Subtiliteterne i forretningstelefonkommunikation

Kunsten med forretningskommunikation er et vigtigt aspekt ved forhandlinger og mister ikke relevansen i mange år. Intensiteten af ​​forretningskommunikation via telefon stiger fra år til år. Og med udviklingen af ​​mobilkommunikation bliver en af ​​de vigtigste måder at kommunikere på. For at gøre telefonfærdigheder er det vigtigt at kende forviklingerne og reglerne for forretningskommunikation.

Telefon i den moderne verden spiller en vigtig rolle, fordi vi med den kommunikerer med familie, venner, kolleger, ledelse og forretningspartnere.

Så under en samtale med en bestemt cirkel af mennesker bruger en person den passende kommunikationsmetode og for eksempel vil han aldrig føre en dialog med sin chef, som med en nær ven. I denne situation anvendes en mere formel form for kommunikation.

Medarbejdere, der foretager sociologiske undersøgelser af befolkningen, modtager opkald fra kunder eller forhandler pr. Telefon, skal også bruge forretningsetikette. Ofte bliver vellykkede telefonopkald nøglen til et godt forretningsforhold. Og selv virksomhedens image kan helt afhænge af medarbejdernes evne til at føre kompetente dialoger over telefonen.

I øjeblikket foretages de fleste opkald via mobile enheder. Ved hjælp af dette kommunikationsværktøj skal du følge nogle regler.

• Sluk altid for telefonen, eller indstil den til vibrationstilstand på et forretningsmøde med en klient, i en biograf, på et seminar.
• En mobilenhed er mere modtagelig for lyd end en fasttelefon. Derfor, i en situation, hvor det er på et offentligt sted, er det nødvendigt at føre en personlig samtale uden indblanding udefra, kan du bare tale roligt, og samtalepartneren vil helt sikkert høre dig.

• Placer ikke et højt opkald på telefonen. Det kan skræmme andre.
• Prøv at tale kort. I nærværelse af tredjepart skal samtalen ikke vare længere end 30 sekunder, ellers er der risiko for at se uhøfligt ud foran en person. Hvis der er gode grunde til en telefonsamtale, for eksempel en pårørendes sygdom eller en større transaktion, skal du underrette de tilstedeværende om situationen.
• Undgå telefonsamtaler under en forretnings frokost. Hvis der er et presserende behov for at besvare opkaldet, skal du forlade bordet og tale et mindre overfyldt sted.

Etiske standarder inden for telefonkommunikation er vigtige for effektiv virksomhedsdrift. Kulturen ved telefonsamtaler er en speciel form for forretningskommunikation. At kende reglerne om etikette hjælper med at styrke forretningsforbindelser og øge organisationens rentabilitet.

• Det er nødvendigt at hilse på den person, som telefonsamtalen vil være med. Mest egnet til dette er sætninger relateret til tidspunktet på dagen ("God morgen", "God eftermiddag" eller "God aften").
• Under en officiel telefonsamtale er det vigtigt at overvåge din egen intonation. For ikke at skubbe samtaleren væk, skal du tale høfligt og roligt og undgå unødvendige følelser.

• Efter hilsenen anbefales det, at du introducerer dig selv og giver dit navn, position og organisation.
• Hvis du ringer til en person, skal du altid afklare, om det er praktisk for ham at tale i øjeblikket.
• I henhold til etiske standarder skal du hente telefonen efter det andet eller tredje opkald.
• Under samtalen må du ikke ryge, spise mad eller drikke.
• Hvis den opkaldende abonnent er interesseret i en anden medarbejder i organisationen, skal samtalen omdirigeres til ham eller aktivere standby-funktionen.
• I en situation, hvor du begik en fejl med nummeret, skal du uden at stille for mange spørgsmål undskylde samtalepartneren og straks sige farvel.
• Ring aldrig tidligt om morgenen, i frokostpausen eller inden arbejdsdagens afslutning.
• Sekretæren eller assistenten kan foretage eller besvare opkald i stedet for manageren.

• Du kan kun ringe til en partner eller klient på et personligt nummer, forudsat at han selv har givet dig sine kontakter. Men i weekender og helligdage er sådanne opkald forbudt.
• Der er tidspunkter, hvor en samtale afbrydes på grund af dårlig kommunikation. I denne situation skal den, der ringede først, ringe tilbage.
• Træk ikke samtalen ud. En lang samtale kan kede samtalepartneren og forårsage forargelse. Hvis kommunikationen blev forsinket, men formålet med samtalen ikke blev nået, kan du ringe til klienten næste dag eller arrangere et personligt møde.
• Efter afslutningen af ​​samtalen anbefales det at takke samtalepartneren og høfligt sige farvel til ham, efter at have spurgt, om han havde spørgsmål. Denne enkle handling vil afslutte samtalen og tilskynde til yderligere samarbejde.

