ניהול זמן: איך לעשות הכל?

אנשים רבים מתלוננים כל הזמן על מחסור בזמן. אני רוצה שיהיה לי זמן להשלים משימות רבות, אבל שום דבר לא קורה. מכאן, מתח עצב מצטבר, היחסים עם יקיריהם מתדרדרים. אם לא ייעשה דבר, הזמן יעבור כמו חול. ואז אתה יכול לאבד את כל היקרים ביותר: עבודה, חברים, משפחה. כדי להימנע מכך, עליכם ללמוד כיצד להפיץ את הפוטנציאל שלכם מבחינת עשיית דברים שונים בצורה הנכונה.

תכנון זמן הוא תהליך מאוד ספציפי. הוא כן בשליטה על הזמן שהאדם בילה בפעילות מסוימת. יחד עם זאת, הם כוללים במודע יעילות בתהליך זה. פירוש הדבר שמשתמשים כאן בשיטות כמו קביעת יעדים, מעקב אחר עלויות וקביעת סדרי עדיפויות. ניהול זמן הוא אמנות הנחוצה לקידום כל עסק.

גורם זה יכול לכלול מושג כמו מחסור בשעות עבודה. זה מתרחש כאשר תהליך מסודר של אנאלפביתים. זה משפיע על איכות ויעילות העבודה.

בעיות עם זמן בעבודה מתעוררות אם, במהותם, כמה משימות חשובות לא נפתרות.

• כשאדם לא יודע לוח זמנים ברור יום העבודה הקרוב שלך.
• מתי לא מתוזמןוכתוצאה מכך יש חפיפה של הרגעים הפעילים אחד על השני. במקרה זה, אדם נאלץ לבצע תפקידים רשמיים בבית.וזה אומר שהזמן שהוקצה לצרכים ביתיים (כביסה, ניקיון) משתנה.
• זה קורה כתוצאה מ פיזור כוחות. ואז נקודות מסוימות נותרות ללא תשומת לב נאותה.
• פרשיות לא חשובות להסיח את הדעת מהעבודה העיקרית.
• גבר כל הזמן ממהר לכן עייף מאוד.
• אם עובד לא תואם את העמדה, אז יש לו גם בעיות עם הזמן.
• מתי המוטיבציה לעבודה מלאה נעדרת.
• אינדיבידואל לא יכולים לשלב את הצרכים שלהם עם יכולות.

לכל אדם ברור שאי אפשר לשלוט בזמן, אך ניתן להשתמש בו ביעילות.

וגם מונח זה מרמז על חשבונאות, הפצה ועיצוב משוער מהיר של כל המשאבים הזמניים.

כשאתה חי לפי העיקרון של "לעשות יותר ולעבוד פחות", החיים הופכים רוויים. ניתן לפתח את היכולת לנהל זמן.

כשאדם מבקש לחבק את הכל בבת אחת, תוך שהוא לא טורח לתכנן ולהשתלט על המצב, מתעוררות בעיות לאורך זמן. ואז נראה לו שהשעון היקר מבוזבז ומבוזבז.

לכן, יש לגשת באופן מהותי לתהליך חלוקת הכוחות והמשאבים התורמים ליישום משימות שונות. אם הכל מופץ נכון, אתה יכול לעשות הכל.

כמובן שזו נקודה חשובה. אתה צריך להתחיל בזה על ידי יצירת סביבה מתאימה לכך. אם אנחנו מדברים על מקום העבודה, אז הנה קודם כל הקף את עצמך בדברים נעימים והסר את כל הדברים המיותרים מהעיניים. זה חל הן על סוגיות מוחשיות והן בלתי מוחשיות.

מעל השולחן ניתן להתקין לוח מיוחד על מגנטים. כל יום תצטרך להכין תוכנית ליישום פעילויות שונות, שבה יחושב הכל תוך דקות.

וזכרו את זה אירועים אלה הם תכנון ארוך טווח. אתה צריך להתרגל לזה. התמקדו בעבודה, וזה לא יכביד עליכם.

ניתן לומר את אותו הדבר לגבי מטלות הבית שעליך למלא בכל יום. במקרה זה, כדאי גם להכין תוכנית מסוימת. לכן, צרו אותו והניחו עם מגנט על המקרר.

