המטריצה ​​של אייזנהאואר - השתמש נכון בזמן

במאה המהירה בקצב הטירוף שלנו, נראה שהזמן לא פשוט עובר, אלא טס במהירות של מטוס קולי. במחזור כזה של אירועים וימים, עמוס המוני עניינים ותוכניות, לעתים קרובות איננו יכולים לממש אפילו מחצית ממה שתוכנן. ואני רוצה לתפוס הכל. כיצד להשתמש נכון בזמן, באמצעות מטריקס אייזנהאואר, נשקול ביתר פירוט.

הזמן הוא כל מה שיש לנו. לטוב ולרע, אנו חיים את חיינו ישירות תלויים באיך ובמה אנו מבלים את זמננו. ומי שרוצה שיהיה לו זמן לעשות הרבה בדרכם, ככלל, לנהל לנהל ביעילות את זמנם. ניהול זמן (ניהול זמן) אינו אלא תכנון. זה זה שעוזר להפסיק לדאוג בגלל התחושה המרה שהזמן קצר, שהוא חסר מאוד, ובגלל זה לא ניתן לעשות דבר.

פעם, הדמות הצבאית והפוליטית האמריקאית המפורסמת דווייט דייוויד אייזנהאואר עסקה ברצינות במציאת פיתרון לבעיית התכנון האפקטיבי, הוא גם היה נשיא ארצות הברית. והוא הצליח למצוא פיתרון לבעיה זו, הוא אפילו מצא את שלו מערכת ניהול זמן.

זה קרה בדיוק כך שהמוח האנושי תופס ביתר קלות וטובות יותר מידע מובנה, כלומר הוכנס לאיזו מערכת ספציפית, ומפורק למדפים. יחד עם זאת, יהיה נחמד לדמיין את המדפים הללו ולהפוך אותם לחזותיים, למשל באמצעות סוג כלשהו של דיאגרמות או דיאגרמות.דווקא עיקרון זה של חלוקת מקרים עומד בבסיס מטריקס אייזנהאואר, שהיא אחת השיטות המובילות בתאוריה של ניהול זמן אפקטיבי.

הדמיה של תוכנית הפעולות והפעולות באמצעות המטריצה ​​היא פשוטה מאוד. צייר ריבוע על נייר, חלק אותו עם שני קווים בניצב לארבעה שדות שווים. אתה צריך לקבל חלון עם גריל בצורת צלב. שדות אלה יחלקו את המקרה שלכם ל -4 קבוצות שכל אחת מהן תהיה תלויה בסימני חשיבות / חוסר חשיבות ודחיפות / אי דחיפות. השדות הנוצרים מצומת הקווים נקראים ריבועיות (מושג מתמטי) ומסומנים באופן הבא:

• רביע A (משימות חשובות ודחופות);
• ריבוע B (משימות חשובות אך לא דחופות);
• ריבוע C (משימות לא חשובות, אך דחופות);
• ריבוע D (משימות לא חשובות ולא דחופות).

למטריצה ​​של אייזנהאואר יתרונות וחסרונות כאחד. נתאר גם זה וגם אחר, ונתחיל ביתרונות.

• למרות שמה "מטריצה", שמשמעותה משהו מורכב, המערכת למעשה קלה מאוד להבנה והיא מיושמת ללא שום קושי.
• מקרים, יעדים ויעדים מחולקים ל -4 קטגוריות בלבד, זה עוזר לניווט טוב יותר בהן.
• חלוקת המשימות על פי קריטריוני הדחיפות והחשיבות מאפשרת לך לדחוף עניינים לא דחופים ולא חשובים לרקע, ובכך מאפשרים לך לעבור לחזית חשוב ודחוף. כך מנותחים ומסננים מקרים. אלה שלא צריכים לבזבז זמן בכלל מבוטלים.
• היתרון העיקרי הוא שהמטריצה ​​מאפשרת לכם לעלות עלויות זמן יעילות ככל האפשר, מה שבתורו מאפשר לעשות הכל בזמן.

יש גם חסרונות של מערכת זו.

