La matrice di Eisenhower: usa il tempo correttamente

Nel nostro secolo follemente frenetico, il tempo non sembra andare semplicemente, ma vola alla velocità di un piano supersonico. In un tale ciclo di eventi e giorni, carico di una massa di affari e piani, spesso non possiamo realizzare nemmeno la metà di ciò che è stato pianificato. E voglio prendere tutto. Come usare correttamente il tempo, usando la matrice Eisenhower, considereremo più in dettaglio.

Il tempo è tutto ciò che abbiamo. Nel bene e nel male, viviamo la nostra vita direttamente dipende da come e su cosa passiamo il nostro tempo. E quelli che vogliono avere il tempo di fare molto nel loro percorso, di regola, imparano a gestire efficacemente il loro tempo. La gestione del tempo (gestione del tempo) non è altro che la pianificazione. È ciò che aiuta a smettere di preoccuparsi a causa dell'amara sensazione che il tempo sia breve, che sia gravemente carente e per questo non si può fare nulla.

Una volta, il famoso personaggio militare e politico americano Dwight David Eisenhower era seriamente impegnato nella ricerca di una soluzione al problema di una pianificazione efficace, era anche il presidente degli Stati Uniti. E è riuscito a trovare una soluzione a questo problema, ha persino inventato il suo sistema di gestione del tempo.

È successo che il cervello umano percepisce più facilmente e meglio le informazioni strutturate, cioè portate in un sistema specifico, suddivise in scaffali. Allo stesso tempo, sarebbe bello visualizzare questi scaffali, per renderli visivi, ad esempio, usando qualche tipo di diagrammi o diagrammi.È proprio questo principio di distribuzione dei casi che sta alla base della matrice di Eisenhower, che è uno dei metodi principali nella teoria della gestione efficace del tempo.

La visualizzazione del piano di azioni e azioni mediante la matrice è molto semplice. Disegna un quadrato su carta, dividerlo con due linee perpendicolari in quattro campi uguali. Dovresti ottenere una finestra con una griglia a forma di croce. Questi campi suddivideranno il tuo caso in 4 gruppi, ognuno dei quali dipenderà da segni di importanza / non importanza e urgenza / non urgenza. I campi formati dall'intersezione delle linee sono chiamati quadranti (concetto matematico) e sono indicati come segue:

• quadrante A (compiti importanti e urgenti);
• quadrante B (compiti importanti, ma non urgenti);
• quadrante C (compiti non importanti, ma urgenti);
• quadrante D (compiti non importanti e non urgenti).

La matrice Eisenhower presenta sia vantaggi che svantaggi. Descriveremo sia questo che un altro e inizieremo con vantaggi.

• Nonostante il suo nome "matrice", che implica qualcosa di complesso, il sistema è in realtà molto facile da capire e viene applicato senza alcuna difficoltà.
• Casi, obiettivi e obiettivi sono divisi in sole 4 categorie, questo aiuta a navigare meglio.
• La distribuzione dei compiti in base ai criteri di urgenza e importanza consente di spingere in secondo piano le questioni non urgenti e non importanti, consentendo in tal modo di passare in primo piano importanti e urgenti. Ecco come i casi vengono analizzati e filtrati. Quelli che non devono assolutamente perdere tempo vengono eliminati.
• Il vantaggio principale è che la matrice ti consente di rendere i costi del tempo il più efficienti possibile, il che, a sua volta, consente di fare tutto in tempo.

Gli svantaggi di questo sistema sono inoltre disponibili.

