yhteenveto

Sihteerin tiivistelmä kirjoitusvinkkejä

pitoisuus

Mitä asiantuntija tekee?
rakenne
Mitä ei tarvitse ilmoittaa?
Kuinka kirjoittaa saatekirje?
näytteiden

Yrityksen sihteeri huolehtii työehtoryhmän ja erityisesti yhtiön päällikön työn organisoinnista. Tämä on yrityksen johtajan avustaja, joten ehdokkaille asetetaan tätä avointa työpaikkaa varten melko tiukat vaatimukset. Mietitään yksityiskohtaisemmin asioita, jotka koskevat onnistuneen ansioluettelon laatimista sihteeriksi.

Mitä asiantuntija tekee?

Minkä tahansa sihteerin työ vaatii kykyä siirtyä nopeasti yhden tyyppisestä työtoiminnasta toiseen. Tämä henkilö suorittaa erilaisia tehtäviä, mutta niiden kaikkien tarkoituksena on auttaa yrityksen ensimmäistä henkilöä työssä ja säästää työ- ja henkilökohtaista aikaa. Perinteisesti tämän asiantuntijan työtehtäviin kuuluvat paperityöt, työskentely puhelimen, puhelinvaihteen ja toimistolaitteiden kanssa, puheluiden uudelleen jakaminen, samoin kuin kokousten, liikematkojen ja muun työn järjestäminen.

Sihteeri vastaanotossa Hän vastaa asiakkaiden ja vierailijoiden alkuperäisestä vastaanotosta, puhelimitse tapahtuvasta viestinnästä, faksien vastaanotosta sekä palvelutuesta pääneuvotteluihin.
Järjestelmänvalvojan tehtävät sisältää tehokkaimman vuorovaikutuksen järjestämisen yrityksen työntekijöiden välillä, järjestyksen ylläpitäminen toimistotilassa, toimistolaitteiden ylläpito, toimiston toimittaminen kaikille tarvittaville paperitavarat ja taloustavarat.
Johtajan henkilökohtaisen avustajan tehtävät ovat hiukan erilaisia. Tämä asiantuntija on aina ajan tasalla tulevista tapahtumista.Hänen harteilleen on laadittava pomon työtapaamisten aikataulu, hänen henkilökohtaisten tehtäviensä suorittaminen ja monet muut tehtävät, jotka yleensä määritetään kussakin tapauksessa erikseen.
Tuomioistuimen virkamies yleensä kiinni yhdessä tuomarissa - tämä virkamies osallistuu oikeudenkäynteihin ja suorittaa kaikki tarvittavat dokumenttityöt. Tuomarin tehtävänä on arkistoida asiakirjoja, siirtää materiaaleja toimistoon, pitää kirjaa tuomioistuimen istunnosta ja lähettää oikeudenkäynnit. Tätä virkaa koskevat vaatimukset ovat erittäin korkeat: työntekijällä on oltava korkeakoulututkinto ja vähintään 2 vuoden työkokemus.
lehdistösihteeri valvoo brändiesittelyn kysymyksiä, on vuorovaikutuksessa median kanssa, kokoaa valikoiman ajankohtaisia uutisia. Henkilökohtainen avustaja hyväksyy kaiken kirjeenvaihdon, valmistelee kaikki yritysasiakirjat yrityksen ensimmäiselle henkilölle, kerää tavalla tai toisella tärkeiden päätösten tekemiseen liittyviä tietoja ja suorittaa myös pomon kertaluonteisia tilauksia.

Erityisyydet esiintyvät myös notaarin avustajan, sihteerin-kääntäjän ja koulun henkilökunnan toiminnassa.

rakenne

Mikä tahansa jatko koostuu useista lohkoista. Alla on suosituksia siitä, mitä kussakin niistä ilmoitetaan tulevalle sihteerille.

tehtävät

Laajennetussa versiossa luettelo sihteerien työtehtävistä on seuraava:

saapuvien kirjeiden ja hakemusten hyväksyminen, niiden uudelleenjakelu, siirtäminen vastuuhenkilöille;
asiakirjojen vastaanottaminen pään allekirjoitusta varten;
vastaaminen saapuviin puheluihin ja niiden siirtäminen eteenpäin;
päällikön kauppaneuvottelujen järjestäminen;
vetoomusten, kirjeiden ja muiden asiakirjojen laatiminen päällikön pyynnöstä;
valmistellaan kokouksia ja työtapaamisia, kerätään tarvittavat materiaalit, ilmoitetaan kaikille tapahtuman osallistujille heidän pitämisensä paikasta ja ajasta, viimeistellaan kokousten pöytäkirjat;
Palvelujen tarjoaminen johtajan vieraiden kokouksen järjestämiseksi;
valvonta yrityksen työntekijöiden suorittamasta hallinnon toimeksiannosta;
tarjoamalla yrityksen hallitukselle tarvittavat paperitavarat, toimistotarvikkeet ja muut keinot henkilöstön sujuvan toiminnan helpottamiseksi;
vierailijoiden vastaanotto;
yrityksen arkiston ylläpitäminen;
Yrityksen ensimmäisen henkilön liikematkojen järjestäminen: lippujen ostaminen sekä hotellihuonevaraukset;
muiden ohjeiden toteuttaminen.