• המטריצה ​​אינה יעילה בתכנון לטווח הארוך. זה מתאים לענייני אקטואליה או לעתיד הקרוב.
• כשאין יעדים יומיומיים, אין צורך להשתמש במערכת כזו.
• כדי להשתמש במטריקס בצורה יעילה, עליכם לחלק במהירות ובמדויק את המטרות לקבוצות. לשם כך עליכם להבין לאילו מהם ניתן להקצות את התואר “חשוב”, ואילו יעדים אינם חשובים במיוחד, אותם יש להשלים בדחיפות, ואילו הם אופציונליים. אימון כזה לוקח זמן, כלומר המטריצה ​​לא "עובדת" עבורך מייד, אבל זה מינוס.
• וכתוצאה מהפסקה הקודמת יתכנו שגיאות ברמת הדיוק בהקצאת תיקים למעמד מסוים.

אנו רואים את כל רביע המטריצה ​​בפירוט רב יותר.

אם אתה אמן בתכנון, ריבוע A יהיה ריק. אם הדברים הופיעו בזה, זה מעיד על הארגון המסכן שלך. אתה מאפשר חינוך בענייני חיטויים וסתימות. הסיבה לתמונה זו היא ככלל עצלנות.

לחלופין, יתכן שלא תתעדף נכון. כמובן שלעתים מותר במצבים כאלו, אך כאשר הדבר צופה באופן שיטתי, פשוט צריך לעבוד על משמעת עצמית אישית. על מנת להימנע מ"ישוב "האופנה בריבוע A, יש להתמודד עם המשימות שהוצגו בשדות הנותרים במועד.

אך עדיין ניתן להזין רשימת מטלות קטנה ברבע A. זה יכול להיות:

• בעיות בריאות;
• מקרים שכישלונם יכול לעורר הופעת בעיות, להחמיר את איכות החיים, לאיים על רווחת המשפחה והעבודה;
• מקרים שכישלונם יסבך משמעותית את הדרך להשגת המטרות העיקריות או יוביל לשיבושם;
• מוצא ממצבי חירום ומשבר שונים.

אם בכל זאת יש לך הרבה נקודות ברבע זה, אז תוותרי על כל המאמצים לחסל אותן. ואל תשכח שאפשר להפנות לחלוטין יישום של פריטים מסוימים מרשימת החשובים והדחופים, להאצילם למישהו מגורשים, אין זה צורך לשים את כל הנטל של כל הפרשיות רק על עצמך.גישה זו תעזור להתמודד במהירות עם מלאות רביע א.

תצפיות מראות שאנשים שמעדיפים לפתור בעיות מרבע B הופכים להיות המוצלחים ביותר, עולים בסולם הקריירה במהירות רבה יותר, הם משגשגים מבחינה כלכלית, אינם חסרי זמן וחיים חיים הרמוניים מן המניין. משימות לא דחופות שייכות לקטגוריה של המבטיחות והעדיפות ביותר, ואם אדם מקדיש להן את תשומת ליבו העיקרית, אז הכל מתפתח כמו שצריך.

יש לזכור כי חוסר הדחיפות בקבוצה B לפעמים מוביל לעיכוב במילוי הנקודות הייעודיות, והם נודדים לקבוצה A, שם הם כבר ידרשו מענה מהיר. אם נפתור משימות חשובות אך לא דחופות בהדרגה ובאופן קבוע, אז תהליך זה יתקיים בשלווה וביעילות. יש לגשת לעסקים מסוג זה באחריות, וחוסר הדחיפות מאפשר לשלוט באופן מלא על התקדמות העניין, להביא את כל הפרטים לאידיאל, לחשוב בבירור על כל השלבים, ובכך להשיג תוצאה יצרנית.

המטריצה ​​של אייזנהאואר מלמדת אותך בראש ובראשונה כיצד לתעדף. המשמעות היא שהדבר החשוב ביותר בתכנון הוא היכולת להבחין בעניינים חשובים המובילים אותך ליעדים גדולים מאלה המשניים. המשימות שצריך להכניס לקבוצה C אינן חשובות, במהותן, אלה דברים שמסיחים את דעתם מהיעדים העיקריים, הם לא תורמים לקידום, אלא להפך, רק מעכבים את תהליך הפיתוח. לעתים קרובות הם מונעים מכם להתרכז בהשגת יעדים חשובים ובכך להפחית את היעילות של זמן העבר.

אסור לבלבל בין עניינים דחופים מתחום C, שאינם חשובים, עם עניינים דחופים מתחום A, שהם פשוט חשובים ביותר. זה, ככלל, מוביל לכך שהחשוב באמת יישאר ברקע. דוגמה חיה למצב כזה יכולות להיות פגישות שהוטלו על ידי מישהו מבחוץ שאינך צריך, או לרוקן שיחות ארוכות, לצאת למסיבות ולחגיגות, הזמנות שאליהן מגיעים אנשים שאינם מעניינים אותך, סוג של מטלות בית, פירוט של מכשירי חשמל ביתיים וכדומה. כן, יש לעשות זאת בדחיפות, אך פיתרון המשימות הללו איננו צורך חיוני, ואי-מילוים אינו כרוך בבעיה.

