorten menselijk gedrag:

• "Gedisciplineerd" - een loyale organisatiemedewerker die de daarin gehanteerde gedragsnormen volledig accepteert en zich zodanig gedraagt ​​dat er geen belangenverstrengeling (van zichzelf en het bedrijf) ontstaat.
• "Aanpassen" - een medewerker die zich gedraagt ​​volgens algemeen aanvaarde normen in het bedrijf, maar zijn waarden niet accepteert. Ondanks het feit dat zo'n medewerker de regels volgt, kan hij niet loyaal en loyaal worden genoemd aan het bedrijf. In extreme omstandigheden kan hij voor hem een ​​daad doen die indruist tegen de waarden van het bedrijf.
• "Origineel" - het type werknemer dat de waarden van de onderneming deelt, maar de daarin vastgestelde gedragsnormen zijn voor hem onaanvaardbaar. In dit opzicht kan zo iemand conflicten hebben met het management en collega's. De succesvolle aanpassing van een dergelijke werknemer is alleen mogelijk als het bedrijf hem, bij wijze van uitzondering, niet toestaat de algemene regels te volgen.
• "Rebel" - een medewerker voor wie door de organisatie vastgestelde waarden en principes vreemd zijn. Ondanks waarschuwingen doorbreekt hij barrières en is hij voortdurend in conflict met anderen op alle niveaus van de hiërarchie. De noodzaak om zich aan bepaalde patronen te houden wordt door hen als negatief ervaren. De reden hiervoor kan een terughoudendheid zijn om het belang van bedrijfsnormen en -waarden te begrijpen, en het gebrek aan de nodige vaardigheden hiervoor.

Kenmerken van communicatie, vanwege professionele verantwoordelijkheden of zakelijke behoefte, zijn afhankelijk van op welk niveau of tussen welke niveaus van de managementhiërarchie het plaatsvindt. Overweeg elk type interactie afzonderlijk.

De belangrijkste inhoud van ethische regels in communicatie tussen een ondergeschikte en een manager wordt gereduceerd tot enkele belangrijke punten:

• Een ondergeschikte door zijn gedrag moet bijdragen aan het in stand houden van een comfortabele psychologische sfeer in het team en daarbij zijn baas helpen.
• Een poging van een ondergeschikte om de baas te leiden, wordt beschouwd als een uiting van niet-naleving van het hiërarchische principe en gebrek aan respect. De ondergeschikte heeft het recht om zijn mening kenbaar te maken aan het hoofd, maar in de juiste vorm en rekening houdend met zijn standpunt.
• Een categorische toon bij communicatie met het management is niet toegestaan.
• Een beroep op het hoofd van het hoofd wordt als onaanvaardbaar beschouwd.

De kenmerken van de categorie relaties verticaal van boven naar beneden worden bepaald door de regel: met ondergeschikten moet je relaties opbouwen zoals je wilt dat relaties met de leider eruitzien.

De manager moet:

• streven naar een samenhangend team dat streeft naar het bereiken van gemeenschappelijke doelen;
• achterhalen wat de oorzaken zijn van moeilijkheden die zich voordoen bij professionele activiteiten;
• om de aandacht van ondergeschikten te vestigen op managementorders die ze niet hebben uitgevoerd;
• om de verdiensten van zijn ondergeschikten te waarderen;
• vertrouw je ondergeschikten;
• erken je fouten;
• behandel alle medewerkers gelijk.

Het hoofd kan niet:

• de identiteit van de werknemer bekritiseren;
• opmerkingen maken met andere ondergeschikten;
• toon werknemers dat de manager niet de situatie bezit.

De essentie van de etiquetteregels met betrekking tot de horizontale richting van relaties is om te voldoen aan het principe van empathie, dat wil zeggen zichzelf te vertegenwoordigen in de rol van een collega.

Hier zijn enkele voorbeelden van etiquetteregels op het niveau van werknemer en werknemer:

• noem collega's bij naam, want het pad naar vriendschapsbevestiging ligt in de naam van de persoon;
• lach en toon een vriendelijke houding tegenover collega's;
• probeer naar collega's te luisteren, niet alleen naar jezelf;
• beschouw elke werknemer als een persoon;
• collega's zo open mogelijk behandelen;
• probeer verantwoordelijkheden te delen bij het uitvoeren van gemeenschappelijke taken;
• Doe geen onmogelijke beloften.

In de volgende video leert u meer over de belangrijkste zakelijke communicatieve vaardigheden.