Le sottigliezze della comunicazione telefonica aziendale

L'arte della comunicazione d'impresa è un aspetto importante della negoziazione e per molti anni non perde la sua rilevanza. L'intensità delle comunicazioni commerciali via telefono aumenta di anno in anno. E con lo sviluppo delle comunicazioni mobili sta diventando uno dei principali modi di comunicazione. Per acquisire competenze telefoniche, è importante conoscere le complessità e le regole della comunicazione aziendale.

Il telefono nel mondo moderno gioca un ruolo importante, perché con esso comunichiamo con familiari, amici, colleghi, dirigenti e partner commerciali.

Quindi, durante una conversazione con una determinata cerchia di persone, una persona utilizza il metodo di comunicazione appropriato e, ad esempio, non condurrà mai un dialogo con il suo capo, come con un amico intimo. In questa situazione, viene utilizzato un tipo di comunicazione più formale.

Anche i dipendenti che conducono sondaggi sociologici sulla popolazione, ricevono chiamate dai clienti o negoziano telefonicamente devono utilizzare l'etichetta aziendale. Spesso, telefonate di successo diventano la chiave per un buon rapporto d'affari. E anche l'immagine dell'azienda può dipendere interamente dalla capacità dei dipendenti di condurre dialoghi competenti al telefono.

Attualmente, la maggior parte delle chiamate viene effettuata tramite dispositivi mobili. Utilizzando questo strumento di comunicazione, è necessario seguire alcune regole.

• Spegni sempre il telefono o impostalo sulla modalità vibrazione durante una riunione di lavoro con un cliente, al cinema o in un seminario.
• Un dispositivo mobile è più sensibile al suono di un telefono fisso. Pertanto, in una situazione in cui, essendo in un luogo pubblico, è necessario condurre una conversazione personale senza interferenze esterne, puoi semplicemente parlare in silenzio e l'interlocutore ti sentirà sicuramente.

• Non effettuare una chiamata forte al telefono. Può spaventare gli altri.
• Prova a parlare brevemente. In presenza di terzi, la conversazione non dovrebbe durare più di 30 secondi, altrimenti c'è il rischio di sembrare scortese di fronte a una persona. Se ci sono buoni motivi per una conversazione telefonica, ad esempio la malattia di un parente o una transazione importante, è necessario informare i presenti sulla situazione.
• Evita conversazioni telefoniche durante un pranzo di lavoro. Se c'è una necessità urgente di rispondere alla chiamata, allora dovresti lasciare il tavolo e parlare in un posto meno affollato.

Gli standard etici nella comunicazione telefonica sono importanti per operazioni aziendali efficaci. La cultura delle conversazioni telefoniche è un tipo speciale di comunicazione aziendale. Conoscere le regole dell'etichetta aiuterà a rafforzare i rapporti commerciali e ad aumentare la redditività dell'organizzazione.

• È necessario salutare la persona con cui sarà la conversazione telefonica. I più adatti a questo sono frasi legate all'ora del giorno ("Buongiorno", "Buon pomeriggio" o "Buona sera").
• Durante una conversazione telefonica ufficiale, è importante monitorare la propria intonazione. Per non allontanare l'interlocutore, devi parlare educatamente e con calma, evitando emozioni inutili.

• Dopo il saluto, si consiglia di presentarsi e di dare il proprio nome, posizione e organizzazione.
• Se chiami una persona, dovresti sempre chiarire se per lui è conveniente parlare al momento.
• Secondo gli standard etici, è necessario sollevare il telefono dopo la seconda o la terza chiamata.
• Durante la conversazione, non fumare, mangiare cibo o bevande.
• Se l'abbonato chiamante è interessato a un altro dipendente dell'organizzazione, la conversazione deve essere reindirizzata a lui o abilitare la funzione standby.
• In una situazione in cui hai commesso un errore con il numero, devi, senza fare troppe domande, scusarti con l'interlocutore e dire immediatamente addio.
• Non chiamare mai la mattina presto, durante la pausa pranzo o prima della fine della giornata lavorativa.
• Il segretario o l'assistente può effettuare o rispondere alle chiamate anziché al gestore.

• Puoi chiamare un partner o un cliente solo su un numero personale a condizione che lui stesso ti abbia dato i suoi contatti. Ma nei fine settimana e nei giorni festivi, tali chiamate sono vietate.
• Ci sono momenti in cui una conversazione viene interrotta a causa della scarsa comunicazione. In questa situazione, chi ha chiamato per primo dovrebbe richiamare.
• Non trascinare la conversazione. Una lunga conversazione può annoiare l'interlocutore e provocare indignazione. Se la comunicazione è stata ritardata, ma lo scopo della conversazione non è stato raggiunto, è possibile richiamare il cliente il giorno successivo o organizzare un incontro personale.
• Dopo la fine della conversazione, si raccomanda di ringraziare l'interlocutore e di educatamente salutarlo, dopo avergli chiesto se avesse qualche domanda. Questa semplice azione completerà la conversazione e incoraggerà l'ulteriore collaborazione.