חוגים מקבוצה זו לא נותנים דבר, להפך, הם יכולים להזיק מאוד. יש לנסות ולדחות אותם עד מאוחר יותר, ועדיף להתעלם מהם לחלוטין. אבל האויב צריך להיות מוכר למראהו - חובה להכין רשימה של "מזיקים" כאלה בשדה D, מכיוון שזו בעצם הפעילויות ש"אוכלות "את זמננו. הדברים האלה הם כל כך מפתים ומושכים עבור אנשים רבים בגלל ישירותם וההבטחה לתת רגיעה והנאה, לבלות באושר המתוק.

מאפיינים כאלה של "מקרים" אלה יוצרים פיתוי גדול להתמודד עימם מלכתחילה, ונותנים, כאמור, לכל העולם להמתין. זה יכול להיות קשה ביותר לצאת ממאגר של פריטי פסאודו כאלה, מכיוון שהם באמת גוררים אדם. אך אין לוותר על הניסיונות להשמיד את הרגל להתמודד איתם.

פעילויות אלה כוללות:

• שיחות על שום דבר, שיחות ריקות וחסרות משמעות (גם בטלפון וגם בשידור חי);
• זהה לשיחות מהפסקה הקודמת, התכתבויות עם מסרים, רשתות חברתיות, כל מיני צ'אטים;
• צפייה בסרטים, סדרות, תכניות טלוויזיה שאינן נושאות עומס סמנטי, המסיחות את הדעת מבעיות ופרשיות חמורות וגורמות לרגשות שליליים שונים;
• משחקי מחשב ומשחקים אחרים (שאינם מתפתחים).

מנוחה לגוף ולנפש היא ללא ספק הכרחית, אך ישנן דרכים רבות ומועילות אחרות ליישומה:

• קריאת ספרות איכות;
• טיולים לתערוכות, תיאטראות ומוזיאונים;
• משחקי פיתוח מודיעין;
• שיעורים בבריכה, חדר כושר, טיולים על משטח החלקה, טיולי שטח מחוץ לעיר, טיולים וכו '.

אם אינכם יכולים למגר פעילויות מזיקות מקבוצה D מחייכם, עליכם לפחות לנסות לעכב אותם, שימו לב אליהם רק כאשר הושלמו דברים מקבוצות A ו- B. אך נסו למזער את משך הזמן שהוקדש לפעילויות “ריקות”. .

ישנה סבירות גבוהה לייחס את העניין לקבוצה לא הולמת. זו הבעיה העיקרית בבניית היררכיה של סדרי העדיפויות שלנו. כדי להקל על ההתמודדות עם זה, עליך ללמוד כיצד לענות על שתי שאלות בעזרת שתי מילים - "כן" או "לא". לדוגמא: "האם יישום מקרה זה יעזור לי להתקרב למטרה העיקרית שלי?" התשובה "כן" פירושה חשיבות המקרה, התשובה "לא" אינה חשובה.

"אם לא אפתור את הבעיה כעת, האם היא תאבד את הרלוונטיות שלה מחר?" התשובה "כן" פירושה דחיפות העניין, התשובה "לא" - לא דחיפות. לאחר שקבעתם את הקטגוריה לכל שיעור בצורה זו, קודם כל תעשו דברים מקבוצה A, ואחר כך מקבוצה B.

התקופה הטובה ביותר להרכיב מטריצה ​​היא תחילתו של יום חדש. חשוב על המשימות שעומדות בפניך בעתיד הקרוב ורשום אותן בצורה של רשימה רגילה. לאחר מכן בדוק כל אחד מהם בשאלות לעיל והנח אותם בשדות לפי התשובות. אל תשכח להזכיר את המקרים הקטנים והבלתי חשובים ביותר, שפשוט לוקחים את זמננו לשווא.