Jos haet sihteerin avustajaa, valmistaudu siihen, että tehtäväluettelo sisältää asiakirjojen tarkistamisen, analyyttisten katsausten valmistelun, raporttien ja puheiden keräämisen.

taidot

Sihteerin ehdolla onnistuneella ehdokkaalla on oltava seuraavat taidot, jotka voidaan ilmoittaa ansioluettelossa:

kirjanpito;
puhelinkeskustelujen johtaminen;
asiakkaiden tapaaminen ja alustava kuuleminen;
toimisto tuki;
kirjeenvaihto;
tapahtumien ja liiketapaamisten järjestäminen;
pään ajanhallinta;
toimistolaitteiden ja toimisto-PC-ohjelmien tuntemus.

Mitkä erityiset taidot ovat etusijalla, riippuu yrityksen toiminta-alueesta. Jos esimerkiksi lääkäriasemassa vaaditaan sihteeriä, syvää paperityön ja asiakirjojen hallinnan tuntemusta ei todennäköisesti tarvita, tuskin tarvitset kykyä laatia asiakirjoja viisumia varten. Tämä asema edellyttää kykyä kommunikoida asiakkaiden kanssa, lääketieteellisten asioiden tuntemusta, kykyä kommunikoida puhelimella suurina määrinä.

saavutukset

Ammatilliset saavutukset ovat tärkeitä jokaiselle työnantajalle; merkittävimmistä erotellaan yleensä seuraavat seikat:

yrityksen asiakirjahallinnan optimointi;
optimaalisen työilmapiirin luominen toimistossa;
yksiköiden välisen vuorovaikutusjärjestelmän organisointi;
Matkatuki
kuriiri- ja siivouspalveluiden koordinointi.

Ammatilliset ja henkilökohtaiset ominaisuudet

Toimivaltaisella sihteerillä tulisi olla seuraavat tärkeät ominaisuudet:

avoimuus viestinnälle;
vastuullisuus ja tulossuuntautuminen;
aktiivinen elämän asema;
kyky suorittaa tehtäviä moniajoissa;
kyky siirtyä nopeasti toiminnasta toiseen;
huonojen tapojen puuttuminen;
rasituskestävyys;
tarkkuus ja tarkkuus;
halu saada loppuun se, mikä aloitettiin loppuun saakka;
säädyllisyys;
kyky työskennellä henkilökohtaisten tietojen kanssa;
pätevä puhuttu ja kirjoitettu kieli;
hyvät liikeetiketin tuntemukset;
kyky toimia joukkueessa.

Työkokemus

Jos olet jo työskennellyt sihteerinä, sinun ei ole vaikea kuvailla työkokemustasi. Hakijoille, jotka etsivät työtä tällä erikoisuusalalla ensimmäistä kertaa, on paljon vaikeampaa. Siitä huolimatta, kokemuksen puute ei ole syy järkytykseen, voit aina korostaa omistamasi avaintaidot.

Voit esimerkiksi määrittää:

sujuvuus englanniksi ja espanjaksi;
kaikkien toimistojen perusohjelmien hallussapito;
toimistolaitteiden tuntemus;
10 sormen sokea kirjoittaminen (300 merkkiä minuutissa).

Sinun on aina korostettava valttikorttisi - tämä antaa työnantajalle mahdollisuuden nähdä, missä olet vahva ja kiinnostaa ehdokkuuttasi.

muodostus

Jotta voit hakea sihteeri-referentin tehtävää kunniallisessa yrityksessä, sinulla on oltava korkeakoulututkinto. Tehtävien tehokas suorittaminen vaatii kuitenkin usein ylimääräiset kurssit ja koulutukset toimistotyössä, arkistoinnissa sekä koulutus toimistolaitteiden käytöstä. Pienissä toimistoissa sihteerit hoitavat usein myös nuorempien lakimiesten tehtäviä tai pitävät kirjanpitoa. Tässä tapauksessa tarvitset oikeudellisen tai taloudellisen koulutuksen.

Haettaessa sihteerin-hallintovirkamiehen ja työntekijän vastaanottoa vastaanotolla korkea-asteen koulutuksen läsnäolo ei ole välttämätöntä.

Mitä ei tarvitse ilmoittaa?

Pitäkäämme vähän enemmän sitä, mitä ei tarvitse ilmoittaa ansioluettelossa.

Harrastukset ja harrastukset. Sinun ei pitäisi maalata yksityiskohtaisesti kuinka haluat kasvattaa kukkasia / neuloa / kirjontaa, jos tuleva toiminta ei liity tähän.
Kaikki käytettävissä oleva työkokemus. Monet aloittavat uransa esimerkiksi myyntimiehen, vahtimestarin tai siivoojan tehtävissä. Jos olet työskennellyt yli 10 vuotta, riittää, kun pysähdät 2-3 paikkaan samanlaisella erikoisuudella.
Sihteerillä on oltava miellyttävä ulkonäkö, siksi on suositeltavaa liittää valokuva jatkamiseen. Seksuaalinen tausta ei kuitenkaan ole tässä sallittu - rajaa vain tiukka valokuva “asiakirjoihin”. Uimapuvun tai ravintolan kuvia ei ehkä käsitellä oikein.

Kuinka kirjoittaa saatekirje?

Saatekirjettä ei vaadita, mutta siitä huolimatta se antaa suotuisan vaikutelman potentiaaliselle työnantajalle. Ei ole välttämätöntä toistaa kaikkea, mikä on kirjoitettu itse ansioluetteloon. Tässä sinun on tunnistettava mielenkiintosi avointa työpaikkaa kohtaan ja korostettava lyhyesti perustaidojen ja osaamisen olemassaoloaauttaa sinua ammatillisissa tehtävissä.

Kiitos kirjeen lopussa kiinnostuksestasi ja toivon vilpittömästi vastausta.