È necessario prepararsi attentamente per una conversazione telefonica ed eseguire una serie di azioni specifiche. Consideriamo i punti principali in modo più dettagliato.

• La chiamata all'interlocutore è solo dopo che è stato elaborato un piano di conversazione chiaro. Per escludere dettagli minori, è possibile realizzare schizzi grafici o schematici.
• Annota le domande importanti che dovrai ricordare di porre nel processo di negoziazione.
• Preparare i documenti che potrebbero essere necessari nel processo di comunicazione (corrispondenza, relazioni, contratti).

• Chiedi al tuo interlocutore in anticipo un comodo lasso di tempo per effettuare una chiamata.
• Per registrare le informazioni ricevute, preparare un quaderno o un diario.
• Scopri l'elenco generale delle persone che parteciperanno alla conversazione, per contattarli per nome e patronimico.
• Prima di comporre un numero, prova a sintonizzarti su uno stato d'animo positivo, quindi il tuo stato emotivo, ovviamente, dovrebbe far localizzare l'interlocutore.
• Quando si effettua una conversazione telefonica, considerare la sicurezza delle comunicazioni in ufficio, poiché informazioni preziose possono cadere nelle mani dei concorrenti.

Ci sono anche punti che dovrebbero essere esclusi e non consentiti nella prossima conversazione telefonica.

• Non è necessario discutere di questioni commerciali con una persona non familiare o informale. È meglio prendere un appuntamento.
• Non è consigliabile richiedere una decisione da una persona che non ha l'autorità per farlo o che la pensa diversamente. Al telefono, può dare il consenso, anche se sarà contrario a questa decisione.
• Non vale la pena esprimere le tue richieste se non sei sicuro che la persona con cui stai parlando sia d'accordo con te e voglia aiutarti.

Il ruolo del telefono nella comunicazione aziendale è duplice. Molto spesso distrae da compiti urgenti eseguiti durante il giorno, ma allo stesso tempo accelera la soluzione di molti compiti. Ecco perché è necessario apprendere i principi delle conversazioni telefoniche, che contribuiscono al suo uso più efficiente.

È molto importante disporre di una tecnica di comunicazione aziendale per i dipendenti il ​​cui lavoro è specifico nelle conversazioni telefoniche con potenziali clienti. Molte aziende provano dalle prime parole a stabilire un contatto con il chiamante per renderlo un vero cliente.

Le imprese competono utilizzando diversi modi per attirare i clienti. Una fase importante nella promozione dei servizi è la vendita telefonica e, pertanto, i manager devono condurre dialoghi corretti e delicati con i clienti, altrimenti i contratti redditizi andranno ai concorrenti.

I suggerimenti di seguito ti aiuteranno ad avere successo nella conversazione telefonica aziendale.

• Si consiglia di effettuare chiamate alla persona che ha fornito un servizio utile. Le parole di gratitudine sono molto importanti per la cooperazione futura.
• Sorridi sempre mentre conduci una conversazione. L'abbonato sentirà sicuramente il tuo sorriso e ottimismo.
• Nel processo di negoziazione, prova a prevedere il corso dei pensieri dell'interlocutore.
• Non usare mai volgarità o vocabolario colloquiale. Ciò è contrario alla cultura della comunicazione.
• Usa espressioni e termini comprensibili per il chiamante.
• Non coprire il ricevitore mentre si parla in parallelo con qualcuno. Pertanto, si manifesta mancanza di rispetto per l'interlocutore.
• Spiega la tua posizione con fiducia e accuratezza, perché l'accuratezza è la gentilezza dei re.

• I negoziati sono importanti da condurre rapidamente, rispondendo alle domande poste senza ritardi e confondendo le proposte. Una pausa può essere giustificata solo se lo specialista è alla ricerca della documentazione necessaria per le negoziazioni. Se la pausa è prolungata, la persona ha tutto il diritto di interrompere la comunicazione.
• Nei momenti di comunicazione telefonica, reale o virtuale, devi essere estremamente educato. Gridare e parlare a voce alta è considerato una violazione dell'etica.
• Dì addio all'interlocutore in modo corretto, poiché l'abile completamento della conversazione non è meno significativo della parte principale del dialogo. Puoi prima abilitare l'altra persona a riagganciare. Questo finirà la conversazione con un'onda amichevole.

Naturalmente, per una comunicazione di successo al telefono è necessario disporre di una buona dizione.Usa le lezioni del prossimo video per rendere il tuo discorso espressivo e la tua voce piacevole.