Fasi della comunicazione aziendale

Le abilità comunicative sono una delle condizioni più importanti per una comunicazione di successo tra le persone, lo scambio di informazioni e il raggiungimento del risultato desiderato. L'etichetta commerciale è entrata in uso sin dall'avvento delle relazioni di mercato. Molte culture gli danno una nicchia separata nelle relazioni tra le persone, elevandole al rango di cerimonie. E questo sta dando i suoi frutti, perché l'etichetta commerciale aiuta a stabilire un contatto con un partner e il successo di un'impresa dipende dal comportamento delle persone durante una riunione d'affari.

A differenza della normale comunicazione quotidiana, la comunicazione aziendale ha i suoi chiari principi e mira a raggiungere un obiettivo specifico attraverso l'accordo e l'adempimento degli obblighi. L'ambiente aziendale consente di stabilire nuovi contatti utili, dai quali dipende il successo della propria attività. Ma non sempre i futuri partner possono simpatizzare tra loro e trovare un terreno comune.

Il contatto commerciale comporta profitto. A parità di altre condizioni, vincerà chi possiede la conoscenza e le regole del galateo aziendale. Questo può essere facilmente visto nell'esempio dell'interazione di due uomini d'affari, uno dei quali porta facilmente e facilmente l'interlocutore alle conclusioni di cui ha bisogno, e il secondo non ha le capacità di comunicazione aziendale o oratoria ed è costretto a perdere ripetutamente opportunità commerciali redditizie.

Pertanto, la comunicazione aziendale è un sistema di competenze che include un intero complesso di comportamento comunicativo:

• cultura della comunicazione (adottata in un determinato paese);
• oratorio;
• etica aziendale (norme e regolamenti);
• psicologia delle relazioni;
• costruzione della logica del linguaggio (orale e scritta);
• immagine;
• timbro di voce e intonazione.

Nel mondo moderno, la comunicazione aziendale viene presentata in diverse forme contemporaneamente:

• Conversazione d'affari - Questa è una comunicazione orale o virtuale tra colleghi o partner, finalizzata alla discussione di problemi aziendali. Molto spesso, si verifica una conversazione tra partecipanti nella stessa sfera aziendale, che comprendono le specificità di questo dialogo, sono in grado di mantenere una conversazione su un argomento professionale ristretto.
• Incontro di lavoro - una discussione chiaramente orientata, i cui compiti comprendono la risoluzione degli attuali problemi organizzativi, l'analisi delle informazioni disponibili per i partecipanti, la creazione di una linea per ulteriori comportamenti, il prendere e dare voce alle decisioni.

• Corrispondenza commerciale - Questa è una comunicazione ufficiale attraverso una lettera commerciale, esclusa qualsiasi manifestazione di familiarità o slang. Una lettera commerciale è un documento contenente un messaggio ufficiale ed eseguito secondo tutti gli standard di corrispondenza commerciale. Di norma, sia in formato cartaceo che elettronico, viene fornito un modulo di lettera commerciale con un logo, i dati di indirizzo di una società o istituzione. Anche nelle lettere commerciali, si osserva un certo markup sulla pagina.
• Parlare in pubblico - interazione tra oratore e ascoltatori. Questo tipo di comunicazione aziendale è complessa e richiede competenze oratorie. L'oratore dovrebbe essere il più competente possibile nella domanda espressa e possedere le capacità di oratorio, interesse e convincere gli ascoltatori. Per tipo di presentazione, un discorso pubblico può essere informativo (rapporto), indurre (agitazione), persuadere (discorso solenne).

Comprendere i dettagli e l'importanza della comunicazione aziendale porta alla conclusione che può e deve imparare.

Il rispetto delle regole del galateo aziendale è necessario per costruire con successo relazioni commerciali tra partner commerciali, colleghi, diplomatici di diversi paesi. La cultura e il comportamento degli affari possono essere drammaticamente diversi l'uno dall'altro, ma Esistono generalmente norme di comportamento accettate che devono essere osservate da qualsiasi persona che si rispetti, indipendentemente dall'appartenenza a una particolare società.

