Etikette og etik for forretningskorrespondance

Den nuværende forretningsvirkelighed er, at kun 15% af mellemstore og store iværksættere, der søger at styrke deres markedsposition, når målet. Det er af denne grund, at forretningsetikettens relevans øges flere gange, da manglende overholdelse af dens standarder blandt andet ofte fører til fordeling af nyttige forretningsforbindelser.

I en bred fortolkning af etik betyder de et sæt generelle principper, der sigter mod at regulere sociale relationer. Følgelig overvejer etik for forretningsforbindelser spørgsmål, der er relateret til den accepterede rækkefølge og interaktionstil på forretningsområdet.

Detaljering af de etiske aspekter ved et forretningsforhold er forretningsetikette, som for eksempel inkluderer forhandlingsprocedurer, forretningsadgangsregler, forretningstraditioner og ritualer, elementer af underordnelse, manerer og former for kommunikation og skrivning samt spørgsmål om korrekthed i forhold til forretningspartnere og kolleger.

Betydningen af ​​etik og etikette som komponent ligger i det faktum, at de lovgivningsmæssige rammer, der er opstået som følge af langvarig praksis, forenkler kommunikationen i høj grad, skaber en forståelig og tilgængelig kontekst i erhvervslivet, der korrekt kan nå mål og betydeligt spare tid.

Med andre ord taler vi om en speciel algoritme til løsning af forretningsproblemer, der gør det muligt at sætte og med succes nå de ønskede forretningsmæssige mål rationelt og uden konflikt. Ejerskabsniveauet for denne algoritme giver dig mulighed for at drage direkte konklusioner om graden af ​​professionalisme af en forretningspartner eller modstander i en forretningskonflikt.

I denne sammenhæng er det vigtigt at overholde følgende generelle principper:

• punktlighed overalt og i alt;
• overholdelse af informationssikkerhed;
• sund altruisme;
• et gunstigt billede, der passer til erhvervsmiljøet
• kompetent talt og skriftligt sprog;
• følge reglerne for erhvervstalskultur.

Typer af forretningskorrespondance er forskellige, og med en vis konventionelitet kan de opdeles i to hovedvarianter:

• mellemstatlige - mellem statslige organisationer, udenlandske missioner og embedsmænd (forskellige noter, memoranda og andre former) - elementer i diplomatiske forbindelser;
• kommerciel - breve med semi-officiel status anvendt inden for forretningsforbindelser mellem institutioner og organisationer.

Stilen til at skrive et servicebrev på trods af sproglige og nogle traditionelle forskelle har et vist generelt grundlag og en gruppe virksomheder udviklet af etableret praksis. For eksempel er et antal protokollkrav, der bestemmes af afsenderens og adressatens position, baseret på de indledende indstillinger for gensidig respekt og korrekthed. Uanset dokumenttypen strukturelt skal det derfor nødvendigvis indeholde følgende elementer:

• appel (adressatens officielle status);
• kompliment (høflig afslutning af brevet);
• signatur;
• dato (dag, måned, år og sted, hvor beskeden skrives);
• afsenderens adresse (efternavn, officiel status, adresse er placeret øverst eller nederst på den første side af brevet).

Derudover er der en række bestemmelser, der direkte er knyttet til breve:

• forretningsbreve er angivet på brevhoved eller papirark udelukkende på deres forside;
• pagination foretages med arabiske tal;
• beskeder udføres i papirkopi;
• sletninger og korrektioner er ikke tilladt i dokumentets krop;
• dokumentet foldes indad;
• ventetiden på et svar på et brev er højst ti dage.

En forretningsmeddelelse skal have en eksplicit målretning og indeholde et spørgsmål, og hele betydningen af ​​teksten skal være helt og fuldt underordnet dens indhold, hvad enten det er et forslag til en transaktion, en kommerciel anmodning eller simpelthen relevant information.

Klassificeringen af ​​forretningsmeddelelser er forskelligartet og afhænger af deres funktionelt målrettede orientering. For eksempel er bogstaver:

• annoncere;
• minder om;
• invitationer;
• informationsanmeldelser;
• disposition;
• støtte;
• andre typer.

I kommerciel korrespondance er de mest typiske:

• forespørgsler;
• tilbyde;
• bookinger;
• klage;
• garantibrev.

Som en af ​​formerne for forretningskommunikation er bogstaverne i ordets strenge forstand opdelt i 2 typer - forretnings- og privat-officiel.

Af forretning medtages korrespondance, der løber blandt organisationer og institutioner. Et privat-officielt brev er en meddelelse, der sendes til en institution af en privat person, eller omvendt af en institution - til en privat person.

Der er en række forretningsforholdsregler.

• Brevet bør stimulere fremkomsten af ​​forretningsinteresse hos modtageren, klart og på grundlag af overbevisende bevis for at vise fordelene ved partnerskaber og uegnetheden ved at bryde partnerskaber. Teksten skal være incitament og motiverende til samarbejde.
• Manifestationen af ​​overdreven personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den bedste måde at bevise din sag og løse et problem.
• For at undgå overbelastning og tilstopning af brevet, bør man undgå figurative sammenligninger, metaforer, allegorier og hyperbolas.
• For en klar og kortfattet præsentation af emnet er det bedre at bruge enkle sætninger, undgå detaljer og overdreven detaljer. Hovedideen med meddelelsen skal understøttes af udelukkende relevante argumenter, som normalt placeres i vedhæftede filer til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• Teksten skal fremhæve afsnit, som hver repræsenterer en uafhængig tanke begynder med en ny linje.

