Typer af forretningssamtale

Du skal vide, hvordan du foretager en forretningssamtale. Det skal være kortfattet og informativt. Under en forretningssamtale overvejes generelt spørgsmål som yderligere samarbejde, beskæftigelse og en lang række transaktioner.

For det første er en forretningssamtale en mundtlig kontakt mellem et par mennesker, der har til hensigt at indgå, styrke eller afslutte et forretningsforhold. For det andet involverer det mundtlig kommunikation mellem samtalepartnere, der har myndighed til at løse arbejdsspørgsmål, forretningsproblemer. For det tredje opnås resultatet gennem samtale hurtigst muligt.

Forretningssamtale er en type verbal kommunikation, og i modsætning til andre kommunikationsmetoder, såsom møde, forretningskorrespondance, telefonopkald, har flere fordele:

• En forretningssamtale giver dig mulighed for at fokusere på samtalepartneren eller en gruppe mennesker, der deltager i den, hvilket betyder, at hun er personligt orienteret.
• Direkte kommunikation finder sted i et behageligt miljø for begge parter, hvilket fører til en hurtigere søgning efter løsninger på problemer.
• Den ikke-stressede atmosfære skaber også gunstigere betingelser for at etablere stærke personlige relationer, som i arbejdsprocessen fører til lettere kommunikation mellem parterne.
• En god mulighed for en mere fleksibel tilgang til genstanden for overvejelse.
• At reducere den brugte tid, fordi samtalepartneren reagerer på udsagn straks, dette bidrager til hurtig opnåelse af mål.
• Det er meget lettere at overbevise den person, du har ret, og begrundelsen for den efterspurgte stilling, hvilket vil føre til vedtagelse af et bedre tilbud til dig.
• Lederens kompetenceniveau vokser støt på grund af overvejelserne om kommentarer og vurderinger, der er foretaget på den anden side.

De opgaver, der udføres ved at føre en samtale, er meget forskellige.

En forretningssamtale omfatter en række funktioner, der er mest vigtige for forhandlinger. Disse inkluderer:

• arbejdstagere på samme felt kan øjeblikkeligt diskutere presserende spørgsmål og finde en løsning på dem;
• når de er i samme rum, foretager partnerne en fælles søgning efter løsninger, og forskellige ideer til at bevæge sig mod målet overvejes også;
• stor sandsynlighed for at indgå aftaler, der er rentable for virksomheden;
• koordinering af igangværende forretningsbegivenheder finder sted, hvilket fører til kvalitetskontrol af de udførte opgaver;
• det er let at opretholde forretningskontakter på et passende niveau under en samtale snarere end under korrespondance;
• medarbejdere stimuleres af motiverende ideer til aktivt at deltage i erhvervslivet.

Forretningssamtaler kan gennemføres i tre forskellige situationer: ansættelse af en ny medarbejder, afskedigelse eller samtale, hvilket er lærerigt i forbindelse med disciplinære overtrædelser.

En jobsamtale finder sted i spørgsmål-svar-formatet, der ligner mere at gennemføre en samtale. Det vigtigste er at få pålidelige oplysninger om den indgående medarbejder for at identificere hans faglige egenskaber.

De vigtigste opgaver i samtalen ved ansættelse:

• finde ud af, hvorfor en person leder efter arbejde;
• bestemme hans kompetence inden for det nødvendige arbejdsområde
• at afsløre dens styrker og svagheder, måske hovedkaraktertrekkene, især temperamentet;
• lære om de resultater, som en medarbejder har opnået i fortiden;
• spørg, hvilken løn han forventer;
• bestemme, hvilke instruktioner han forventer af sine overordnede;
• afgør, hvilke overordnede der er gode og effektive for ham.

Samtalen under afskedigelse af en ansat fra arbejde er opdelt i to typer: afskedigelse efter vilje og under hårdhed (i forbindelse med nedsættelse af personale og lignende).

Når du fører den første type samtale, skal du:

1. Identificer den rigtige årsag til afskedigelse af medarbejderen.
2. Bestem, hvad han var motiveret af, hvad der forårsagede en sådan beslutning (måske utilfredshed med produktionsprocessen eller uopmærksomhed fra managerens side, harme over for kolleger).
3. Find ud af, hvad der ikke passede ham på arbejdet, og vice versa. Den tredje fase er den mest informative.

Behovet for en sådan samtale ligger i chefernes hovedopgave - at passe på at rette fejl i ledelsesaktiviteter og overvåge dette på alle produktionsniveauer.

En samtale med en medarbejder, der skal fyres, kaldes ”farvel samtale” i særlig udenlandsk litteratur. Det fortsætter forskelligt:

1. En samtale er aldrig planlagt før weekender eller helligdage, fordi det kan ødelægge stemningen og påvirke ikke kun medarbejderen selv, men også hans familie og kære.
2. Samtalen afholdes ikke på medarbejderens arbejdsplads, såvel som i de lokaler, hvor et stort antal mennesker arbejder, dette bærer en stor følelsesmæssig byrde for den underordnede, hvilket kan medføre visse konsekvenser.
3. Samtalen varer 20 minutter, fordi den medarbejder, der har hørt den ugunstige nyhed, ikke følelsesmæssigt er indstillet til at lytte til det, han får at vide, og til at tænke på forskellige fakta, som lederen forsøger at formidle, gå ind i stillingen.
4. Overordnede skal være nøjagtige i deres præsentation og korrekte, ellers kan medarbejderen være i tvivl om gyldigheden af ​​de talte ord, hvilket vil føre til tvister og appeller til afgørelser. Især følelsesladede mennesker kan græde lige på stedet.