• Puntualità. Nell'ambiente aziendale, il detto "Il tempo è denaro" è rilevante, quindi essere in ritardo per le riunioni e far aspettare l'interlocutore è il massimo dell'etica.
• Obbligo. L'adempimento degli obblighi assunti è la base di una buona reputazione, senza la quale è impossibile una corretta interazione nell'ambiente aziendale.
• Riservatezza. La capacità di mantenere riservati i dati riservati, di osservare i segreti aziendali è una delle condizioni per la fiducia reciproca e la piena cooperazione.
• Atteggiamento rispettoso. Il rispetto per l'interlocutore, la capacità di ascoltare, di essere impregnato di ciò che gli è stato detto, apre ampie opportunità per stabilire un contatto. Questa abilità è utile anche quando si interagisce con dipendenti e subordinati.

• L'autostima. Per quanto riguarda la percezione di se stessi nel processo di comunicazione, è necessario essere in grado di trovare una "via di mezzo". Rispondere con calma alle critiche o ai consigli, ma anche non lasciarsi manipolare, essere in grado di frenare con dignità i tentativi di pressione, per riportare la conversazione sulla buona strada.
• Oratorio. La capacità di esprimere chiaramente i tuoi pensieri, trasmettere il significato del discorso all'interlocutore, senza intasare le frasi con parole inadeguate e senza distogliere il pensiero dall'argomento della conversazione. Questa capacità non è data a tutti dalla natura, quindi l'oratorio dovrebbe avere tempo nella sua formazione.
• Alfabetizzazione. La chiarezza della parola dipende in gran parte dall'alfabetizzazione di una persona e la capacità di scrivere senza errori è un requisito obbligatorio in un ambiente aziendale.
• Aspetto. Nel mondo moderno, esiste già un codice di abbigliamento (codice di abbigliamento) che prevede una certa forma di abbigliamento per visitare un posto di lavoro, eventi, organizzazioni o istituzioni. Di solito si tratta di tailleur per uomo e donna, un set standard di gioielli e accessori. Nel caso di una prima visita a un'organizzazione o un evento sconosciuto, è necessario conoscere in anticipo il codice di abbigliamento adottato.

Nella struttura della comunicazione aziendale, si possono distinguere quattro fasi, la cui sequenza raggiungerà il massimo effetto nelle negoziazioni.

Qui, la prima impressione fatta è di primaria importanza. Preparandosi a incontrare l'interlocutore, sarà utile lavorare con le informazioni in anticipo: il cerchio di interessi dell'interlocutore, l'ambiente e le caratteristiche della sua cultura, le regole e le tradizioni importanti per l'interlocutore. Ciò ti consentirà di sentirti più sicuro e con il dovuto rispetto per trattare l'una o l'altra funzionalità del partner.

Le prime frasi costruite correttamente sono la chiave per il successo di ulteriori comunicazioni. Devi iniziare attirando l'attenzione e la posizione dell'avversario verso te stesso. La solita cordialità umana, la cortesia, la manifestazione di educato interesse per la persona dell'interlocutore, la pronuncia del suo nome aiuterà.

Nel processo di discussione dei compiti, è necessario allinearsi con l'interlocutore per una "onda". Questo risultato può essere raggiunto se si monitora attentamente lo stato emotivo del partner o l'atmosfera emotiva generale all'interno del gruppo quando si tratta di negoziati con il pubblico.

La conoscenza di tre principali canali di percezione: visione, udito e cinestetici (inclusi tatto, olfatto, posizione del corpo, gesti ed espressioni facciali) ti aiuteranno ad adattarti al tuo interlocutore.

Concentrazione diretta sul tema dell'incontro, discussione di problemi e compiti. Lo scopo di questa fase è raggiungere un accordo il più soddisfacente possibile per entrambe le parti.

Nella terza fase vengono utilizzate diverse fasi, di cui l'essenza del contatto consiste:

• identificazione di motivazioni e obiettivi dell'interlocutore;
• mantenere l'attenzione: è importante vedere il filo conduttore della conversazione, non prendere da parte e non saltare da un argomento all'altro;
• argomentazione e persuasione: applicato in caso di disaccordo;
• fissare il risultato è un momento critico nella conversazione, quando dovresti finire la comunicazione su questo argomento, indipendentemente dai risultati, questo sentimento interiore arriva con l'esperienza e dipende dall'osservazione, dalla capacità di catturare chiaramente i minimi cambiamenti nel background emotivo dell'interlocutore.

L'impressione generale dell'incontro si forma nell'ultima fase della comunicazione aziendale ed è più chiaramente registrata in memoria. Pertanto, la capacità di completare correttamente la conversazione può essere un fattore determinante in un'ulteriore cooperazione.

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