Du skal nøje forberede dig til en telefonsamtale og udføre en række specifikke handlinger. Lad os overveje de vigtigste punkter mere detaljeret.

• Opkald til samtalepartneren er først, når der er udarbejdet en klar samtaleplan. For at udelukke mindre detaljer kan du lave grafiske eller skematiske skitser.
• Skriv de vigtige spørgsmål, som du bliver nødt til at huske at stille i forhandlingsprocessen.
• Forbered dokumenter, der kan være nødvendige i processen med kommunikation (korrespondance, rapporter, kontrakter).

• Spørg din samtalepartner på forhånd om en praktisk tid at ringe til.
• For at registrere de modtagne oplysninger skal du forberede en notesbog eller dagbog.
• Find ud af den generelle liste over mennesker, der vil deltage i samtalen, for at kontakte dem ved navn og patronym.
• Inden du ringer til et nummer, prøv at indstille på en positiv stemning, så skal din følelsesmæssige tilstand naturligvis få samtalepartneren til at være placeret.
• Når du foretager en telefonsamtale, skal du overveje sikkerheden ved kommunikation på kontoret, fordi værdifuld information kan falde i konkurrenternes hænder.

Der er også punkter, der skal udelukkes og ikke tillades i den kommende telefonsamtale.

• Ingen grund til at diskutere forretningsforhold med en ukendt eller afslappet person. Det er bedre at lave en aftale.
• Det anbefales ikke at kræve en beslutning fra en person, der ikke har myndighed til at gøre dette, eller som mener andet. I telefonen kan han give samtykke, selvom han vil være modstander af denne beslutning.
• Det er ikke værd at give udtryk for dine anmodninger, hvis du ikke er sikker på, at den person, du taler med, er enig med dig og ønsker at hjælpe.

Telefonens rolle i forretningskommunikation er todelt. Meget ofte distraherer han fra presserende opgaver, der udføres i løbet af dagen, men fremskynder samtidig løsningen af ​​mange opgaver. Derfor er det nødvendigt at lære principperne for telefonsamtaler, der bidrager til dets mere effektive anvendelse.

Det er meget vigtigt at have en forretningskommunikationsteknik for medarbejdere, hvis arbejde er specifikt i telefonsamtaler med potentielle kunder. Mange virksomheder forsøger fra de første ord at skabe kontakt med den, der ringer, for at gøre ham til en reel kunde.

Virksomheder konkurrerer på forskellige måder at tiltrække kunder. En vigtig fase i promoveringen af ​​tjenester er telefonsalg, og derfor skal ledere korrekt og taktisk føre dialoger med kunderne, ellers vil lønsomme kontrakter gå til konkurrenterne.

Tipene nedenfor hjælper dig med at få succes i din forretningstelefonsamtale.

• Det anbefales at ringe til den person, der har leveret dig nogen nyttig service. Tak er meget vigtige for det fremtidige samarbejde.
• Smil altid, mens du fører en samtale. Abonnenten vil helt sikkert føle dit smil og optimisme.
• I forhandlingsprocessen skal du prøve at forudsige samtalenes tanker.
• Brug aldrig bandeord eller ordforråd. Dette er i modsætning til kommunikationskulturen.
• Brug udtryk og udtryk, som den, der ringer, forstår.
• Dæk ikke håndsættet, mens du taler parallelt med nogen. Dermed manifesteres respekt af samtalepartneren.
• Forklar din position med tillid og nøjagtighed, fordi nøjagtighed er høfligheden af ​​konger.

• Forhandlinger er vigtige for at gennemføre hurtigt, besvare de stillede spørgsmål uden forsinkelser og forvirrende forslag. En pause kan kun retfærdiggøres, hvis specialisten leder efter dokumentation, der er nødvendig til forhandlinger. Hvis pausen forlænges, har personen al ret til at afbryde kommunikationen.
• I øjeblikke med telefon, reel eller virtuel kommunikation skal du være ekstrem høflig. At råbe og tale med en hævet stemme betragtes som en krænkelse af etikken.
• Sig farvel til samtalepartneren korrekt, da den dygtige afslutning af samtalen ikke er mindre vigtig end hoveddelen af ​​dialogen. Du kan aktivere den anden person til at lægge på først. Dette afslutter samtalen i en venlig bølge.

For en vellykket kommunikation på telefonen skal du selvfølgelig have en god diktion.Brug lektionerne fra den næste video til at gøre din tale udtryksfuld og din stemme underholdende.