Etikette und Ethik der Geschäftskorrespondenz

Die aktuelle Geschäftsrealität sieht vor, dass nur 15% der mittleren und großen Unternehmer, die ihre Marktposition stärken möchten, das Ziel erreichen. Aus diesem Grund nimmt die Relevanz der Geschäftsetikette um ein Vielfaches zu, da die Nichteinhaltung ihrer Standards unter anderem häufig zum Zusammenbruch nützlicher Geschäftsbeziehungen führt.

In einer breiten Auslegung der Ethik bedeuten sie eine Reihe allgemeiner Grundsätze zur Regulierung der sozialen Beziehungen. Dementsprechend berücksichtigt die Ethik der Geschäftsbeziehungen Fragen im Zusammenhang mit der akzeptierten Reihenfolge und dem Stil der Interaktion im Geschäftsbereich.

Die Detaillierung der ethischen Aspekte von Geschäftsbeziehungen ist die Geschäftsetikette, einschließlich beispielsweise des Verhandlungsverfahrens, der Regeln des Unternehmensverhaltens, der Geschäftstraditionen und -rituale, der Elemente der Unterordnung, der Manieren und Stile der Kommunikation und des Schreibens sowie der Korrektheit im Umgang mit Partnern und Geschäftskollegen.

Die Bedeutung von Ethik und Etikette als integraler Bestandteil liegt in der Tatsache, dass der regulatorische Rahmen, der sich aus der langfristigen Praxis ergibt, die Kommunikation erheblich vereinfacht und einen klaren und zugänglichen Kontext im Unternehmensbereich schafft, der es ermöglicht, Ziele korrekt zu erreichen und Zeit erheblich zu sparen.

Mit anderen Worten, wir sprechen von einem speziellen Algorithmus zur Lösung von Geschäftsproblemen, der es ermöglicht, die gewünschten Geschäftsziele rational und konfliktfrei festzulegen und erfolgreich zu erreichen. Der Grad der Eigenverantwortung für diesen Algorithmus ermöglicht es Ihnen, direkte Rückschlüsse auf den Grad der Professionalität eines Geschäftspartners oder Gegners in einem Geschäftsstreit zu ziehen.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die folgenden allgemeinen Grundsätze einzuhalten:

• Pünktlichkeit überall und in allem;
• Einhaltung der Informationssicherheit;
• gesunder Altruismus;
• ein dem Geschäftsumfeld angemessenes Image;
• kompetente gesprochene und geschriebene Sprache;
• Befolgen Sie die Regeln der Business Speech Culture.

Die Arten der Geschäftskorrespondenz sind vielfältig und können mit einem gewissen Grad an Konventionalität in zwei Hauptvarianten unterteilt werden:

• zwischenstaatlich - zwischen staatlichen Organisationen, Auslandsmissionen und Beamten (verschiedene Notizen, Memoranden und andere Formen) - Elemente der diplomatischen Beziehungen;
• kommerziell - Briefe mit halbamtlichem Status, die im Bereich der Geschäftsbeziehungen zwischen Institutionen und Organisationen verwendet werden.

Der Stil des Schreibens eines Dienstbriefs hat trotz sprachlicher und einiger traditioneller Unterschiede eine bestimmte allgemeine Grundlage und eine Gruppe von Einrichtungen, die durch etablierte Praxis entwickelt wurden. Beispielsweise basieren eine Reihe von Protokollanforderungen, die durch die Position des Absenders und des Adressaten bestimmt werden, auf den Anfangseinstellungen für gegenseitigen Respekt und Korrektheit. Unabhängig von der Art des Dokuments muss es daher strukturell unbedingt die folgenden Elemente enthalten:

• Berufung (offizieller Status des Adressaten);
• Kompliment (höfliches Ende des Briefes);
• Unterschrift
• Datum (Tag, Monat, Jahr und Ort des Schreibens der Nachricht);
• Absenderadresse (Nachname, offizieller Status, Adresse befinden sich oben oder unten auf der ersten Seite des Briefes).

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Bestimmungen, die in direktem Zusammenhang mit Briefen stehen:

• Geschäftsbriefe sind ausschließlich auf der Vorderseite auf Briefköpfen oder Papierbögen abgebildet;
• Die Paginierung erfolgt in arabischen Ziffern.
• Nachrichten werden in gedruckter Form ausgeführt;
• Löschungen und Korrekturen sind im Hauptteil des Dokuments nicht zulässig.
• das Dokument ist nach innen gefaltet;
• Die Wartezeit für eine Antwort auf einen Brief beträgt höchstens zehn Tage.