לדוגמא, החלטת לשטוף דברים מלוכלכים בערב אחרי העבודה. אנשים מודרניים משתמשים במכונות מיוחדות. לכן אינך צריך לבזבז זמן על הכביסה עצמה. בשאלה זו העיקר לא לשכוח להגשים את התוכנית שלךכלומר: טען כביסה והפעל את המכשיר. ואז היא תעשה את כל העבודה עצמה. בינתיים, הכביסה תישטף במכונה, אתה יכול לתפור כפתור מנותק או לקלף תפוחי אדמה.

אתה אפילו צריך לתכנן מה תאכל לארוחת הערב. מנות שלוקח זמן רב מאוד לבשל, ​​עדיף לעבור ליום החופש. בימי חול יתכנו מתכונים פשוטים יותר.

כדי למלא תנאי זה, יש לקבוע את תחומי הפעילות העיקריים. למשל נסה לבחור את המשימות הדחופות ביותר ולכלול אותן ברשימה הראשית.

לדוגמה, בחודש שהגיע זה עתה, אתה רוצה למלא יתר על המידה את התוכנית ולשפר את הביצועים שלך. אם אתה מנהל מכירות, אתה צריך ליצור מטרה, כלומר: להתקשר עם הצעות שונות לא רק בבסיס הלקוחות שכבר נוצר, אלא גם למשוך אנשים רבים יותר שמתעניינים בעסק שלך לתהליך זה.

בשביל זה אתה צריך ציין את הנתון המשוער של הרווחיות, שכמובן יגדל כתוצאה מפעילות שוטפת. זו תהיה המטרה שלך ובו זמנית התוצאה הצפויה.

ניתן לקיים אירועים דומים אם אתם רוצים שיהיה לכם זמן לבצע משימות מסוימות בחודש הקרוב שישפרו את חייכם ויגשימו יעדים אישיים, למשל, תיקון דירה במהלך החופשה. לעיתים קרובות קורה שאנשים תכננו דבר אחד, אך התברר אחרת לגמרי.

הפריט הראשון הוא עלויות במזומן. תחליט עליהם. לאחר מכן רשמו בפירוט את כל הפעילויות שעתידות להסתיים ותדמיינו את התוצאה. לשם כך, אתה יכול לתלות ציור על המקרר, עליו יצוין כל העבודות שהושלמו.

לדוגמא, ביום הראשון לחופשה תזמינו את כל החומרים הדרושים שישמשו לקישוט. אם אתה צריך להקצות לכך יותר זמן, בחר אותו.

יידרש יום נוסף בכדי לקבל הזמנה מחנות חומרה. יש לבדוק את כל הרכיבים הדרושים ולקבוע אותם עם מיקומם הזמני. חשוב על נושא זה וקבע את תוצאת העבודה שנעשתה.בשלב הבא, תכנן את כל הפעולות שלך לפי הסדר. לדוגמא, לאחר מוכנות מלאה לתיקון מבחינת חומרים מיובאים, רשמו כל יום מבחינת ביצוע עבודות הבית עצמה.

לפתע, משהו ישתבש, ואחת המניפולציות תיקח קצת יותר זמן ממה שתוכנן בעבר. לדוגמה, תרגיש רע, ותצטרך מספר ימים להתאושש.

יש לסיים את האירוע הזה בצורה היסודית ביותר. הדבר נעשה בצורה הטובה ביותר על פיסת נייר ומונח במקום בולט.

וזכרו את זה כללים אלה צריכים לחול הן על חובות רשמיות והן על חובות ביתיות. מי שקצת נעדר אופק צריך לצבוע את כל הפעולות תוך דקות. כדי לא לשכוח שהם מוגבלים בזמן, שימו "תזכורות" בטלפון או בשעון המעורר. לאחר השלמת המשימה, מחק אותה מהרשימה.

יש לבצע נקודה חשובה זו בזהירות רבה, אחרת תקדישו אנרגיה מרבית, תתעייפו, תשקיעו זמן והמטרה לא תושג.

אחרי ארוחת הצהריים תרגישו סיפוק מהעבודה. גורם זה יקל על הלחץ ויגדיר חיובי.

בעבודה אפשרות זו היא חובה. בנוסף לתכנית הפעולה הכללית, הפוך אחד נוסף - נוסף. בתוכנית הגדרת המטרה, הוסף את הנקודות שאתה צריך לבצע "כאן ועכשיו." ואז תנו לכל הדברים החשובים לעבור בסדר יורד.

