Etichetta ed etica della corrispondenza commerciale

La realtà aziendale attuale è che solo il 15% degli imprenditori di medie e grandi dimensioni che cercano di rafforzare la propria posizione sul mercato raggiunge l'obiettivo. È per questo motivo che la rilevanza del galateo aziendale aumenta più volte, poiché l'inosservanza dei suoi standard, tra le altre ragioni, porta spesso alla rottura di utili rapporti commerciali.

In una vasta interpretazione dell'etica, significano una serie di principi generali volti a regolare le relazioni sociali. Di conseguenza, l'etica delle relazioni d'affari considera le questioni relative all'ordine accettato e allo stile di interazione nella sfera aziendale.

Il dettaglio degli aspetti etici delle relazioni d'affari è l'etichetta aziendale, tra cui, ad esempio, la procedura di negoziazione, le regole di condotta aziendale, le tradizioni e i rituali aziendali, elementi di subordinazione, modi e stili di comunicazione e scrittura, nonché questioni di correttezza nel trattare con partner e colleghi di lavoro.

Il significato dell'etica e dell'etichetta, come parte integrante, sta nel fatto che il quadro normativo che è sorto a seguito di una pratica a lungo termine semplifica notevolmente la comunicazione, creando un contesto chiaro e accessibile nel settore aziendale che consente di raggiungere correttamente gli obiettivi e risparmiare tempo in modo significativo.

In altre parole, stiamo parlando di un algoritmo speciale per la risoluzione dei problemi aziendali che consente di impostare e raggiungere con successo gli obiettivi aziendali desiderati razionalmente e senza conflitti. Il livello di proprietà di questo algoritmo consente di trarre conclusioni dirette sul grado di professionalità di un partner commerciale o di un avversario in una controversia commerciale.

In questo contesto, è importante aderire ai seguenti principi generali:

• puntualità ovunque e in ogni cosa;
• conformità con la sicurezza delle informazioni;
• sano altruismo;
• un'immagine favorevole adeguata all'ambiente aziendale;
• lingua parlata e scritta competente;
• seguendo le regole della cultura del discorso aziendale.

I tipi di corrispondenza commerciale sono diversi e, con un certo grado di convenzionalità, possono essere suddivisi in due varietà principali:

• interstatale - tra organizzazioni statali, missioni e funzionari stranieri (varie note, memorandum e altre forme) - elementi delle relazioni diplomatiche;
• commerciale - lettere di stato semi-ufficiale utilizzate nel campo delle relazioni d'affari tra istituzioni e organizzazioni.

Lo stile di scrivere una lettera di servizio, nonostante le differenze linguistiche e tradizionali, ha una certa base generale e un gruppo di strutture sviluppate da pratiche consolidate. Ad esempio, una serie di requisiti del protocollo, determinati dalla posizione del mittente e del destinatario, si basano sulle impostazioni iniziali per il rispetto e la correttezza reciproci. Pertanto, indipendentemente dal tipo di documento, strutturalmente, deve necessariamente contenere i seguenti elementi:

• appello (stato ufficiale del destinatario);
• complimento (fine educato della lettera);
• firma;
• data (giorno, mese, anno e luogo di scrittura del messaggio);
• indirizzo del mittente (cognome, stato ufficiale, indirizzo sono collocati nella parte superiore o inferiore della prima pagina della lettera).

Inoltre, ci sono una serie di disposizioni direttamente correlate alle lettere:

• le lettere commerciali sono disposte su carta intestata o fogli di carta esclusivamente sul lato anteriore;
• l'impaginazione è fatta in numeri arabi;
• i messaggi vengono eseguiti su supporto cartaceo;
• cancellazioni e correzioni non sono consentite nel corpo del documento;
• il documento è piegato verso l'interno;
• il tempo di attesa per una risposta a una lettera non è superiore a dieci giorni.

Un messaggio commerciale dovrebbe avere un focus espressivo e contenere una domanda, e l'intero significato del testo dovrebbe essere completamente e completamente subordinato al suo contenuto, sia che si tratti di una proposta di transazione, di una richiesta commerciale o semplicemente di informazioni rilevanti.

La classificazione dei messaggi aziendali è diversa e dipende dal loro orientamento funzionale mirato. Ad esempio, le lettere sono:

• annunciando;
• reminiscenza di;
• inviti;
• recensioni di informazioni;
• disposizione;
• supporto;
• altri tipi.

Nella corrispondenza commerciale, i più tipici sono:

• query;
• offrire;
• prenotazioni;
• reclamo;
• lettere di garanzia.

Come una delle forme di comunicazione aziendale, nel senso stretto della parola, le lettere sono divise in 2 tipi: affari e privato-ufficiale.

Per attività commerciale includono la corrispondenza, che funziona tra organizzazioni e istituzioni. Una lettera ufficiale-privata è un messaggio inviato a un istituto da un privato o, al contrario, da un istituto - a un privato.

Esistono diverse regole di corrispondenza commerciale.

• La lettera dovrebbe stimolare l'emergere di un interesse commerciale per il destinatario, in modo chiaro e sulla base di prove convincenti per dimostrare i vantaggi delle società di persone e l'inadeguatezza delle relazioni di società. Il testo dovrebbe essere incentivo, motivante per la cooperazione.
• La manifestazione di eccessive emozioni personali in una lettera commerciale non è il modo migliore per dimostrare il tuo caso e risolvere un problema.
• Al fine di evitare il sovraccarico e l'intasamento del testo della lettera, si dovrebbero evitare eventuali confronti figurativi, metafore, allegorie e iperbole.
• Per una presentazione chiara e concisa dell'argomento, è meglio usare frasi semplici, evitando particolari e dettagli eccessivi. L'idea principale del messaggio dovrebbe essere supportata da argomenti esclusivamente pertinenti, che di solito sono inseriti negli allegati alla lettera (diagrammi, grafici, dati digitali).
• Il testo dovrebbe evidenziare i paragrafi, ognuno dei quali, che rappresenta un pensiero indipendente, inizia con una nuova riga.