I udenlandsk praksis er der et særligt ”rehabiliteringsprogram” for de afskedigede. I praksis ser myndighederne efter ledige pladser i en anden virksomhed, så medarbejderen, desperat i sin egen styrke, ikke giver op. Der er også en opfattelse af, at dette program er nyttigt til at bevare de afskedigede myndigheders autoritet i øjnene af kolleger og husholdning.

Til gengæld forekommer disciplinære samtaler i tilfælde af overtrædelse af regler. De kræver en kritisk vurdering af medarbejdernes arbejde af myndighederne. Derfor kræver en sådan samtale:

1. Lederen er forpligtet til at indhente alle de nødvendige oplysninger om medarbejderen og hans position for at undgå fejlagtige situationer. Medarbejderprofilen skal være så nøjagtig og omfattende som muligt.
2. Information bør modtages skiftevis, fordi en korrekt konstrueret samtale fører til en bedre forståelse af problemet fra den underordnede side.
3. Der er en enkelt regel: du kan ikke kritisere lovovertrædernes identitet, man er kun opmærksom på den forkert udførte opgave. Denne definition skal altid gælde.

Et vigtigt værktøj er evnen til at stille spørgsmål. Du skal altid overholde de grundlæggende regler for effektiv talekommunikation:

• Det er nødvendigt at oprette korrekt og tydelig kontakt med den samtalepartner, der er leveret til dig for at opnå et godt resultat og for at reducere tiden til unødvendig kommunikation.
• Det er nødvendigt at tage hensyn til, hvilken type arbejde han udfører, bestemme hans jobbeføjelser, stille spørgsmålet om grænserne for arbejdsområdet for at vide, hvad den ansatte er ansvarlig for.
• Livserfaring og arbejdserfaring såvel som hans interesser uden for arbejdsområdet skal hans tænkningsproces altid tages med i betragtning. Hver person er individuel, hvilket betyder, at alle har brug for sin egen tilgang. Klichéfraseringsmetoden er ikke egnet her, skal du altid tænke.
• Du skal respektere arbejdstageren og ikke være opmærksom på hans mulige talefejl eller eksterne mangler.
• Hovedformålet med en forretningssamtale er processen med at kommunikere information, den skal organiseres klart i henhold til planen, ikke være bange for at fremsætte dine ideer, tilbagevise samtalepartnerens argumenter, vælge det korrekte argument, formulere dine udsagn nøjagtigt og ikke hæld vand. Husk: En beslutning følger altid en diskussion.

• Hvis du bestræber dig på at forstå arten af ​​problemet, kan du undgå langvarige og unødvendige samtaler "omkring og omkring", dette vil hjælpe dig med at påvirke en person eller gruppe af mennesker, der er involveret i forretningssamtalen mere stærkt.
• Den korrekte præsentation og formulering af problemet vil føre dig til vurderinger, der kan stimulere samtalepartneren til at udtrykke deres holdning til problemet, eller motivere ham til at finde løsninger, befri ham og få ham til at fremlægge en idé. Klassificeringen skal være klar.
• Den rigtige organisering af dialogen hej til en bedre forståelse af din modstander, vil hjælpe med at undgå dødvande eller situationer, der kan vrede, irritere, irritere. Det vil hjælpe med at beskytte den bedste atmosfære i samtalen og efterlade et godt indtryk efter.

Det er tydeligt, at reglerne for forberedelse til en samtale kan variere, og ingen af ​​dem kan kaldes fejlfri. Det hele afhænger af situationen. Det vil dog være nyttigt at påpege følgende træningsmuligheder:

• Til at begynde med inkluderer dette udarbejdelsen af ​​en interviewplan;
• derefter indsamling og forarbejdning af det opnåede materiale for at øge kompetensen inden for det førende emne;
• Du har altid ret til at redigere de tilgængelige oplysninger, og forretningssamtaler er blevet opfundet til dette.

Valg af det rigtige sted for en samtale kan bestemt påvirke resultatet af samtalen. Der er flere tilgange, der varierer afhængigt af situationen. En person, der ikke er ansat i din virksomhed, kan blive inviteret til en samtale uden for kontorbygningen.

Et andet eksempel: et møde på kontoret for intervieweren, der normalt kaldes et specielt rum. Det skal være udstyret med alt det nødvendige. Miljøet omkring dig og din samtalepartner skal være så behageligt som muligt, den vigtigste faktor er fred.

Frakobl alle telefoner. Advar kolleger, sekretær om det kommende møde, fordi fremmede, ekstra telefonopkald simpelthen er irriterende, det kan forstyrre gennemførelsen af ​​opgaverne, bare forstyrre processen.