Eine Geschäftsnachricht sollte einen ausdrücklichen, zielgerichteten Fokus haben und eine Frage enthalten, und die gesamte Bedeutung des Textes sollte vollständig und vollständig seinem Inhalt untergeordnet sein, unabhängig davon, ob es sich um einen Vorschlag für eine Transaktion, eine kommerzielle Anfrage oder einfach um relevante Informationen handelt.

Die Klassifizierung von Geschäftsnachrichten ist vielfältig und hängt von ihrer funktional ausgerichteten Ausrichtung ab. Zum Beispiel sind Buchstaben:

• informieren;
• erinnert an;
• Einladungen
• Informationsüberprüfungen;
• Bestellungen;
• Begleitung;
• andere Typen.

In der kommerziellen Korrespondenz sind die typischsten:

• Anfragen;
• Vorschläge;
• Bestellungen;
• Beschwerden;
• Garantieerklärungen.

Als eine der Formen der Geschäftskommunikation werden Buchstaben im engeren Sinne des Wortes in zwei Typen unterteilt - Geschäfts- und Privatbeamte.

Nach Geschäftsbereichen gehört die Korrespondenz, die zwischen Organisationen und Institutionen stattfindet. Ein privat-offizieller Brief ist eine Nachricht, die von einer Privatperson an eine Institution oder umgekehrt von einer Institution an eine Privatperson gesendet wird.

Es gibt eine Reihe von Geschäftskorrespondenzregeln.

• Das Schreiben sollte das Auftreten von Geschäftsinteressen beim Empfänger klar und auf der Grundlage überzeugender Beweise anregen, um die Vorteile von Partnerschaften und die Unangemessenheit des Abbrechens von Partnerschaften aufzuzeigen. Der Text sollte ein Anreiz sein und zur Zusammenarbeit motivieren.
• Die Manifestation übermäßiger persönlicher Emotionen in einem Geschäftsbrief ist nicht der beste Weg, um Ihren Fall zu beweisen und ein Problem zu lösen.
• Um eine Überlastung und Verstopfung des Brieftextes zu vermeiden, sollten bildliche Vergleiche, Metaphern, Allegorien und Hyperbeln vermieden werden.
• Für eine klare und prägnante Darstellung des Themas ist es besser, einfache Sätze zu verwenden, um Einzelheiten und übermäßige Details zu vermeiden. Die Hauptidee der Nachricht sollte durch ausschließlich relevante Argumente gestützt werden, die normalerweise in den Anhängen zum Brief (Diagramme, Grafiken, digitale Daten) enthalten sind.
• Der Text sollte Absätze hervorheben, von denen jeder, der einen unabhängigen Gedanken darstellt, mit einer neuen Zeile beginnt.

• Die geschäftlich geschriebene Nachricht sollte keine beschreibenden Adjektive, unnötigen Klarstellungen und Details enthalten. Am Ende des Schreibens ist es ratsam, das Dokument zu überprüfen und Phrasen zu entfernen, die keinen relevanten semantischen Inhalt enthalten.
• Alphabetisierung ist ein Grundelement des Textes. Das Vorhandensein von Rechtschreib- und anderen Fehlern in der Nachricht ist nicht akzeptabel.
• Die Angabe des Betreffs des Schreibens ist erforderlich. Das Thema in den Dokumenten sollte kurz und prägnant wiedergegeben werden, dies spart Zeit beim Lesen und charakterisiert den Absender positiv. Wenn der Brief per E-Mail verschickt wird und besonders wichtige Informationen enthält, sollte er mit einer speziellen „Flagge“ ausgestattet sein, die im elektronischen Dienst verfügbar ist.
• Eine gute Lesbarkeit des Textes bieten Arial- oder Times New Roman-Schriftarten mit einer durchschnittlichen Schriftgröße. Wenn ein besonderer Bedarf besteht, können wichtige Ideen kursiv oder fett hervorgehoben werden.

• Im Text ist es nützlich, Untertitel (3-4) zu verwenden, um das Verständnis des Textes zu erleichtern.
• Aufzählungen, Listen und Listen lassen sich besser mit speziellen Markierungen erstellen.
• Die Corporate Identity Template (Schema) ist ein hervorragender Indikator für Effizienz und Objektivität in der Geschäftskommunikation. Dies ist insbesondere im Unternehmensbereich angemessen, da Sie sich dadurch in einem günstigen Licht hervorheben und die festgelegte Amtlichkeit einhalten können.