• Il messaggio commerciale scritto non deve usare aggettivi descrittivi, chiarimenti e dettagli superflui. Alla fine della scrittura, è consigliabile controllare il documento ed eliminare le frasi che non contengono contenuti semantici rilevanti.
• L'alfabetizzazione è un elemento base del testo. La presenza di ortografia e altri errori nel messaggio è inaccettabile.
• È richiesta l'indicazione dell'oggetto della lettera. L'argomento nei documenti dovrebbe essere riflesso brevemente e sinteticamente, questo fa risparmiare tempo durante la lettura e caratterizza positivamente il mittente. Se la lettera è inviata via e-mail e contiene informazioni particolarmente importanti, dovrebbe essere dotata di una speciale "bandiera" disponibile nel servizio elettronico.
• Una buona leggibilità del testo è fornita da Arial o Times New Roman con una dimensione media dei caratteri. Se è necessario, è possibile evidenziare le idee chiave in corsivo o grassetto.

• Nel testo è utile usare i sottotitoli (3-4), che forniscono una comprensione più semplice del testo.
• Enumerazioni, elenchi ed elenchi sono meglio da redigere usando marcatori speciali.
• Il modello di identità aziendale (schema) è un eccellente indicatore di efficienza e obiettività nella comunicazione aziendale. È particolarmente appropriato nell'aspetto aziendale, perché consente di distinguersi in una luce favorevole e di rispettare l'organicità stabilita.

La struttura del messaggio commerciale è tipica. Tradizionalmente, contiene:

• introduzione;
• la parte principale;
• Infine.

L'introduzione sintetizza lo scopo della lettera. La parte principale descrive l'essenza del problema. In conclusione, è auspicabile riassumere il contenuto della parte principale, ad esempio sotto forma di conclusioni. "Postscript" e vari tipi di note a piè di pagina sono indesiderabili.

In conclusione, le frasi simili nella forma alle manipolazioni sono inadeguate, come ad esempio: "Spero in una collaborazione reciprocamente vantaggiosa" e così via. È meglio dire addio in una lettera commerciale con frasi semplici: "Saluti", "I migliori saluti" e così via.

Nella parte inferiore del messaggio sono indicati: F. I. O., stato ufficiale, ragione sociale, firma. Sono indicati anche i numeri di contatto.

Tabelle e grafici sono allegati come un file separato (pacchetto), indicandolo alla fine della lettera. Se esiste un gruppo di allegati, il loro inventario viene fornito con i nomi.

È possibile utilizzare l'abbreviazione e le abbreviazioni speciali solo se si è sicuri che il destinatario li capirà.

Per dare al testo maggiore rigore logico e coerenza nel vocabolario aziendale, i seguenti discorsi sono usati come leganti:

• per questo motivo;
• sulla base di quanto precede;
• in virtù di ciò;
• in conformità con i dati;
• basato su questo;
• tenendo conto;
• e altri.

Nello spazio virtuale, l'interazione aziendale, che rappresenta la comunicazione in miniatura, è specifica e non meno richiede il rispetto degli standard di etichetta pertinenti. Il lavoro competente con una lettera, in conformità con la pratica, prevede le seguenti note relative a volume, lingua, struttura e formato.

• La formula del tema deve assolutamente corrispondere esattamente all'argomento indicato nel testo. Ciò consente di adattare rapidamente il lettore allo spirito aziendale desiderato.
• Il volume ottimale di un documento inviato via e-mail si adatta a una "schermata", con una quantità massima di testo: un foglio in formato A4.
• La dimensione ottimale degli investimenti non supera i 3 Mb.
• Si consiglia di "comprimere" i file inviati in archivi di codifica Zip o Rar standard. Altri sono spesso bloccati durante la spedizione.
• I collegamenti ipertestuali devono essere standard (blu, sottolineato di seguito).
• La risposta al destinatario deve essere collocata sopra, all'inizio della lettera e non sotto. Ciò elimina la necessità per il partner di corrispondenza di scorrere in modo ridondante e forzato il testo precedente.

• È necessario utilizzare il linguaggio di scrittura più comprensibile per il partner. La questione dell'opportunità di utilizzare professionalità, vocabolario interno, espressioni gergali e abbreviazioni (specialmente nella corrispondenza esterna) in un messaggio viene decisa separatamente, a seconda del contesto e delle qualità dei partner della corrispondenza.
• È importante informare il partner della ricezione del suo messaggio: questo è un segno di buon gusto e parte dell'etichetta aziendale, che mostra rispetto per lui.
• La risposta dovrebbe essere il più rapida possibile. Se per qualche motivo non è possibile rispondere rapidamente, il partner deve essere informato della ricezione della sua lettera e indicare l'orario di risposta. Una pausa etica e confortevole prima di dare una risposta è di 48 ore dopo aver ricevuto il messaggio. Trascorso questo tempo, la persona di solito crede che il messaggio sia perso o ignorato. Una pausa eccessiva nella corrispondenza è spesso associata al rischio di perdere un partner e viene interpretata negli affari come una violazione degli standard etici.
• Alla fine del messaggio devono essere inseriti i dettagli di contatto che sono indicati in tutte le lettere, senza eccezioni, indipendentemente dall'ordine di distribuzione.
• Durante la spedizione, è importante prestare particolare attenzione ai problemi di privacy.

Per ulteriori informazioni sull'etichetta della corrispondenza commerciale, vedere il video successivo.