המספר הכולל של המשימות שאתה קובע בעצמך. לאחר חלוקת המקרים לקטגוריות המתאימות, תוכלו לכתוב במחברת או ליצור רשימה נוחה רגילה במארגן הטלפון ככל שהדחיפות והחשיבות יורדות, כך שהראשונים ברשימה הם המקרים מקבוצה A, השנייה מקבוצה B, השלישית מ- C ומ- D אתה לא צריך לכתוב בכלל. אל תשכח שמשימות מקבוצות A ו- C כפופות למשלחת לקרובי משפחה, חברים, עמיתים או פקודים. אבל קבוצה ב '- אלה הדברים שחשוב לעשות בעצמם.

המטריצה ​​של אייזנהאואר יכולה לשמש את כל מי שצריך. זה טוב כי זה יהיה שימושי באותה מידה לכולם, ללא קשר לגיל ומצב חברתי: ראשי ארגונים ומפעלים, ועובדים רגילים ועובדי משרד, ועקרות בית, ותלמידים וילדים הלומדים בבתי ספר.

בואו נסתכל על דוגמא כיצד עשויות להיראות הקלטות יומיות במערכת אייזנהאואר.

קבוצת עניינים דחופים וחשובים:

• להסיע את המכונית לתחנת השירות לתיקונים, מכיוון שאני זקוק לה לעבודה;
• להגיש דוח רבעוני;
• להתמודד עם בעיה בכרטיס אשראי.

קבוצה של עניינים דחופים אך חשובים:

• לפתח נושא חדש ולתאר את ההוראות העיקריות לפרויקט חדש;
• להפסיק לעשן;
• ללמוד אנגלית;
• לקנות חברות כושר.

קבוצת עניינים דחופים, אך לא חשובים:

• ללכת ליום השנה של סן סאניץ 'מהמחלקה המשפטית;
• לברך את כולם ברשתות החברתיות ביום הראשון של האביב.

קבוצת פרשיות דחופות ולא חשובות:

• לנקות את הארון;
• הכן דברים על הבוזנין;
• צפו בסדרה;
• לשחק עם תוכי.

ניתן להשוות בין המטריקס של אייזנהאואר עם מערכת טיהור, פילטר שמאפשר להיפטר מדברים מיותרים. בהתחלה, יתכן שתצטרך להרכיב אותו מדי יום, אך עם צבירת הניסיון תתחיל להרגיש ברמת האינטואיציה איזה עסק שייך לאיזו קטגוריה. וברגע שמערכת ניהול זמן כזו תשתלט, ותלמד כיצד להשתמש בה ביעילות ואיך להפיץ נכון את המקרים על פי רבועים, תחוש מיד גל של חופש.תתחיל שיהיה לך זמן לעשות הכל בזמן ובאותו הזמן לא למהר, חייך יוחזרו לשגרה, מטרות שנראות בלתי מושגות יושגו פתאום. מובטח לכם נוכחות של מצב מעולה, רוח מרוממת, אנרגיה ונמרצות.

משמעת היא הבסיס להצלחה. בטח שמתם לב לאנשים כאלה שחסרים תכונות כאלה, הם נמצאים במערבולת בלתי נגמרת של "מעשים" אינסופיים, כל הזמן שהם עושים משהו ריק, חסר משמעות, אבל, לפי ההצהרות שלהם, בלתי אפשרי. והמראה של האנשים האלה עייף כל הזמן, מותש, אבוד, אומלל. הם תמיד מתעצבנים, קשוחים וחסרי מנוחה.

אם אתה לא רוצה להיות כזה ולא רוצה לעורר אצל אנשים רק אהדה וחמלה, אתה חייב לפעול לפי העיקרון של ההפך. אם הכל קורה כך עבורם, ואתה רוצה תוצאות הפוכות, אז אתה צריך לפעול בדרכים הפוכות. כלומר: לשים סדר במשמעת, לשלוט בשיטות ההתארגנות העצמית, לדבוק בתוכניות ברורות, לוחות זמנים ומשטרים, להבין בבירור מתי ומה לעשות, והכי חשוב, מדוע כל זה, מה המטרה. ומטריצת אייזנהאואר תהיה עוזר גדול עבורכם בעניינים אלה.

אחרי הכל, לא בכדי מייסדה, ששמו הוא נושא, הצליח לבנות קריירה כל כך מסחררת ולהפוך לאחד המפורסמים והאהובים ביותר על ידי נשיאי העם האמריקני, כמו גם דמות צבאית מצליחה מאוד. וכל זאת למרות שאיש גדול זה נולד במשפחה ענייה. אתה יכול לקחת דוגמה בבטחה מאנשים כאלה ולהשתמש בכלים שהומצאו על ידיהם.