Der er flere "standard" -regler, der kan bemærkes, men som væsentligt påvirker resultatet af en forretningssamtale. Anvendte teknikker fører ofte til et positivt resultat. Det er nødvendigt at anvende de grundlæggende modeller for adfærd hos partnere under en samtale. De strukturelle principper for forretningskommunikation vil også hjælpe dig med at bevæge dig opad i karrierestigen.

Det er ikke nødvendigt at mødes med ansatte på arbejdspladsen. Mødestedet kan betegnes som en restaurant og en café og en klub og endda et hus. Målet, der skal forfølges, er komfort. Det er komfort, der hjælper med at opnå et bedre resultat. Men du kan ikke blive for transporteret, hvis situationen ligner en "intim" situation, dette kan føre til det modsatte resultat.

Det tidspunkt, hvor du besluttede at føre en forretningssamtale, er et meget vigtigt punkt. Bare tænker på dette emne, skal du arrangere et møde. Det vil hjælpe dig og spille "på hånden", hvis du selvfølgelig ønsker at skifte initiativ til din side, og selve situationen på denne måde vil være lettere at kontrollere.

Når du har bestemt dig for stedet og klokkeslættet, skal du sætte visse mål for dig selv, som du skal eller ønsker at nå, derefter udvikle en strategi, som du vil følge for dette, og derefter formulere strukturen i samtalen. Det er også vigtigt at overveje deltagernes placering. Den vigtigste teknologi - du skal se direkte på samtalepartneren og på samme niveau.

Fakta, der bidrager til succes med en forretningssamtale. For det første skal dette omfatte professionalisme, når alt kommer til alt er det netop kompetence inden for det valgte felt og en klar vision af problemet, der vil hjælpe dig med at tilgive og klare opgaver hurtigere og nå det nødvendige mål.

• Konstant fokus på resultatet vil være din fordel, kun et direkte ønske om målet fører til dets opnåelse, intet vil ændre sig, hvis du fortsætter med at ligge på sofaen.
• Rytmen, skal du tydeligt skitsere opgaver og mål for at følge planen tydeligt.
• Mætning af ræsonnement giver indtryk af, at du er den mest interesserede, og du får "tærterne".
• Men vi skal ikke glemme omfanget af overførslen af ​​information, selvom lidt humor stadig vil være passende.
• Du skal ikke være bange, hvis samtalen ikke straks går gnidningsløst, ofte er årsagen til fiaskoen ikke kun i dig, men også i stemningen hos din samtalepartner.
• Den måde, du præsenterer information på, er meget vigtig. Vælg altid de rigtige ord. Argumenterne skal være gyldige. Godt humør. Tillid føles i stemmen.

• Tvister og unødvendig spænding i samtalen skal undgås. Til at begynde med skal du roligt evaluere situationen og prøv at rette samtalen i den rigtige retning ved hjælp af afklarende spørgsmål. Du skal ikke udvise egen tvivl eller hjælpeløshed i navnet på målet - at overbevise eller overbevise samtalepartneren.
• Uhæmmede kategoriske vurderinger vil ødelægge essensen af ​​samtalen, du skal ikke glemme dette. Folk kan ofte ikke være enige, fordi "hvor mange mennesker - så mange meninger." Søg efter et kompromis, det har altid været den bedste måde at løse fremragende problemer og problemer.
• I tilfælde af at du skal besvare de rejste indvendinger, skal du først prøve at få tid og lade den person, du taler med, svare på dine egne spørgsmål og eventuelt tilbagevise dem.
• for dette er en indirekte afvisning af problemet, at lytte til et par indvendinger egnet, for at fange punktet, er det nødvendigt at fortsætte med at tale i en rolig tone, og ordlyden bør blødgøres, hvis svaret ikke venter;
• personlige fordomme og evalueringer vil ikke hjælpe dig;

• man skal ikke skynde sig at komme til en konklusion, fordi der er forskel mellem kendsgerning og mening;
• i tilfælde, hvor samtalepartneren prøver at "irritere" dig med et lys indfang og forsøger at argumentere, skal du tage positionen som "venter" og vente på, at han står stille;
• glem ikke: beslutningen skal altid følge diskussionen, ellers kan samtalepartneren kritisere dig eller være enig i alt, hvad der ikke fører til et godt resultat.

En korrekt struktureret samtalestruktur er din trofaste assistent. For at gøre dette, skal du forberede dig til samtalen på forhånd, fastlægge sted og tidspunkt for mødet, forberede den rigtige kontakt med samtalepartneren, korrekt formulere erklæringen om problemet, vælge det rigtige argument eller tilbagevenden til samtalepartnerens argumenter, analysere alternative løsninger, vælge den bedste løsning, ordne aftalen, korrekt sige farvel.

I slutningen af ​​samtalen skal du analysere din kommunikationstaktik samt resultatet af samtalen.

Ansættelse af medarbejdere kræver en vis indsats, viden og erfaring fra lederen. Se vanskelighederne ved at føre en forretningssamtale i en samtale nedenfor.