• La matrice è inefficace nella pianificazione a lungo termine. È adatto per gli affari correnti o per il prossimo futuro.
• Quando non ci sono obiettivi giornalieri, non è necessario utilizzare tale sistema.
• Per utilizzare la matrice in modo efficace, è necessario distribuire rapidamente e accuratamente gli obiettivi in ​​gruppi. Per fare ciò, è necessario capire a quali di essi può essere assegnato il grado di "importante" e quali obiettivi non sono molto importanti, quali devono essere completati con urgenza e quali sono facoltativi. Una formazione del genere richiede tempo, ovvero la matrice non "funziona" per te immediatamente, ma è un aspetto negativo.
• E, come risultato del paragrafo precedente, potrebbero esserci errori con l'accuratezza nell'assegnare ai casi un certo status.

Consideriamo ogni quadrante della matrice in modo più dettagliato.

Se sei un maestro nella pianificazione, il quadrante A sarà vuoto. Se ci sono state delle cose, questo indica la tua scarsa organizzazione. Consenti l'educazione negli affari di rummages e blocchi. Il motivo di questa immagine è, di regola, la pigrizia.

Oppure potresti non dare la giusta priorità alle priorità. Certo, a volte tali situazioni sono ammissibili, ma quando ciò viene osservato sistematicamente, è semplicemente necessario lavorare sull'autodisciplina personale. Al fine di evitare di "sistemare" la moda nel quadrante A, è necessario far fronte alle attività introdotte nei restanti campi in modo tempestivo.

Ma è ancora possibile inserire un piccolo elenco di cose da fare nel quadrante A. Può essere:

• problemi di salute;
• i casi, il cui fallimento può provocare la comparsa di problemi, peggiorare la qualità della vita, minacciare il benessere della famiglia e del lavoro;
• casi, il cui fallimento complicherà in modo significativo il percorso verso il raggiungimento degli obiettivi principali o porterà alla loro rottura;
• uscita da varie situazioni di emergenza e crisi.

Se, tuttavia, hai molti punti in questo quadrante, rinuncia a tutti gli sforzi per eliminarli. E non dimenticare che l'implementazione di alcuni elementi dall'elenco di importanti e urgenti può essere completamente reindirizzata, delegata a qualcuno dai delegati, non è necessario sostenere l'intero onere di tutti gli affari solo su te stesso.Questo approccio aiuterà a far fronte rapidamente alla pienezza del quadrante A.

Le osservazioni mostrano che le persone che preferiscono risolvere i problemi del quadrante B diventano i più riusciti, salgono più rapidamente la scala della carriera, sono economicamente più prosperi, non mancano di tempo e vivono una vita armoniosa a tutti gli effetti. I compiti non urgenti appartengono alla categoria di quelli più promettenti e prioritari e se una persona presta loro la sua attenzione principale, allora tutto si sviluppa come dovrebbe.

Va tenuto presente che la mancanza di urgenza nel gruppo B a volte porta a un ritardo nel raggiungimento dei punti designati e migrano nel gruppo A, dove avranno già bisogno di una risposta rapida. Se risolviamo compiti importanti, ma non molto urgenti, gradualmente e regolarmente, questo processo procederà con calma ed efficienza. È necessario affrontare questo tipo di attività in modo responsabile e la mancanza di urgenza consente di controllare pienamente l'avanzamento della questione, portare tutti i dettagli all'ideale, pensare chiaramente attraverso tutti i passaggi, ottenendo così un risultato produttivo.

La matrice di Eisenhower ti insegna principalmente a stabilire le priorità. Ciò significa che la cosa più importante nella pianificazione è la capacità di distinguere questioni importanti che ti portano a grandi obiettivi da quelli secondari. I compiti che devono essere portati nel gruppo C non sono importanti, in sostanza, sono cose che distraggono dagli obiettivi principali, non contribuiscono al progresso, ma, al contrario, ostacolano solo il processo di sviluppo. Spesso ti impediscono di concentrarti sul raggiungimento di obiettivi importanti e quindi ridurre l'efficacia del passato.