נניח שכבר התחלת לתכנן, מה שאומר שאתה כבר מודע לכמה זמן לוקח לתפקיד כזה או אחר. לכן אתה יכול לקבוע בקלות את הזמן שצריך להקצות לכל אירוע ספציפי.

כמובן שאם אתה עובד בגבול האפשרויות, אז לא תקבל את התוצאה שציפית מאירוע שנקרא "תכנון זמן". כל זה יקרה מסיבה בנאלית. זה רק שהמוח שלך הוא מחשב שנקרא. אם תפקידיו מופקעים הוא פשוט ייכשל ותקבל מצב מלחיץ במקום עבודה יעילה.

כל אחד, אפילו אדם עסוק מאוד, צריך להקצות זמן לצרכים האישיים שלו.

בזכות פעולה זו, תוכלו לנוח ולסדר את המראה שלך.

יש מספר גדול מהם, אך הפופולריים ביותר הם מטריקס אייזנהאואר והיומן שנקרא סטיבן קובי. בואו נשקול אותם בסדר.

הראשון הוא אייזנהאואר מטריקס, מאפשרת שימוש בשיטות ארגון עצמי. מפתח המטריצות היה תמיד עסוק מאוד, ולכן הוא הגה מטריצה ​​שעוזרת לנצל את הזמן למקסימום. המצאה זו נראית כמו 4 ריבועים עם בסיס בצורת שני צירים. בכל אחת מהן נרשמות הפעילויות שיש לבצע. כך מתגלה תוכנית המתארת ​​תחילה באיזה עסק צריך להתמודד, ואיזה מאוחר יותר.

במחלקה "א" תמיד מתאימים עניינים דחופים שצריך להסתיים במהלך היום. זכרו שמחלקה זו צריכה להיות כמעט תמיד ריקה. אם זה מתמלא לעתים קרובות, זה יצביע על כך שאתה אדם לא מאורגן.

מחלקה "ב" מורכבת מעניינים לא מאוד דחופים, אך חשובים מאוד. מקרים הכלולים בסעיף זה צריכים להיות בעדיפות הגבוהה ביותר תמיד. ההערכה היא שאם תעשה עסקים רק מקטע זה, תשיג הצלחה רבה בעבודתך.

סעיף "ג" כולל הכנסת מקרים העלולים להסיח את דעתם מהפעילות העיקרית. הם מונעים מאדם להתרכז. אלה אירועים חגיגיים שונים, מפגשים עם אנשים לא חשובים וכדומה.

בסעיף "ד" הם הדברים שלא כדאי לעשות, באופן כללי. הם "אוכלים" זמן יקר. אלה שיחות עם חברים, התכתבויות מיותרות ברשתות החברתיות ועוד ועוד.

בעזרת השימוש הנכון במטריצה, תלמדו כיצד לא להסיח את הדעת על ידי זוטות ולחלק את הזמן שלכם בצורה נכונה.

ישנן טכניקות אחרות, למשל, היומן של סטיבן קובי. היישום שלה מלמד לתעדף. אם אתה משתמש בעצת המחבר, אתה יכול לרכוש מיומנויות של אדם יעיל ביותר. מהיומן תלמד מה המשמעות של המונח "ניהול זמן" וכיצד מושגים יעדי עדיפות. לשם כך עליכם להחיל את שיטת התכנון של ארבע הקומות. למעגל צורת משולש. אנו מחלקים אותו ל -4 חלקים, והחל מהקצה העליון אנו נכנסים לכל אחד מהחלקים הבאים:

• תכנן מדי יום
• לתכנן שבועי;
• להציב יעדים;
• הגדירו ערכים.

אז אתה יוצר את פירמידת הפרודוקטיביות האישית שלך. כעת שקלו כל פריט בנפרד.

• הפסקה הראשונה מאוד מכילה הגדרת ערכים. דהדברים האלה חשובים לנו ביותר. הם מרכיבים את כל חיינו. לכן הם עומדים בבסיס הפירמידה.
• לאחר נקודה זו בא הבא. להשתלב בזה יעדים מיועדים
• רבים כאשר מתכננים מקרים מציבים סימן שווה בין כל המקרים. אינך יכול לעשות זאת. אם אתה רוצה להקצות את המספר הגדול ביותר מהם, תכנן את ענייניך מדי שבוע. הכינו מצפן שבועי כביכול. השאלה העיקרית שלו צריכה להיות נושא העניינים החשובים השבוע.
• והנה החלק העליון של הפרודוקטיביות - זהו הפריט "תכנית יומית". כאן עליכם לבדוק את הסידורים שתוכננו בעבר, להכין רשימת מטלות מציאותית ולתעדף.