Die Struktur der Geschäftsnachricht ist typisch. Traditionell enthält es:

• Einführung;
• der Hauptteil;
• Schlussfolgerung.

Die Einleitung fasst den Zweck des Briefes zusammen. Der Hauptteil beschreibt das Wesentliche des Problems. Abschließend ist es wünschenswert, den Inhalt des Hauptteils beispielsweise in Form von Schlussfolgerungen zusammenzufassen. "Postskripte" und verschiedene Arten von Fußnoten sind unerwünscht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sätze, die in ihrer Form Manipulationen ähneln, unangemessen sind, wie zum Beispiel: „Ich hoffe auf eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft“ und so weiter. Es ist besser, sich in einem Geschäftsbrief mit einfachen Sätzen zu verabschieden - "Grüße", "Beste Grüße" und so weiter.

Am Ende der Nachricht sind angegeben: F. I. O., offizieller Status, Firmenname, Unterschrift. Kontaktnummern werden ebenfalls angezeigt.

Tabellen und Grafiken werden als separate Datei (Paket) angehängt, die dies am Ende des Briefes angibt. Wenn es eine Gruppe von Anhängen gibt, wird deren Inventar mit den Namen angegeben.

Sie können die Abkürzung und spezielle Abkürzungen nur verwenden, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie versteht.

Um dem Text eine größere logische Genauigkeit und Konsistenz im Geschäftsvokabular zu verleihen, werden die folgenden Sprachumdrehungen als Ordner verwendet:

• aus diesem Grund;
• basierend auf dem Vorstehenden;
• kraft dessen;
• in Übereinstimmung mit den Daten;
• basierend darauf;
• Überlegen;
• und andere.

Im virtuellen Raum ist die Geschäftsinteraktion, die die Kommunikation in Miniaturform darstellt, spezifisch und erfordert nicht weniger die Einhaltung der relevanten Etikette-Standards. Die kompetente Arbeit mit einem Brief beinhaltet gemäß der Praxis die folgenden Hinweise zu Umfang, Sprache, Struktur und Format.

• Die Themenformel muss absolut genau dem im Text angegebenen Thema entsprechen. Auf diese Weise können Sie den Leser schnell an den gewünschten Geschäftsgeist anpassen.
• Das optimale Volumen eines per E-Mail gesendeten Dokuments passt in einen Bildschirm mit maximaler Textmenge - ein Blatt im A4-Format.
• Die optimale Investitionsgröße beträgt nicht mehr als 3 MB.
• Es wird empfohlen, die gesendeten Dateien in Standard-Zip- oder Rar-Codierungsarchive zu „packen“. Andere werden häufig während des Versands blockiert.
• Hyperlinks müssen Standard sein (blau, unten unterstrichen).
• Die Antwort an den Adressaten sollte oben, am Anfang des Briefes und nicht unten stehen. Dadurch muss der Korrespondenzpartner nicht mehr redundant und mit Nachdruck durch den vorherigen Text scrollen.

• Es ist notwendig, die für den Partner verständlichste Schriftsprache zu verwenden. Die Frage, ob es ratsam ist, Professionalität, internes Vokabular, Slang-Ausdrücke und Abkürzungen (insbesondere in der externen Korrespondenz) in einer Nachricht zu verwenden, wird je nach Kontext und Qualität der Korrespondenzpartner separat entschieden.
• Es ist wichtig, den Partner über den Empfang seiner Nachricht zu informieren - dies ist ein Zeichen für guten Geschmack und Teil der Geschäftsetikette, die Respekt für ihn zeigt.
• Die Antwort sollte so schnell wie möglich sein. Wenn es aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, schnell zu antworten, sollte der Partner über den Eingang seines Schreibens informiert werden und den Zeitpunkt der Antwort angeben. Eine ethische und bequeme Pause vor der Beantwortung erfolgt 48 Stunden nach Erhalt der Nachricht. Nach dieser Zeit glaubt die Person normalerweise, dass die Nachricht verloren geht oder ignoriert wird. Eine übermäßige Unterbrechung der Korrespondenz ist häufig mit dem Risiko des Verlusts eines Partners verbunden und wird im Geschäftsleben als Verstoß gegen ethische Standards interpretiert.
• Am Ende der Nachricht sollten Kontaktdaten stehen, die ausnahmslos in allen Buchstaben angegeben sind, unabhängig von der Reihenfolge der Verteilung.
• Während des Versands ist es wichtig, besonders auf Datenschutzprobleme zu achten.

Weitere Informationen zur Etikette für Geschäftskorrespondenz finden Sie im nächsten Video.