Non dovresti confondere le questioni urgenti dal campo C, che non sono importanti, con le questioni urgenti dal campo A, che sono estremamente importanti. Questo, di regola, porta al fatto che il veramente importante rimarrà in secondo piano. Un vivido esempio di tale situazione possono essere gli incontri imposti da qualcuno dall'esterno di cui non hai bisogno o svuotare lunghe conversazioni, andare a feste e celebrazioni, inviti ai quali provengono da persone che non ti interessano, una sorta di faccende domestiche, guasto di elettrodomestici e simili. Sì, questo deve essere fatto con urgenza, ma la soluzione di questi compiti non è una necessità vitale e il loro mancato adempimento non comporta alcun problema.

Le classi di questo gruppo non danno nulla, al contrario, possono fare molto male. Dovrebbero essere tentati di essere rimandati a più tardi, ed è meglio ignorarli completamente. Ma devi conoscere il nemico di vista - dovresti sicuramente fare un elenco di tali "parassiti" nel campo D, perché queste sono le stesse attività che "divorano" il nostro tempo. Sono queste cose che sono così allettanti e attraenti per molte persone a causa della loro semplicità e della promessa di dare relax e piacere, di trascorrere del tempo nella dolce felicità.

Tali caratteristiche di questi "casi" creano una grande tentazione di affrontarli in primo luogo e lasciare, come si suol dire, il mondo intero ad aspettare. Può essere estremamente difficile uscire da un pool di tali pseudo-oggetti, poiché trascinano davvero una persona. Ma i tentativi di distruggere l'abitudine di affrontarli non dovrebbero essere abbandonati.

Queste attività includono:

• conversazioni sul nulla, conversazioni vuote e prive di significato (sia per telefono che dal vivo);
• lo stesso delle conversazioni del paragrafo precedente, la corrispondenza in messenger, i social network, tutti i tipi di chat;
• guardare film, serie, programmi televisivi che non hanno un carico semantico, distrarre da gravi problemi e affari, causando varie emozioni negative;
• giochi per computer e altri giochi (non in via di sviluppo).

Il riposo per il corpo e l'anima è senza dubbio necessario, ma ci sono molti altri modi utili per la sua attuazione:

• leggere letteratura di qualità;
• gite a mostre, teatri e musei;
• giochi di sviluppo dell'intelligence;
• lezioni in piscina, palestra, escursioni su piste di pattinaggio, gite fuori porta, viaggi, ecc.

Se non riesci a eliminare completamente le occupazioni dannose dal gruppo D della tua vita, allora dovresti almeno provare a ritardarle, prestale attenzione solo quando le cose dei gruppi A e B. sono completate. Ma cerca di ridurre al minimo il tempo trascorso in attività "vuote" .

C'è un'alta probabilità di attribuire la questione a un gruppo inappropriato. Questo è il problema principale nella costruzione di una gerarchia delle nostre priorità. Per semplificare la gestione, è necessario imparare a rispondere a due domande con l'aiuto di due parole: "sì" o "no". Ad esempio: "L'implementazione di questo caso mi aiuterà ad avvicinarmi al mio obiettivo principale?" La risposta "sì" indica l'importanza del caso, la risposta "no" è irrilevante.

"Se non risolvo questo problema ora, perderà la sua rilevanza domani?" La risposta "sì" significa l'urgenza della questione, la risposta "no" - non urgenza. Dopo aver determinato la categoria per ogni lezione in questo modo, prima di tutto fai le cose dal gruppo A e poi dal gruppo B.

Il momento migliore per compilare una matrice è l'inizio di un nuovo giorno. Rifletti attentamente sulle attività che dovrai affrontare nel prossimo futuro e scriverle sotto forma di un elenco regolare. Quindi prova ciascuno di essi usando le domande precedenti e inseriscili nei campi in base alle risposte. Non dimenticare di menzionare i casi più piccoli e insignificanti, che impiegano il nostro tempo invano.