לסיכום, נציין כי עלינו לחיות בהתאם לערכי הליבה שלנו. לשם כך יש לברר אותם.

בשלב הבא החליטו על התחייבויות אישיות. לשם כך, יש לפרק את המטרה למספר חלקים.

הבנת הבעיה תסייע בפתרון הבעיה, שיש רק 24 שעות ביממה. הצריך לחלק את הזמן בצורה מסוימת.

• יום עבודה אורך כשמונה שעות. מתוכם, כ -5 שעות נחשבות ליעילות ביותר. את הזמן שנותר מבלים בדרך כלל לא בפעילויות יעילות במיוחד. שיחות בין עובדים, שיחות טלפון בנושאים מופשטים ועוד.
• ארוחת הצהריים נמשכת כשעה.
• ל להגיע לעבודה ובחזרה, חלקם מבלים כחצי שעה ואילו אחרים מבלים שלוש שעות.
• כשאדם חוזר לביתו, הוא יוצא לדרך ליישום מטלות הבית. הם אורכים כחמש שעות.

כתוצאה מחישובים פשוטים אנו רואים כי לאדם עסוק יש מעט מאוד זמן לישון.

אתה לא יכול להסתדר בלי ללכת לחנות. כדי לבשל צריך לקנות אוכל. עם זאת, ישנם דברים כאלה שניתן לכנותם "ריק". בואו נשקול אותם בסדר.

• קניות בלי כסף. טיולים כאלה מובילים לעייפות מוסרית ופיזית כאחד. אתה מוטרד בגלל חוסר הכסף ודי עייף. לאחר עומסים כאלה הפעילות האפקטיבית פוחתת.
• צופה בתוכניות טלוויזיה, שאינם נושאים מידע סמנטי.
• תכתובת או תקשורת אחרת באינטרנט. לעתים קרובות מדובר בדיבורים ריקים.

רשימה זו גדולה בהרבה מהנקודות הרשומות. ורבים, ללא צורך וציד מיוחד, מאבדים שעונים יקרים שיכולים לשמש לדברים אחרים וחשובים יותר.

ואז יש צורך "לתפוס את המוח" ולפתח טכנולוגיה להפצת הזמן. היא צריכה לעניין את כולם ללא יוצא מן הכלל. ואפילו נשים שיושבות בחופשת לידה, ועקרות בית.

כעת שקלו טיפים ספציפיים.

• קבל מחברת פשוטה, שם יתועדו כל משימות הפריט היומי שלך. כך תוכלו לארגן כראוי את הפעילויות שלכם.
• יכול להשתמש שיטת תכנות נוירו-לשונית. כלומר: אתה צריך למצוא רגע שיכול להגדיר אותך לעבודה. תרגילים מסוג זה מרמזים על הופעה של "קליק" מסוים. לדוגמה, בכל פעם שאתה מתחיל את עבודתך, השתמש באותה מוזיקה אהובה. עם הזמן תתרגלו לזה וגם לעבוד. לחן מסוים ישויך לעבודה.
• הקפידו להירגע. האמינו לי, אם אדם עייף נאלץ לבצע עבודה, אז יעילות פעולותיו מופחתת משמעותית.
• טכניקה נוספת שהצרפתים הגיעו אליה. מעקב משימות קשות בבוקר והשאר אחרי ארוחת הצהריים.

ניתן לקחת פיקוח על זמן יעיל בזמן. ישנם טריקים מסוימים לכך.

• הטעות העיקרית היא תכנון כל דקה ביום. יש לקחת בחשבון נסיבות בלתי צפויות. לכן, השאירו קצת זמן פנוי. זה יאפשר לך להקצות דקות יקרות לפתור בעיות פתאומיות.
• למד להגיד לא כשאתה חושב שצריך לעשות זאת. לפעמים נתקלים באנשים שמנסים להעביר את הבעיות שלהם על כתפיהם של אחרים. לכן צריך להיות מסוגל לסרב לאנשים כאלה.
• תכנן המנוחה שלך.