• Den forretningsskrevne meddelelse bør ikke bruge beskrivende adjektiver, unødvendige afklaringer og detaljer. Efter skrivningen er det tilrådeligt at kontrollere dokumentet og fjerne sætninger, der ikke indeholder relevant semantisk indhold.
• Læsefærdighed er et grundlæggende element i teksten. Tilstedeværelsen af ​​stavefejl og andre fejl i meddelelsen er uacceptabel.
• Angivelse af emnet for brevet er påkrævet. Emnet i dokumenterne skal reflekteres kort og kortfattet, dette sparer tid ved læsning og karakteriserer afsenderen positivt. Hvis brevet sendes via e-mail og indeholder særligt vigtige oplysninger, skal det være udstyret med et specielt "flag" tilgængeligt i den elektroniske tjeneste.
• Tekstens gode læsbarhed leveres af Arial- eller Times New Roman-skrifttyper med en gennemsnitlig skriftstørrelse. Hvis der er et specielt behov, er det muligt at fremhæve nøgleideer i kursiv eller med fed skrift.

• I teksten er det nyttigt at bruge undertekster (3-4), der giver en lettere forståelse af teksten.
• Tællinger, lister og lister er bedre at udarbejde ved hjælp af specielle markører.
• Virksomheds identitetsskabelon (ordning) er en fremragende indikator for effektivitet og objektivitet i forretningskommunikation. Det er især hensigtsmæssigt i virksomhedsaspektet, fordi det giver dig mulighed for at skille dig ud i et gunstigt lys og overholde den etablerede officielle.

Strukturen af ​​forretningsmeddelelsen er typisk. Traditionelt indeholder den:

• introduktion;
• hoveddelen;
• Endelig.

Introduktionen opsummerer formålet med brevet. Hoveddelen beskriver essensen af ​​problemet. Afslutningsvis er det ønskeligt at sammenfatte indholdet af hoveddelen, for eksempel i form af konklusioner. "Postscripts" og forskellige former for fodnoter er uønskede.

Afslutningsvis er sætninger, der ligner form som manipulation, uhensigtsmæssige, såsom: ”Jeg håber på et gensidigt fordelagtigt partnerskab” og så videre. Det er bedre at sige farvel i et forretningsbrev med enkle sætninger - "Hilsen", "Med venlig hilsen" og så videre.

Nederst i meddelelsen vises: F. I. O., officiel status, firmanavn, underskrift er sat. Kontaktnumre er også angivet.

Tabeller og grafer er knyttet som en separat fil (pakke), der angiver dette i slutningen af ​​brevet. Hvis der er en gruppe af vedhæftede filer, gives deres beholdning med navnene.

Du kan kun bruge forkortelsen og specielle forkortelser, hvis du er sikker på, at modtageren forstår dem.

For at give teksten større logisk strenghed og konsistens i erhvervslivet ordforråd bruges følgende taledrejninger som bindemidler:

• af denne grund
• baseret på det foregående;
• i kraft af dette;
• i overensstemmelse med dataene
• baseret på dette;
• under hensyntagen til;
• og andre.

I det virtuelle rum er forretningsinteraktion, der repræsenterer kommunikation i miniature, specifik, og kræver ikke mindre overholdelse af de relevante standarder for etikette. Kompetent arbejde med et brev i overensstemmelse med praksis involverer følgende bemærkninger vedrørende volumen, sprog, struktur og format.

• Temaformlen skal helt nøjagtigt svare til det emne, der er angivet i teksten. Dette giver dig mulighed for hurtigt at tilpasse læseren til den ønskede forretningsånd.
• Den optimale lydstyrke for et dokument, der sendes via e-mail, passer ind i en "en skærm" med en maksimal mængde tekst - et ark i A4-format.
• Den optimale størrelse på investeringerne er højst 3 Mb.
• Det anbefales, at de sendte filer "pakkes" i standard Zip- eller Rar-kodningsarkiver. Andre blokeres ofte under forsendelse.
• Hyperlinks skal være standard (blå, understreget nedenfor).
• Svaret til adressaten skal placeres ovenfor i begyndelsen af ​​brevet og ikke nedenfor. Dette eliminerer behovet for korrespondentpartneren til at redundant og kraftigt rulle gennem den forrige tekst.

• Det er nødvendigt at bruge det skriftsprog, der er mest forståelig for partneren. Spørgsmålet om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at bruge professionalisme, internt ordforråd, slangudtryk og forkortelser (især i ekstern korrespondance) i en meddelelse afgøres separat, afhængigt af kontekstpartnernes kontekst og kvaliteter.
• Det er vigtigt at informere partneren om modtagelsen af ​​hans besked - dette er et tegn på god smag og en del af forretningsetiketten, der viser respekt for ham.
• Svaret skal være så hurtigt som muligt. Hvis det af en eller anden grund ikke er muligt at svare hurtigt, skal partneren underrettes om modtagelsen af ​​sit brev og angive tidspunktet for svaret. En etisk og behagelig pause, inden du svarer, er 48 timer efter modtagelse af beskeden. Efter dette tidspunkt tror personen normalt, at beskeden går tabt eller ignoreres. En overdreven pause i korrespondance er ofte forbundet med risikoen for at miste en partner og fortolkes i erhvervslivet som en krænkelse af etiske standarder.
• I slutningen af ​​meddelelsen skal placeres kontaktoplysninger, der er angivet i alle breve, uden undtagelse, uanset rækkefølgen af ​​distribution.
• Under forsendelse er det vigtigt at være særlig opmærksom på spørgsmål om privatlivets fred.

Se den næste video for at få flere oplysninger om forretningskorrespondanceetikette.