Il numero totale di attività che decidi tu stesso. Dopo aver diviso i casi nelle categorie appropriate, è possibile scrivere su un quaderno o creare un comodo elenco regolare nell'organizzatore del telefono man mano che l'urgenza e l'importanza diminuiscono, in modo che i primi nell'elenco siano i casi del gruppo A, il secondo da B, il terzo da C e da D non devi assolutamente scrivere. Non dimenticare che i compiti dei gruppi A e C sono soggetti a delega a parenti, amici, colleghi o subordinati. Ma gruppo B: queste sono le cose che è importante fare da sole.

La matrice di Eisenhower può essere utilizzata da chiunque ne abbia bisogno. È buono perché sarà ugualmente utile a tutti, indipendentemente dall'età e dallo stato sociale: i capi di organizzazioni e imprese, i normali impiegati e impiegati, le casalinghe, gli studenti e i bambini che studiano nelle scuole.

Vediamo un esempio di come potrebbero essere le registrazioni quotidiane nel sistema Eisenhower.

Gruppo di questioni urgenti e importanti:

• guidare l'auto fino alla stazione di servizio per le riparazioni, poiché ne ho bisogno per lavoro;
• presentare una relazione trimestrale;
• gestire un problema con una carta di credito.

Un gruppo di questioni urgenti ma importanti:

• sviluppare un nuovo argomento e delineare le direzioni principali di un nuovo progetto;
• smettere di fumare;
• imparare l'inglese;
• comprare un abbonamento a una palestra.

Gruppo di questioni urgenti, ma non importanti:

• andare all'anniversario di San Sanych dall'ufficio legale;
• congratularmi con tutti i social network il primo giorno di primavera.

Gruppo di affari urgenti e non importanti:

• pulire l'armadio;
• distinguere le cose sul mezzanino;
• guarda la serie;
• gioca con un pappagallo.

La matrice di Eisenhower può essere confrontata con un sistema di purificazione, un filtro che ti consente di sbarazzarti di cose inutili. All'inizio, potresti doverlo compilare quotidianamente, ma con l'accumulo di esperienza inizierai a sentire a livello di intuizione quale business appartiene a quale categoria. E non appena viene padroneggiato un tale sistema di gestione del tempo e si impara a usarlo in modo efficiente, nonché a distribuire correttamente i casi in base ai quadranti, si sente immediatamente un aumento di libertà.Inizierai ad avere il tempo di fare tutto in tempo e allo stesso tempo di non correre, la tua vita tornerà alla normalità, gli obiettivi che sembrano irraggiungibili verranno improvvisamente raggiunti. E ti sarà garantita la presenza di condizioni eccellenti e buon umore, energia e vigore.

La disciplina è la base del successo. Sicuramente hai prestato attenzione a queste persone che mancano di tali qualità, sono in un turbine infinito di infinite "azioni", fanno sempre qualcosa di vuoto, insignificante, ma, secondo le loro affermazioni, impossibile importante. E la vista di queste persone è costantemente stanca, sfinita, persa, miserabile. Sono sempre infastiditi, esigenti e irrequieti.

Se non vuoi essere così e non vuoi suscitare solo simpatia e pietà nelle persone, allora devi agire secondo il principio del contrario. Se tutto accade così per loro e vuoi risultati opposti, allora devi agire in modo opposto. Vale a dire: mettere in ordine la disciplina, padroneggiare i metodi di auto-organizzazione, aderire a piani, programmi e regimi chiari, capire chiaramente quando e cosa fare e, soprattutto, perché tutto ciò, qual è lo scopo. E la matrice Eisenhower ti sarà di grande aiuto in queste questioni.

In effetti, non è per niente che il suo fondatore, di cui porta il nome, è stato in grado di costruire una carriera così vertiginosa e diventare uno dei più famosi e amati dai presidenti del popolo americano, nonché una figura militare di grande successo. E tutto questo nonostante il fatto che questo grande uomo sia nato in una famiglia povera. Puoi tranquillamente prendere un esempio da tali persone e utilizzare gli strumenti da loro inventati.